朱碧瑩

高校會計(jì)檔案則是記錄高校財(cái)務(wù)收支，來反映高等院校經(jīng)濟(jì)運(yùn)作的詳細(xì)資料，也是記錄和反映學(xué)校歷史發(fā)展的重要憑證。由此可見，高等院校對高校會計(jì)檔案要求也越來越高。因此做好會計(jì)檔案管理工作對于維護(hù)高校利益、應(yīng)對重大突發(fā)事件、服務(wù)高等院校發(fā)展、維護(hù)高校穩(wěn)定、保障教職工合法權(quán)益等具有獨(dú)一無二的優(yōu)勢和不可或缺的重要作用。在新時期下，但會計(jì)檔案管理也存在一些問題，會計(jì)檔案便成了不可或缺的重要查詢資料，本文針對會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析并提出相關(guān)對策。

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國家對高等院校更加重視，不僅在財(cái)政上支持，同時對高校財(cái)政資金監(jiān)督也在同步進(jìn)行，高等院校日常業(yè)務(wù)隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)多樣化，會計(jì)檔案也變得異常復(fù)雜，會計(jì)檔案不僅包括會計(jì)核算工作形成的檔案，還包括預(yù)算以及稅務(wù)、合同、科研等財(cái)務(wù)支撐材料等等。

一、高等院校會計(jì)檔案的概述及作用

高等院校會計(jì)檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是高校財(cái)務(wù)的重要檔案，記錄和反映高等院校所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)歷史資料和證據(jù)，是學(xué)校在教學(xué)、科研、行政日常辦公管理、后勤服務(wù)中經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄，是重要的經(jīng)濟(jì)信息資源，同時也是會計(jì)工作過程中最具說服力的證明。通過會計(jì)檔案，可以如實(shí)反映出高等院校各職能部門開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理會計(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)、進(jìn)行會計(jì)核算、項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況、會計(jì)制度執(zhí)行情況。

高等院校會計(jì)檔案是根據(jù)財(cái)務(wù)會計(jì)制度和單位相關(guān)財(cái)務(wù)管理辦法針對收付款業(yè)務(wù)而確定的支撐材料，包含會計(jì)憑證、總賬及明細(xì)賬、輔助賬本、預(yù)決算報(bào)表、銀行對賬單、工資名冊等財(cái)務(wù)會計(jì)資料，是重要的原始經(jīng)濟(jì)資料，是各專項(xiàng)檢查、審計(jì)工作的主要核查判斷依據(jù)，也是進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策的重要參考資料，具有重要的保存價值。

近幾年，我國對全國高等院校進(jìn)行巡查，其中會計(jì)檔案便是巡查內(nèi)容之一。通過核算行使財(cái)務(wù)監(jiān)督，以發(fā)生的實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為對象，依據(jù)真實(shí)完整的會計(jì)檔案資料，對高等院校發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督控制，對外部職能部門等單位提供真實(shí)可靠地會計(jì)檔案資料是會計(jì)的基本職能。

會計(jì)檔案可以為高等院校提供詳細(xì)、完整的資料，對高等院校領(lǐng)導(dǎo)決策具有重要的參考價值。還能為單位完善部門制度提供借鑒，在完善、制定會計(jì)制度時，可以通過會計(jì)檔案資料進(jìn)行查閱、研究分析，來對現(xiàn)行會計(jì)制度進(jìn)行改進(jìn)，并采取有針對性的措施進(jìn)行完善。

二、高等院校會計(jì)檔案與其他檔案相比它具有自身特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在一下幾點(diǎn)：

（一）形成范圍廣泛性，凡具有獨(dú)立會計(jì)核算的單位，都會形成會計(jì)檔案。會計(jì)檔案存在于社會的各個領(lǐng)域，而會計(jì)檔案實(shí)體的數(shù)量與其它檔案相比形成的數(shù)量會更多。

（二）檔案類別穩(wěn)定性，即會計(jì)賬簿、會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表等。會計(jì)檔案內(nèi)容的穩(wěn)定性和共性是其它檔案所無法比擬的。會計(jì)檔案便于分類整理，有利于管理制度的制定與實(shí)際操作規(guī)范、統(tǒng)一。

（三）外在形式多樣。會計(jì)專業(yè)的性質(zhì)決定了會計(jì)檔案多樣化。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案包含招投標(biāo)文件或相關(guān)批文、收付款合同或協(xié)議、發(fā)票、清單、銀行收付款憑單及補(bǔ)充說明資料等內(nèi)容。

三、高等院校會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀問題

我國高校自新中國成立以來，高等教育經(jīng)歷了一個快速發(fā)展的過程，在教育投資方面國家不斷增加財(cái)政投入，教育經(jīng)費(fèi)來源渠道越來越多，使會計(jì)工作量負(fù)荷增加，同時對會計(jì)檔案管理工作也帶來了一些挑戰(zhàn)，并產(chǎn)生一系列的問題。

（一）高等院校領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案管理工作不夠重視

由于國家最近幾年對高校建設(shè)加大了投資力度，高校僅對會計(jì)核算及預(yù)算管理工作高度重視，會計(jì)檔案作為記錄高校發(fā)展的歷史性重要憑證，卻忽略了會計(jì)檔案管理工作，在憑證的收集、整理、裝訂及入檔，對檔案的收集是否齊全、內(nèi)容是否完整、裝訂是否符合標(biāo)準(zhǔn)等一系列工作都沒有得到重視，造成形成會計(jì)檔案各個環(huán)節(jié)脫節(jié)，因此影響了會計(jì)檔案的使用價值。

（二）會計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高

會計(jì)檔案是高等院校檔案的重要組成部分，但高校的會計(jì)檔案卻得不到重視，很多高等院校的會計(jì)檔案基本都是由普通人員兼職管理，這也大大降低了會計(jì)檔案管理的質(zhì)量。

現(xiàn)階段，各高等院校均采用網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，形成了電子數(shù)據(jù)檔案，雖然網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用給高校帶來了便利，但也存在一定的安全隱患。如網(wǎng)絡(luò)病毒、以及管理人員的失職等可能會造成計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和保密性受到威脅。開展會計(jì)檔案工作，沒有專業(yè)的知識和技能作為保證，反而會導(dǎo)致會計(jì)檔案管理工作開展，不僅會直接給會計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成較大的影響，而且也會影響高等院校會計(jì)檔案工作。

（三）高等院校會計(jì)檔案管理工作信息化、系統(tǒng)性管理滯后

隨著網(wǎng)路時代的迅速發(fā)展，各行各業(yè)都在數(shù)字化、信息化管理，檔案管理也不例外。財(cái)政部、國家檔案局2014年和2015年對原《會計(jì)記錄管理辦法》進(jìn)行修改，并廣泛征求意見，于2016年1月正式實(shí)施新的《會計(jì)記錄管理辦法》。新《會計(jì)記錄管理辦法》肯定了會計(jì)電子檔案的法律效力。會計(jì)電子憑證的取得、報(bào)銷、入賬、歸檔、存儲都可以實(shí)現(xiàn)電子化管理，這將極大地促進(jìn)會計(jì)電子憑證的在線傳遞和在線應(yīng)用，使高校實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)線上報(bào)銷，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的政策支持。

新的《會計(jì)檔案管理辦法》中第七條就提到了單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計(jì)檔案。第八條總結(jié)了電子檔案的歸檔范圍等內(nèi)容。而現(xiàn)實(shí)工作中卻還停留在大量紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理模式，且紙質(zhì)檔案要受環(huán)境、空間等因素的影響，管理不當(dāng)會造成損傷，查閱起來費(fèi)時費(fèi)力。

（四）會計(jì)檔案管理缺乏復(fù)合型人才

網(wǎng)絡(luò)信息快速發(fā)展之前，無論是高等院校還是企業(yè)，只要財(cái)務(wù)工作能夠正常運(yùn)行，對會計(jì)檔案管理始終停留在紙質(zhì)保存的管理水平上。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，網(wǎng)絡(luò)化與信息化對檔案管理人員素質(zhì)的要求越來越高。而檔案管理人員群體中知識結(jié)構(gòu)比較單一。原有的檔案管理人員不僅受年齡與學(xué)歷的影響，更在知識技能上跟不上時代發(fā)展的步伐，在管理上造成高校會計(jì)檔案管理工作效率低下。因此高等院校會計(jì)檔案管理增加了對復(fù)合型人才的需求，即要懂財(cái)務(wù)、檔案管理又要懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

四、針對高校會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀如何做好會計(jì)檔案管理工作

（一）培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人才，提高檔案人員管理水平

使高等院校會計(jì)檔案管理走向?qū)I(yè)化、規(guī)范化的發(fā)展道路，就要認(rèn)識到提升會計(jì)檔案人員管理水平復(fù)合型人才是必不可少的關(guān)鍵因素。實(shí)際工作中，應(yīng)該培養(yǎng)有財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理和計(jì)算機(jī)背景的技術(shù)人員，滿足檔案管理信息化建設(shè)工作的需要，為財(cái)務(wù)會計(jì)檔案治理信息化提供技術(shù)支持。

高等院校要重視會計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要加強(qiáng)會計(jì)檔案管理人員的職業(yè)道德、財(cái)務(wù)管理能力、法律法規(guī)等方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，還要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理人員的信息化素質(zhì)和信息操作水平。

作為一名會計(jì)檔案管理工作者，要不斷學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)、檔案管理方面的科學(xué)知識，深入研究和開發(fā)檔案信息，來拓寬視野，掌握檔案管理技能，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。前人的經(jīng)驗(yàn)和成果檔案工作人員要尊重和借鑒，勇于創(chuàng)新，用新思維對待新事物。用新思維對待新問題，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。因此，要建立一個信息化、科學(xué)化、高效率的辦公團(tuán)隊(duì)。

（二）建立高等院校會計(jì)檔案信息化建設(shè)管理

目前在我國大數(shù)據(jù)技術(shù)水平迅猛發(fā)展的推動下，高校財(cái)務(wù)信息化平臺建設(shè)發(fā)展也上了一個新臺階。隨著時代信息網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，2016年新《會計(jì)檔案管理辦法》的出臺，高等院校的會計(jì)檔案管理的信息化能夠促進(jìn)高校財(cái)務(wù)管理工作的發(fā)展，財(cái)務(wù)會計(jì)檔案進(jìn)行信息化管理，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，信息化會計(jì)檔案能夠提高檔案的存儲能力，便于保存、傳遞，易于操作、便于會計(jì)檔案的調(diào)動查詢，把財(cái)務(wù)檔案管理工作從大量重復(fù)煩瑣的手工勞動中解放出來，提高檔案管理人員的工作效率和質(zhì)量。

（三）完善高等院校會計(jì)檔案管理制度

隨著高等院校規(guī)模的快速發(fā)展，高等院校的會計(jì)檔案數(shù)量也不斷增多，有以前每月幾十本，到現(xiàn)在每月增加到上百本，會計(jì)檔案管理工作量顯然增大，因此為了更科學(xué)、更合理的管理好會計(jì)檔案，必須制定完善的檔案管理制度，根據(jù)高校自身情況，利用新的《會計(jì)管理辦法》，制定適合自身情況的會計(jì)檔案管理制度。為了能充分發(fā)揮會計(jì)檔案的價值，使會計(jì)檔案能夠更加合理、完整、安全、更加具有價值的被利用，對會計(jì)檔案管理的整個過程進(jìn)行科學(xué)管理，根據(jù)高等院校具體情況，制定適合本單位的系統(tǒng)化管理制度，比如對會計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、收集、利用等相關(guān)制度。高等院校會計(jì)檔案管理工作中不僅要有專業(yè)的技能知識，還需要關(guān)注檔案管理人員的行為規(guī)范，完善的管理制度不僅能有效的約束會計(jì)檔案管理人員的日常工作行為，還能使檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，并且加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識。通過完善高校會計(jì)檔案管理制度，不僅能提高工作效率，還能樹立正確的職業(yè)道德觀念、形成規(guī)范化工作流程。只有制定了細(xì)致規(guī)范有效的檔案管理辦法才能使得財(cái)務(wù)人員有法可依，切實(shí)提高財(cái)務(wù)工作效率和工作質(zhì)量。

總而言之，會計(jì)檔案是高等院校檔案的重要組成部分，新時期加快了網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，隨著電子會計(jì)檔案的形成，應(yīng)該利用電子檔案的優(yōu)勢，充分發(fā)揮電子會計(jì)檔案的價值，提高會計(jì)檔案的利用率，為高等院校領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的證據(jù)，促進(jìn)高校健康快速的發(fā)展。

（作者單位： 徐州工程學(xué)院）