董 可 寧 津

1.中國煙草總公司天津市公司營銷中心 天津 300000;2.天津市煙草專賣局公路分局 天津 300000

隨著信息化科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,全國各行業(yè)對信息化建設(shè)的需求日益增加,各大科技企業(yè)也在隨著需求市場的不斷擴(kuò)張,不斷充實自身技術(shù)研發(fā)能力,拓展技術(shù)應(yīng)用范圍。在信息化系統(tǒng)建設(shè)承建方的競爭中,競爭對手不斷增加,競爭日趨激烈,在項目投標(biāo)階段就蘊含著各種風(fēng)險,影響著最后的競標(biāo)結(jié)果。因此實現(xiàn)在投標(biāo)過程中發(fā)現(xiàn)風(fēng)險,做好應(yīng)對措施,最終贏得中標(biāo),是每一個信息化系統(tǒng)建設(shè)方必須研究考量的。

1 信息化系統(tǒng)項目投標(biāo)風(fēng)險分析

1.1 信息化系統(tǒng)投標(biāo)項目風(fēng)險識別方法 項目風(fēng)險識別的方法有很多,包括德爾菲法、情景分析法、流程圖法以及頭腦風(fēng)暴法等。信息化系統(tǒng)所采用的是頭腦風(fēng)暴法,之所以選擇頭腦風(fēng)暴法,是因為通過長期觀察,發(fā)現(xiàn)頭腦風(fēng)暴法適用于信息化系統(tǒng)。信息化系統(tǒng)風(fēng)險識別專家組的人數(shù)為5人,雖然人員是從行業(yè)內(nèi)外專業(yè)、年齡、學(xué)歷以及崗位各不同的人員中挑選的,但他們的共同特點是都曾參與過煙草企業(yè)的項目建設(shè)開發(fā),都在這方面具備足夠的經(jīng)驗和閱歷。項目組召集專家組成員開會,以信息化系統(tǒng)投標(biāo)過程為主題,根據(jù)自己曾經(jīng)的相關(guān)工作經(jīng)驗提出看法和建議,特別是哪些過程是極易產(chǎn)生風(fēng)險的,都會如實、毫無保留地說出,此外同時安排3至4名記錄員詳細(xì)記錄,會后核對彼此所記錄的內(nèi)容,繪制成冊并上交領(lǐng)導(dǎo)層。

1.2 信息化系統(tǒng)項目投標(biāo)風(fēng)險識別

1.2.1 投標(biāo)準(zhǔn)備階段的風(fēng)險識別 投標(biāo)準(zhǔn)備階段存在的風(fēng)險主要包括以下兩點:

(1)招標(biāo)文件內(nèi)項目信息的獲取風(fēng)險。投標(biāo)方獲得項目相關(guān)信息最初方法就是對招標(biāo)文件的分析。通常,招標(biāo)文件由招標(biāo)方填寫,但招標(biāo)方對具體項目建設(shè)的細(xì)節(jié)不能很好的把控,因此在制作招標(biāo)文件時,對于相關(guān)技術(shù)性指標(biāo)不能以明確的文字表達(dá),導(dǎo)致投標(biāo)方在通過招標(biāo)文件分析項目內(nèi)容時,產(chǎn)生理解上偏差的風(fēng)險。

(2)投標(biāo)方通過招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)獲取相關(guān)信息的交流風(fēng)險。煙草企業(yè)招投標(biāo)相關(guān)工作管理規(guī)定要求,在定標(biāo)前嚴(yán)禁與投標(biāo)方交流。因此投標(biāo)方對于項目問題只能通過與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)溝通,這就需要投標(biāo)方的業(yè)務(wù)經(jīng)理具備較強(qiáng)的邏輯思維能力與溝通交際能力,以便將想獲取的項目相關(guān)信息進(jìn)行表達(dá)。因此,投標(biāo)方派出參與投標(biāo)的業(yè)務(wù)經(jīng)理的工作能力也是這一階段的主要風(fēng)險。

1.2.2 投標(biāo)實施階段的風(fēng)險識別 投標(biāo)實施階段的風(fēng)險主要來自于以下幾個方面:

(1)對項目的認(rèn)知風(fēng)險。對項目的認(rèn)知不僅包含對其系統(tǒng)內(nèi)容、架構(gòu)、建設(shè)需求的了解,還包括對招標(biāo)方實力是否能支持項目實施資金的及時兌現(xiàn)等,這些因素都會對后期項目施工帶來重大影響的風(fēng)險。因此,實施階段對項目的認(rèn)知風(fēng)險是影響整個投標(biāo)工作甚至中標(biāo)后項目施工的一項重大風(fēng)險。

(2)項目實施的技術(shù)風(fēng)險。對比招標(biāo)文件,查找是否存在需要進(jìn)行系統(tǒng)二次開發(fā)、系統(tǒng)功能升級的風(fēng)險,并分析承建方預(yù)期派駐的項目組技術(shù)人員是否具備完成上述工作任務(wù)及應(yīng)對招標(biāo)方提出的臨時性系統(tǒng)功能需求的開發(fā)工作。對于承建方預(yù)期派駐的項目組無法完成開發(fā)的項目需求,應(yīng)考慮公司內(nèi)部其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域的技術(shù)人員臨時進(jìn)行派駐支持等。

(3)項目承建的商務(wù)風(fēng)險。投標(biāo)方在參與煙草信息化系統(tǒng)項目投標(biāo)過程中可能面臨國家的政策風(fēng)險、國家煙草專賣局的管理規(guī)定變化風(fēng)險、成本投入增加風(fēng)險及臨時追加項目建設(shè)內(nèi)容等商務(wù)風(fēng)險。

(4)競爭對手的道德風(fēng)險。在招投標(biāo)實際操作過程中,往往會發(fā)生幾家投標(biāo)方進(jìn)行串通投標(biāo)的“圍標(biāo)”行為,以及某家投標(biāo)方為獲得項目承建資格從而提高自身知名度,不顧自身盈利與否而刻意降低報價進(jìn)行惡意競標(biāo)。在投標(biāo)實施階段,競爭對手的種種有損道德的投標(biāo)行為,也是影響成功中標(biāo)的重要風(fēng)險。

(5)投標(biāo)方總體決策風(fēng)險。在項目投標(biāo)實施階段,對于項目承建的論證結(jié)果最終仍需投標(biāo)方高層進(jìn)行最終決策,而不僅靠委派進(jìn)行投標(biāo)的產(chǎn)品經(jīng)理或項目組進(jìn)行。而在高層決策期間,也存在著一定人為或非人為的風(fēng)險影響因素。

1.2.3 簽約階段的風(fēng)險識別 簽約階段的風(fēng)險主要來自于以下幾個方面:

(1)與競爭對手競爭導(dǎo)致的競爭風(fēng)險。在項目簽約階段的評標(biāo)及中標(biāo)評審過程中,評標(biāo)委員會通過投標(biāo)方的投標(biāo)書進(jìn)行評定,與競爭對手間展開的實際較量也在此開展。但影響能否戰(zhàn)勝對手的決定性因素是在前期對于競爭對手的信息收集上,往往哪家投標(biāo)方的技術(shù)能力證明更充分、項目建設(shè)規(guī)劃更合理、項目報價更低廉,最終就會在這場競爭中勝出。而因為競爭導(dǎo)致的在投標(biāo)書上明確的綜合利潤讓步,往往會為后期項目施工帶來不利的影響。因此與競爭對手的競爭導(dǎo)致的競爭風(fēng)險,是此階段的一項重要風(fēng)險。

(2)合同簽訂風(fēng)險。合同的簽訂代表著投標(biāo)方的勝利,但也代表著項目施工的開始。合同的條款及明細(xì),將影響后期項目施工。而合同條款的初期制定,掌握權(quán)是在招標(biāo)方手中,因此合同條款很多是不利于投標(biāo)方的利益的,這無疑為投標(biāo)方帶來很多風(fēng)險。

2 信息化系統(tǒng)項目投標(biāo)風(fēng)險管控策略

2.1 投標(biāo)風(fēng)險的應(yīng)對措施

2.1.1 投標(biāo)準(zhǔn)備階段的風(fēng)險應(yīng)對措施

(1)招標(biāo)文件信息風(fēng)險的應(yīng)對措施。招標(biāo)文件所標(biāo)明的項目建設(shè)內(nèi)容可能因為招標(biāo)方對于項目的理解不夠深入或?qū)τ谙到y(tǒng)項目建設(shè)的技術(shù)性指標(biāo)不能進(jìn)行專業(yè)化描述,由此導(dǎo)致的投標(biāo)方在接到招標(biāo)文件后不能對具體信息進(jìn)行第一手掌握。需要投標(biāo)方進(jìn)一步加強(qiáng)對招標(biāo)文件描述的項目內(nèi)容的拓展性理解,同時加強(qiáng)后期對發(fā)現(xiàn)的疑問點與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通,全面掌握項目建設(shè)的具體內(nèi)容,從而在投標(biāo)準(zhǔn)備階段對項目投標(biāo)甚至于對項目建設(shè)做好充分的準(zhǔn)備。

(2)獲取項目相關(guān)信息風(fēng)險的應(yīng)對措施。想要前期溝通順暢,相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從以下幾個方向來獲取信息:①是招標(biāo)方的哪個部門需要建設(shè)開發(fā)該項目;②招標(biāo)方會派出其內(nèi)部的哪個組織來進(jìn)行此項招標(biāo)工作;③招標(biāo)方可支付的費用,對該項目可投入的資金是否匹配該項目的開發(fā)建設(shè);④項目是否單獨存在的,還是需要其他相互配合的項目系統(tǒng)一起支撐,例如,財務(wù)系統(tǒng)軟件需要人力資源軟件的支撐配合;⑤如果該項目需要另一個項目A的配合,那項目是否已經(jīng)存在,如若不存在,是否需要投標(biāo)方再建設(shè)開發(fā)項目A等。只有真正了解上述內(nèi)容,投標(biāo)方的領(lǐng)導(dǎo)層才能做出精準(zhǔn)決策。

2.1.2 投標(biāo)實施階段的風(fēng)險應(yīng)對措施 項目實施階段會遇到的風(fēng)險主要是對項目的認(rèn)知風(fēng)險,具體措施:①要了解自己本身是否具備足夠的能力勝任招標(biāo)方所要求的項目開發(fā)建設(shè)工作;②社會上的競爭對手又是否具備足夠的能力勝任招標(biāo)方所要求的項目開發(fā)建設(shè)工作,自身的的競爭優(yōu)勢是什么等。

2.1.3 項目簽約階段的風(fēng)險應(yīng)對措施 合同簽約階段的風(fēng)險應(yīng)對應(yīng)該從以下幾個方面注意:①通常情況下,任何簽約都不可能只對項目開發(fā)本身進(jìn)行合同簽訂,肯定還有其他很多方面的細(xì)節(jié)需要簽訂,投標(biāo)方應(yīng)考慮細(xì)致全面,將需要簽訂合同的細(xì)節(jié)考慮全面,例如硬件設(shè)備、如何采購等,都需再單獨簽訂;②里面涉及到完成期限、操作期限等關(guān)于時限的內(nèi)容一定要格外注意;③要弄清楚招標(biāo)方和投標(biāo)方應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任都有哪些。

2.2 投標(biāo)風(fēng)險的監(jiān)控措施

2.2.1 鞏固顧問詢問制度 投標(biāo)方想要防范風(fēng)險發(fā)生,就要咨詢專業(yè)風(fēng)險防控機(jī)構(gòu)幫助。風(fēng)險咨詢機(jī)構(gòu)有很多,在挑選時一定要選擇適合自身企業(yè)發(fā)展的機(jī)構(gòu)。合適的機(jī)構(gòu)可為投標(biāo)方提供有針對性的指導(dǎo)和幫助,識別風(fēng)險并提出解決措施。

2.2.2 建立信息化的監(jiān)控制度 近幾年,隨著信息化時代的到來,通過一系列信息化手段監(jiān)控風(fēng)險已是較為常見的方法。為確保投標(biāo)順利,投標(biāo)方必須對投標(biāo)工作的全過程進(jìn)行嚴(yán)格地監(jiān)控。開發(fā)建設(shè)項目是投標(biāo)方的主營業(yè)務(wù),自然也會將更多精力投入其中,所以就會忽視了對風(fēng)險識別、防控等工作。因此,建立信息化的監(jiān)控才是最有效的手段。

3 結(jié)論

本文立足于參與煙草企業(yè)信息化系統(tǒng)項目的投標(biāo)風(fēng)險管理,在對其項目投標(biāo)工作的整個過程進(jìn)行細(xì)致分析和深入研究的同時,充分結(jié)合理論依據(jù),分別采取了風(fēng)險識別和風(fēng)險應(yīng)對等方法,對投標(biāo)工作中所涉及的每個階段進(jìn)行分析,從而找出可能發(fā)生的風(fēng)險并判斷出該風(fēng)險會造成的影響程度,最終作出操作性強(qiáng)、實踐性強(qiáng)、針對性強(qiáng)的應(yīng)對策略,不僅降低了風(fēng)險發(fā)生幾率,還大幅度提高了該項目的中標(biāo)成功率。