岳琳 成都市成華區(qū)人民檢察院

在司法責(zé)任制改革和司法規(guī)范化背景下，檢察檔案工作得到了方方面面的重視。檢察檔案包含文書檔案、訴訟檔案、會計檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等等。近年來隨著人們法制意識的加強(qiáng)，越來越多的人開始重視檢察檔案的價值。

一、檢察檔案管理存在的問題

1.檔案管理組織不健全，檔案法制意識不強(qiáng)，責(zé)任落實(shí)不到位，檔案資源轉(zhuǎn)化率低。部分檢察干警依舊存在重辦案、輕歸檔的意識，而部分檢察機(jī)關(guān)沒有相應(yīng)的檔案移交制度，檔案保護(hù)機(jī)制，沒有完善的監(jiān)督體系，因此很多時候檔案管理人員面臨的問題就是無檔案可收，無制度可循。檢察機(jī)關(guān)一旦檔案收集不齊全、不豐富，就沒有檔案資源轉(zhuǎn)化可言，一旦檔案沒有承擔(dān)起它應(yīng)有的查詢利用功能后，又會使得部分干警更加不愿意移交手頭上的檔案，由此形成不交檔案的惡性循環(huán)。沒有相關(guān)的制度保障，檔案一旦出現(xiàn)問題就會形成相互推諉的情況，誰都不愿承擔(dān)起相關(guān)責(zé)任。

2.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平亟待提高。部分檢察機(jī)關(guān)在招聘檔案管理人員時沒有專業(yè)限制，沒有經(jīng)驗(yàn)限制，導(dǎo)致部分檢察管理人員對檔案管理工作沒有敬畏心，沒有責(zé)任感，沒有專業(yè)操守。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作，沒有相關(guān)的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)，很難在短時間內(nèi)完成數(shù)量龐大的檔案接收、整理、編目、上架、借閱等工作，更別提后續(xù)會產(chǎn)生的檔案統(tǒng)計、編研、修復(fù)等工作。

3.檔案管理軟硬件設(shè)施跟不上檔案的發(fā)展。部分檢察機(jī)關(guān)在建立檔案庫房時沒有考慮周全，檔案庫房的建設(shè)存在隱患，例如將庫房修在頂樓或者底樓，抑或者沒有考慮到檔案增量的問題，到后期檔案沒有可以存放的地方，在檔案的“九防”問題上也能省則省。另外檔案管理需要配備合理的檔案管理軟件，有了檔案管理軟件能提供方便快捷地進(jìn)行檔案檢索，同時也能更好的保護(hù)紙質(zhì)檔案，但是部分檢察機(jī)關(guān)沒有意識到軟件的重要性，還在通過WORD或者EXCEL進(jìn)行檔案管理，這樣極容易造成數(shù)據(jù)的丟失和更改。

二、檢察檔案管理的突破口

（一）以完善的工作機(jī)制確保檔案工作領(lǐng)導(dǎo)堅實(shí)有力

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前置。檢察機(jī)關(guān)一定要重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入每年召開的黨組會上進(jìn)行研究討論，并提出明確要求，從組織思想、人力資源配備、經(jīng)費(fèi)保障等方面，加大傾斜力度，從各方面保障檔案工作的順利開展。檔案管理要形成由檢察長親自部署，分管副檢察長全面主抓，辦公室具體承辦，各部門各司其職，密切配合的良好格局，從組織上有效保障檔案管理工作的良好運(yùn)行。

其次，人才支撐是做好檔案工作的動力。檔案管理人員的專業(yè)化、素質(zhì)化、技能化是作為做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，檢察機(jī)關(guān)要不斷強(qiáng)化對檔案管理人員的業(yè)務(wù)、技能培訓(xùn)和專業(yè)知識的培訓(xùn)，每年積極組織檔案人員參加各類檔案培訓(xùn)，同時就檔案管理中的難點(diǎn)、瓶頸問題，主動邀請上級檔案專業(yè)人士上門指導(dǎo)，以教促學(xué)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人才的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)化。

再次，制度落實(shí)是做好檔案工作的保障。以多種手段促進(jìn)檔案制度的有效落實(shí)：一是領(lǐng)導(dǎo)班子以身作則，院領(lǐng)導(dǎo)率先垂范，身體力行，要求單位人員按照《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等規(guī)定，各司其職，密切配合，認(rèn)真做好文件資料的收集、歸檔、利用工作；二是業(yè)務(wù)部門嚴(yán)守章紀(jì)，在工作中認(rèn)真執(zhí)行《檔案工作管理制度》《檔案工作保密制度》《檔案利用制度》等規(guī)章制度。

最后，目標(biāo)考核是做好檔案工作的關(guān)鍵。檢察單位在部署落實(shí)檢察工作中，要將檔案管理工作與檢察業(yè)務(wù)工作同安排、同部署、同落實(shí)、同監(jiān)控、同考核，納入年度工作計劃和目標(biāo)管理之中，做到目標(biāo)明確、責(zé)任到人。

（二）以完備的物質(zhì)體系推動檔案管理高效運(yùn)行

根據(jù)檔案工作的發(fā)展和需要，檢察單位要不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，高標(biāo)準(zhǔn)充實(shí)檔案室軟硬件設(shè)施，充分考慮檔案工作需要，做到查詢室、資料室、檔案人員辦公室、庫房有效隔離，確保檔案庫房容量充足。同時需要配備密集柜、除濕機(jī)、計算機(jī)、檢索微機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)、刻錄機(jī)、吸塵器、聲像防磁柜、溫濕度計、滅火器、裱糊工具等相關(guān)設(shè)備，檔案防備要達(dá)到防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強(qiáng)光、防塵、防鼠等“九防”要求。

（三）以健全的責(zé)任體系推進(jìn)檔案管理良性發(fā)展

首先，制定周密詳細(xì)的規(guī)章。為使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，根據(jù)實(shí)際情況檢察機(jī)關(guān)應(yīng)制定《檢察院文件歸檔、不歸檔范圍及保管期限表》《分類大綱》等業(yè)務(wù)規(guī)范性文件，并嚴(yán)格實(shí)施。

其次，抓好各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。一是嚴(yán)把收集關(guān)。堅持按照歸檔范圍定期收集各部門形成的各門類和載體的檔案，確保檔案齊全完整。同時還要收集與業(yè)務(wù)工作相關(guān)的資料，確保檔案資料內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理。二是加強(qiáng)規(guī)范案卷質(zhì)量。嚴(yán)格按照各項(xiàng)檔案規(guī)章制度做好檔案業(yè)務(wù)工作，各門類檔案要組卷科學(xué)合理，期限劃分準(zhǔn)確，編目規(guī)范，裝訂整齊，達(dá)到了有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。三是做好檔案保管保護(hù)工作。按照相關(guān)要求檔案庫房要使用避光窗簾，按時開啟除濕機(jī)，堅持庫房溫濕度登記制度，堅持定期檢查檔案，確保檔案無霉變、鼠咬等現(xiàn)象，無失、泄密事件發(fā)生，有效保障檔案的安全。四是搞好檔案統(tǒng)計工作。做到檔案收進(jìn)、移出及時登記，檔案統(tǒng)計臺賬數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、賬物相符。同時，檔案人員做到對檔案接收、移交憑證準(zhǔn)確、手續(xù)齊全，保存完整。五是加強(qiáng)對檔案工作的宣傳。充分利用各種載體各種方式宣傳檔案工作，例如利用單位大會組織干警集中學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)及專業(yè)基礎(chǔ)知識；邀請檔案專業(yè)人士為檢察干警講解檔案的價值；檔案室可以開展檔案參觀等等方式，為檔案規(guī)范化管理工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）以豐富的資源體系確保檔案成果有效轉(zhuǎn)化

檔案管理人員要堅持把檔案資源的利用轉(zhuǎn)化工作放在突出位置，給利用者提供快捷、準(zhǔn)確的信息，編制適用的檢索工具，利用現(xiàn)有檔案資料開展編研工作，編制檢察機(jī)關(guān)歷年來的組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、全宗介紹、專題概要等資料，為各部門開展工作提供詳實(shí)數(shù)據(jù)。