孔海濤

摘要：目前，各大高校普遍建立了成熟的校級信息化管理平臺，但在二級院系層面，信息化管理平臺的建設仍處于探索階段。該文針對二級院系管理的現(xiàn)狀以及存在的問題，探討了“簡道云”+企業(yè)微信搭建院系級信息化管理平臺的可行性及優(yōu)勢，并將其應用到二級院系的管理實踐中。結果證明，該方案有助于降低管理人員的工作強度，規(guī)范和簡化管理工作流程，有效提高了院系管理工作效率和質(zhì)量。

關鍵詞：簡道云;企業(yè)微信;二級學院;信息化管理平臺

中圖分類號：TP311 ? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）35-0058-03

伴隨著大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，信息化管理成為勢在必行的一場管理手段的革命，迅速升入社會的各個領域和階層。目前，國內(nèi)高校大都建立了校級層面的信息化管理平臺，這些平臺一般較為完善，也發(fā)揮了其應有的作用。但其功能的重心大多都集中在校級層面，服務的重點也集中在學校的職能部門，如人事處、科研處、教務處、財務處等。隨著高校二級管理的深入，管理重心的下移，二級院系的管理工作范疇不斷擴大，涉及面越來越寬，所需處理的信息日益復雜。而各個二級院系的管理工作具有明顯的學科和專業(yè)特色，無法在校級信息化平臺上進行統(tǒng)一管理。因此，有必要對高校二級院系的信息化管理平臺建設進行探索。

1 二級院系信息化管理的現(xiàn)狀

受財力、人力、技術力量限制，目前大多數(shù)高校的二級院系均無法自主開發(fā)專用的信息化管理平臺。院系內(nèi)部信息的發(fā)布、收集、共享仍然通過網(wǎng)站通知公告、QQ 群消息、電子郵件、電話通知等傳統(tǒng)方式實現(xiàn);數(shù)據(jù)的匯總、分析、處理通常由教學管理人員通過單機版Excel人工完成;文件流轉、業(yè)務審批通常采用紙質(zhì)文件流轉的方式。這必然會帶來管理成本高、效率低、管理不規(guī)范等問題。

2 二級院系信息化管理需解決的問題

2.1 日常管理中數(shù)據(jù)填報、收集、匯總工作量大且效率低

院系的日常管理工作中，涉及大量數(shù)據(jù)的填報、收集和匯總。由于缺少統(tǒng)一的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)管理平臺，目前多數(shù)院系日常數(shù)據(jù)的填報、收集和匯總仍采用Office軟件+QQ的模式來完成。由于Office軟件是一款 PC 端單機軟件，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)快速整合和實時分析，匯總和核對工作一般由管理人員手工完成，費時費力且效率低。

雖然微軟、金山、騰訊等公司近年來都推出了在線共享文檔，可以多用戶編輯Word或Excel文檔，但是無法實現(xiàn)字段的權限設置，不適用于重要數(shù)據(jù)的填寫和匯總。

2.2 文件流轉、業(yè)務審批低效且不規(guī)范

院系內(nèi)部文件流轉、業(yè)務審批大多仍采用紙質(zhì)文件流轉和郵件（或QQ）流轉兩種方式進行。前者流程規(guī)范，但流轉效率低，且對各級管理人員工作地點、時間有較大的限制;后者突破空間限制，但流轉過程不能實時記錄，且無法記錄審批痕跡，流轉程序易產(chǎn)生混亂，不適合重要文件流轉和業(yè)務審批。

2.3 高值信息難以實現(xiàn)精準推送

管理過程中產(chǎn)生的信息只有及時達至相關責任人，才是有效的信息，而傳統(tǒng)的信息推送方式難以實現(xiàn)精準推送。以實訓室日常檢查為例，每次檢查后，管理人員會將實訓室檢查的結果匯總后發(fā)布在QQ群或者部門網(wǎng)站，存在問題的實訓室管理員有可能會因為QQ群、網(wǎng)站信息過多而錯過此條信息，導致檢查實效大打折扣。

2.4 移動辦公支撐較差

隨著我國5G網(wǎng)絡的深度覆蓋和智能終端的不斷普及，人們更傾向于隨時隨地地移動辦公，而傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)對電腦的依賴程度較高，對智能終端的移動辦公兼容性并不高。

2.5 缺少安全可靠、便捷的網(wǎng)絡資料庫

近年來，二級院系越來越重視電子檔案信息的保存。但是教學管理人員的工作大部分都在各自的電腦上單獨完成，其工作產(chǎn)生的有用數(shù)據(jù)多以Word或Excel電子文檔的形式零散存儲在個人電腦上，即便是需集中保存的重要文檔，通常也是保存在院系檔案管理人員的個人電腦上。這種方式容易造成數(shù)據(jù)丟失，安全性比較差，且管理查詢效率低，難以實現(xiàn)資源共享。

2.6 開發(fā)專用信息化管理平臺成本高

經(jīng)過多方詢價，開發(fā)一套專用的院系級信息化管理平臺至少需要幾十萬元，開發(fā)周期長，運行維護成本高。且專用信息化管理平臺可擴展性較差，每次功能升級都需要花費資金，投入與產(chǎn)出不成正比。

3 “簡道云”+企業(yè)微信搭建院系級信息化管理平臺的可行性及優(yōu)勢

3.1 “簡道云”與企業(yè)微信介紹

“簡道云”是一款基于公有云的SaaS企業(yè)應用搭建平臺，基于類Excel的表單功能，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的獲取、分析、展示。主要包含自定義在線表單、在線流程引擎、數(shù)據(jù)分析儀表盤、知識庫等功能模塊。用戶不需要任何編程基礎，即可設計符合自身需求的應用，具有零編碼、可定制、使用門檻低等特點。

企業(yè)微信是一款企業(yè)通訊與辦公工具，具有與微信一致的溝通體驗，支持多終端登錄。企業(yè)微信集成了包括“簡道云”在內(nèi)的各類應用。企業(yè)微信號綁定“簡道云”企業(yè)賬號后，用戶可在企業(yè)微信中使用“簡道云”應用，進而實現(xiàn)信息的及時推送、收集、錄入以及移動獲取。

3.2 “簡道云”+企業(yè)微信搭建院系級信息化管理平臺的可行性

1）功能豐富，符合院系管理需求

簡道云及企業(yè)微信提供的在線表單、流程管理、數(shù)據(jù)分析儀表盤、知識庫、消息推送等功能，覆蓋了院系級信息化管理的絕大部分需求。

2）開發(fā)技術門檻低

“簡道云”所有的應用開發(fā)（即在線表單、流程等））不需要專業(yè)的編程技術，沒有任何編程基礎的教學管理人員也可根據(jù)業(yè)務需求開發(fā)不同的應用，操作簡單方便，極大降低了平臺開發(fā)的技術門檻。

3）經(jīng)濟成本低

以100名教職工、2000名學生規(guī)模的院系為例，“簡道云”平臺每年的使用費不足6000元，在院系財力承受范圍之內(nèi)。此外，“簡道云”中所有應用設計及維護均由院系教學管理人員自行完成，不產(chǎn)生額外費用。

3.3 “簡道云”+企業(yè)微信搭建院系級信息化管理平臺的優(yōu)勢

1）高效的數(shù)據(jù)采集功能，解放管理者精力

借助“簡道云”在線表單功能，管理人員可快速便捷地實現(xiàn)日常數(shù)據(jù)的填報、收集、匯總、分析。以教師科研工作量統(tǒng)計為例，管理人員只需要根據(jù)科研工作量申報模表設計在線表單，設置各個字段的權限。教師登錄系統(tǒng)填寫本人數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)實時生成匯總數(shù)據(jù)，并根據(jù)需求顯示院系科研數(shù)據(jù)的分析報表。數(shù)據(jù)填報發(fā)起、新增數(shù)據(jù)、異常數(shù)據(jù)返回修改等節(jié)點還可以設置企業(yè)微信提醒。借助這些功能，使教學管理人員從電話通知、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等繁雜事務中徹底解脫出來，將更多精力投入到改進管理方法、提高管理效率的思考中去，從而提升院系整體管理水平。

2）強大的用戶權限管理功能，確保數(shù)據(jù)安全

不同于微軟、WPS、騰訊的在線文檔，“簡道云”在線表單的用戶權限設置功能更為豐富，管理員可以根據(jù)不同的用戶群體，對表單中的字段設置不同的權限等級，從而保證了數(shù)據(jù)的安全。如在填報涉及個人隱私的數(shù)據(jù)時，通過用戶權限設置，使得填報人只能填報和修改本人數(shù)據(jù)，而無權查看他人數(shù)據(jù)，有效避免了敏感數(shù)據(jù)的泄露。

3）靈活的在線流程設計，改變院系審批效率低的現(xiàn)狀

通過“簡道云”在線流程引擎，管理人員可以根據(jù)院系的業(yè)務靈活定義各類文件流轉、業(yè)務審批流程，流程流轉規(guī)則可根據(jù)院系實際情況自由設定。各個流程節(jié)點的審批人不受空間限制，可實時在企業(yè)微信中進行審批，系統(tǒng)自動保留審批記錄。對于重要的業(yè)務審批，還可以通過設置電子簽名來提高審批流程的規(guī)范性和安全性。適用于各類院系級的項目申報、文件流轉、業(yè)務審批等。

4）云端數(shù)據(jù)庫為院系建立安全可靠的資料庫

“簡道云”數(shù)據(jù)收集、存儲、調(diào)用均在云端服務器進行，相比于本地服務器，云端服務器更安全可靠。豐富的查詢功能讓資料的查詢、調(diào)用變得更加便捷。

5）精準的信息推送，讓管理更加有效

“簡道云”中所有“應用”中均設置了消息推送功能，管理人員通過自定義消息推送條件和對象，可將相關信息及時精準地推送到指定人員的企業(yè)微信，從而讓管理更加有效。

6）自主定制 “應用”的模式，更加適應院系管理改革創(chuàng)新需要

“簡道云”中所有“應用”均由院系教學管理人員自行設計，可隨時修改，隨時擴充。與專用管理平臺相比，具有更多的靈活性和可拓展性，更加適應院系管理不斷改革創(chuàng)新的需要。另外，設計和完善“應用”的過程也能促使教學管理人員思考改進業(yè)務流程，創(chuàng)新工作思路。

4 “簡道云”+企業(yè)微信搭建院系信息化管理平臺的實踐

常州信息職業(yè)技術學院電子工程學院管理團隊自2019年開始嘗試采用“簡道云”+企業(yè)微信搭建二級學院信息化管理平臺，以填補校級信息化平臺在二級學院內(nèi)部管理上的不足。經(jīng)過2年多的持續(xù)建設，初步建成模塊和功能均較為齊全的院系級信息化管理平臺。目前平臺使用總人數(shù)已達5169人，數(shù)據(jù)總量21.1萬條，為二級學院信息化管理發(fā)揮了重要的作用。

4.1 平臺的主要模塊

基礎信息模塊：包括學生、教師、宿舍、實訓室等基本信息。該模塊為其他模塊應用設計提供基礎數(shù)據(jù)，同時也具備二級學院基礎信息資料庫功能。

行政管理模塊：包括部門公章使用審批、新聞報道審批、公務出差審批，辦公用品管理、會議管理（會議室信息維護、會議室申請、會議簽到）、工作計劃填報等應用。

教學管理模塊：包括調(diào)停課審批、公開課申報、畢業(yè)設計選題流程、畢業(yè)設計資料庫、課堂教學異常反饋、教學信息員信息采集、課堂考勤等應用。

實訓室管理模塊：包括實訓室臺賬登記、資產(chǎn)臺賬登記、耗材臺賬登記、耗材采購審批、設備借用審批、設備維修審批、實訓室日常檢查及反饋、實訓室建設申報、實訓室開放申請等應用。

學生工作模塊：包括學生信息日報、請假審批、活動考勤、離校審批、公寓檢查系統(tǒng)、防疫信息采集等應用。

科研模塊：包括科研信息采集、科研數(shù)據(jù)儀表盤、院系級科研項目申報等應用。

就業(yè)模塊：包括招聘會企業(yè)報名、學生簽到、企業(yè)問卷調(diào)查、招聘會進度儀表盤等應用。

培訓工作模塊：包括培訓報名系統(tǒng)、項目滿意度調(diào)查、培訓簽到、培訓資料庫等應用。

師資工作模塊：包括院系級師資項目申報、教學人員綜合績效獎勵分申報審批、行政管理人員績效考核等應用。

4.2 各模塊的主要功能

信息采集：用戶可通過PC端網(wǎng)頁界面或手機端企業(yè)微信完成各類信息的采集，包括文本、照片、文檔等。

信息推送：根據(jù)管理員設置的定時推送，或者根據(jù)流程設置的時間、對象，或者根據(jù)設置的預警條件，平臺自動推送相關信息到用戶企業(yè)微信。

信息匯總：根據(jù)管理員設計的報表或儀表盤，實時進行數(shù)據(jù)的匯總或圖表的展示。

在線流程：用戶通過PC端網(wǎng)頁界面或手機端企業(yè)微信，實現(xiàn)各類業(yè)務審批或文件的流轉。

權限設置：管理員根據(jù)業(yè)務需求，設計各類用戶的字段、流程節(jié)點、報表等信息權限。

5 結束語

綜上，“簡道云”+企業(yè)微信搭建的院系信息化管理平臺具有成本低、靈活性強、易擴展等優(yōu)點，其功能與校級信息化平臺優(yōu)勢互補。合理應用該平臺有助于降低管理人員的工作強度，規(guī)范和簡化管理工作流程，有效提高了院系管理工作效率，推動院系管理質(zhì)量進一步提升。

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【通聯(lián)編輯：李雅琪】