范燕玲 劉 瑱

（廣西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司，廣西 柳州 545005）

1 前言

企業(yè)在文件管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)碰到以下的問(wèn)題：一是大量的文件存儲(chǔ)，文檔存儲(chǔ)分散，管理困難；二是查找緩慢，效率低下；三是文件版本多，管理混亂；四是文件無(wú)法有效協(xié)作共享等。特別是對(duì)于指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)的紙質(zhì)工藝管理標(biāo)準(zhǔn)文件，更是要求文件具備有效性和下發(fā)的及時(shí)性。而指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝文件管理工作繁瑣且工作量較大，需要不定期地整理核對(duì)在用文件，及時(shí)下發(fā)回收作廢文件，管理上很不方便。本文主要針對(duì)生產(chǎn)所需的工藝文件管理，通過(guò)勤哲EXCEL服務(wù)器，建立文件管理信息系統(tǒng)并應(yīng)用。通過(guò)文件信息化的管理減少對(duì)其日常管理時(shí)間投入，有效提效文件管理效率，并方便指導(dǎo)生產(chǎn)，滿(mǎn)足現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)所需的應(yīng)用。

2 文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

2.1 工藝文件管理實(shí)現(xiàn)功能

設(shè)計(jì)應(yīng)滿(mǎn)足文件數(shù)據(jù)管理要求，即滿(mǎn)足一致性、完整性、及時(shí)性、安全性、可追溯性的管理要求。

一致性即數(shù)據(jù)應(yīng)在其生產(chǎn)、發(fā)布、使用、變更、廢止等生命周期中保持一致性。完整性即保證文件的成套性，應(yīng)為ERP、MES等系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)源。及時(shí)性即應(yīng)保證對(duì)所需的數(shù)據(jù)提供及時(shí)、有效的訪(fǎng)問(wèn)手段，在相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)傳遞。安全性即應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行授權(quán)控制，提供數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)機(jī)制。可追溯性即應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和更改進(jìn)行記錄和有效控制，應(yīng)提供快捷查詢(xún)手段查詢(xún)所需的數(shù)據(jù)。

2.2 文件管理模板設(shè)計(jì)

2.2.1 文件分類(lèi)

根據(jù)企業(yè)文件下發(fā)的內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)，分建成不同模塊。以本系統(tǒng)為例，主要有標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)和通知類(lèi)。其中標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)分公司級(jí)、工廠級(jí)、部門(mén)級(jí)三級(jí)，通知類(lèi)GY、CL、CL-J、標(biāo)樣等。

2.2.2 錄入模塊設(shè)計(jì)

確保錄入信息完整，便于使用，包含文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、收文日期、實(shí)施日期、作廢日期，附件、發(fā)文人等。如下：

1）序號(hào)自動(dòng)編號(hào)在“A 4”錄入=“I F(B 4<＞””，ROW(B4)-3，””)”，序號(hào)從1～N實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)。

2）“狀態(tài)”設(shè)置“作廢.在用”，當(dāng)錄入“作廢”時(shí)，通過(guò)電子表格條件格式選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，編緝規(guī)則說(shuō)明錄入“＝$J4＝”作廢””，記錄顯示紅色并劃刪除線(xiàn)，這樣可以明顯的區(qū)別文件的狀態(tài)。

3）設(shè)置權(quán)限，給予作記錄的人員添加進(jìn)入權(quán)限用戶(hù)。

2.2.3 查詢(xún)模塊設(shè)計(jì)

1）設(shè)置當(dāng)天下發(fā)的文件自動(dòng)顯示綠色以作提示，通過(guò)電子表格條件格式選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，編緝規(guī)則說(shuō)明錄入“=$D5=TODAY()”；格式選擇字體綠色，最后選擇應(yīng)用于“=$A$5：$I$5”。則當(dāng)天的數(shù)據(jù)條均以綠色提示，方便查詢(xún)?nèi)藛T查看。

2）表間格式設(shè)置，填充方式中，實(shí)施日期選擇“降序”，則每次查看文件的時(shí)候，最新的文件將排在最前面，方便查詢(xún)。

3）設(shè)置權(quán)限，給予作可以查詢(xún)的人員添加進(jìn)入權(quán)限用戶(hù)。

2.2.4 平臺(tái)系統(tǒng)應(yīng)用防差錯(cuò)設(shè)計(jì)應(yīng)用

為避免錄入錯(cuò)誤，通過(guò)文件編號(hào)唯一性、名稱(chēng)不可重復(fù)性、字符數(shù)量設(shè)置等方式進(jìn)行防錯(cuò)；為避免查詢(xún)錯(cuò)誤：通過(guò)顏色識(shí)別，例如不同狀態(tài)標(biāo)準(zhǔn)不同色彩，或設(shè)置不直接顯示等解決。

2.2.5 查詢(xún)效率的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

一是可按時(shí)間查詢(xún)，即用戶(hù)可以針對(duì)任一時(shí)間段進(jìn)行文件標(biāo)準(zhǔn)查詢(xún)。二是可按關(guān)鍵字查詢(xún)，例如用戶(hù)查詢(xún)“嬌子”相關(guān)所有文件標(biāo)準(zhǔn)，可直輸入“嬌子”快速查找。三是可按有效/作廢查詢(xún)，即用戶(hù)直接打開(kāi)頁(yè)看，看到的都是有效文件，以避免使用過(guò)期文件，但是需要查看歷史版本文件，可以選擇“作廢”進(jìn)行查詢(xún)。以上三種任意查詢(xún)方式可以有效提高查詢(xún)效率。具體的表間公式設(shè)置如下：

(工藝通知錄入GY_明細(xì).狀態(tài) = 本報(bào)表.GY工藝通知查詢(xún)_主表.狀態(tài)

或者本報(bào)表.GY工藝通知查詢(xún)_主表.狀態(tài)=‘全部’)

并且(工藝通知錄入GY_明細(xì).文件名稱(chēng) 形如 本報(bào)表.GY工藝通知查詢(xún)_主表.關(guān)鍵字 或者 本報(bào)表.GY工藝通知查詢(xún)_主表.關(guān)鍵字 = ‘’)

并且最早(工藝通知錄入GY_明細(xì).實(shí)施日期) ＞= 本報(bào)表.GY工藝通知查詢(xún)_主表.起始日期 并且 最晚(工藝通知錄入GY_明細(xì).實(shí)施日期) <= 本報(bào)表.GY工藝通知查詢(xún)_主表.截止日期）

2.3 應(yīng)用

2.3.1 培訓(xùn)

編制使用培訓(xùn)教材并實(shí)施培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括標(biāo)準(zhǔn)的錄入、回收及下發(fā)，保證權(quán)限人員可以正確使用。

2.3.2 填報(bào)應(yīng)用

模板設(shè)置完成后即可開(kāi)始數(shù)據(jù)填錄。記錄完成后，相關(guān)人員在對(duì)工藝標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)進(jìn)行查看時(shí)，特別是現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)人員標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)查詢(xún)時(shí)，可以通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)電腦隨時(shí)查詢(xún)，查詢(xún)速度快且方便，不需要再到存檔室人工查詢(xún)。同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)記錄可進(jìn)行修改、鎖定、篩選、批量導(dǎo)出、打印等操作，方便文件管理。

3 結(jié)論

通過(guò)文件管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了文件信息化管理，解決了廠級(jí)至各部門(mén)及車(chē)間的紙質(zhì)文件管理的繁瑣工作，有效的提升了工作效率，同時(shí)也大大提升了文件下發(fā)的及時(shí)性。該系統(tǒng)應(yīng)用靈活、操作簡(jiǎn)單、特別是可以無(wú)需額外的資金和人員投入，具備不少優(yōu)勢(shì)，該文件管理系統(tǒng)絕大部門(mén)功能需求都可實(shí)現(xiàn)，但也存在一些缺陷，特別是不能跟蹤顯示出已閱讀的人員，因此為確保相關(guān)人員及時(shí)收悉，需要通過(guò)其他方式作提醒。