李文文 山東省濟(jì)寧市任城區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

從一定程度上來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位內(nèi)部的文書(shū)檔案管理質(zhì)量往往與社會(huì)整體的信息化建設(shè)水平息息相關(guān)。特別針對(duì)近幾年而言，隨著事業(yè)單位中人才選拔工作、績(jī)效考核工作以及業(yè)務(wù)活動(dòng)往來(lái)的不斷增多，檔案建設(shè)工作的任務(wù)也愈發(fā)繁重。而在事業(yè)單位整體管理模式逐漸轉(zhuǎn)型的今天，各級(jí)政府及社會(huì)各界都對(duì)文書(shū)檔案管理的總體質(zhì)量提出了更高的要求。但是，由于事業(yè)單位中文書(shū)檔案建設(shè)工作受傳統(tǒng)管理理念的影響較大，因此就當(dāng)前而言，檔案管理人員在開(kāi)展工作時(shí)仍然面臨著諸多問(wèn)題，這不但制約了檔案管理部門(mén)工作水平的提升，同時(shí)也阻礙了事業(yè)單位的全面進(jìn)步。

一、提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理質(zhì)量的重要性分析

在事業(yè)單位中，文書(shū)檔案既如實(shí)的反映了單位整體的發(fā)展歷程，同時(shí)也記錄下了各部門(mén)的工作經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)不但為單位選拔人才、進(jìn)行決策提供了優(yōu)質(zhì)的理論支持，并且也為單位內(nèi)部各部門(mén)之間組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整與優(yōu)化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此，提高其文書(shū)檔案管理的整體質(zhì)量，對(duì)于事業(yè)單位而言意義重大。

（一）有利于促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展

由于文書(shū)檔案資料中記錄著諸多管理經(jīng)驗(yàn)，因此事業(yè)單位中各個(gè)部門(mén)在開(kāi)展工作時(shí)，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案中具體價(jià)值的挖掘與參考，既能夠?yàn)橄嚓P(guān)活動(dòng)的貫徹實(shí)施提供經(jīng)驗(yàn)支持，同時(shí)也能夠?qū)Ω鞑块T(mén)工作的推進(jìn)實(shí)現(xiàn)科學(xué)且合理的指導(dǎo)。相關(guān)部門(mén)秉承著取其精華去其糟粕的相關(guān)原則，在對(duì)資料中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行充分利用時(shí)，不但能夠在事業(yè)單位中全面構(gòu)建出和諧積極的工作環(huán)境，并且也可以進(jìn)一步提升單位整體的發(fā)展水平。

（二）有利于促進(jìn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)全面轉(zhuǎn)型

一般來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的文書(shū)檔案既是實(shí)現(xiàn)單位全面進(jìn)步的關(guān)鍵助推動(dòng)力，同時(shí)也是國(guó)家政府檔案的重要組成部分。因此，從社會(huì)角度出發(fā)，提高事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理質(zhì)量，是保障政府資料完整性和安全性的主要手段。尤其是在當(dāng)前時(shí)代背景下，隨著各級(jí)政府對(duì)于相關(guān)部門(mén)工作模式改革呼聲的不斷加大，事業(yè)單位只有充分發(fā)掘出其自身檔案資料中的積極作用，立足于對(duì)其自身工作狀況的研究與分析，才能夠在順應(yīng)國(guó)家發(fā)展進(jìn)程的前提下，實(shí)現(xiàn)單位整體的全面轉(zhuǎn)型。

（三）有利于合理規(guī)避事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中所面臨的諸多法律風(fēng)險(xiǎn)

事業(yè)單位在與其他企業(yè)、單位開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，通常會(huì)對(duì)其過(guò)程中所產(chǎn)生的相關(guān)文書(shū)資料及書(shū)面內(nèi)容進(jìn)行妥善的記錄與保存，并由相應(yīng)的部門(mén)進(jìn)行錄入，在公正處理的條件下，這一部分文書(shū)檔案就擁有了一定的法律效力，因此，無(wú)形之中避免了諸多矛盾和問(wèn)題的發(fā)生。

二、現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中所面臨的基本問(wèn)題分析

（一）部分事業(yè)單位中對(duì)文書(shū)檔案管理工作缺乏一定的重視

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型，市場(chǎng)環(huán)境的開(kāi)放性程度也得到了顯著的提高，在此背景下，國(guó)內(nèi)外資本的競(jìng)相涌入也增加了事業(yè)單位進(jìn)步發(fā)展的壓力，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的愈發(fā)激烈促使其改變了工作的重心，“重經(jīng)濟(jì)效益而輕管理工作”的現(xiàn)象致使事業(yè)單位逐漸忽視了對(duì)其內(nèi)部文書(shū)檔案管理工作的重視。這一問(wèn)題的產(chǎn)生也間接壓縮了檔案管理部門(mén)的生存空間，特別是在現(xiàn)代化管理模式的沖擊下，在個(gè)別單位中，文書(shū)檔案管理已經(jīng)逐漸被歷史塵封，并且徹底喪失了其原有的重要意義。

（二）文書(shū)檔案管理工作缺乏信息化水平，與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)

眾所周知，在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作中，人工記錄和紙質(zhì)公文是最為常見(jiàn)的兩種記錄模式，但是，隨著我國(guó)信息化建設(shè)水平的不斷提升，電子檔案管理模式的出現(xiàn)充分展示了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的落后與繁重。這不但極大的提高了檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)也大大降低了其工作的熱情和積極性。而從客觀角度上分析，在部分已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子辦公的事業(yè)單位內(nèi)部，由于其所使用的檔案管理系統(tǒng)并不完善，在存儲(chǔ)過(guò)程中極易發(fā)生檔案丟失或是文件損壞等現(xiàn)象，安全隱患及風(fēng)險(xiǎn)的存在既降低了事業(yè)單位的管理水平，并且也為其帶來(lái)了很大的工作損失。

（三）文書(shū)檔案管理部門(mén)人力資源分配不合理，崗位職能得不到充分的發(fā)揮

前文已經(jīng)提到，近年來(lái)，事業(yè)單位之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，在此過(guò)程中，各單位要想不被市場(chǎng)淘汰，就要求其能夠在發(fā)展過(guò)程中獲得更多的經(jīng)濟(jì)收益。因此，部分事業(yè)單位為了進(jìn)一步擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)空間，選擇壓縮文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作崗位，在部門(mén)規(guī)模日漸“精簡(jiǎn)”的過(guò)程中，文書(shū)檔案管理的專業(yè)性水平也在不斷降低。故而在絕大多數(shù)事業(yè)單位中，進(jìn)行文書(shū)檔案處理工作的相關(guān)人員往往身兼多職，在其開(kāi)展工作時(shí)，不但很難依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行文件管理、歸檔的相關(guān)制度，致使部分文件資料在管理過(guò)程中產(chǎn)生遺失問(wèn)題，同時(shí)也因其專業(yè)素質(zhì)的缺乏而導(dǎo)致工作責(zé)任感降低，檔案管理危在旦夕。

三、提高事業(yè)單位文書(shū)檔案管理質(zhì)量的有效策略分析

（一）增強(qiáng)事業(yè)單位中管理部門(mén)對(duì)于文書(shū)檔案管理的重視程度

首先，事業(yè)單位內(nèi)部各級(jí)管理層必須明確文書(shū)檔案管理工作的重要性，并通過(guò)對(duì)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的研究與分析，來(lái)全面提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于文書(shū)檔案管理的重視程度，從而實(shí)現(xiàn)各部門(mén)與檔案管理部門(mén)之間的有效銜接，加強(qiáng)各部門(mén)之間工作人員的協(xié)同配合，避免因溝通交流不到位而產(chǎn)生的工作矛盾；

其次，將文書(shū)檔案管理工作列入到機(jī)關(guān)單位的工作體系之中，并通過(guò)對(duì)公文記錄及檔案處理等工作性質(zhì)的綜合考量，來(lái)提升檔案管理與單位內(nèi)部系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的一致性，以從根本上提高文書(shū)檔案的處理效率和管理質(zhì)量；

最后，在事業(yè)單位內(nèi)部需實(shí)現(xiàn)對(duì)其他部門(mén)工作人員全局意識(shí)的不斷強(qiáng)化，積極主動(dòng)地參與到檔案資料的收集過(guò)程中來(lái)，在工作過(guò)程中主動(dòng)履行提供資料的義務(wù)，并未事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）逐步建立健全文書(shū)檔案管理的機(jī)制體系

第一，要求事業(yè)單位必須通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案管理部門(mén)實(shí)際工作狀況的調(diào)查與分析，來(lái)制定出完善的文書(shū)檔案監(jiān)督管理機(jī)制。相關(guān)部門(mén)在執(zhí)行監(jiān)督管理工作時(shí)，必須定期反饋，及時(shí)分析，對(duì)于文書(shū)檔案管理過(guò)程中所存在的基本問(wèn)題，需進(jìn)行及時(shí)的上報(bào)處理，并制定出相應(yīng)的處理策略。同時(shí)，在此基礎(chǔ)上，還需通過(guò)與文書(shū)檔案管理人員的交流與溝通，來(lái)對(duì)工作重點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整，以從根本上提升檔案管理的工作質(zhì)效；

第二，加強(qiáng)事業(yè)單位中文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。一方面，對(duì)已上崗人員進(jìn)行定期的專業(yè)技能培訓(xùn)，在提升其業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，保證其能夠在工作中有所思考、有所進(jìn)步，從而提高部門(mén)的工作水平；另一方面，加強(qiáng)對(duì)管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，為其樹(shù)立起工作責(zé)任意識(shí)，在充分調(diào)動(dòng)起相關(guān)人員工作積極性的同時(shí)，促進(jìn)文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作效率；

第三，從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)帶有服務(wù)性質(zhì)的工作，因此，這就要求事業(yè)單位必須重視對(duì)其服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)，通過(guò)積極健康的引導(dǎo)手段，來(lái)幫助管理人員養(yǎng)成正確的職業(yè)道德。

（三）增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

第一，由于絕大多數(shù)事業(yè)單位中檔案管理人員的普遍素質(zhì)及專業(yè)性水平不高，因此，就要求事業(yè)單位能夠加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的技能培訓(xùn)，利用講座、論壇等形式，幫助其理順文書(shū)檔案管理的工作脈絡(luò)，在對(duì)其知識(shí)結(jié)構(gòu)不斷進(jìn)行更新的基礎(chǔ)上，保障其能夠在工作過(guò)程中熟練運(yùn)用各種分類管理方法和分析手段，從而實(shí)現(xiàn)管理人員操作能力的全面提升；

第二，由于事業(yè)單位的文書(shū)檔案普遍帶有較強(qiáng)的政治性和機(jī)密性，因此增強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德和工作責(zé)任感勢(shì)在必行。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位必須就違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行嚴(yán)格的劃分，并定期組織相關(guān)人員進(jìn)行國(guó)家制度和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，在增強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員政治嗅覺(jué)的條件下，幫助其樹(shù)立起正確的職業(yè)榮辱觀念。

（四）全面加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作中的信息化建設(shè)水平

就當(dāng)前而言，在部分基層事業(yè)單位中，文書(shū)檔案管理工作仍然存在著人工處理、手工歸檔的工作方式，這不但影響著管理質(zhì)量的提升，同時(shí)也與我國(guó)信息技術(shù)水平不斷發(fā)展的大趨勢(shì)相悖。因此，這就要求事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化科技技術(shù)的應(yīng)用：

一方面，在單位內(nèi)部全面推行自動(dòng)化辦公的基本模式，尤其是在文書(shū)檔案處理的過(guò)程中，加大對(duì)電子檔案的引進(jìn)力度，通過(guò)電子掃描、智能錄入等技術(shù)手段的應(yīng)用，來(lái)實(shí)現(xiàn)文本檔案向電子資源的轉(zhuǎn)變。并且在此基礎(chǔ)上，為了最大程度的避免因電子系統(tǒng)崩潰而造成的檔案損失問(wèn)題，管理部門(mén)必須加大對(duì)電子人才的引進(jìn)力度，或是加強(qiáng)對(duì)局域網(wǎng)的建設(shè)與維護(hù)，以此來(lái)增強(qiáng)電子文書(shū)檔案管理的完整性與安全性；

另一方面，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建起完善的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案資料內(nèi)容重點(diǎn)、名稱以及記錄時(shí)間的分析，來(lái)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的錄入處理。同時(shí)，其他部門(mén)員工也可在獲準(zhǔn)后對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)閱查看，并通過(guò)對(duì)不同級(jí)別工作人員的分級(jí)，來(lái)制定出科學(xué)合理的調(diào)閱規(guī)則，從而避免文書(shū)檔案的流出，最大程度的保證檔案信息資料的機(jī)密性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，提高事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理質(zhì)量，既是時(shí)代所賦予其的重要使命，同時(shí)也是各級(jí)政府所提出的重要要求。特別是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平和信息化建設(shè)水平的不斷提升，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的基本需求，檔案管理人員只有改變自身理念，并通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的充分利用，才能夠?qū)崿F(xiàn)其自身工作的全面改革與轉(zhuǎn)型。而事業(yè)單位只有提高對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度，以體制制度改革為落腳點(diǎn)，以增強(qiáng)管理質(zhì)量為目標(biāo)，才能夠保證文書(shū)檔案資料在當(dāng)前時(shí)代背景下發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的全面飛躍。