（雅安職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川雅安市，625000）吳 姍

1 數(shù)據(jù)錄入技巧

1.1 相同數(shù)據(jù)的錄入

用戶在編輯Excel工作表的過程中,有時(shí)候需要輸入大量相同的數(shù)據(jù)，如果手動(dòng)逐條進(jìn)行輸入會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間和精力，運(yùn)用Excel提供的自動(dòng)填充功能和快捷鍵可以提高數(shù)據(jù)的錄入效率。

使用Excel自動(dòng)填充相同數(shù)據(jù)時(shí)，在第一個(gè)單元格輸入內(nèi)容后，可以通過拖動(dòng)該單元格右下角的填充柄至要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，如果要填充包含數(shù)字的文本型內(nèi)容時(shí)，則在拖動(dòng)填充柄的同時(shí)需要按下Ctrl鍵。運(yùn)用Ctrl+Enter快捷鍵在單元格區(qū)域錄入相同內(nèi)容時(shí)，首先要選中需要輸入相同數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，然后在工作表的數(shù)據(jù)編輯區(qū)輸入數(shù)據(jù)內(nèi)容，最后單擊Ctrl+Enter組合鍵即可完成在選中區(qū)域內(nèi)快速地錄入相同數(shù)據(jù)。

1.2 單元格換行設(shè)置

在Excel工作表中，默認(rèn)情況下，用戶在單元格中輸入的數(shù)據(jù)是不換行的，當(dāng)用戶輸入的文本超出單元格寬度時(shí)，如果右側(cè)相鄰的單元格中已有數(shù)據(jù)，那么超出的文本就會(huì)被隱藏起來。Excel不像Word那樣敲擊回車鍵就能實(shí)現(xiàn)輕松換行，在Excel中敲擊回車鍵，光標(biāo)會(huì)定位到下一個(gè)單元格，要解決此問題，可以根據(jù)實(shí)際需要采用兩種方式進(jìn)行設(shè)置，一種是設(shè)置自動(dòng)換行，另一種是設(shè)置強(qiáng)制換行。自動(dòng)換行可以使單元格內(nèi)的文字隨著單元格寬度的變化而換行，設(shè)置方法是選中需要設(shè)置自動(dòng)換行的單元格，單擊“開始”選項(xiàng)卡，在“對(duì)齊方式”工作組中單擊“自動(dòng)換行”按鈕即可。強(qiáng)制換行可以從單元格中的任意一處開始讓單元格的內(nèi)容換行，在強(qiáng)制換行前，需要先將光標(biāo)定位在需要換行的位置，然后單擊Alt+Enter組合鍵即可。

1.3 數(shù)據(jù)有效性設(shè)置

使用Excel工作表輸入數(shù)據(jù)時(shí)，為了避免輸入不規(guī)范的數(shù)據(jù)，可以提前設(shè)置數(shù)據(jù)的有效性規(guī)則。設(shè)置數(shù)據(jù)有效性需要先選定要設(shè)置有效性的單元格區(qū)域，然后單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡“數(shù)據(jù)工具”工作組中的“數(shù)據(jù)有效性”按鈕，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在該對(duì)話框的“設(shè)置”選項(xiàng)卡中根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，此處以制作單元格下拉選項(xiàng)為例進(jìn)行探討。

制作單元格的下拉選項(xiàng)需要在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉列表框中選擇“序列”，在“來源”組合框中輸入下拉選項(xiàng)的內(nèi)容，相鄰選項(xiàng)之間用英文逗號(hào)隔開，如圖1和圖2所示。

圖1

圖2

2 數(shù)據(jù)處理技巧

2.1 多張工作表的數(shù)據(jù)合并

在對(duì)Excel工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí)，如果數(shù)據(jù)清單的內(nèi)容來自多張表格，則需要對(duì)這些表格的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并，將它們匯總到一張工作表內(nèi)，便于分析和匯總。用于合并計(jì)算的工作表需要具有相同的布局，且要進(jìn)行合并的每個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域都要采用列表格式，合并后的結(jié)果要存放到單獨(dú)的工作表中。

操作方法如下：第一步，選擇用于存放合并結(jié)果的工作表和存放合并結(jié)果的起始單元格。第二步，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，在“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“合并計(jì)算”按鈕彈出合并計(jì)算對(duì)話框。第三步，在“函數(shù)”列表中選擇“求和”，在“引用位置”組合框中選擇需要用于合并的區(qū)域，選擇好每個(gè)區(qū)域后都要單擊“添加”按鈕，把每個(gè)引用位置添加到“所有引用位置”的列表框里面。第四步，在“標(biāo)簽位置”下面勾選“首行”和“最左列”，單擊確定按鈕即可，如圖3所示。

圖3

2.2 多個(gè)單元格的數(shù)據(jù)合并

用戶在編輯電子表格時(shí)，有時(shí)會(huì)需要將多個(gè)單元格的數(shù)據(jù)合并到一個(gè)單元格，這時(shí)候如果執(zhí)行“合并單元格”命令，則合并后的結(jié)果將只保留最左上角單元格的數(shù)據(jù)，其余單元格的數(shù)據(jù)在合并過程中就被刪除了。如果想要在合并單元格后保留所有單元格的數(shù)據(jù)，則需要執(zhí)行“填充”命令。操作方法如下：第一步，調(diào)整數(shù)據(jù)區(qū)域的列寬，使其能夠容納合并后的所有數(shù)據(jù)。第二步，選取要合并的區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡，在“編輯”工作組中單擊“填充”按鈕，在下拉選項(xiàng)中選擇“兩端對(duì)齊”。執(zhí)行完以上兩步，即可將多個(gè)單元格的數(shù)據(jù)合并在一個(gè)單元格內(nèi)。

2.3 鎖定標(biāo)題行

在編輯和查看Excel工作表的過程中，默認(rèn)情況下，當(dāng)用戶滾動(dòng)工作表其余部分時(shí)，列標(biāo)題或行標(biāo)題會(huì)被隱藏，不利于用戶在查看表格數(shù)據(jù)時(shí)辨別數(shù)據(jù)的含義，通過電子表格的“窗口凍結(jié)”命令即可設(shè)置列標(biāo)題或行標(biāo)題保持可見。操作方法如下：在需要凍結(jié)行標(biāo)題或列標(biāo)題的表格中，單擊“視圖”選項(xiàng)卡，在“窗口”工作組中單擊“凍結(jié)窗口”按鈕，在下拉選項(xiàng)中根據(jù)需要選擇“凍結(jié)首行”或“凍結(jié)首列”即可。當(dāng)窗口被拆分為多個(gè)時(shí)，還可以在上述的下拉選項(xiàng)中選擇“凍結(jié)拆分窗格”選項(xiàng)。按以上方法設(shè)置好以后，窗口中被凍結(jié)的部分將不再移動(dòng)，用戶在滾動(dòng)工作表的其他部分時(shí)，被凍結(jié)的部分會(huì)一直保持可見。

3 數(shù)據(jù)保護(hù)技巧

3.1 工作表的自動(dòng)保存設(shè)置

在編輯工作表的過程中，為避免異常情況導(dǎo)致新編輯的表格內(nèi)容丟失，可以為工作表設(shè)置自動(dòng)保存。操作方法如下：單擊“文件”，選擇“選項(xiàng)”，在彈出的“選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“保存”選項(xiàng)卡，在對(duì)話框右側(cè)的“保存工作簿”下面勾選“保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”前面的復(fù)選框，并在右側(cè)數(shù)值框中設(shè)置合適的時(shí)間即可。

3.2 工作表的保護(hù)設(shè)置

默認(rèn)情況下，用戶在查看工作表時(shí)，可以對(duì)工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯和修改，制表者如果不希望他人修改工作表中的數(shù)據(jù)，可以通過相應(yīng)的設(shè)置對(duì)工作表進(jìn)行保護(hù)。設(shè)置保護(hù)工作表首先要單擊需要保護(hù)的工作表標(biāo)簽激活該工作表，然后單擊“審閱”功能區(qū)“更改”組中的“保護(hù)工作表”按鈕，在彈出的“保護(hù)工作表”對(duì)話框中勾選“保護(hù)工作表及鎖定單元格內(nèi)容”復(fù)選框，設(shè)置好取消工作表保護(hù)時(shí)的密碼，最后在“允許此工作表的所有用戶進(jìn)行”列表框中勾選允許用戶執(zhí)行的操作即可。

4 結(jié)語

本文所介紹的Excel實(shí)用技巧易于學(xué)習(xí)和使用，在日常辦公中，巧用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理可以簡化操作步驟，提高工作效率，使數(shù)據(jù)處理工作達(dá)到事半功倍的效果。