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        高校實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理探究

        2021-02-23 05:17:40孫薇
        山東檔案 2021年6期
        關(guān)鍵詞:實(shí)驗(yàn)室檔案管理實(shí)驗(yàn)

        文·孫薇

        高校實(shí)驗(yàn)室是培養(yǎng)大學(xué)生動(dòng)手實(shí)踐能力與研究創(chuàng)新能力的重要場所,也是提升學(xué)??蒲兴降闹饕脚_(tái)。近年來,隨著高等教育的快速發(fā)展及綜合改革的不斷深化,各高校實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備不斷增加,實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍不斷壯大。教育部每年定期發(fā)布《高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室安全檢查項(xiàng)目表》,組織專門力量開展高校實(shí)驗(yàn)室安全檢查,實(shí)驗(yàn)室安全工作被推到了新的高度。檔案管理是實(shí)驗(yàn)室安全管理的重要組成部分,教育部《高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室安全檢查項(xiàng)目表(2021)》指標(biāo)中明確要求,要“建立實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案,包括責(zé)任體系、隊(duì)伍建設(shè)、安全制度、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、安全檢查、隱患整改、事故調(diào)查與處理、專業(yè)安全、其他相關(guān)的常規(guī)或階段性工作歸檔資料等;檔案分類規(guī)范合理,便于查找”,意味著高校實(shí)驗(yàn)室的安全工作不能忽視安全工作檔案的管理。因此,有必要對(duì)安全工作檔案進(jìn)行理論研究和實(shí)踐探討。

        一、實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理現(xiàn)狀

        (一)實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理方式粗放

        調(diào)研山東省內(nèi)高校及部分省外高校,實(shí)驗(yàn)室安全管理的職能歸屬各不相同,大多數(shù)高校成立了實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu),如實(shí)驗(yàn)與設(shè)備處或?qū)嶒?yàn)教學(xué)中心,全面負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及安全管理,但也有的學(xué)校實(shí)驗(yàn)室安全工作歸屬資產(chǎn)處或教務(wù)處管理。由于職能歸屬不同,各高校對(duì)實(shí)驗(yàn)室安全工作的重視程度和管理水平也不盡相同。專門成立實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)的高校,對(duì)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)工作以及實(shí)驗(yàn)室安全管理工作已逐步建立一套完整科學(xué)的管理體系,而實(shí)驗(yàn)室安全工作歸屬于資產(chǎn)處或教務(wù)處的高校,由于職能不聚焦,管理方式較為粗放,缺少頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌規(guī)劃,缺乏精細(xì)化管理,在對(duì)二級(jí)學(xué)院實(shí)驗(yàn)室安全管理與建立方面指導(dǎo)力度明顯不足,同時(shí)二級(jí)學(xué)院也因?qū)W校層面沒有統(tǒng)一指導(dǎo),各學(xué)院間實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案建設(shè)也明顯不平衡。

        (二)實(shí)驗(yàn)人員缺乏檔案意識(shí)和專業(yè)知識(shí)

        各高校目前還沒有在實(shí)驗(yàn)室安排專職檔案員管理檔案的意識(shí),而實(shí)驗(yàn)人員數(shù)量有限,一般也不會(huì)有實(shí)驗(yàn)員專職負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作,因此實(shí)驗(yàn)室對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度普遍不高。同時(shí),各高校招聘實(shí)驗(yàn)人員的專業(yè)背景多與實(shí)驗(yàn)室所涉學(xué)科一致,而非檔案專業(yè),學(xué)校兼職檔案員隊(duì)伍中也鮮有實(shí)驗(yàn)室管理人員,因此實(shí)驗(yàn)員極少能接觸到專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),無法勝任檔案管理工作需要。

        二、加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理的路徑

        (一)完善實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案內(nèi)容

        為確保檔案工作規(guī)范有序,學(xué)校校級(jí)實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)應(yīng)全面梳理實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案清單,并以安全檢查為切入點(diǎn),從人為、物質(zhì)、環(huán)境、管理四個(gè)維度入手(見表1),分析影響實(shí)驗(yàn)室安全的主要因素以及與之相對(duì)應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案的類目,并定期檢查各實(shí)驗(yàn)室安全檔案建立情況,以查促建不斷強(qiáng)化實(shí)驗(yàn)室人員檔案意識(shí),豐富完善安全檔案內(nèi)容、提高檔案精細(xì)化管理水平

        表1:實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案清單

        (二)健全實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理制度

        目前,很多高校建有完善的實(shí)驗(yàn)室安全規(guī)章制度,如實(shí)驗(yàn)室安全管理辦法、實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)入制度、危險(xiǎn)化學(xué)品管理辦法等,但安全工作檔案管理制度多是空白或非獨(dú)立性。因此,高校應(yīng)盡快出臺(tái)《實(shí)驗(yàn)室安全檔案及臺(tái)賬制度》《實(shí)驗(yàn)室基本信息收集整理制度》等相關(guān)規(guī)定,明確實(shí)驗(yàn)室安全檔案歸檔范疇、格式要求,并安排專人負(fù)責(zé)資料的收集、分析、立卷、歸檔等工作,確保檔案收集齊全、整理標(biāo)準(zhǔn)、管理安全。

        (三)加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理信息化建設(shè)

        依據(jù)前文談到的影響實(shí)驗(yàn)室安全的人為、物質(zhì)、環(huán)境和管理四個(gè)維度入手,實(shí)驗(yàn)室安全綜合管理系統(tǒng)可由以下模塊構(gòu)成(見表2)。

        表2:實(shí)驗(yàn)室安全管理綜合系統(tǒng)

        實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理應(yīng)以實(shí)驗(yàn)室綜合管理系統(tǒng)為平臺(tái),構(gòu)建適合自身的特點(diǎn)和需求管理模塊,積極融入實(shí)驗(yàn)室安全管理的現(xiàn)代化機(jī)制中,及時(shí)、動(dòng)態(tài)地管理實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案,并促進(jìn)檔案資源的開發(fā)與利用,使檔案資源“活”起來。

        (四)提升實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍檔案工作能力

        當(dāng)前各高校對(duì)實(shí)驗(yàn)人員的培訓(xùn)主要聚焦于實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革、實(shí)驗(yàn)平臺(tái)建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室安全管理及文化建設(shè)等方面,對(duì)于檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)育涉及較少。因此,各高校檔案管理部門及實(shí)驗(yàn)室管理部門應(yīng)協(xié)同發(fā)力,將檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與宣傳工作覆蓋至實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍,加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)人員對(duì)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí),使其充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性,增強(qiáng)檔案工作責(zé)任意識(shí),掌握歸檔文件整理規(guī)則,查找實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理的不足,并積極運(yùn)用信息化技術(shù)提高檔案管理工作效率和檔案資源的開發(fā)利用。同時(shí),還可定期組織實(shí)驗(yàn)人員交流活動(dòng),通過觀摩、研討、頭腦風(fēng)暴等形式不斷激發(fā)實(shí)驗(yàn)人員檔案管理的積極性和創(chuàng)新能力。

        實(shí)驗(yàn)室安全檔案建設(shè)是對(duì)實(shí)驗(yàn)室安全管理全流程、全方位的真實(shí)記載,具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性和不可再生性,其最終也將助推實(shí)驗(yàn)室規(guī)范管理和高效運(yùn)行,為實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研和管理服務(wù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和決策依據(jù),因此各高校應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化安全紅線意識(shí),以實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案建設(shè)為抓手,以信息化技術(shù)為推動(dòng),細(xì)化管理、精準(zhǔn)發(fā)力,持之以恒抓緊抓實(shí)實(shí)驗(yàn)室安全管理,切實(shí)為參與教學(xué)科研實(shí)驗(yàn)的師生安全保駕護(hù)航。

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