郭 蓉

三明學(xué)院 福建 三明 365004

前言

2020年6月，新修訂的《檔案法》經(jīng)第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過，并于2021年1月1日起正式實(shí)施。作為一部規(guī)范和指導(dǎo)檔案收集、整體的專門性法律，《檔案法》是檔案信息化建設(shè)進(jìn)程持續(xù)推進(jìn)背景下的法律完善行為，是完善我國檔案治理體系、提高檔案資源管理能力的重要措施。與原有的法律內(nèi)容相比，修訂后的《檔案法》突出了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和要求，為我國下一步的檔案信息化建設(shè)工作開展提供了規(guī)范、明確的方向和標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然，為充分適應(yīng)新《檔案法》的實(shí)施，相關(guān)主體有必要從檔案信息化建設(shè)的角度出發(fā)對該法的內(nèi)容進(jìn)行研究分析，以明確檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。

1 新《檔案法》中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的規(guī)定

新《檔案法》是在推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的背景下修訂的專門性法律，同時也是在總結(jié)以往檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的法律內(nèi)容調(diào)整與完善。在修訂的法律文本中，最為突出的部分就是新增加的“檔案信息化建設(shè)”。與以往的法律文本相比，此次修訂本中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了以下幾方面的內(nèi)容。

1.1 強(qiáng)化檔案信息安全 保障檔案信息安全，是檔案管理中的重點(diǎn)性內(nèi)容，也是確保檔案信息資源價值利用的前提和基礎(chǔ)。新《檔案法》第三十五條對政府，以及檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織的檔案信息安全保障工作進(jìn)行了明確的規(guī)定。在政府方面，法律明確政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入到信息化發(fā)展規(guī)劃工作中，切實(shí)保障檔案信息化建設(shè)成果——檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用；在檔案館等其他主體方面，法律明確規(guī)定主體應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取有效措施保障檔案信息安全。

1.2 明確電子檔案管理與使用行為 電子檔案管理與使用，是新《檔案法》中“信息化建設(shè)”一章的主體性內(nèi)容，也是對檔案信息化建設(shè)方式進(jìn)行的統(tǒng)一性規(guī)定和要求。在電子檔案管理方面，第三十七條明確電子檔案應(yīng)當(dāng)做到“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，同時規(guī)定電子檔案管理辦法應(yīng)由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定，這明確了電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，以及電子檔案管理辦法制定的主體。電子檔案使用方面，第三十六條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等信息系統(tǒng)銜接，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案信息在組織內(nèi)部的開放、共享，這明確了電子檔案使用的合理性。同時，第三十九條對電子檔案的移交、檢測和備份等操作的必要性和規(guī)范性進(jìn)行了規(guī)定說明，這為相關(guān)主體開展規(guī)范性的電子檔案信息移交、維護(hù)提供了詳細(xì)而清晰的法律內(nèi)容參考。

1.3 規(guī)范電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案過渡標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)節(jié) 如何保證傳統(tǒng)載體檔案向電子檔案過渡的規(guī)范性、有效性，是檔案信息化建設(shè)中重點(diǎn)關(guān)注和解決的現(xiàn)實(shí)性問題。新《檔案法》中對電子檔案的法律效力以及傳統(tǒng)載體檔案向電子檔案過渡的具體方式和注意事項(xiàng)進(jìn)行了明確規(guī)定。在法律效力方面，第三十七條規(guī)定，在法律效力上，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，并且電子形式的檔案可以作為憑證加以使用，這說明了電子檔案存在和使用的合法性。在傳統(tǒng)載體檔案向電子檔案過渡方面，法律除了明確鼓勵和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織開展傳統(tǒng)載體檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化以外，還明確了應(yīng)當(dāng)對已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件進(jìn)行妥善保管。

1.4 規(guī)范檔案信息化建設(shè)主體 檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的建設(shè)內(nèi)容，需要多元主體共同參與落實(shí)。新《檔案法》除了對檔案信息化建設(shè)中電子檔案的管理和使用進(jìn)行說明以外，還明確了相關(guān)主體的檔案信息化建設(shè)責(zé)任。例如，第四十條就明確了檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館的責(zé)任，并規(guī)定檔案館應(yīng)當(dāng)承擔(dān)檔案數(shù)字資源的收集、保存和利用責(zé)任；第四十一條規(guī)定，國家是推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)的主體，有推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用的責(zé)任。當(dāng)然，法律還對各級政府，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的檔案信息化建設(shè)責(zé)任與義務(wù)進(jìn)行了明確。

2 基于新《檔案法》相關(guān)規(guī)定的檔案信息化建設(shè)策略

通過上述分析可以看出，新《檔案法》對檔案信息化建設(shè)工作開展中的建設(shè)主體、建設(shè)責(zé)任、建設(shè)方法等內(nèi)容進(jìn)行了系統(tǒng)、細(xì)化的規(guī)定，為國家和地區(qū)檔案信息化建設(shè)工作的高質(zhì)量開展提供了強(qiáng)有力的法律支持。然而，制定明確的法律規(guī)定僅僅是檔案信息化建設(shè)的第一步，更為重要的是采取科學(xué)的措施來推動相關(guān)法律規(guī)定內(nèi)容的真正落地實(shí)施。結(jié)合當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況來看，相關(guān)主體應(yīng)當(dāng)從以下幾方面著手推動檔案信息化建設(shè)。

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念 雖然近年來的檔案信息化實(shí)踐促使部分單位對檔案信息化建設(shè)工作保持了較高的重視度，但受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，以及新《檔案法》頒布實(shí)施前檔案管理工作的分散性和隨意性，多數(shù)檔案管理單位及其管理人員對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知仍然比較淺顯，這增加了新《檔案法》實(shí)施的難度與挑戰(zhàn)。因此，在新《檔案法》實(shí)施頒布實(shí)施后，政府、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織等檔案管理單位要對新的法律內(nèi)容進(jìn)行深入性、系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)研究，從思想認(rèn)識上強(qiáng)化對法律中關(guān)于檔案信息化建設(shè)內(nèi)容的理解，確保檔案管理理念緊跟檔案信息化建設(shè)實(shí)際。

2.2 強(qiáng)化檔案信息化責(zé)任落實(shí) 新《檔案法》中對國家、政府、檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織等主體在檔案信息化建設(shè)方面的責(zé)任，這些建設(shè)責(zé)任是檔案信息化建設(shè)工作順利、穩(wěn)定、持續(xù)推進(jìn)的基礎(chǔ)性條件，相關(guān)主體只有切實(shí)落實(shí)好這些責(zé)任，才能保障檔案信息化建設(shè)工作的有效開展。因此，這些主體要重視和深入推進(jìn)相關(guān)建設(shè)責(zé)任的落實(shí)，確保檔案信息化建設(shè)工作的穩(wěn)步開展。

2.3 培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才 檔案信息化建設(shè)既需要統(tǒng)一、規(guī)范、明確的法律規(guī)定和指導(dǎo)，也需要有強(qiáng)大的信息化技術(shù)條件做支撐。因此，為保障新《檔案法》中關(guān)于檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容的真正落實(shí)到位，相關(guān)主體要加強(qiáng)檔案信息化管理方面的人才引進(jìn)與培養(yǎng)，切實(shí)彌補(bǔ)檔案信息化建設(shè)中專業(yè)人才缺乏的短板。首先，要拓寬檔案信息化建設(shè)人才引進(jìn)渠道。檔案管理主體要改變傳統(tǒng)檔案管理人才招聘的認(rèn)識，將管理能力和信息技術(shù)能力等檔案信息化建設(shè)中的核心性能力要求作為人才招聘的重點(diǎn)考察內(nèi)容，確保招聘到的人才能夠在短時間內(nèi)勝任檔案信息化建設(shè)工作的要求。同時，在招聘范圍上，相關(guān)主體要打破專業(yè)限制、地域限制，除了招收高校畢業(yè)生人才以外，還要適當(dāng)?shù)卣衅干鐣弦恍┚ㄓ谛畔⒓夹g(shù)和管理能力的人才，以此擴(kuò)充有經(jīng)驗(yàn)、有能力的專業(yè)人才在檔案信息化人才隊(duì)伍中的比重。

2.4 優(yōu)化檔案信息化建設(shè)評估 檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的建設(shè)工作，需要單位內(nèi)部各部門、各崗位職工的共同參與。同時，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)持續(xù)性的工作，需要根據(jù)檔案信息化建設(shè)的要求進(jìn)行持續(xù)性的改善與優(yōu)化。因此，檔案管理主體要在新《檔案法》明確的檔案信息化建設(shè)責(zé)任框架內(nèi)，圍繞檔案信息化建設(shè)的實(shí)際要求進(jìn)行持續(xù)性的建設(shè)評估，通過評估來發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)各環(huán)節(jié)中可能存在的問題和不足，以問題為導(dǎo)向來尋求優(yōu)化檔案信息化建設(shè)的方法策略。例如，機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位內(nèi)部可以成立專門的檔案信息化建設(shè)評估小組，負(fù)責(zé)對本單位內(nèi)部檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行評估、督導(dǎo)。

結(jié)語

新《檔案法》是在我國積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的背景下頒布實(shí)施的專門性法律，其在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、提升檔案管理能力與水平等方面具有突出性的作用。相關(guān)主體除了對新《檔案法》中明確的檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行深入、系統(tǒng)學(xué)習(xí)以外，還要通過轉(zhuǎn)變檔案管理理念、強(qiáng)化檔案信息化責(zé)任落實(shí)、培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才和優(yōu)化檔案信息化建設(shè)評估等具體措施的落實(shí)，來保證檔案信息化建設(shè)工作能夠順利開展。