韓世梅

摘 要：在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，無論什么工作、什么崗位都會(huì)用到檔案信息。事業(yè)單位檔案管理工作，對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)、查詢發(fā)揮著不可替代的作用。在信息技術(shù)發(fā)展過程中，檔案電子信息化成為大勢(shì)所趨，也為檔案管理工作帶來新的模式，提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，事業(yè)單位檔案電子信息化建設(shè)與管理運(yùn)行水平的提升，在社會(huì)中發(fā)揮著越來越重要的作用。本文主要結(jié)合電子信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，探討了事業(yè)單位檔案電子信息化管理的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案;電子信息化;檔案管理

1電子信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，很多工作中都融入計(jì)算機(jī)，可以提升工作效率，在事業(yè)單位檔案管理工作中也是如此，將各種資料傳送到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行處理，從而在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行編輯，還可以利用軟件進(jìn)行處理，存儲(chǔ)與分享都非常方便，與傳統(tǒng)的檔案管理相比有非常大的優(yōu)勢(shì)。

1.1實(shí)現(xiàn)檔案資源共享與辦公自動(dòng)化

在進(jìn)入辦公自動(dòng)化背景下，文書檔案的錄入工作越來越輕松，檔案電子信息化與辦公自動(dòng)化可以實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的收集、整理和利用一體化，從而高效利用檔案，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。檔案在傳輸過程中，可以將各個(gè)部門資源信息快速收集，在查詢檔案的過程中也可以進(jìn)入到軟件中，通過登錄與權(quán)限進(jìn)行查找，實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.2提升檔案查詢的準(zhǔn)確性和效率

通過電子信息化檔案管理的建設(shè)，提升了檔案查詢的效率，保證了人們使用檔案的有效性。在電子檔案中，不僅可以提升查詢檔案的速度，也可以提升檔案的準(zhǔn)確程度，降低了檔案中存在的錯(cuò)誤，還可以實(shí)現(xiàn)精確查找、關(guān)鍵詞查找，為人們查詢檔案帶來了方便。同時(shí)，通過電子信息化檔案可以可以降低檔案工作人員的負(fù)擔(dān)，簡化了檔案管理的流程，降低檔案使用成本，在檔案的錄入、整理、歸檔等操作方面降低失誤率，提升了準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化、智能化和現(xiàn)代化。

1.3方便檔案信息的利用

傳統(tǒng)的檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，在利用的過程中還需要復(fù)印。隨著電子信息化檔案的出現(xiàn)，無紙化辦公成為事業(yè)單位檔案管理的重要方式，通過自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的運(yùn)用和支持，提升了檔案管理的協(xié)調(diào)性，為檔案使用者提供非常大的方便。

1.4提升存儲(chǔ)空間，方便檔案保存

檔案的管理工作非常復(fù)雜，其中涉及到信息錄入。在傳統(tǒng)的檔案信息錄入中，所包含的信息量非常少，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，電子信息化檔案的出現(xiàn)，可以利用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)大容量的信息錄入。不僅如此，在信息查找方面途徑也更多。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存、轉(zhuǎn)移、備份過程中都不夠方便，容易造成遺失、損毀、泄露的危險(xiǎn)。而電子信息化檔案可以更方便備份，很多檔案都可以實(shí)現(xiàn)修復(fù)，并且檔案儲(chǔ)備體積小，更容易轉(zhuǎn)移。

2事業(yè)單位檔案電子信息化管理優(yōu)化措施

2.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

事業(yè)單位在檔案管理工作中，檔案管理人員對(duì)于檔案有著絕對(duì)的處理權(quán)利，因此檔案管理人員的素質(zhì)關(guān)系著檔案管理的結(jié)果。在信息化時(shí)代，對(duì)于檔案管理人員提出新的要求，如果對(duì)信息化技術(shù)不夠熟悉，將無法勝任檔案管理工作。但事業(yè)單位中還存在部分工作人員對(duì)信息化管理不夠熟悉，但由于各種原因不能辭退他們，因此應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化的培訓(xùn)。可以通過理論知識(shí)與專業(yè)技能的兩個(gè)方面對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。事業(yè)單位可以邀請(qǐng)專家或者大學(xué)專業(yè)教師，對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行授課，建立專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。在實(shí)踐技能培訓(xùn)方面可以讓員工到大型公司進(jìn)行系統(tǒng)化實(shí)習(xí)和觀察，通過多樣化的培訓(xùn)方式，豐富培訓(xùn)內(nèi)容，提升員工的信息化素養(yǎng)。

2.2創(chuàng)建事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)

在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)不斷加強(qiáng)。在對(duì)信息化檔案管理工作中應(yīng)不斷創(chuàng)新。首先，應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范化要求進(jìn)行，在檔案室中配備各種先進(jìn)的設(shè)備，在檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)和軟件進(jìn)行檔案管理，還應(yīng)安裝和更新最新的殺毒軟件，保障檔案的安全性。防止檔案丟失、被篡改等安全問題的出現(xiàn)。其次，運(yùn)用現(xiàn)代化的防范技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行加密，設(shè)置權(quán)限，防止信息在傳輸過程中存在安全問題，加強(qiáng)對(duì)檔案安全問題的監(jiān)督和管理，形成信息化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案設(shè)置加密等級(jí)，按照檔案的層次進(jìn)行不同技術(shù)的運(yùn)用，從而在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新。通過檔案管理信息化系統(tǒng)，提升檔案信息化處理能力，提升檔案管理的有效性和便利性。最后，構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而為檔案的使用提供方便。

2.3創(chuàng)建檔案管理網(wǎng)站，提升檔案信息的使用率

在檔案的電子信息化管理中，建立存檔網(wǎng)站是事業(yè)單位非常重要的工作。事業(yè)單位檔案室向其他部門提供的檔案信息化管理服務(wù)，可以通過主頁、數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行信息化搜索，從而實(shí)現(xiàn)檔案的查找和利用。存檔網(wǎng)站可以發(fā)布和顯示公共部門文檔，是事業(yè)單位檔案存檔與交換信息的平臺(tái)。事業(yè)單位在建設(shè)檔案管理網(wǎng)站過程中，不應(yīng)只根據(jù)歸檔部門的情況開展工作，還要想更多用戶提供綜合化檔案服務(wù)，從而進(jìn)行搜索、瀏覽、使用檔案過程中可以更加方便，通過網(wǎng)絡(luò)可以享受更多信息服務(wù)，了解自己想要的文件信息。事業(yè)單位檔案網(wǎng)站還應(yīng)不斷推廣，因此歸檔部門應(yīng)在文檔信息中不斷增加強(qiáng)度，并滲透廣告服務(wù)，使得更多的用戶可以了解檔案，并在使用檔案過程中可以實(shí)現(xiàn)檔案共享，提升信息化服務(wù)水平。比如，某事業(yè)單位檔案網(wǎng)站為了提升檔案服務(wù)水平與檔案交互功能，加強(qiáng)檔案部門與用戶之間的溝通，并積極了解和采納用戶的建議，形成更加良性的系統(tǒng)。在電子信息化檔案管理建設(shè)過程中，還應(yīng)不斷進(jìn)行檔案的更新與維護(hù)，保障檔案的安全性，提升檔案的利用率，為用戶提供更大的方便。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以計(jì)算出檔案訪問的次數(shù)，從而加大宣傳，改善形象，增加檔案的訪問量和利用率。

結(jié)束語

總之，事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化的建設(shè)和管理服務(wù)還存在很多不足，而電子信息化檔案管理對(duì)于事業(yè)單位工作有著非常重要的幫助，因此應(yīng)不斷加大投入力度，通過完善檔案管理制度，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息化管理水平的提升，實(shí)現(xiàn)電子信息系統(tǒng)全面升級(jí)，提升電子信息化檔案管理水平，更好的為人們提供檔案服務(wù)。

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