趙桁萱
關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;策略
檔案管理工作一直是事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容之一。在檔案管理的實(shí)際工作中,工作人員會(huì)將檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性,作為核心的工作內(nèi)容,并會(huì)積極地對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)化的更新。隨著信息科技不斷發(fā)展,信息化讓人們更多地享受到了便利性,因此,在事業(yè)在管理檔案信息時(shí),可以借助信息化建設(shè),加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的效率。與此同時(shí),工作人員還可以深入探究更多的管理措施,使事業(yè)單位在檔案管理方面能夠有更多的創(chuàng)新性策略。
一、加快檔案信息化建設(shè),積極轉(zhuǎn)變管理模式
檔案管理信息化是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì),也是事業(yè)單位信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)之一。因此,事業(yè)單位需要重視檔案信息化建設(shè)的工作,借助信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案管理工作跨越式的發(fā)展。首先,事業(yè)單位需要在建設(shè)的過(guò)程中,重視硬件、軟件的投入,做到一次性到位、高標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)的原則,使日后檔案管理工作能力得到設(shè)備上的支撐。其次,在發(fā)展的初期,可以將檔案數(shù)字化建設(shè)工作,讓專業(yè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé),有效解決內(nèi)容專業(yè)人才短缺的局面,加速信息化建設(shè)的進(jìn)程。同時(shí),事業(yè)單位需要重視自有員工的培養(yǎng),為日后的檔案管理信息化工作儲(chǔ)備自己的專業(yè)人才隊(duì)伍。最后,在促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中,事業(yè)單位可以出臺(tái)相關(guān)的文件,明確檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容、目標(biāo)、流程以及在某些階段應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)等,為檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展提供指導(dǎo),確保相關(guān)工作能夠井然有序地推進(jìn),促進(jìn)檔案管理模式盡快轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒J健?/p>
二、重點(diǎn)培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)骨干,注重人才支撐
一方面,針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作人才短缺的問(wèn)題,企業(yè)單位應(yīng)該進(jìn)一步通過(guò)勞務(wù)派遣、合同用工等方式,緩解正式員工數(shù)量緊張的問(wèn)題,確保檔案管理工作能夠保持順利推進(jìn)的狀態(tài)。另一方面,事業(yè)單位需要注重培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)性。在培訓(xùn)方式上,事業(yè)單位可以組織相關(guān)的工作人員參加線上、線下的培訓(xùn)課程,打破過(guò)去線下培訓(xùn)的單一模式。同時(shí),讓人們的學(xué)習(xí)不再受時(shí)間和空間的限制,管理人員可以根據(jù)自己的實(shí)際情況,安排學(xué)習(xí)時(shí)間,準(zhǔn)確掌握檔案資料的收集、整理、歸檔等標(biāo)準(zhǔn)。在培訓(xùn)內(nèi)容上,事業(yè)單位需要注重與時(shí)俱進(jìn)。在單位信息化建設(shè)的進(jìn)程中,檔案管理工作的培訓(xùn)內(nèi)容,同樣需要注重培養(yǎng)員工應(yīng)用信息技術(shù)的能力。所以,事業(yè)單位在信息化建設(shè)初期,需要經(jīng)常性地組織以信息化為主題的檔案培訓(xùn)活動(dòng),讓管理人員能夠盡快地掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)、加密技術(shù)以及檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用。事業(yè)單位還可以與其他單位舉辦經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng),彼此借鑒先進(jìn)的管理方法,進(jìn)一步加快本單位的檔案管理工作的創(chuàng)新步伐。
三、及時(shí)更新,保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性
事業(yè)單位檔案信息的準(zhǔn)確性以及更新速度體現(xiàn)著本單位整體的發(fā)展水平。為了保證事業(yè)單位的檔案庫(kù),能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用,檔案管理人員需要對(duì)其中的信息做及時(shí)性的更新,借此,保證檔案管理工作的準(zhǔn)確性。比如,當(dāng)單位發(fā)生人事變動(dòng)時(shí),檔案信息通常會(huì)做及時(shí)的更新。但是,當(dāng)人事變動(dòng)的范圍較小或只有一個(gè)人的工作狀態(tài)發(fā)生變化時(shí),管理人員同樣需要保證檔案管理系統(tǒng)中的信息及時(shí)更新。同時(shí),當(dāng)事業(yè)單位在管理上進(jìn)行變動(dòng)時(shí),也需要檔案管理人員及時(shí)地記錄在檔案系統(tǒng)中。這樣,當(dāng)上級(jí)單位想要了解本單位情況時(shí),能夠及時(shí)獲得準(zhǔn)確的信息,有利于上級(jí)指導(dǎo)接下來(lái)的工作。所以,在加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作方面,有必要強(qiáng)化管理人員的工作意識(shí),讓他們能夠重視檔案信息的更新工作。
四、轉(zhuǎn)變事業(yè)單位思想認(rèn)知,落實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的策略
通常情況下,事業(yè)單位不重視檔案管理這一環(huán)節(jié),對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)得不夠清楚,所以,要想使各項(xiàng)改善策略得到實(shí)際性的落實(shí),還需要提升工作人員的思想覺(jué)悟,將檔案管理工作放在其應(yīng)有的位置。最重要的是需要領(lǐng)導(dǎo)層轉(zhuǎn)變思想,這樣才能在檔案管理的工作上做出有效地決策,將檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化,并落實(shí)到實(shí)際工作中。然后,讓管理人員充分認(rèn)識(shí)自己的工作內(nèi)容,對(duì)單位發(fā)展起到的重要意義,當(dāng)工作人員認(rèn)識(shí)到工作的重要意義之后,就能夠自發(fā)的重視提升工作效率,保證工作質(zhì)量,借此實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)檔案的管理工作。
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