王 琴

（北京電子科技職業(yè)學(xué)院 北京 100176）

高校年鑒屬于逐年編纂、連續(xù)出版的工具書(shū)[1]，該類(lèi)工具書(shū)應(yīng)全面、系統(tǒng)、翔實(shí)地編纂學(xué)校年度變遷發(fā)展?fàn)顩r、教學(xué)、科研、管理、社會(huì)服務(wù)等方面重大事件、主要成果、有價(jià)值的統(tǒng)計(jì)資料等。 隨著國(guó)家高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，為了高效匯集各層面工作信息，更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展，各高校圍繞提高年鑒編纂質(zhì)量問(wèn)題開(kāi)展了多角度的探索和實(shí)踐。 北京大學(xué)構(gòu)建了黨校辦綜合協(xié)調(diào)、建立各參編單位主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、選聘各參編單位業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任復(fù)審編輯的三維工作體系[2]；河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)從用戶(hù)需求角度出發(fā)，立足年鑒編纂數(shù)字化平臺(tái)探索建立校內(nèi)協(xié)同或聯(lián)合編研機(jī)制[3]；李娟、羅應(yīng)梅等建議從加強(qiáng)組織保障、強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)、建立激勵(lì)機(jī)制等方面著手，達(dá)到提高年鑒條目?jī)?nèi)容規(guī)范性、激勵(lì)參編人員工作積極性的效果[4][5]。

上述研究均是以高校年鑒編纂傳統(tǒng)機(jī)制為前提展開(kāi)，本文在分析高校年鑒編纂傳統(tǒng)機(jī)制及存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上， 以北京電子科技職業(yè)學(xué)院為例，論述高校年鑒編纂工作的機(jī)制創(chuàng)新和實(shí)踐路徑問(wèn)題，認(rèn)為通過(guò)重新定位部門(mén)職能、優(yōu)化編纂流程，可以有效解決高校年鑒編纂隊(duì)伍不穩(wěn)定、供稿水平參差不齊、編纂周期過(guò)長(zhǎng)等問(wèn)題，以提高年鑒編纂工作的規(guī)范性和時(shí)效性。

一、高校年鑒編纂的傳統(tǒng)機(jī)制及存在的問(wèn)題

高校年鑒編纂工作傳統(tǒng)的運(yùn)行機(jī)制是：由學(xué)校年鑒編委會(huì)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，編輯部門(mén)牽頭負(fù)責(zé)，各業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)編纂任務(wù)要求提交資料。 編委會(huì)負(fù)責(zé)提供條件保障，牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)確定年鑒體例并審核上交的資料，業(yè)務(wù)部門(mén)提供具體條目?jī)?nèi)容。 這種傳統(tǒng)機(jī)制下高校年鑒編纂工作的突出特點(diǎn)是 “編委領(lǐng)導(dǎo)，眾手成書(shū)”。 當(dāng)然，這種管理機(jī)制既推動(dòng)了年鑒編纂工作得以落實(shí)，又很大程度上保證了年鑒內(nèi)容比較全面完整。 但實(shí)踐證明，這種管理機(jī)制也導(dǎo)致高校年鑒存在著難以避免的問(wèn)題。

當(dāng)前，各高校年鑒編纂機(jī)制普遍存在以下幾個(gè)主要問(wèn)題：

（一）內(nèi)容欠規(guī)范

由于高校年鑒的編纂是“眾手成書(shū)”，高校供稿單位少則幾十個(gè)，多則幾百個(gè)，參與撰稿人員可能涉及近百人。 且參編人員均非年鑒編纂專(zhuān)業(yè)人員，即使在編纂工作啟動(dòng)時(shí)會(huì)進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但是大家理解角度千差萬(wàn)別，文字水平參差不齊，又都是兼職此項(xiàng)工作， 因此必然出現(xiàn)年鑒內(nèi)容欠規(guī)范的問(wèn)題。 有的供稿單位直接提交《年度工作總結(jié)》作為年鑒材料，重點(diǎn)工作特色不能顯現(xiàn)，各部門(mén)供稿內(nèi)容風(fēng)格和繁簡(jiǎn)程度不一致，嚴(yán)重影響年鑒整體質(zhì)量。

（二）信息可利用度低

高校年鑒工作受重視程度低是毋庸置疑的普遍現(xiàn)象。 參編人員多是基層工作者，把握部門(mén)整體工作的高度、視野和全局意識(shí)的水平不一，導(dǎo)致年鑒條目?jī)?nèi)容在信息梳理和表述方面差強(qiáng)人意。 具體表現(xiàn)為：相關(guān)信息點(diǎn)缺項(xiàng)，條目多表述某個(gè)環(huán)節(jié)，而缺乏宏觀的綜合梳理，表述內(nèi)容偏于主觀性，缺乏客觀性等等。 因而削弱了條目?jī)?nèi)容的參考價(jià)值，難以發(fā)揮高校年鑒在資政、宣傳等方面的實(shí)際效用。

（三）編撰周期不確定

高校年鑒工作涉及部門(mén)及人員眾多，基層供稿單位工作量、工作特色、重視程度、編纂水平的差異給負(fù)責(zé)統(tǒng)稿的編輯部門(mén)帶來(lái)很大的編纂難度，業(yè)務(wù)指導(dǎo)交流、稿件審核修改都耗費(fèi)大量的時(shí)間。 另外，年鑒編委會(huì)、基層供稿單位、供稿人等各個(gè)環(huán)節(jié)相互牽制，經(jīng)常出現(xiàn)交稿拖延現(xiàn)象，導(dǎo)致年鑒編纂、出版周期長(zhǎng)，嚴(yán)重影響了年鑒的時(shí)效性[6]。

二、高校年鑒編纂機(jī)制創(chuàng)新與實(shí)踐路徑

鑒于以上問(wèn)題，北京電子科技職業(yè)學(xué)院檔案室努力創(chuàng)新年鑒編纂工作機(jī)制、積極探索實(shí)踐路徑，重新定位編輯部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)的工作職能，充分發(fā)揮編輯部門(mén)在編纂業(yè)務(wù)能力方面的優(yōu)勢(shì)， 縮短編纂周期，提高編纂質(zhì)量。 具體機(jī)制創(chuàng)新與實(shí)踐路徑內(nèi)容如下：

（一）調(diào)整部門(mén)職能，發(fā)揮編輯部門(mén)業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)

1.編輯部門(mén)承擔(dān)主體工作職能

通常年鑒編輯部門(mén)主要負(fù)責(zé)以下工作：擬定年鑒體例框架、下發(fā)組稿通知、對(duì)參編人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、匯集并審核業(yè)務(wù)部門(mén)上報(bào)資料，最后將核準(zhǔn)無(wú)誤的材料合成初稿提交編委會(huì)審定。 學(xué)校檔案室調(diào)整了編輯部門(mén)的工作職能，將原來(lái)由業(yè)務(wù)部門(mén)承擔(dān)的年鑒條目擬寫(xiě)工作調(diào)整為由編輯部門(mén)承擔(dān)，主體編纂工作關(guān)口前移， 掌握年鑒編纂工作主動(dòng)權(quán)。檔案室落實(shí)條目擬寫(xiě)工作流程如下：首先，形成分目框架。 按照學(xué)校年鑒編纂體例框架，根據(jù)各部門(mén)提交的年度檔案資料梳理出重點(diǎn)工作，形成各部門(mén)年鑒內(nèi)容的分目框架。其次，擬定條目?jī)?nèi)容。進(jìn)一步深入挖掘，從學(xué)校年度工作要點(diǎn)、工作總結(jié)、校發(fā)文、各部門(mén)工作總結(jié)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人年度工作報(bào)告、官網(wǎng)宣傳稿件等材料中梳理出各部門(mén)的條目信息，并按照年鑒條目編寫(xiě)要求擬寫(xiě)出條目標(biāo)題和具體內(nèi)容。 在擬寫(xiě)條目?jī)?nèi)容時(shí)，對(duì)那些需要相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)補(bǔ)充或者核準(zhǔn)的信息點(diǎn)，在需要補(bǔ)充信息的位置留出空格，對(duì)需要核準(zhǔn)的信息添加標(biāo)注，說(shuō)明核準(zhǔn)要求。 部門(mén)職能的調(diào)整使得學(xué)校檔案室立足學(xué)校全局統(tǒng)籌各部門(mén)重點(diǎn)工作的職能優(yōu)勢(shì)和編輯條目的業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)得以充分發(fā)揮，檔案室為業(yè)務(wù)部門(mén)提供的不是千篇一律的工作要求， 而是一份份個(gè)性化的“填空題”版年鑒初稿，其中涵蓋了各部門(mén)機(jī)構(gòu)和人員信息、重要業(yè)務(wù)工作、特色工作，而且體例統(tǒng)一。這樣既滿(mǎn)足了年鑒內(nèi)容詳實(shí)全面的要求，又大大提高了年鑒內(nèi)容的規(guī)范化程度。

2.業(yè)務(wù)部門(mén)承擔(dān)輔助工作職能

學(xué)校年鑒編輯部門(mén)承擔(dān)起擬寫(xiě)年鑒條目等關(guān)鍵任務(wù)，業(yè)務(wù)部門(mén)的工作職能由負(fù)責(zé)提供年鑒稿件簡(jiǎn)化為確認(rèn)年鑒內(nèi)容和核實(shí)關(guān)鍵信息。 工作職能的轉(zhuǎn)換有效為業(yè)務(wù)部門(mén)“松綁”，大大減輕了業(yè)務(wù)部門(mén)的工作量。 具體流程如下：首先，編輯部門(mén)將“填空題”版年鑒初稿分送至各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人。 其次，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成確認(rèn)本部門(mén)條目?jī)?nèi)容、核準(zhǔn)數(shù)據(jù)信息的工作。 最后，各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并將成稿反饋給編輯部門(mén)。 業(yè)務(wù)部門(mén)的編纂工作簡(jiǎn)化為“做填空題”，不僅激發(fā)了他們參與編纂工作的積極性，更重要的是有效緩解了交稿拖延狀況，縮短了編纂周期。

（二）優(yōu)化工作流程，提高年鑒編纂整體效率

1.縮減業(yè)務(wù)培訓(xùn)和初稿收集工作環(huán)節(jié)

通過(guò)創(chuàng)新編纂機(jī)制，整個(gè)編纂工作的重點(diǎn)任務(wù)集中由我校檔案室承擔(dān)，對(duì)應(yīng)的參編人員也由原來(lái)的各業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員縮減為各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人。原來(lái)業(yè)務(wù)部門(mén)提交年鑒初稿的任務(wù)被刪減了，相應(yīng)地，也不需要各業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員承擔(dān)稿件擬寫(xiě)工作。 因此，自然縮減了對(duì)參編人員開(kāi)展編纂業(yè)務(wù)培訓(xùn)和編輯部門(mén)收集初稿的工作環(huán)節(jié)。 編輯部門(mén)的工作職責(zé)是提供內(nèi)容全面、 格式規(guī)范的年鑒初稿，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人的職責(zé)是對(duì)年鑒條目?jī)?nèi)容把關(guān)，補(bǔ)充和核準(zhǔn)信息，雙方職責(zé)更加明確。

2.優(yōu)化工作流程，提高編纂效率

縮減了業(yè)務(wù)培訓(xùn)和初稿收集工作環(huán)節(jié)之后，高校年鑒編纂工作流程優(yōu)化為：召開(kāi)年鑒編纂工作部署會(huì)——編輯部門(mén)擬定年鑒 “基礎(chǔ)版”——提交業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人核實(shí)補(bǔ)充信息——返稿至編輯部門(mén)校對(duì)——提交編委會(huì)審閱——定稿，這一流程顯然比傳統(tǒng)機(jī)制管理流程更簡(jiǎn)明。 同時(shí)，年鑒內(nèi)容梳理、條目編寫(xiě)這些決定編纂質(zhì)量、影響編纂周期的重點(diǎn)環(huán)節(jié)都集中在編輯部門(mén)，編輯部門(mén)掌握了決定年鑒質(zhì)量、控制工作節(jié)奏的主動(dòng)權(quán)。 以前導(dǎo)致編纂周期延遲的因素，例如參編人員延遲交稿、編輯人員反復(fù)審稿等，也得以避免，有效提高了年鑒編纂工作效率。

（三）創(chuàng)新年鑒編纂機(jī)制需注意的事項(xiàng)

1.提高服務(wù)效果，強(qiáng)化年鑒編纂意識(shí)

編輯部門(mén)要樹(shù)立“編以致用”的理念，通過(guò)深入了解業(yè)務(wù)部門(mén)的工作需求， 精心設(shè)計(jì)年鑒體例框架，使這本“工具書(shū)”成為業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展常規(guī)工作離不開(kāi)的權(quán)威“參考書(shū)”。 例如有的高校年鑒設(shè)置校址變遷、機(jī)構(gòu)沿革、校慶活動(dòng)、人物專(zhuān)題等特色欄目，使用戶(hù)能夠快捷獲取學(xué)校整體情況和特色工作的信息[7]。 年鑒的實(shí)用價(jià)值越強(qiáng)，越能夠激發(fā)業(yè)務(wù)部門(mén)配合落實(shí)工作的動(dòng)力，進(jìn)而強(qiáng)化重視年鑒編纂工作的意識(shí)。

2.提升業(yè)務(wù)能力，提高年鑒編纂水平

年鑒編纂主體任務(wù)前移，編纂質(zhì)量和水平很大程度上由編輯部門(mén)來(lái)決定，對(duì)編輯人員的業(yè)務(wù)能力提出更高要求。 一是全局意識(shí)。 編輯人員要有從全局視野把握學(xué)校工作，不僅要熟悉學(xué)校年度工作重點(diǎn)， 更要廣泛研究高校教育改革的政策和制度，以國(guó)家和地方落實(shí)教育教學(xué)改革的政策為依據(jù)，梳理學(xué)校年度工作具體實(shí)踐，確定年度工作重點(diǎn)內(nèi)容和特色成果，避免因個(gè)人認(rèn)識(shí)能力局限造成年鑒展示內(nèi)容不全面的問(wèn)題。 二是發(fā)展意識(shí)。 編輯人員要從發(fā)展的角度梳理業(yè)務(wù)部門(mén)的條目?jī)?nèi)容，通過(guò)連續(xù)編纂的年鑒，展示出業(yè)務(wù)工作前后相續(xù)的連貫性和發(fā)展變化的脈絡(luò)。 例如校企合作是近年來(lái)職業(yè)教育改革的重點(diǎn)，編輯人員在擬定條目的時(shí)候要注意挖掘不同年度校企合作工作的變化情況，為使用者提供系統(tǒng)、全面的參考信息。三是專(zhuān)業(yè)意識(shí)。編輯人員還要不斷提高編纂業(yè)務(wù)能力， 使框架設(shè)計(jì)更科學(xué)，條目撰寫(xiě)更規(guī)范，條目?jī)?nèi)容更準(zhǔn)確，以?xún)?yōu)秀的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)帶動(dòng)各業(yè)務(wù)部門(mén)高質(zhì)量完成編纂工作。

結(jié) 語(yǔ)

編纂高校年鑒的目的是通過(guò)匯集學(xué)校年度教學(xué)、科研、管理工作的重大事件、重要成果和各層面統(tǒng)計(jì)資料，客觀展示學(xué)校改革發(fā)展歷程，發(fā)揮資政、育人等作用。 提高編纂質(zhì)量是實(shí)現(xiàn)這一目的的核心要素，我們從創(chuàng)新高校年鑒編纂機(jī)制的角度進(jìn)行探索和實(shí)踐，積累了一些經(jīng)驗(yàn)。 在創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)大背景下，高校年鑒編纂工作者仍需深入思考，從體例框架和呈現(xiàn)形式等方面繼續(xù)創(chuàng)新，高質(zhì)量完成年鑒編纂工作，為學(xué)校改革發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)助力。