王飛 東阿縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用價值

（一）提升檔案管理工作效率

事業(yè)單位在開展檔案管理過程中，通過加強信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，統(tǒng)一錄入到計算機相關(guān)軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統(tǒng)，針對一些存檔資料比較多的事業(yè)單位，通過推動信息化建設(shè)，能夠有效節(jié)約閱覽人員檔案查詢時間，同時也有利于管理人員對檔案進行規(guī)范化管理，提高檔案管理工作效率。

（二）促使檔案管理更加規(guī)范

事業(yè)單位的一些檔案材料很多都是由相關(guān)人員本人進行填寫，受個體差異性影響，不同人員在填寫時字體、內(nèi)容乃至格式均不相同，這對檔案管理也帶來了一定影響。通過加強檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效賦予相應(yīng)檔案統(tǒng)一的數(shù)字化格式規(guī)范，從而更加便于進行檔案資源的統(tǒng)一整理、共享，促使檔案管理更加的科學(xué)規(guī)范。

（三）更有利于檔案安全存儲

傳統(tǒng)檔案管理模式下，都是以紙質(zhì)檔案形式存在，隨著時間的推移，這些紙質(zhì)檔案經(jīng)過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會出現(xiàn)破損問題，并在紙質(zhì)檔案受材質(zhì)所限，長時間的存儲會導(dǎo)致紙張本身也會變得薄而脆，經(jīng)受不住磨損，嚴(yán)重時還會導(dǎo)致一些寶貴的信息丟失。而通過加強檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案得以采用數(shù)字化形式保存，一般只要做好數(shù)字化檔案信息加密備份工作，能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數(shù)字化形式呈現(xiàn)的檔案無須占用較大空間，在節(jié)約檔案管理成本方面也有著顯著的優(yōu)勢。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的相關(guān)措施

（一）健全事業(yè)單位檔案建設(shè)的管理制度

有一套完整的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，才能對從業(yè)人員的行為進行規(guī)范和統(tǒng)一，保障事業(yè)單位內(nèi)檔案管理工作有序進行。對于事業(yè)單位而言，檔案管理的完善性標(biāo)準(zhǔn)化程度，直接關(guān)系著每個部門每個環(huán)節(jié)的工作效率，同樣也是需要各部門共同協(xié)調(diào)配合來完成的。事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案管理的信息化建設(shè)工作，將檔案管理制度納入單位內(nèi)的必行規(guī)章制度中去，首先需要對各模塊工作進行分析，明確在檔案管理過程中的責(zé)任和義務(wù)，例如人事科需要提供比較精準(zhǔn)的實時更新的人事變動情況，對人員入職、離職和調(diào)動手續(xù)做好統(tǒng)計、整理和匯入檔案管理系統(tǒng)，能夠為檔案建設(shè)工作做好人事材料準(zhǔn)備。事業(yè)單位注重規(guī)范各崗位在檔案管理進程中的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，要求全員按照標(biāo)準(zhǔn)操作，對于信息篩查、統(tǒng)計等采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，便于后期的信息整合分析。

（二）完善檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃

為了使信息化檔案管理在實施過程中有明確的方向和依據(jù)，就要在事業(yè)單位檔案管理過程中明確檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃。這樣檔案管理才能取得更好的效果，同時也能促進事業(yè)單位的長期發(fā)展。首先要對事業(yè)單位發(fā)展的特點和實際情況進行仔細(xì)的研究和分析，然后規(guī)劃信息化發(fā)展的基本需求，之后再對檔案管理的工作進行完善。同時，檔案管理部門之間也要進行及時溝通以及相互配合，使檔案管理的工作更加靈活，并擴大檔案管理工作的范圍，進一步推動檔案管理的信息化建設(shè)。所以，為了提高事業(yè)單位管理工作的效率和質(zhì)量，就要在開展工作之前做好相關(guān)的規(guī)劃工作，使得檔案管理工作能夠有條不紊地進行。

（三）加強人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

要實現(xiàn)高水平的檔案管理就需要聘請專業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理人員進行工作，同時也要定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)以及相關(guān)技能。此外，還要注意人文關(guān)懷，在日常的工作與學(xué)習(xí)中，要注意對檔案管理人員進行鼓勵，提高其學(xué)習(xí)的積極性，進一步提升專業(yè)素養(yǎng)。為了引進更多的專業(yè)人才，事業(yè)單位也要拓寬人才引進的渠道，為事業(yè)單位注入更多的新鮮活力。

（四）制定檔案信息化監(jiān)督機制，做好涉密管理工作

為了持續(xù)推進事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，還要建立健全完善的管理機制，監(jiān)督檔案管理人員的工作，保證信息的安全性和準(zhǔn)確性。在建立健全監(jiān)督機制的過程中，不僅要建立內(nèi)部監(jiān)督，還要建立外部監(jiān)督，這樣一來才能更好地發(fā)揮出監(jiān)督效果。檔案室也要定期開展檔案信息化設(shè)備和信息網(wǎng)站的檢查與維護工作，防止病毒攻擊網(wǎng)站，對檔案管理工作產(chǎn)生不利的影響。此外，為了進一步保證信息的安全性，要加大保密力度，防止檔案信息外露的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（五）樹立積極向前的思想工作觀念

在新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作除了要做好技術(shù)方面的創(chuàng)新外，還要對工作人員的意識進行培養(yǎng)。增強相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的檔案管理意識，不僅能有效推動事業(yè)單位的發(fā)展與進步，還能切實保障檔案管理信息化建設(shè)工作的效率，推動信息檔案電子化的發(fā)展進程。通過這種方式促進傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理手段發(fā)生巨大的改變，提升管理工作效果，在信息檢索和檔案資料的查詢中也提供了一定的便捷性。針對人員思想工作觀念的培養(yǎng)而言，事業(yè)單位的各級領(lǐng)導(dǎo)要注重自身言行，結(jié)合檔案管理相關(guān)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，不得隨意翻看檔案資料，也不能任意調(diào)用各類檔案信息，有效保障信息安全。

三、結(jié)束語

在信息化背景下，許多事業(yè)單位已經(jīng)開始引入信息化系統(tǒng)，這改善了檔案管理的工作模式，也提高了檔案管理的工作效率。為了促進事業(yè)單位的發(fā)展，使得信息化系統(tǒng)更合理地用于檔案管理工作中，同時，針對目前存在的一些問題要積極進行探索，對問題出現(xiàn)的原因進行分析，及時找到解決問題的方法，盡量避免影響后續(xù)的工作。