（雅安職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川雅安市，625000）彭 茜

Microsoft Word軟件界面簡潔明了，布局合理便捷，具有強大的文檔處理功能和表格處理功能，用戶在短時間內(nèi)便可以輕松的編寫出一篇美觀、規(guī)范的文檔。雖然Microsoft Word軟件已經(jīng)成為了當前使用最廣泛的日常辦公軟件之一，但是它的一些應(yīng)用技巧卻鮮為人知，現(xiàn)就Microsoft Word2010軟件的一些應(yīng)用技巧進行探討。

1 日常辦公文檔的處理技巧

1.1 批量修改文本內(nèi)容

在日常辦公中，工作人員在編寫文檔時，避免不了會鍵入一些錯誤的詞語。如果逐個去更改，往往會浪費較多的時間，尤其是在長文檔中，此時，如果學(xué)會使用技巧，將會事半功倍。第一步，用鼠標選中文檔中任一錯誤詞語。第二步，使用快捷方式，鍵入組合鍵“Ctrl+H”，啟用查找和替換對話框，也可以用鼠標選擇“開始”選項卡，單擊“編輯”工作組中的“替換”按鈕啟動查找和替換對話框。第三步，將查找出來的錯誤詞語，替換為正確的詞語后，單擊選擇“全部替換”即可。同理，如果想批量刪除文檔中多余的空行，也可以使用此方法。第一步，使用快捷方式，鍵入組合鍵“Ctrl+H”，啟用查找和替換對話框。第二步，在“查找內(nèi)容”框中輸入“^p^p”，在“替換為”框中輸入“^p”（可通過單擊“更多”按鈕，在展開的界面中單擊“特殊格式”按鈕，最后在彈出的列表中選擇“段落標記”實現(xiàn)）1。第三步，單擊選擇“全部替換”即可。

1.2 長標題處理

在編輯文檔時，尤其是公文寫作時，有時會遇到較長的標題，如果想將長標題放在一行，此時就需要使用字體縮放，使多余一行的標題文字在一行顯示。第一步，選中需要編輯的文本標題。第二步，單擊“開始”選項卡上“字體”工作組右下角的對話框啟動按鈕，彈出“字體”對話框。也可以單擊鼠標右鍵，啟用“字體”對話框。第三步，選擇“高級”選項卡，在“字體間距”選項區(qū)域中的“縮放”下拉列表框中選擇適合的縮放比例，調(diào)整文字寬度。也可以選擇“間距”為“緊縮”，并調(diào)整到適合的磅值。

1.3 快速創(chuàng)建文檔目錄

通常情況，在編輯長文檔時，需要創(chuàng)建一個文檔目錄以便快速訪問。以創(chuàng)建二級目錄為例進行介紹，具體操作步驟如下所示。第一步，將編輯完成的文檔切換至大綱視圖，選擇“視圖”選項卡，單擊“文檔視圖”工作組中的“大綱視圖”。第二步，依次選擇文檔中的一級標題、二級標題，再單擊“大綱工具”工作組中的“大綱級別”下拉按鈕，將之前選中的一級標題、二級標題分別對應(yīng)設(shè)置為1級、2級。關(guān)閉大綱視圖，切換回頁面視圖。第三步，將光標定位在需創(chuàng)建目錄的頁面，一般情況為文檔首頁。然后輸入“目錄”并使其居中，鍵入兩次“Enter”鍵，在目錄下方產(chǎn)生一空行。第四步，選擇“引用”選項卡，單擊“目錄”工作組中的“目錄”按鈕，在下拉框中選擇“插入目錄”命令，打開“目錄”對話框，單擊選擇“確定”按鈕即可。

1.4 文本和表格的相互轉(zhuǎn)換

1.4.1 文本轉(zhuǎn)換為表格

將文本轉(zhuǎn)換為表格時，首先要確定文本信息的列與列之間要有分隔符，分隔符決定文字如何進入表格。在Microsoft Word軟件中可以用制表符、空格、逗號、段落符、自定義符號作為分隔符。具體步驟如下所示。第一步，在需要轉(zhuǎn)換的文本之間加一個分隔符，若已有分隔符可以省略這步。第二步，單擊“插入”選項卡上“表格”工作組中的“表格”按鈕，啟動“文本轉(zhuǎn)換成表格”對話框。第三步，在“表格尺寸”區(qū)域中設(shè)置適合的行數(shù)和列數(shù)，在“‘自動調(diào)整’操作”區(qū)域中設(shè)置轉(zhuǎn)換后表格的調(diào)整方式，在“文字分隔位置”區(qū)域中選擇需要設(shè)置的間隔符。第四步，單擊選擇“確定”按鈕即可。

1.4.2 表格轉(zhuǎn)換為文本

將表格轉(zhuǎn)換為文本時，首先選定需要轉(zhuǎn)換的表格或是將光標置于表格之中。第一步，單擊“表格工具”中“布局”選項卡上“數(shù)據(jù)”工作組中的“轉(zhuǎn)換為文本”按鈕。第二步，在彈出的“表格轉(zhuǎn)換成文本”對話框中，在“文字分隔符”選項區(qū)域中選擇要轉(zhuǎn)換為文字的分隔符，如制表符、空格、逗號、段落符、自定義符號等。第三步，單擊選擇“確定”按鈕即可。

2 受損文檔的處理技巧

2.1 自動保存

為了避免文檔的意外丟失，可以使用Microsoft Word軟件提供的“自動保存文檔”功能來保存文檔，具體操作步驟如下所示。第一步，單擊選擇“文件”選項卡上的“選項”命令，彈出“Word選項”對話框。第二步，單擊選擇“保存”選項卡，然后，選中“保存自動回復(fù)信息時間間隔”復(fù)選框，并在右側(cè)數(shù)值框中設(shè)置適合的時間，如10min自動保存一次。第三步，單擊“確定”按鈕即可。

經(jīng)過上述設(shè)置后，在以后文檔的編輯過程中，達到設(shè)定的時間如10min，系統(tǒng)將會對正在編輯的文檔自動保存一次。除此之外，利用快捷方式，同時按下組合鍵“Ctrl+S”，也可以對文檔進行保存。

2.2 修改啟動

為了避免因使用宏命令，出現(xiàn)文檔打不開的情況，也可以提前修改Microsoft Word軟件中的參數(shù)。第一步，在電腦桌面上右鍵選中我的電腦，找到Microsoft Word程序。第二步，將Winword.exe文件以快捷方式的形式，保存到電腦桌面上。第三步，右鍵選中該快捷方式，找到屬性窗口，將“/m”填寫在“目標”后面，再保存該快捷方式即可完成設(shè)置2。

2.3 受損恢復(fù)

如果想快速恢復(fù)受損文檔，最簡單的一種修復(fù)方式，就是打開損壞的文件，將其另存為RTF格式的文檔；保存后，關(guān)閉受損文檔；然后再打開已重新保存的RTF文檔，再將其另存為Word文檔，保存后，關(guān)閉RTF格式的文檔即可實現(xiàn)快速修復(fù)。如果文檔沒有被修復(fù)，或者只是修復(fù)了一小部分，可以嘗試將受損文檔轉(zhuǎn)換成TXT格式的文本文檔，再轉(zhuǎn)換為Word文檔。這種方法是通過轉(zhuǎn)換格式來進行修復(fù)的，只能修復(fù)Word文檔的內(nèi)容，但格式不會被修復(fù)。

3 結(jié)語

綜上所述，在日常辦公中只有掌握好Microsoft Word軟件的使用技巧，才能起到事半功倍的效果，更加有效的提高工作效率。