白媛 晉中市園林綠化服務中心

在事業(yè)單位發(fā)展的過程當中，辦公室擔當著極為重要的角色。辦公室是領導決策的智囊團，是綜合協(xié)調、上傳下達的指揮部，是單位事務的綜合服務部，還承擔著督導督辦等職能，工作內容多而且繁雜，唯有不斷優(yōu)化辦公室的管理職能，才能夠使各項工作更加高效有序地推進，對促進事業(yè)單位的快速發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位辦公室管理中的問題分析

（一）辦公室職能種類過多

在目前辦公室的管理過程中，辦公室承擔的綜合事務較多，具有很強的服務性，涉及面廣，事務瑣碎繁雜，綜合性強，不僅要在單位事務中進行宏觀調控，還要對一些事務進行微觀處理，導致辦公室工作內容龐雜，經常出現職能不清、權責不明的問題，工作人員壓力較大，不僅要妥善協(xié)調各部門之間的關系，同時也要將自身的職能有效發(fā)揮，如果不能夠提升其職能管理效率，那么在新時代的新要求下，則很難發(fā)揮辦公室的職能效果[1]。

（二）缺少明確的管理制度

事業(yè)單位的辦公室運行過程中，缺少對應的管理制度，辦公室工作難以科學有效的進行，工作人員經常會出現不滿情緒，給辦公室的職能發(fā)揮造成了嚴重的影響。

（三）管理人員能力有待提升

隨著時代的發(fā)展與進步，事業(yè)單位對綜合型人才的需求越來越高，然而在原有的辦公室職能管理機制當中，人才種類較為單一，已經無法滿足辦公室發(fā)展的需要。原有的管理隊伍，受到傳統(tǒng)管理模式的影響，缺乏先進的管理思想，導致管理效率下降。若不能與時俱進，及時提升管理隊伍的綜合實力，會給辦公室職能管理帶來嚴重影響。

（四）信息化管理程度弱

隨著信息時代的到來，信息技術在各個領域當中發(fā)揮了越來越重要的作用，國家也提出了互聯(lián)網+的計劃，然而在辦公室職能管理的過程當中，作為事業(yè)單位的重要部門，本應該采用更加先進的技術以及信息設備來提高管理效率，然而由于單位管理理念的滯后、運行系統(tǒng)的繁冗、人員理念的落后，導致無法與現代化先進的理念以及技術設備進行有效結合，使得辦公室的職能管理效率沒能得到有效提升，從而影響整個單位管理的進步和革新。

二、事業(yè)單位辦公室管理職能的完善對策

（一）明確責任管理

辦公室管理職能過多，職責交叉不明，以至于事業(yè)單位的辦公室辦公效率較低，針對這樣的問題，事業(yè)單位要對辦公室的職能管理進行優(yōu)化，明確每一個工作人員的具體職能，強化責任管理。如此才能夠使辦公室職員的工作效率得到有效提升。例如，可以在辦公室的管理體系當中強化監(jiān)管機制的建立，使得每一個工作人員都有自己確定的職責范圍，如此可以使辦公室職能明確化，進而有效提高辦公室的管理效率。

（二）完善管理制度

為了使辦公室的各項職能有條不紊的運行，需要在辦公室的運行過程當中，構建完善的管理體系，形成完整的管理閉環(huán)，通過制度的約束確保辦公室各項職能的辦公效率。制度的制定要充分考慮辦公室的實際情況，既科學又合理，既能激發(fā)人員的工作積極性，又能有效對各項工作的完成情況進行督導。例如，可以通過績效考核的方式，設定相應的獎懲機制，對于業(yè)績突出的員工要進行獎勵，而對于在日常工作中表現較差，阻礙辦公室工作效率的人員要進行懲罰，如此通過考核機制的設定，可以有效提升辦公室工作人員的工作積極性，使其態(tài)度得到端正，對提升辦公室職能管理的效率具有重要作用。

（三）加強人員培訓

事業(yè)單位當中，辦公室事務繁雜、職能種類繁多，辦公室高效運轉的新特征對工作人員的專業(yè)技術水平提出了新的要求，尤其是隨著時代的發(fā)展，原有的管理人才已經無法滿足當代社會的發(fā)展需求，因此，應強化對辦公室管理人員的專業(yè)技能培訓，提升其專業(yè)素養(yǎng)，使其成為新時代下的綜合型人才，才能夠有效提升辦公室職能管理效率。例如，事業(yè)單位可以定期組織辦公室人員進行培訓，通過學習先進的管理理念，強化辦公室人員的理論知識，另一方面也要通過實踐，使其處理各項工作的能力得到有效提升，使理論學習成果轉化為生產力，從而推動工作效率的有效提升。

（四）實現信息化管理

為了使辦公室職能的管理更加高效，有必要融入先進的信息技術以及設備。這就需要工作人員積極學習先進的科學技術，提高對信息設備的使用能力，進而才能夠使辦公效率得到提升[2]。例如，可以請專業(yè)人員在事業(yè)單位內部通過大數據技術以及云計算技術構建信息共享平臺，如此，可以有效強化工作人員對事業(yè)單位當中各種文件的處理能力。通過信息共享平臺，還可以將辦公室與各個部門進行有效連接，使各個部門的信息傳遞效率更加快速，有助于協(xié)調各個部門的工作，還可以通過微信等交流軟件，加強辦公室員工與各個部門之間的交流，使辦公室職能管理工作形成一個整體，有效提升管理效率。

三、結束語

總而言之，辦公室在事業(yè)單位當中扮演著不可替代的角色，對于協(xié)調事業(yè)單位當中各個部門的關系，促進整個單位的發(fā)展具有十分重要的意義和作用，因此要通過明確責任分工、完善管理制度、提升人員素質、構建網絡管理平臺等方式，不斷優(yōu)化辦公室職能管理、使辦公效率得到有效提升，從而促進整個單位的事務良好銜接、高效運轉。