基于內(nèi)部管理優(yōu)化的需要，在外部政策標(biāo)準(zhǔn)的指引下，近年來，多數(shù)勘察設(shè)計院引入和實施知識管理，并取得了一定的成效，但也日漸顯現(xiàn)出“對實際業(yè)務(wù)的影響和改進不足、系統(tǒng)認(rèn)可和使用率不高、難以持續(xù)開展”的普遍問題。本文基于筆者在多家勘察設(shè)計院開展知識管理咨詢的經(jīng)驗，對上述問題產(chǎn)生的內(nèi)在和根本原因進行探討，并有針對性地提出應(yīng)對策略和實施建議。

勘察設(shè)計院“知識長尾模型”及知識管理實施目標(biāo)

對于勘察設(shè)計院這類知識和人才高度密集的專業(yè)服務(wù)組織而言，開展知識管理至關(guān)重要，但就其能實現(xiàn)的價值來說，卻有著不同的層次和可能性。圖1為勘察設(shè)計院知識長尾模型圖。

參考經(jīng)典的DIKW （數(shù)據(jù)-信息-知識-智慧） 模型，圖1中的“知識”是一個廣義的概念，包括以下幾個不同的層次：

知識的第一個層次：項目和日常工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和文檔

這些數(shù)據(jù)和文檔形式多樣、來源不一，但都是場景化并具備實時性的，為了滿足正在進行的項目和工作需要而產(chǎn)生，例如為了完成正在開展的工程項目所產(chǎn)生的圖紙（文檔）、收集的地理（行業(yè)）數(shù)據(jù)、外部情報等。因其產(chǎn)生是為了滿足特定業(yè)務(wù)場景的需要，因此，對于同類的業(yè)務(wù)和項目具有一定的參考價值，而當(dāng)業(yè)務(wù)場景如客戶需求、外部環(huán)境發(fā)生變化時，則難以直接復(fù)用。

圖1 勘察設(shè)計院“知識長尾模型”

知識的第二個層次：可復(fù)用的標(biāo)準(zhǔn)化、普適性專業(yè)知識

我們必須認(rèn)識到，作為勘察設(shè)計院主體的設(shè)計咨詢業(yè)務(wù)，每個項目在滿足行業(yè)共性質(zhì)量和效率要求的同時，也有自身的差異性和特色化，其主要來自設(shè)計工程師創(chuàng)造性工作，若要更好地滿足共性的質(zhì)量和效率要求，則需要積累形成可復(fù)用的標(biāo)準(zhǔn)化、普適性知識，如標(biāo)準(zhǔn)圖（規(guī)范）、算法（參數(shù)）、風(fēng)險（設(shè)計）規(guī)則和信息模型等。這些知識積累得越多，復(fù)用就會越廣泛，在相關(guān)專業(yè)方向上的工作就會越高效，所具備的專業(yè)能力也就會越強。

知識的第三個層次：深具智慧的洞察、構(gòu)思和創(chuàng)新思路

在交付項目、發(fā)展專業(yè)的同時，最終決定設(shè)計院的行業(yè)地位和核心競爭力，并對全院發(fā)展及整體經(jīng)營產(chǎn)生帶來重大影響的是企業(yè)在持續(xù)的積累和思考中，形成和提出的創(chuàng)新設(shè)計思路（作業(yè)）方法、行業(yè)洞察（大數(shù)據(jù)+分析預(yù)測）、創(chuàng)新產(chǎn)品和服務(wù)構(gòu)想。這些思路和方法需兼具獨特性和可行性，采用全院多年在相關(guān)領(lǐng)域積累的知識、經(jīng)驗和技術(shù)，是集知識之大成的智慧成果。

知識有不同的表現(xiàn)和層次，上層的知識以下層知識的積累總結(jié)為前提和基礎(chǔ)，實現(xiàn)躍遷和升級。知識管理正是通過對不同層次知識的提取和管理，實現(xiàn)自身的價值。積累和管理好數(shù)據(jù)和文檔，提高項目實施和作業(yè)效率；面向各個專業(yè)，總結(jié)提煉標(biāo)準(zhǔn)化知識，實現(xiàn)專業(yè)能力提升；面向企業(yè)，形成智慧成果，助力組織競爭力升級。

如若達不到上述管理要求，就會出現(xiàn)“對實際業(yè)務(wù)的影響和改進不足、系統(tǒng)認(rèn)可和使用率不高、難以持續(xù)開展”的問題。而支撐和加速知識的躍遷和升級，逐步放大自身的價值，將有助于勘察設(shè)計院實現(xiàn)知識管理的目標(biāo)。

知識有不同的表現(xiàn)和層次，上層的知識以下層知識的積累總結(jié)為前提和基礎(chǔ)，實現(xiàn)躍遷和升級。知識管理正是通過對不同層次知識的提取和管理，實現(xiàn)自身的價值。積累和管理好數(shù)據(jù)和文檔，提高項目實施和作業(yè)效率；面向各個專業(yè)，總結(jié)提煉標(biāo)準(zhǔn)化知識，實現(xiàn)專業(yè)能力提升；面向企業(yè)，形成智慧成果，助力組織競爭力升級。

實施難點及根因問題

目標(biāo)雖已清晰，要達成卻并不容易。從勘察設(shè)計院整體行業(yè)的管理基礎(chǔ)、信息化現(xiàn)狀、從業(yè)人員習(xí)慣共識來看，針對“支撐和加速知識躍遷和升級”的目標(biāo)，知識管理存在如下實施難點。這些難點問題的產(chǎn)生，包括一系列深層次的原因。

第一次躍遷“無積累→數(shù)據(jù)及文檔”的實施難點：數(shù)據(jù)及文檔分散，難以全面及時獲取

造成這一問題的原因，主要包括以下幾個方面：

一是系統(tǒng)環(huán)境復(fù)雜，缺乏集成整合。勘察設(shè)計行業(yè)信息化與生產(chǎn)制造等行業(yè)信息化相比，缺乏ERP等體系化方案和平臺供參考和應(yīng)用，多是在缺乏體系和長期規(guī)劃的前提下急用先行地推進實施。這就容易造成系統(tǒng)眾多且彼此之間不集成的局面，包括項目管理系統(tǒng)、設(shè)計系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、檔案管理、出版打印、專項數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)等，各類數(shù)據(jù)和文檔分散在這些系統(tǒng)中，難以整理回收。

二是在項目過程中若未及時回收積累，事后回收整理困難。絕大多數(shù)數(shù)據(jù)和文檔，主要產(chǎn)生于工程項目實施過程。目前，大部分設(shè)計人員的數(shù)據(jù)分析整理、圖紙設(shè)計、報告撰寫等工作主要在個人電腦上進行，對協(xié)同設(shè)計、BIM等線上作業(yè)及資料傳輸平臺的應(yīng)用仍十分有限。如果不能在項目過程中及時回收這些數(shù)據(jù)和文檔，僅靠事后整理歸檔的方式，勢必會增加設(shè)計人員工作負(fù)擔(dān)，即便通過制度強制推進，也會因為認(rèn)同度低、需要開展其他新增項目等原因，導(dǎo)致數(shù)據(jù)和文檔回收出現(xiàn)效率低、不及時和不全面等情況。

三是主觀意愿不強，集中管理后更容易流失泄露。對于數(shù)據(jù)和文檔的集中回收與管理，如果主觀意愿不強，容易產(chǎn)生“集中回收與管理后更容易造成流失和泄露”的擔(dān)憂。這種擔(dān)憂又會在一定程度上延緩上述問題的有效解決。

第二次躍遷“數(shù)據(jù)及文檔→知識”的實施難點：經(jīng)驗得不到整合共享，專業(yè)知識難以總結(jié)提取

造成這一問題的原因，主要包括以下幾個方面：

一是對知識應(yīng)用場景分析挖掘不夠。知識的提取總結(jié)目的在于應(yīng)用，而之所以要打破常規(guī)、應(yīng)用新知，其最終目的在于改進現(xiàn)狀、提升效率。因此，知識應(yīng)用場景的分析挖掘，似乎較為普通，實際上卻需要以專業(yè)理解為基礎(chǔ)，深入業(yè)務(wù)全過程，識別效率提升瓶頸環(huán)節(jié)，尋找當(dāng)前或同行實踐中可以借鑒和推廣的知識經(jīng)驗，這樣才知道需要去總結(jié)和提取哪些知識。而在實際的工作中，業(yè)務(wù)部門和設(shè)計人員出于工作時間緊迫和思維慣性等原因，鮮有機會進行分析總結(jié)，更不用說提出針對具體主題和知識點的總結(jié)提取要求。

二是獨有知識和經(jīng)驗共享愿意低，難以實現(xiàn)對知識的深挖和提煉。如前所述，要形成標(biāo)準(zhǔn)化和普適化的專業(yè)知識，不能僅通過現(xiàn)有實踐進行收集和描述。加工提取更高層次知識的過程，是一個在已有數(shù)據(jù)和文檔上輸入專業(yè)理解和經(jīng)驗，去粗取精、去偽存真的過程。輸入這些專業(yè)理解和經(jīng)驗，通常掌握在為數(shù)不多的專家團隊和員工手中，出于保護自己專業(yè)地位的需要，有時還因為團隊之間在業(yè)務(wù)上存在競爭關(guān)系，導(dǎo)致共享這些獨有的知識和經(jīng)驗的意愿較低。因缺乏這些關(guān)鍵輸入，知識的深挖和提煉也難以實現(xiàn)。

第三次躍遷“知識→智慧”的難點：創(chuàng)新動力不足、技術(shù)及能力儲備不夠

造成這一問題的原因，主要包括以下幾個方面：

一是缺乏有效的引導(dǎo)和機制，以激發(fā)知識的貢獻和創(chuàng)新。要形成深具智慧的創(chuàng)新思路和方案，需要組織成員開放貢獻自己的想法和知識，進行多角度的嘗試和實踐，這需要有效的引導(dǎo)和機制。在多年的發(fā)展過程中，不少勘察設(shè)計院因行政性壟斷、內(nèi)部管理粗放和靈活性不足等原因，在創(chuàng)新理念文化和支撐機制建設(shè)上存在不足。

二是對外部創(chuàng)新思路、新興技術(shù)跟蹤以及吸納不足。工業(yè)設(shè)計、生產(chǎn)制造等行業(yè)，積極擁抱云計算、數(shù)字化、智能化等趨勢和技術(shù)，產(chǎn)生了計算機輔助設(shè)計和仿真、智能制造、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)等大批創(chuàng)新思路和成果。對比之下，雖然勘察設(shè)計企業(yè)也掌握了城市、市政、交通等發(fā)展的規(guī)律和知識，以及社會、人文、地理的大量數(shù)據(jù)，但在應(yīng)用新興技術(shù)并將它們轉(zhuǎn)化成創(chuàng)新型產(chǎn)品和服務(wù)、革新性作業(yè)方法上，仍很不充分，整體存在對外部創(chuàng)新思路、新興技術(shù)跟蹤以及吸納不足的問題。

應(yīng)對策略和實施建議

針對上述實施難點及根因問題，結(jié)合筆者在多家勘察設(shè)計院開展知識管理咨詢實施的經(jīng)驗和感悟，提出以下應(yīng)對策略及實施建議。

一是以在項目過程中及時全面回收數(shù)據(jù)和文檔、并自動化進入知識管理系統(tǒng)為目標(biāo)，規(guī)劃系統(tǒng)間文檔流轉(zhuǎn)和集成關(guān)系。針對項目完成后難以讓業(yè)務(wù)人員全面及時整理數(shù)據(jù)文檔的問題，規(guī)劃方案實現(xiàn)在項目過程中進行文檔和數(shù)據(jù)回收，如在項目管理系統(tǒng)中設(shè)置不同類別文檔目錄、在評審流程中設(shè)置檢查點確認(rèn)是否提交；同時規(guī)劃實現(xiàn)項目管理、檔案等系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)的集成方案，實現(xiàn)自動化回收文檔到知識管理系統(tǒng)，確保全面及時回收的同時，降低業(yè)務(wù)人員額外整理提交的難度和工作量。

二是對存在效率瓶頸和能力不足的業(yè)務(wù)過程和環(huán)節(jié)，深入分析挖掘知識應(yīng)用的場景，總結(jié)提取專業(yè)知識。針對知識應(yīng)用場景分析挖掘不足，不知道該總結(jié)或提取哪些知識的問題。通過專項的科研項目或例行的分析總結(jié)活動，深入業(yè)務(wù)過程，識別存在效率瓶頸和能力不足的環(huán)節(jié)，定位當(dāng)前或同行實踐中可以借鑒和推廣的知識經(jīng)驗，提出針對具體主題和知識點的總結(jié)提取要求。

三是建立有效的管理機制，引導(dǎo)及激發(fā)業(yè)務(wù)團隊和員工進行知識貢獻、共享及創(chuàng)新；兼顧信息安全保障，建立相關(guān)聯(lián)動機制及系統(tǒng)環(huán)境。針對獨有知識和經(jīng)驗不愿共享、知識創(chuàng)新動力不足這一知識管理最為核心的問題，在管理機制建設(shè)上狠下功夫（重系統(tǒng)、輕管理也是目前知識管理實施中最普遍的問題），建立包括例行項目及工作經(jīng)驗案例總結(jié)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提取、知識貢獻及創(chuàng)新評估激勵在內(nèi)的系列機制，還可以同時策劃有獎案例征集、專家微訪談等運營活動，引導(dǎo)及激發(fā)業(yè)務(wù)團隊和員工進行知識貢獻、共享和創(chuàng)新。同時，針對知識集中管理后仍存在的泄露流失等信息安全問題，規(guī)劃建立聯(lián)動的密級、權(quán)限等管理機制，如將知識劃分成絕密/秘密/內(nèi)部公開等不同等級，分別規(guī)范其管理方式和權(quán)限范圍，并配套建設(shè)外發(fā)加密等系統(tǒng)，做到知識貢獻和共享的同時，又能兼顧好信息安全保障。

四是開放視野，引入及應(yīng)用優(yōu)勢廠商的前沿產(chǎn)品和技術(shù)，支撐基于大數(shù)據(jù)、智能化技術(shù)的知識管理功能實現(xiàn)。針對外部創(chuàng)新思路、新興技術(shù)跟蹤以及吸納不足的問題，先做到開放視野，參考和學(xué)習(xí)同行甚至其他行業(yè)相似業(yè)務(wù)的創(chuàng)新思路和實踐，規(guī)劃自己的創(chuàng)新構(gòu)想和方案，如參考工業(yè)設(shè)計領(lǐng)域、通過建立風(fēng)險問題庫和設(shè)計規(guī)則庫、實現(xiàn)智能評審圖紙的經(jīng)驗，考慮設(shè)計圖紙智能評審的創(chuàng)新作業(yè)方法；再匹配引入及應(yīng)用優(yōu)勢廠商的前沿產(chǎn)品和技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)字地圖地理信息服務(wù)廠商等，與知識管理的專業(yè)產(chǎn)商一起，共同打造具備大數(shù)據(jù)分析處理能力以及智能化功能的知識管理系統(tǒng)。