葛 新

（清華大學(xué)，北京 100084）

隨著社會環(huán)境與信息化水平的不斷發(fā)展，社會對于檔案格式及內(nèi)容的需求也在發(fā)生相應(yīng)轉(zhuǎn)變。檔案管理工作可以結(jié)合社會需求，進行管理理念與模式的轉(zhuǎn)變，同時增加了信息通信技術(shù)的應(yīng)用度，促進了檔案的信息化與數(shù)字化轉(zhuǎn)變，保證了檔案管理工作符合社會需求，從而提升了人們對檔案管理工作的認(rèn)同度。

1 檔案管理信息通信技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀分析

1.1 信息通用技術(shù)提升了檔案管理的數(shù)字化趨勢

信息通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，在提高檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)上，緩解了不同檔案部門信息孤島的問題，為不同檔案部門之間進行信息的交流與傳遞提供了便捷化的途徑，提高了檔案環(huán)節(jié)的綜合水平[1]。

1.2 信息通信技術(shù)改進了檔案管理方式

信息通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，促進了檔案管理從紙質(zhì)管理向數(shù)字化管理的順利轉(zhuǎn)變，不僅為檔案管理工作節(jié)約了文件存儲的空間，降低了檔案管理的維護成本，而且還改變了傳統(tǒng)檔案管理的模式，提高了檔案管理的便捷化程度，得到了檔案管理人員及檔案持有人的喜愛。

1.3 信息通信技術(shù)提高了檔案的利用效率

信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用，幫助檔案管理模式進一步升級。一方面增強了檔案保存的安全性，降低了環(huán)境對于檔案保存的約束；另一方面，為檔案資料借助信息通信設(shè)備進行電子文檔的傳遞節(jié)約了流通成本，增強了傳播過程的安全性。由此可見，信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用增強了檔案管理的便利性，有助于人們更加便捷地使用檔案，提升了檔案的利用效率[2]。

2 數(shù)字化檔案管理中應(yīng)用信息通信技術(shù)存在的問題

2.1 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的差異

由于信息通信技術(shù)載體的差異性，導(dǎo)致其在生成檔案數(shù)據(jù)時的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存在差異，因此檔案管理人員在借助檔案管理軟件進行檔案整理與分類的過程中，需要根據(jù)管理需求，進行方案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變。在這個過程中，可能會發(fā)生因檔案格式轉(zhuǎn)變而出現(xiàn)文件損壞或者破損的現(xiàn)象，不僅會造成檔案資料的損失，產(chǎn)生檔案資料管理不當(dāng)?shù)膯栴}，而且還會增加檔案管理人員的工作量，降低檔案管理的速度。

2.2 檔案信息碎片化

部分部門并沒有檔案資料錄入意識、對于檔案信息的重視度不高，常常沒有及時進行檔案信息的錄入，而在事后結(jié)合工作需求進行檔案補充，導(dǎo)致信息出現(xiàn)不及時性與不準(zhǔn)確性問題，檔案信息碎片化現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.3 信息化水平不高

檔案管理數(shù)字化及信息化的轉(zhuǎn)變，需要借助電子設(shè)備的支持，以滿足檔案數(shù)字化管理的需求，以提升檔案管理的效率和水平。但是，部分檔案管理部門并沒有跟上信息通信技術(shù)發(fā)展的步伐，沒有檔案管理需求，缺乏檔案信息資源庫，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)缺乏科學(xué)指導(dǎo)，不利于檔案信息化與數(shù)字化的轉(zhuǎn)變[3]。

2.4 人員信息化程度不高

檔案管理人員的信息化程度對于信息通信技術(shù)的應(yīng)用具有極大的影響，信息化程度高的檔案管理人員可以快速適應(yīng)信息通信技術(shù)為檔案管理所帶來的變化，并借助信息通信技術(shù)完善檔案管理內(nèi)容，細化檔案管理工作，保證檔案管理的及時性[4]。但是，部分檔案管理人員并不具備高素質(zhì)的信息化水平，跟不上信息通信技術(shù)發(fā)展的速度，需要花費大量的時間和精力來適應(yīng)信息通信技術(shù)所帶來的變化。不僅增加了檔案管理人員的學(xué)習(xí)內(nèi)容，而且容易導(dǎo)致檔案管理人員在運用信息通信技術(shù)的過程中出現(xiàn)操作錯誤的現(xiàn)象，增加了工作難度與工作內(nèi)容。

2.5 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不健全

健全的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有助于檔案管理工作的規(guī)范性開展，保證工作的規(guī)劃性和合理性，進而完善工作的內(nèi)容與形式，保證工作在規(guī)定范圍內(nèi)完成。但是，由于我國信息通信技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用尚處于探索時期，檔案管理部門并沒有建立完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理工作開展缺乏依據(jù)與秩序，不僅不利于檔案部門與其他部門的交流與合作，還降低了信息通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，影響檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的健全。

3 檔案數(shù)字化管理中應(yīng)用信息通信技術(shù)的措施

3.1 檔案管理數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一

檔案管理部門在應(yīng)用信息通信技術(shù)的過程中，可以根據(jù)檔案的需求，統(tǒng)一檔案信息的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。不僅可以使管理工作的難度降低，而且還可以保障檔案信息的完整性，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利開展[5]。

首先，檔案管理部門可以依據(jù)檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的需求，進行檔案管理制度完善，對錄入檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行統(tǒng)一規(guī)定。增加與其他部門之間的溝通，讓其他部門了解數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一的危害，并且要求其他部門以檔案部門的工作內(nèi)容為依據(jù)配合工作開展，安全保存檔案信息。其次，檔案部門可以進行內(nèi)部管理制度完善，以制度為管理依據(jù)，提升檔案管理人員的意識和責(zé)任感，減少檔案管理人員在進行紙質(zhì)檔案信息錄入時出現(xiàn)錯誤的機率，保障錄入檔案信息的正確性。最后，檔案管理部門可以結(jié)合數(shù)字化建設(shè)需求，加強信息通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用力度，逐步改變管理缺陷，為信息通信技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用做好鋪墊。檔案管理部門可以結(jié)合信息通信技術(shù)，進行檔案數(shù)字化管理模式的統(tǒng)一，為各部門之間相互配合奠定良好的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化管理模式如圖1所示。

圖1 檔案數(shù)字化管理模式

3.2 檔案信息管理手段的完善

隨著信息通信技術(shù)的逐步應(yīng)用，檔案機構(gòu)可以借助信息通信技術(shù)，進行檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，增加管理的信息化與數(shù)字化，從而保證檔案信息的完整與安全。

首先，檔案管理部門需要進行檔案管理理念的完善，提升檔案管理人員對于信息通信技術(shù)的認(rèn)知。把信息通信技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，不僅可以加快管理的信息化程度，還可以提升檔案部門的服務(wù)意識，擴大服務(wù)范圍。同時，可以借助信息通信技術(shù)時建設(shè)需求，增加資金的投入，完善檔案管理信息化設(shè)備制度，提升管理的數(shù)字化與信息化程度。例如，檔案管理部門可以借助信息通信技術(shù)，建立智慧檔案室。智慧檔案室是集成檔案管理系統(tǒng)、庫房管理系統(tǒng)、門禁防盜系統(tǒng)、異常警報系統(tǒng)、自助借還系統(tǒng)、恒溫恒濕系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)、3D虛擬庫房等多系統(tǒng)為一體的綜合管理系統(tǒng)，它為檔案信息化管理提供了重要技術(shù)支持[6]。檔案管理部門可以運用信息技術(shù)，進行檔案信息管理手段的完善，提高檔案錄入效率，從而增加檔案管理的便捷化程度。檔案信息管理手段如圖2所示。

圖2 檔案信息管理手段

3.3 檔案管理信息化水平的優(yōu)化

首先，檔案管理部門可以根據(jù)不同檔案管理的需求，要求各部門進行自我部門職責(zé)的明確，提高各部門工作的規(guī)范性，保證不同檔案可以根據(jù)不同需求，進行分類、整理、歸檔和保存，在保證信息完整性的基礎(chǔ)上提升管理水平，做好檔案管理與服務(wù)工作的前提準(zhǔn)備。其次，可以結(jié)合管理效率提升的要求，進行管理規(guī)章制度的完善，借助規(guī)章制度要求相關(guān)工作人員開展日常工作，保證工作內(nèi)容的制度化，降低相關(guān)工作人員的失誤率，保證檔案信息收集、整理、歸檔與傳遞的安全，從而提升管理工作的完整度。最后，檔案管理部門可以進行檔案管理責(zé)任制的落實，把檔案管理工作進行分工，并落實到每一個管理人員身上，增強檔案管理人員的責(zé)任意識，從而提升檔案管理水平。

3.4 檔案信息安全提升

檔案管理部門應(yīng)該認(rèn)識到安全性對于信息的重要，以安全保障為前提，應(yīng)用信息通信技術(shù)，開展檔案信息安全性與完整性的保障工作，提升檔案管理效率。檔案管理部門可以根據(jù)檔案信息安全需求，建立一站式檔案管理模式，根據(jù)文檔實物管理、檔案數(shù)字化管理、電子文件管理3個方面，進行個性化安全策略的調(diào)整，讓核心檔案得以安全地傳播與利用。一站式檔案管理模式如圖3所示。

圖3 一站式檔案管理模式

首先，檔案管理部門可以從檔案信息安全的角度出發(fā)，在進行檔案資料存儲時，要求檔案管理人員對檔案資料進行加密處理，保障信息的安全與完整。其次，檔案管理部門可以由檔案信息化平臺安全性保障出發(fā)，聘請專業(yè)技術(shù)人員，進行網(wǎng)絡(luò)防火墻的搭建，增強檔案信息化平臺對于病毒及黑客的抵御能力，保障檔案信息不受外部因素的破壞。最后，檔案管理部門可以把檔案信息安全管理工作納入日常監(jiān)督工作中，聘用專業(yè)人員定期進行檔案信息化水平的安全檢查與維護工作，及時修復(fù)檔案信息化水平的安全漏洞，保證檔案信息的安全。

3.5 檔案管理人員信息化水平提升

首先，檔案管理部門可以根據(jù)信息通信技術(shù)的應(yīng)用需求，定期開展員工的培訓(xùn)工作，借助專家講座、實例分析等形式，幫助員工認(rèn)識到信息通信技術(shù)對于檔案管理的重要性，增強員工學(xué)習(xí)信息技術(shù)的積極性，提升員工的信息化認(rèn)知。其次，檔案管理部門要增加對于員工的信息技術(shù)操作能力的培訓(xùn)工作，提升員工的操作水平，正確運用專業(yè)技術(shù)，提升專業(yè)能力，完善檔案管理工作，保障工作效率。最后，與其他部門協(xié)調(diào)工作，增加各部門與管理部門之間的交流，使得各部門之間的成員可以進行相互交流與實際學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理人員的工作能力，及時發(fā)現(xiàn)和靈活解決管理問題，全面保證管理效果，降低工作失誤率。

3.6 檔案信息化管理平臺的搭建

由于我國檔案信息化平臺正處于不斷探索與發(fā)展時期，檔案管理部門在進行信息化管理平臺搭建的過程中，可以從實際管理需求出發(fā)，結(jié)合其他信息化平臺搭建的經(jīng)驗與模塊，完善平臺內(nèi)各個模塊的功能，不斷根據(jù)需求進行不同功能的搭建，為管理與提升服務(wù)水平增加更多途徑。檔案管理部門可以從2個方面進行檔案信息化管理平臺搭建：1）實際功能需求。檔案管理部門可以在以往的工作中，總結(jié)不同的問題，借助信息通信技術(shù)找出合適的解決措施，通過功能確認(rèn)與完善的方式搭建平臺，把檔案資料的安全性與完整性作為平臺搭建的“初心”，不斷進行功能模塊的開發(fā)，保障檔案工作可以在信息化管理平臺得到全面開展，提升檔案管理的便捷化程度。2）檔案信息共享需求。檔案信息化管理平臺搭建可以為檔案信息的安全傳遞提供保障。檔案部門可以從信息共享角度出發(fā)，研發(fā)出高效的項目檔案管理專業(yè)化平臺。平臺對項目檔案進行信息化統(tǒng)一管理，用戶只需在平臺上就可以完成對于項目檔案的更新、下載、預(yù)覽、打印、借閱、審批、權(quán)限查詢等功能，也可實現(xiàn)用戶對下屬單位檔案業(yè)務(wù)工作的全面管控，大大提高檔案管理的效率和安全性，提升信息的利用率。

3.7 數(shù)字化檔案管理制度健全

健全的數(shù)字化檔案管理制度，一方面可以從制度層面為信息通信技術(shù)的應(yīng)用做好保障，提升管理的數(shù)字化與信息化程度；另一方面可以從檔案管理人員角度出發(fā)，保障每個管理人員之間的公平性，為管理人員提供平等的工作與晉升機會，使其對管理工作投入更多的熱情，保證在規(guī)定時間內(nèi)完成工作。因此，健全管理制度時，增加了檔案管理人員之間的交流時間。聽取檔案管理人員的建議，進行檔案管理制度的健全，一方面可以保障制度的科學(xué)性、權(quán)威性，對管理人員進行認(rèn)知與管理約束，提升工作制度性；另一方面可以讓管理人員認(rèn)識到自己對于單位及工作所做出的貢獻，不斷進行積極性的調(diào)動，激發(fā)管理人員主動性的發(fā)揮，更加完善地完成本職工作，保證檔案管理效果。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作進行數(shù)字化與信息化的轉(zhuǎn)變，可以為社會及企業(yè)發(fā)展提供更多的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，滿足社會及企業(yè)發(fā)展需求。因此，信息通信技術(shù)是協(xié)助檔案管理進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變的重要方式。檔案機構(gòu)可以結(jié)合信息化與數(shù)字化建設(shè)需求，進行以往問題的總結(jié)與分析，并且以此為基礎(chǔ)，提出相應(yīng)的解決措施，不僅滿足檔案高效管理的需求，還可以擴大檔案的服務(wù)力度與范圍，滿足檔案管理信息化工作的需求。