馮翠香 晉能控股裝備制造集團(tuán)

機(jī)要工作是黨和國家的一項(xiàng)重要工作，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著保駕護(hù)航的作用。機(jī)要文件管理工作作為機(jī)要工作的一部分，在保障企業(yè)安全發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。做好機(jī)要文件管理工作有利于國有企業(yè)提高自身在技術(shù)、管理、重要決策等多個(gè)方面的控制能力。通常情況下，機(jī)要文件包含國家、省市及企業(yè)秘密等內(nèi)容，一旦因?yàn)闆]有管理好機(jī)要文件而造成內(nèi)容外泄，會(huì)使國家及企業(yè)的利益和保密安全受到損害，因此，無論是國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層還是具體負(fù)責(zé)機(jī)要文件管理的工作人員都要高度重視此項(xiàng)工作，要不斷的提高自身的保密意識(shí)和工作能力，確保機(jī)要文件管理工作順利進(jìn)行、機(jī)要工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)、保密安全。

一、國有企業(yè)機(jī)要文件管理中存在的問題

（一）機(jī)要文件管理不規(guī)范

目前，仍有一些企業(yè)對(duì)機(jī)要文件管理工作重視程度不夠，企業(yè)內(nèi)部未制定嚴(yán)格有效的機(jī)要文件管理制度，使得機(jī)要文件在傳閱過程中出現(xiàn)了不規(guī)范的工作行為，比如說機(jī)要文件隨意擺放、擅自擴(kuò)大（縮?。﹤鏖喎秶?、文件損壞等等。機(jī)要文件管理制度的欠缺，對(duì)相關(guān)工作人員的約束力度不夠，犯錯(cuò)成本低，導(dǎo)致機(jī)要文件管理始終不能順利進(jìn)行。

（二）機(jī)要文件管理工作人員保密意識(shí)薄弱

國有企業(yè)中有很多文件、會(huì)議紀(jì)要都是需要?dú)w類到機(jī)要文件里的，而和這些文件接觸最多的就是機(jī)要文件的管理者。由于機(jī)要文件的重要性，這就要求機(jī)要工作人員必須具備極高的專業(yè)素養(yǎng)和保密意識(shí)，工作態(tài)度也必須認(rèn)真、謹(jǐn)慎。但是在實(shí)際工作中，很多國有企業(yè)并沒有真正的認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)的重要性，相關(guān)工作人員對(duì)機(jī)要文件的重要性和保密性認(rèn)識(shí)不夠，在文件收發(fā)、登記、使用、傳閱的過程中未按程序規(guī)范進(jìn)行，存在出現(xiàn)文件失泄密的可能性。

（三）網(wǎng)絡(luò)和電子信息管控問題

現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)辦公的出現(xiàn)和發(fā)展，為國有企業(yè)迅速地提高工作效率的同時(shí)也帶來了一定的風(fēng)險(xiǎn)。無紙化辦公以及網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)的推廣普及，節(jié)約了資源、減輕了工作人員的工作壓力、提高了辦公效率，但隨著各種信息和文件在網(wǎng)絡(luò)上的傳輸，一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)病毒等手段竊取信息和文件，使網(wǎng)絡(luò)成為了失泄密的途徑之一，這就會(huì)為國有企業(yè)機(jī)要文件的管理帶來一定的隱患。

二、加強(qiáng)國有企業(yè)機(jī)要文件管理的有效措施

（一）有效提高工作人員的保密意識(shí)

機(jī)要文件管理工作的好與壞，不僅直接影響到了企業(yè)的利益，還會(huì)影響到黨和國家的利益。這就對(duì)工作人員的政治素治和專業(yè)素質(zhì)有了更高的要求，工作人員需要具備高度的保密意識(shí)和強(qiáng)烈的政治意識(shí)，并具備專業(yè)的文件管理能力，這樣才能做好機(jī)要文件管理，保證機(jī)要文件安全。機(jī)要文件管理工作做的好與壞和工作人員的管理能力息息相關(guān)，因此，工作人員必須要做的就是要提高自身的保密意識(shí)。第一，工作人員一定要清楚的認(rèn)識(shí)到做好機(jī)要文件保密工作對(duì)國有企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要性和重要意義，在開展工作的時(shí)候，工作人員要樹立起科學(xué)正確的思想觀念，以此為基礎(chǔ)保證機(jī)要文件管理工作的順利進(jìn)行。第二，工作人員要全面、透徹、有效的了解自己的工作，熟悉機(jī)要文件管理的工作方法，用最科學(xué)、最高效的手段來進(jìn)行文件管理。第三，機(jī)要文件管理工作甚至是能夠直接決定一家國有企業(yè)的命運(yùn)的，所以，機(jī)要工作人員的責(zé)任心一定要強(qiáng)，認(rèn)真履行崗位保密職責(zé)，這樣才能有效的推進(jìn)工作順利進(jìn)行。國有企業(yè)也要做好機(jī)要文件管理工作人員保密意識(shí)的強(qiáng)化和提升工作，堅(jiān)決杜絕機(jī)要文件失泄密事件的發(fā)生。

（二）完善機(jī)要文件管理制度

機(jī)要文件管理是一項(xiàng)政治性、保密性和規(guī)范性要求很高的工作，在具體的文件管理中國有企業(yè)要依據(jù)國家現(xiàn)行的保密法律法規(guī)、公文管理制度等，優(yōu)化完善機(jī)要文件管理制度。一是要嚴(yán)格做好機(jī)要文件收發(fā)登記工作，對(duì)于文件接收、下發(fā)時(shí)間、文件字號(hào)、文件名稱、密級(jí)、保密期限、份數(shù)、份號(hào)、分發(fā)范圍等進(jìn)行詳細(xì)登記，并在專用涉密計(jì)算機(jī)上建立電子臺(tái)賬，便于機(jī)要文件存檔和查找。二是要有專門的機(jī)要人員負(fù)責(zé)機(jī)要文件傳閱工作，嚴(yán)格按照機(jī)要文件管理流程和文件傳達(dá)范圍進(jìn)行傳閱。一個(gè)部門閱完機(jī)要文件后由機(jī)要人員負(fù)責(zé)收回并送往下一個(gè)需要傳閱的部門，部門和部門、個(gè)人和個(gè)人之間不允許私自傳閱機(jī)要文件，不得橫傳直送，這樣能夠更好的保證機(jī)要文件的安全性。同時(shí)，要保證機(jī)要文件傳閱的時(shí)效性，要限時(shí)傳閱，適時(shí)催閱，確保文件精神的及時(shí)精準(zhǔn)傳達(dá)和高效辦理。三是針對(duì)機(jī)要文件管理建立獎(jiǎng)懲制度，通過制度的激勵(lì)和約束，進(jìn)一步增強(qiáng)機(jī)要文件管理人員的責(zé)任心，明白機(jī)要人員肩負(fù)的使命感。并要牢固樹立服務(wù)大局的意識(shí)，要以高度的事業(yè)心和責(zé)任感對(duì)待機(jī)要工作。對(duì)于一些涉密會(huì)議，機(jī)要工作人員也要把握好參會(huì)人員的范圍，并在會(huì)前做好相關(guān)保密紀(jì)律的提示工作，嚴(yán)禁會(huì)議內(nèi)容外泄。

（三）提高領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)機(jī)要文件管理工作的重視

一家企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的想法和做法直接體現(xiàn)了這家企業(yè)的思想行為，在一定程度上也會(huì)影響企業(yè)工作人員的思想行為。很多時(shí)候企業(yè)的工作人員會(huì)把領(lǐng)導(dǎo)者作為自己工作和學(xué)習(xí)的標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)像領(lǐng)導(dǎo)者學(xué)習(xí)，如果領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)機(jī)要文件工作重視程度不夠，在文件批轉(zhuǎn)的過程中出現(xiàn)不規(guī)范甚至不正確的行為，那么可能機(jī)要文件管理工作人員也會(huì)受到影響，甚至產(chǎn)生一種領(lǐng)導(dǎo)都不重視我們也不用重視的錯(cuò)誤心理。因此，國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層一定要加強(qiáng)對(duì)機(jī)要文件管理工作的重視，在日常工作中，注意自己的行為規(guī)范，起到良好的示范作用。領(lǐng)導(dǎo)層要加大對(duì)做好機(jī)要文件管理的宣傳力度，通過線上與線下相結(jié)合的方式，有效的傳遞相關(guān)工作理念，時(shí)時(shí)刻刻提醒機(jī)要文件管理工作人員做好文件的管理及保密工作。

（四）提高機(jī)要文件管理工作人員的綜合素質(zhì)

一家國有企業(yè)要想做好機(jī)要文件管理工作就必須要走科學(xué)化的道路，通過科學(xué)化的道路能夠使企業(yè)機(jī)要文件管理工作完成的更加高效和標(biāo)準(zhǔn)，做到這一點(diǎn)的前提條件就是國有企業(yè)具有一支高素質(zhì)、專業(yè)化的機(jī)要文件管理團(tuán)隊(duì)，只有擁有了這樣的一支人才隊(duì)伍，才能切實(shí)做好企業(yè)機(jī)要文件管理工作。因此，國有企業(yè)必須要重視這一問題，要引進(jìn)專業(yè)的機(jī)要文件管理或者是保密工作人才，適當(dāng)?shù)奶岣咚麄兊母＠?，從而吸引人才留在國有企業(yè)工作。同時(shí)國有企業(yè)還要與時(shí)俱進(jìn)，要對(duì)已有的工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，新的工作模式需要是科學(xué)的，而且必須要充分體現(xiàn)出機(jī)要文件管理這一工作崗位的價(jià)值。在具體的工作中，國有企業(yè)要制定出一套比較完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，充分落實(shí)科學(xué)化專業(yè)化的管理方式，不斷提高工作人員的專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)，從而保證機(jī)要文件管理工作效率能夠達(dá)到最好，工作人員的工作狀態(tài)也能達(dá)到最佳，科學(xué)化的工作方法能夠發(fā)揮出最大的優(yōu)勢(shì)。國有企業(yè)還要注重對(duì)機(jī)要文件管理工作人員進(jìn)行職業(yè)道德方面的培養(yǎng)，確保這些工作人員能夠以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、高效的工作方法做事，收到事半功倍的效果。企業(yè)還要建立一套崗位工作責(zé)任考核機(jī)制，把機(jī)要文件管理的工作進(jìn)行具體劃分，每人負(fù)責(zé)一個(gè)模塊，責(zé)任到人，這樣能夠充分的調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和工作熱情，機(jī)要文件管理工作也會(huì)完成的更加順利。

（五）引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)

目前，越來越多的高新技術(shù)被應(yīng)用到工作領(lǐng)域，機(jī)要文件管理也不例外，先進(jìn)的技術(shù)能夠有效的提高機(jī)要文件的管理水平和保密效果，同時(shí)還大大的提高了機(jī)要文件管理工作的科學(xué)性。國有企業(yè)在進(jìn)行機(jī)要文件管理工作的時(shí)候，要把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)作為導(dǎo)向，最大程度的發(fā)揮它的優(yōu)勢(shì)，這樣能夠很好的輔助工作人員完成工作任務(wù)。當(dāng)然，國有企業(yè)在選擇科學(xué)技術(shù)的時(shí)候也要有針對(duì)性，要根據(jù)企業(yè)自身的機(jī)要文件管理工作和保密工作需要，選擇符合企業(yè)運(yùn)行要求的先進(jìn)技術(shù)。國有企業(yè)還要有足夠的人力和財(cái)力來支持先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)行，把科學(xué)技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大，這也是做好機(jī)要文件管理工作的有力保障。

（六）加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的管控

現(xiàn)代企業(yè)中網(wǎng)絡(luò)辦公、電子辦公的應(yīng)用隨處可見，現(xiàn)代化辦公設(shè)備應(yīng)用起來高效便捷，但是也伴隨著一定的風(fēng)險(xiǎn)，機(jī)要文件堅(jiān)決不能在非涉密網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞，可采取紙質(zhì)版的方式進(jìn)行傳閱，文件收發(fā)也必須由專人負(fù)責(zé)，這樣做是為了防止發(fā)生失泄密事件。因此，國有企業(yè)在日常工作中一定要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備的管理，必須做到：涉密信息不上網(wǎng)、上網(wǎng)信息不涉密，非涉密計(jì)算機(jī)里不能存有機(jī)要文件；機(jī)要文件必需單獨(dú)存在專用的涉密計(jì)算機(jī)中；企業(yè)要定期對(duì)各部門計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，防止機(jī)要文件存在非涉密計(jì)算機(jī)內(nèi)；拷貝涉密材料時(shí)不能用普通U 盤，只能使用涉密U 盤光盤專用存儲(chǔ)介質(zhì)等，通過這些措施，有效防止各種各樣的意外事故的發(fā)生。

三、結(jié)語

國有企業(yè)要想做好機(jī)要文件管理工作，就要多方面形成合力，充分的發(fā)揮出科學(xué)化工作模式的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，把可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)降到最低。