尹敬波 吉林省四平市公用事業(yè)服務(wù)中心

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

（一）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理人才

結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，缺少充足的管理人才，這也是當(dāng)前單位比較突出的額一個(gè)問(wèn)題。當(dāng)前，部分單位現(xiàn)有檔案管理人才沒(méi)有接受專(zhuān)業(yè)性的檔案信息化系統(tǒng)培訓(xùn)，平時(shí)的工作中經(jīng)常會(huì)有人為因素導(dǎo)致的工作上的失誤，并未把檔案信息化管理價(jià)值全面發(fā)揮。在某些事業(yè)單位當(dāng)中甚至有的沒(méi)有進(jìn)行檔案管理人員的轉(zhuǎn)崗設(shè)置，自此，不利于檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)完成。在日常工作中，部分單位只是將檔案管理工作停留在表面，沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有作用，使得檔案信息化管理水平降低。

（二）在檔案信息化建設(shè)中缺乏完善的離職交接制度

從目前社會(huì)發(fā)展情況來(lái)看，極少會(huì)有在某個(gè)崗位上工作直到退休，特別是在事業(yè)單位當(dāng)中人員換屆可以說(shuō)是常態(tài)，為此，檔案管理工作當(dāng)中，管理人員離職或者工作交接是首要的一個(gè)問(wèn)題，特別是突發(fā)性的離職交接，目前來(lái)看，大部分的檔案管理單位并沒(méi)有完善的離職交接手續(xù)，這樣就導(dǎo)致在檔案管理人員離職交接工作的時(shí)候根本沒(méi)有任何手續(xù)，其中就會(huì)造成很大一部分的檔案變?yōu)椤皸墮n”、“死檔”，這對(duì)事業(yè)單位來(lái)講可以說(shuō)是極為不利的。

（三）事業(yè)單位在檔案信息保管中尚缺乏有效的措施

在檔案管理中，做好檔案信息保存工作是非常必要的，即便是目前電子檔案的應(yīng)用日益廣泛，但是一些重要的檔案信息，部分單位將會(huì)采用紙質(zhì)管理形式。在事業(yè)單位實(shí)施檔案信息化建設(shè)后，重要的檔案、機(jī)密的檔案并沒(méi)有做好相應(yīng)的保護(hù)措施，導(dǎo)致電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理模式上存在明顯差異，像很多機(jī)密性的檔案丟失掉。當(dāng)單位需要使用這些檔案的時(shí)候，又找不到，這樣就造成大量檔案信息價(jià)值的缺失，給事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作發(fā)展造成了極大的阻礙。

（四）事業(yè)單位缺少高科技管理和保護(hù)檔案的意識(shí)

在社會(huì)高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位固有的檔案管理辦法、檔案管理設(shè)施顯然不能適應(yīng)目前社會(huì)發(fā)展的需求，可是，很多的事業(yè)單位并未充分的認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)重性，有不少的事業(yè)單位檔案信息管理不能做到第一時(shí)間更新或一些單位檔案更新速度比較緩慢，不滿(mǎn)滿(mǎn)足現(xiàn)代化時(shí)代發(fā)展要求。并且，沒(méi)有把現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用其中，阻礙檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

二、完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展的引導(dǎo)者和執(zhí)行者，因此檔案管理人員綜合水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)將會(huì)給檔案信息化建設(shè)效果帶來(lái)一定影響。為此，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)活動(dòng)前，應(yīng)組織檔案管理人員接受專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。其一，事業(yè)單位要在特定時(shí)間段內(nèi)安排單位內(nèi)部檔案管理工作人員參加檔案信息化建設(shè)的技能與培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員思想意識(shí)，明確檔案管理信息化建設(shè)對(duì)單位發(fā)展的影響；其二，事業(yè)單位要向外界進(jìn)行檔案信息化管理優(yōu)秀人才的大力招聘，這樣才能夠?yàn)閱挝蝗蘸髾n案管理工作的開(kāi)展供應(yīng)新鮮的血液，促進(jìn)單位檔案信息化建設(shè)工作更好發(fā)展。只有這樣做，才能夠使得我國(guó)事業(yè)單位檔案管理水平趕上社會(huì)進(jìn)步的發(fā)展步調(diào)。

（二）認(rèn)真做好事業(yè)單位檔案管理人員的離職交接工作

在檔案管理人員離職交接過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)設(shè)定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，保證交接工作順利進(jìn)行。在單位檔案管理人員離職過(guò)程中，需要在員工離職前期做好檔案管理工作的交接，同時(shí)需要保留下個(gè)人的聯(lián)系電話(huà)，以便于接手工作的檔案管理人員在有問(wèn)題的時(shí)候能夠第一時(shí)間聯(lián)系到原離職人員，并且，需要做好交接工作的書(shū)面?zhèn)渥ⅲ龅焦ぷ髫?zé)任明確到個(gè)人，方便日后的查詢(xún)。

（三）做好檔案信息的更新管理工作，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

大體來(lái)看，幾乎每日事業(yè)單位都會(huì)有新的變化，為此，事業(yè)單位檔案管理工作人員要緊跟信息發(fā)展變化的步伐，及時(shí)收集所需信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，做到檔案信息庫(kù)的盡可能地完善化。從本單位的具體需求著手，做到檔案管理設(shè)備的及時(shí)更新，采購(gòu)新型檔案設(shè)備，這樣才能夠推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息管理的工作效率，給后續(xù)檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。

（四）建立屬于自己的檔案信息化管理規(guī)則

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)把建設(shè)檔案信息化管理規(guī)章制度為根本，要知道，每一項(xiàng)檔案管理工作的實(shí)施，都要嚴(yán)格按照規(guī)章制度要求落實(shí)。為此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作當(dāng)中，要從實(shí)際的情況出發(fā)，建立屬于單位自己的檔案信息化管理規(guī)則，通過(guò)科學(xué)合理的方法來(lái)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，以最小的資源、人力及成本投入來(lái)將檔案管理工作做好，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，提高檔案信息化建設(shè)水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

在社會(huì)高速發(fā)展的今天，信息化進(jìn)程也在不斷地增快，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)工作時(shí)，也應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)、不斷發(fā)展。要知道，在事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，檔案管理作為基本工作，對(duì)于事業(yè)單位重大決策的制定、專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)等具有十分重要的意義。為此，要認(rèn)真地落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)工作，把檔案管理的作用最大限度上的體現(xiàn)出來(lái)，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，不斷提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平，從而才能夠?yàn)閺V大人民群眾提供最為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。