彭伍生 安?？h住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

在重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目完工之后，除了會(huì)留下建筑工程實(shí)體外，還會(huì)留下建設(shè)工程檔案。重點(diǎn)建設(shè)工程的檔案管理作為工程建設(shè)管理過(guò)程中必不可少的一部分，其涉及較多的工程項(xiàng)目，且本身具備參與單位多、建設(shè)周期長(zhǎng)、施工較煩瑣等特點(diǎn)，因此，加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)工程檔案的管理，能夠?qū)こ虣n案的質(zhì)量與效果產(chǎn)生直接影響，從而為工程檔案的完整性和真實(shí)性提供保障。作為建筑工程建設(shè)中的重要部分，重點(diǎn)建設(shè)工程檔案能夠?qū)こ添?xiàng)目的建設(shè)情況進(jìn)行真實(shí)記錄，對(duì)于項(xiàng)目驗(yàn)收與后續(xù)應(yīng)用起到關(guān)鍵的作用，因此，相關(guān)的項(xiàng)目管理工作非常重要。

一、重點(diǎn)建設(shè)工程檔案管理特點(diǎn)

（一）煩瑣性

重點(diǎn)建設(shè)工程檔案通常會(huì)受到工程項(xiàng)目自身特點(diǎn)的影響，因此，需要根據(jù)基本建設(shè)活動(dòng)形成相應(yīng)的工程檔案，將該工程的所有狀況一同展現(xiàn)。對(duì)于重點(diǎn)建設(shè)工程，其并非由單一的企業(yè)單位進(jìn)行建設(shè)施工，需要不同部門(mén)之間的配合，而這會(huì)在工程項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，且有著較廣的范圍與較為零散的分布。由于重點(diǎn)建設(shè)工程的檔案多為照片和膠片（如圖1）等方式進(jìn)行記錄，并非紙質(zhì)檔案，因此，對(duì)于其收集和管理有著更為嚴(yán)格的要求。

圖1 部分非紙質(zhì)的工程檔案采用膠片進(jìn)行記錄

（二）多樣性

在重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目的生命周期中，從立項(xiàng)到竣工的整個(gè)過(guò)程，包含了決策、設(shè)計(jì)、施工和驗(yàn)收等諸多內(nèi)容，涉及許多部門(mén)，以及其他的一些單位。例如，某個(gè)在境內(nèi)開(kāi)展的中外合作工程項(xiàng)目就含有一些外資和政府部門(mén)，會(huì)生成大量的文件信息，增加了信息采集與管理的難度。重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目需要學(xué)習(xí)其他國(guó)家的成功經(jīng)驗(yàn)，或者引入更為現(xiàn)代化的設(shè)施與材料，抑或者邀請(qǐng)外國(guó)專家參與項(xiàng)目的技術(shù)指導(dǎo)，期間將會(huì)產(chǎn)生大量的重要信息，其管理難度的專業(yè)性可想而知。

（三）持續(xù)性

重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的數(shù)據(jù)有著階段性的特點(diǎn)，其可大致分為前期準(zhǔn)備、工程設(shè)計(jì)、工程建設(shè)、工程驗(yàn)收和工程應(yīng)用五個(gè)階段。根據(jù)不同階段的特點(diǎn)與需求，對(duì)于重點(diǎn)建設(shè)工程檔案進(jìn)行集中整理。針對(duì)重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目，由于其有著較大的預(yù)算規(guī)模，且工期較長(zhǎng)，并非短時(shí)間之內(nèi)能夠完工，其相關(guān)文件的內(nèi)容也會(huì)隨著工程進(jìn)度的推進(jìn)而發(fā)生變化，一直延續(xù)到工程竣工等后期環(huán)節(jié)。因此，重點(diǎn)建設(shè)工程的檔案管理具有延續(xù)性[1]。

二、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理意義

（一）提升工程建設(shè)質(zhì)量

重點(diǎn)建設(shè)工程的項(xiàng)目檔案對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了記錄，是建設(shè)工程施工的證明。為了提升重點(diǎn)建設(shè)工程的質(zhì)量，可在建筑行業(yè)進(jìn)行招投標(biāo)、施工和質(zhì)量檢測(cè)等過(guò)程的分析工作，將施工過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)的優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，從而完善建設(shè)工程的過(guò)程，為工程質(zhì)量的監(jiān)督提供了重要數(shù)據(jù)，并提高工程項(xiàng)目的質(zhì)量。

（二）提高工程監(jiān)管效率

重點(diǎn)建設(shè)工程檔案對(duì)于工程的施工狀況、工程進(jìn)度與質(zhì)量有著真實(shí)的記錄，從而為質(zhì)量監(jiān)管提供有力依據(jù)，并可與建設(shè)工程標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合，根據(jù)工程的實(shí)際施工狀況，并結(jié)合檔案所記錄的內(nèi)容，對(duì)施工質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，通過(guò)節(jié)約質(zhì)量監(jiān)管的時(shí)間成本，提高工程的監(jiān)管效率，同時(shí)還能夠?qū)n案記錄內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行檢驗(yàn)，杜絕偽造檔案情況的發(fā)生[2]。

（三）具有重要實(shí)際意義

重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目的檔案管理工作具有重要的實(shí)際意義，其重要性體現(xiàn)在項(xiàng)目完工后進(jìn)入驗(yàn)收階段。在這一階段，各個(gè)參與建設(shè)的單位對(duì)于工程施工的質(zhì)量有著很高的重視程度，但缺乏對(duì)施工檔案的管理。作為工程項(xiàng)目建設(shè)的重要組成，項(xiàng)目檔案能夠?qū)こ添?xiàng)目中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行如實(shí)記錄，為項(xiàng)目最后的驗(yàn)收以及之后的維護(hù)、改建和擴(kuò)建等工作提供可靠依據(jù)。隨著國(guó)家出臺(tái)相關(guān)的法律法規(guī)，工程檔案的管理工作將會(huì)越來(lái)越正規(guī)，相關(guān)單位也將會(huì)加大對(duì)檔案管理的重視程度。

三、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理措施

（一）建立管理體系

為了能夠加強(qiáng)對(duì)建設(shè)工程檔案的管理，首先，在項(xiàng)目的計(jì)劃任務(wù)書(shū)下達(dá)階段，要提高對(duì)項(xiàng)目檔案的建立的重視程度，同時(shí)，對(duì)相關(guān)要求進(jìn)行明確；其次，需要在施工過(guò)程中對(duì)施工進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督檢查，并重視對(duì)施工檔案資料的記錄整理工作；最后，在工程進(jìn)行最終驗(yàn)收的階段時(shí)，要保障備案驗(yàn)收工作與工程建設(shè)同時(shí)進(jìn)行。

完成工程項(xiàng)目的立項(xiàng)后，正式開(kāi)工前需要與實(shí)際情況相結(jié)合，在建設(shè)工程指揮部的同時(shí)，還要同時(shí)建立檔案管理部門(mén)。指揮部門(mén)能夠協(xié)調(diào)不同部門(mén)之間的工作，使得工程效率得到可靠保障。而對(duì)于檔案管理部門(mén)的建立和專職管理人員的安排，能夠?qū)Ω鞣N工程文件進(jìn)行收集管理。此外，對(duì)于參建單位要進(jìn)行相關(guān)的指導(dǎo)工作，使得相關(guān)的施工過(guò)程能夠形成相應(yīng)的檔案資料，并加強(qiáng)對(duì)其的收集與管理。各個(gè)參建單位也應(yīng)安排相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，并明確相關(guān)責(zé)任。工程完工并完成驗(yàn)收后，根據(jù)合同規(guī)定，施工單位應(yīng)將相關(guān)檔案進(jìn)行移交。

（二）提升管理秩序

對(duì)于重點(diǎn)工程項(xiàng)目的建設(shè)，需要大量的資源，例如施工文件、材料和圖紙等。因此，對(duì)于相關(guān)資料的收集和發(fā)放管理的相應(yīng)工作，就顯得尤為重要。首先，要從制度方面明確檔案管理的相關(guān)責(zé)任，確保人員配置的固定性，以及檔案管理的統(tǒng)一性。項(xiàng)目初期，檔案管理人員需要按照項(xiàng)目的特點(diǎn)與檔案的要求，對(duì)相關(guān)的規(guī)則進(jìn)行明確，并將其及時(shí)下發(fā)至各個(gè)單位，明確項(xiàng)目檔案的歸檔要求，使得檔案人員能夠有相關(guān)依據(jù)進(jìn)行檔案的檢查。

檔案人員在工作過(guò)程中需要對(duì)已有資料進(jìn)行存檔和備份，并將相關(guān)材料向?qū)?yīng)部門(mén)與單位分發(fā)，并做好相關(guān)的登記工作。由于工程建設(shè)時(shí)難免會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，因此需要采取高效的方式進(jìn)行相關(guān)的登記與歸檔工作，并將不合要求的文件在與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行交涉后進(jìn)行修正。對(duì)于文件材料，應(yīng)進(jìn)行及時(shí)收集、整理，并進(jìn)行歸檔，確保檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

（三）提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)

重點(diǎn)工程的建設(shè)工作中，需要檔案管理部門(mén)的相關(guān)技術(shù)人員加強(qiáng)各個(gè)參與建設(shè)的相關(guān)單位對(duì)于檔案管理方面的指導(dǎo)工作。檔案管理人員需要依照項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度，檢查相關(guān)的文件材料，并強(qiáng)化相關(guān)的監(jiān)督指導(dǎo)工作。項(xiàng)目檔案的整理，需要根據(jù)工程項(xiàng)目的進(jìn)度，依照工程檔案在不同階段的工作重難點(diǎn)，對(duì)文件材料的收集整理進(jìn)行適當(dāng)指導(dǎo)，并加強(qiáng)檢查工作，并及時(shí)指正檢查過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中檔案工作能夠順利進(jìn)行。需要注意的是，收集資料的過(guò)程中要重視各個(gè)環(huán)節(jié)中需要進(jìn)行簽字確認(rèn)的手續(xù)，同時(shí)還要將檔案管理與工程建設(shè)同時(shí)進(jìn)行，確保相關(guān)資料能夠得以真實(shí)、完整且準(zhǔn)確的記錄。

（四）音像檔案記錄

重點(diǎn)建設(shè)工程檔案中，音像檔案是最為重要的組成部分之一。音像檔案通過(guò)將視頻與音頻相結(jié)合，使得工程建設(shè)的過(guò)程得以更為真實(shí)、準(zhǔn)確的得到記錄，確保工程檔案的完整性與系統(tǒng)性。因此，施工時(shí)相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)音像檔案的手機(jī)真實(shí)工作，與工程進(jìn)度保持同步，采取跟拍方式詳細(xì)記錄在施工過(guò)程中所應(yīng)用到的各種新技術(shù)和新材料等內(nèi)容，特別是對(duì)于地下工程等隱蔽工程要更加注重對(duì)音像檔案的使用。完成拍攝工作后，將原始資料進(jìn)行剪輯與整理，并進(jìn)行存檔，形成完整且準(zhǔn)確的音像檔案。

（五）檔案驗(yàn)收管理

項(xiàng)目在進(jìn)入竣工驗(yàn)收階段之前，為確保工程檔案的真實(shí)性與完整性，應(yīng)通過(guò)相關(guān)的管理部門(mén)或機(jī)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。在此期間，需要檢查竣工資料的相關(guān)收集與整理工作是否按照相關(guān)要求進(jìn)行，資料是否完整與準(zhǔn)確，以及各種手續(xù)是否完備等。在預(yù)驗(yàn)收合格后，相關(guān)單位能夠得到認(rèn)證，并有效組織竣工驗(yàn)收工作[3]。

四、結(jié)論

重點(diǎn)建設(shè)工程的檔案管理在工程建設(shè)中具有非常重要的作用，其存在煩瑣性、多樣性和持續(xù)性的特點(diǎn)。重點(diǎn)建設(shè)工程檔案的管理能夠提升工程建設(shè)的質(zhì)量，并能夠提高工程建設(shè)的效率，有著非常重要的意義。為了加強(qiáng)建設(shè)工程檔案的管理，需要建立一套完善的管理體系，讓相關(guān)資料的整理與管理工作能夠有序進(jìn)行，同時(shí)還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好音像檔案的記錄存檔工作，同時(shí)將竣工階段的檔案管理與竣工驗(yàn)收進(jìn)行同步，確保檔案資料的完整、系統(tǒng)和準(zhǔn)確，使得檔案管理工作能夠有序開(kāi)展，并為后續(xù)工作提供可靠依據(jù)。