王敏 阜新市衛(wèi)生健康服務(wù)中心

在單位檔案管理當(dāng)中有效融入信息化技術(shù)，是現(xiàn)代化檔案管理的必然要求和發(fā)展要求，保障了單位信息、資料、數(shù)據(jù)的完整性和保密性，還為單位檔案管理工作提供了時(shí)效性、便捷性和可操作性。另外，在檔案管理當(dāng)中有效融入信息化技術(shù)，不僅提高了檔案管理的管理效率和管理水平，也提高了檔案管理工作人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供了源源不斷的動力。

一、檔案信息化管理意義

（一）提升管理效率

傳統(tǒng)的人工檔案管理方式下，檔案信息使用者如需要瀏覽檔案信息，只能前往檔案室進(jìn)行查詢，這讓某些出差人員感覺不方便，甚至出現(xiàn)了工作延誤的情況。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠有效解決該問題，通過網(wǎng)絡(luò)就可以不受空間限制的查閱檔案。工作人員可以使用在線申請的方式，對檔案信息進(jìn)行調(diào)閱，通過上級領(lǐng)導(dǎo)人員的批示之后，數(shù)據(jù)信息庫可以把批示信息直接推送至相應(yīng)的檔案管理部門。工作人員可以把檔案信息直接發(fā)送至郵箱當(dāng)中，之后自由進(jìn)行查閱或打印，極大的提高了工作效率?？梢?，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠提升工作實(shí)效性，提升了檔案管理服務(wù)水平。

（二）順應(yīng)信息化發(fā)展的趨勢

在當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境下，加強(qiáng)檔案信息化管理十分重要，已經(jīng)變成了各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢。所以重視檔案信息化管理，可以與時(shí)代要求相符，保證檔案管理工作的高效進(jìn)行，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的整體健康發(fā)展，保證檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。

（三）避免資料丟失

機(jī)關(guān)單位在搬遷檔案室的時(shí)候，會對檔案信息產(chǎn)生一定程度的影響。如若檔案信息沒有依照之前的順序在檔案柜當(dāng)中進(jìn)行儲存，就會給后期的查找工作帶來不便，甚至?xí)斐蓹n案信息出現(xiàn)流失情況。檔案信息庫的建設(shè)，一方面能夠保證檔案信息實(shí)際錄入的精準(zhǔn)性，另一方面也可以防止檔案信息丟失。在此以外，值得重視的是，在檔案信息實(shí)際傳遞的時(shí)候，應(yīng)保障其可靠性與安全性。通過安裝防火墻，保證檔案信息庫的穩(wěn)定性、安全性，避免出現(xiàn)黑客的攻擊，保證檔案備份工作的順利展開。在系統(tǒng)癱瘓的時(shí)候，也可以及時(shí)恢復(fù)，保障檔案信息的完整程度。

二、信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用存在的不足

（一）檔案信息化管理系統(tǒng)不夠成熟

檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建質(zhì)量直接決定著信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用水平。但是，部分單位的檔案管理人員缺乏對現(xiàn)有信息系統(tǒng)可操作性的詳細(xì)考察，沒有結(jié)合軟件開發(fā)的實(shí)際情況制定信息化技術(shù)的應(yīng)用步驟，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施無法在項(xiàng)目設(shè)計(jì)和需求分析方面取得進(jìn)展，也使得信息化系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性難以得到有效維護(hù)。一些檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)雖然進(jìn)行了需求分析，但缺乏對需求說明書的規(guī)范化設(shè)定，未能對檔案信息化管理工作的主要原則進(jìn)行總結(jié)，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)價(jià)值難以得到體現(xiàn)，也使得動態(tài)性管理方法難以在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)普及推廣。一些檔案信息化管理系統(tǒng)在具體建設(shè)的過程中，缺乏對系統(tǒng)擴(kuò)展性特征的有效分析，沒有結(jié)合系統(tǒng)功能特點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)模型的創(chuàng)新設(shè)計(jì)，難以保證信息化技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮作用。一些檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)對于計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)吸收應(yīng)用存在不足，檔案管理技術(shù)的設(shè)計(jì)缺乏對系統(tǒng)建設(shè)過程的創(chuàng)新調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)性工作和信息技術(shù)難以得到高質(zhì)量的結(jié)合，無法在檔案管理業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新方面取得積極成效，也使得檔案信息化管理系統(tǒng)所具備的應(yīng)用價(jià)值無法實(shí)現(xiàn)高水平開發(fā)。

（二）檔案數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量較差

數(shù)據(jù)檢索質(zhì)量直接影響著檔案信息的應(yīng)用水平。然而，部分單位雖然推進(jìn)了檔案數(shù)字化管理，并對信息技術(shù)進(jìn)行了推廣應(yīng)用，卻缺乏對檔案檢索目錄的高質(zhì)量設(shè)計(jì)，使得信息技術(shù)在檔案管理工作中的普及無法獲得更高質(zhì)量的外部支持。部分檔案數(shù)據(jù)檢索工作的實(shí)施對于可視化分析技術(shù)缺乏足夠的關(guān)注，沒有使用圖表方式實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的有效展現(xiàn)，導(dǎo)致檔案信息的處理舉措無法得到相應(yīng)的調(diào)整創(chuàng)新。

（三）檔案服務(wù)能力缺乏有效拓展

部分檔案管理人員缺乏對檔案服務(wù)能力建設(shè)工作的重視，導(dǎo)致新型信息技術(shù)所具備的突出應(yīng)用優(yōu)勢無法得到顯現(xiàn)。一些檔案服務(wù)能力的建設(shè)工作對于檔案信息所具備的應(yīng)用價(jià)值分析不夠完整，缺乏對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，沒有從信息全文檢索需求的角度出發(fā)，對信息集成技術(shù)進(jìn)行合理使用，導(dǎo)致檔案的檢索效率及精準(zhǔn)性無法得到提升，難以為檔案服務(wù)功能的充分拓展提供幫助。一些檔案管理人員在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，對于數(shù)據(jù)資源的錄入和整編缺乏必要重視，沒有對檔案管理系統(tǒng)各類權(quán)限進(jìn)行合理設(shè)置，導(dǎo)致檔案借閱管理及報(bào)表制作等基礎(chǔ)性工作無法得到改良，檔案數(shù)據(jù)的備份以及系統(tǒng)維護(hù)等業(yè)務(wù)難以得到信息技術(shù)的高水平支持。一些檔案服務(wù)功能體系的構(gòu)建對于網(wǎng)上信息查閱渠道的重視程度較低，未能對網(wǎng)頁檢索功能進(jìn)行充分開發(fā)，無法保證檔案信息所具有的重要價(jià)值得到全面利用。

（四）檔案信息資源缺乏有效整合

檔案信息資源的整合是提升檔案應(yīng)用水平的關(guān)鍵。但是，一些信息技術(shù)的應(yīng)用對于檔案信息現(xiàn)有的服務(wù)效果缺乏必要總結(jié)，未能對不同類型信息化系統(tǒng)的運(yùn)行情況實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)性研究，導(dǎo)致財(cái)務(wù)系統(tǒng)和資源調(diào)度管理系統(tǒng)無法與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)充分結(jié)合，也使得辦公自動化系統(tǒng)難以在檔案信息的幫助之下得到進(jìn)一步優(yōu)化。一些信息技術(shù)在應(yīng)用過程中，雖然嘗試了檔案信息資源的整合，但對于檔案數(shù)字化過程中的基礎(chǔ)性信息源重視程度較低，沒有對檔案管理工作中的主體信息渠道進(jìn)行充分總結(jié)，導(dǎo)致檔案信息化管理平臺的應(yīng)用價(jià)值難以得到全面顯現(xiàn)，無法在構(gòu)建信息化管理總體規(guī)劃過程中，更好地適應(yīng)檔案信息開發(fā)利用需要。一些檔案信息整合工作對于實(shí)體檔案數(shù)字化所帶來的各方面影響缺乏完整的分析，沒有對檔案管理工作中的存量信息資源進(jìn)行有效的整合，不利于信息技術(shù)的有效應(yīng)用。

三、信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用方法

（一）創(chuàng)建專門管理檔案的信息系統(tǒng)

在單位中，檔案的管理與一般定義的信息管理是有很大不同的，傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)一般都應(yīng)用于儲存一些基礎(chǔ)的工作信息，是不足以滿足儲存一些重要的、專業(yè)的檔案信息，因?yàn)檫@些檔案信息都需要整理、分類、開發(fā)或者長期使用的，那么就需要一個(gè)強(qiáng)大的、細(xì)致的信息管理系統(tǒng)來進(jìn)行支撐。如果想要在檔案信息管理上充分地體現(xiàn)信息技術(shù)的價(jià)值，使信息化管理方法可以實(shí)際應(yīng)用于各單位上，就要從實(shí)際上確保檔案整理的效率以及質(zhì)量，需建立一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)。單位在運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的時(shí)候，要同時(shí)注意保留現(xiàn)有檔案信息管理技術(shù)上的優(yōu)點(diǎn)，繼而研發(fā)專業(yè)性的信息管理系統(tǒng)，從而可以滿足檔案管理的需求。要想建立好信息管理系統(tǒng)，就要做到以下三點(diǎn)：一是要注重于在硬件方面的建設(shè)，專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)對于網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備都有很高的要求，所以，單位要把所用的網(wǎng)絡(luò)，電腦等計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行更新升級，儲存檔案信息的房間要裝有監(jiān)控設(shè)備，打好專業(yè)化系統(tǒng)創(chuàng)建的基礎(chǔ)。二是要注重在軟件方面的建設(shè)，購買穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的軟件，還要做好軟件調(diào)試、系統(tǒng)維護(hù)等多方面工作，設(shè)立專業(yè)人員專門管理軟件的運(yùn)行與操作。三是在建立專業(yè)性的管理系統(tǒng)的同時(shí)，要注重安全方面的考慮，特別是在系統(tǒng)建立完成后，一定要制定一個(gè)安全保障措施，建立網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，保證檔案信息不被病毒感染，確保檔案信息的完整性，與此同時(shí)要提前做好系統(tǒng)發(fā)生故障后的處理方案，以免檔案信息因系統(tǒng)故障造成損失。

（二）以傳統(tǒng)信息檔案管理作為基礎(chǔ)

信息化技術(shù)在單位檔案管理中的應(yīng)用不代表傳統(tǒng)檔案管理就要消失，二者的關(guān)系不是相互取締而是應(yīng)該做到結(jié)合。信息化檔案管理是依靠信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)智能的結(jié)合，但是傳統(tǒng)檔案管理與信息技術(shù)的聯(lián)系也十分密切。事實(shí)上，信息化檔案管理是以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)，繼承了檔案資源的形成、整理、儲存、檢查、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)。二者的差距只是服務(wù)對象的不同，傳統(tǒng)檔案管理是運(yùn)用紙質(zhì)的實(shí)體檔案依靠面對面服務(wù)，而信息化檔案管理是運(yùn)用信息技術(shù)、數(shù)字信息、資源共享等依靠遠(yuǎn)程服務(wù)。雖然信息化檔案管理具備很多優(yōu)勢，但是也不能做到完全取替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理。一是傳統(tǒng)檔案管理是開展信息化檔案管理的基礎(chǔ)，信息化檔案管理的信息空間需要傳統(tǒng)檔案管理的信息資源的連接；二是檔案管理的儲存要做到紙質(zhì)與信息化數(shù)字化的長期并存；三是信息化檔案管理做不到將檔案館的人文精神加以體現(xiàn)；四是傳統(tǒng)檔案管理的信息資源會受限制，對于加密的檔案信息的單位需要在傳統(tǒng)檔案中遵守某些條件才能獲得使用權(quán)。綜上所述，為了保護(hù)檔案的完整性、安全性、實(shí)用性和便捷性，需要信息化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理二者相互結(jié)合，相互依托，形成多元化發(fā)展趨勢。

（三）建立完善的管理隊(duì)伍，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著信息化技術(shù)在單位檔案管理中的普遍應(yīng)用，對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求。基于此，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)要積極響應(yīng)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用的要求，提升自身的工作水平和思維廣度，加強(qiáng)自身的紀(jì)律意識和規(guī)則意識，才能更好地掌握信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了單位信息化檔案管理的管理水平和效率，甚至關(guān)系到單位信息化檔案管理未來的發(fā)展走向。想要有效提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，就要為檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)經(jīng)常舉辦一些有關(guān)于信息化檔案管理的思想交流會和專題座談會，有計(jì)劃地安排一些相關(guān)實(shí)踐活動和技術(shù)交流活動，聘請專家對檔案管理人員進(jìn)行工作講解和指導(dǎo)并傳遞先進(jìn)的管理理念和教育理念，增強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性和自主性，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)信息化檔案管理的良性發(fā)展。

（四）提高檔案信息資源的整合水平

在制定檔案管理信息化方案過程中，需要加強(qiáng)對檔案管理工作中信息孤島問題的重視和分析，尤其要對檔案信息資源浪費(fèi)問題進(jìn)行嚴(yán)格統(tǒng)計(jì)，使信息系統(tǒng)可以有效避免重復(fù)建設(shè)問題，并保證信息匱乏現(xiàn)象可以得到充分規(guī)避。要加強(qiáng)對檔案資源質(zhì)量特征的分析考察，并對檔案信息管理以及檔案服務(wù)體系建設(shè)的相關(guān)需求進(jìn)行總結(jié)，確保不同類型的信息化系統(tǒng)可以與檔案信息調(diào)取應(yīng)用需求相符合，有效提升檔案服務(wù)綜合質(zhì)量。要加強(qiáng)對檔案管理工作中信息化系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行情況的關(guān)注，并對財(cái)務(wù)管理和資源調(diào)度管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，結(jié)合檔案管理團(tuán)隊(duì)辦公自動化的目標(biāo)，制定檔案信息資源整合的具體策略，使檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)可以獲得高質(zhì)量的信息源，并保證檔案信息的來源能夠得到相應(yīng)的優(yōu)化。

（五）提高信息化檔案服務(wù)水平

檔案管理人員在探索檔案服務(wù)新方式的過程中，一定要將檔案管理信息系統(tǒng)所具備的突出應(yīng)用優(yōu)勢進(jìn)行總結(jié)，尤其要對檔案信息的整合和組織工作進(jìn)行深入研究。一定要加強(qiáng)對檔案信息服務(wù)條件的重視和考察，并對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行合理使用，保證符合檔案信息全文檢索需求的舉措得到相應(yīng)優(yōu)化，為信息集成技術(shù)充分發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值提供幫助。要加強(qiáng)對檔案信息檢索能力構(gòu)成情況的關(guān)注，并對信息檢索速度的影響因素進(jìn)行深入研究，使檔案服務(wù)功能的建設(shè)可以在提升信息查閱精準(zhǔn)性方面取得進(jìn)展。檔案管理人員需要根據(jù)信息系統(tǒng)當(dāng)前的運(yùn)行規(guī)律，對檔案進(jìn)行的收集整編方法做出調(diào)整，合理設(shè)置檔案調(diào)取權(quán)限，并對檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等基礎(chǔ)性功能加以完善，確保數(shù)據(jù)的維護(hù)及備份功能得到強(qiáng)化。要根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的基本規(guī)律，對檔案管理信息化需求進(jìn)行全方位考察研究，尤其要對網(wǎng)上檔案信息瀏覽平臺進(jìn)行高水平構(gòu)建，并保證相應(yīng)的網(wǎng)頁檢索功能得到強(qiáng)化，為信息化檔案服務(wù)體系的完善提供幫助。

四、結(jié)束語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為人們帶來了便捷式的生活，不僅改變了生活方式也改變了工作方式。數(shù)字儲存技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的運(yùn)用，讓許多單位放棄了傳統(tǒng)檔案的建立，創(chuàng)造了數(shù)字檔案館，它將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式儲存，網(wǎng)絡(luò)化的形式相互連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案庫，可以做到及時(shí)提供人們利用，實(shí)現(xiàn)資源共享化和便捷化。