孫秀艷 煙臺(tái)市芝罘公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中心

數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用得益于計(jì)算機(jī)的發(fā)展，以及應(yīng)用范圍的擴(kuò)展。數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(shì)明顯，可以通過(guò)虛擬化載體，將數(shù)據(jù)進(jìn)行云端統(tǒng)計(jì)，輕松便捷。如果檔案信息相對(duì)復(fù)雜，則可可以通過(guò)數(shù)字技術(shù)加工，存儲(chǔ)分類，方便查找和利用，增加了檔案利用率，給人們的工作帶來(lái)便捷。

一、數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用意義

傳統(tǒng)的檔案管理方式為手寫(xiě)的紙質(zhì)文件，如果保存環(huán)境破壞，會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失，且手寫(xiě)數(shù)據(jù)不變查缺補(bǔ)漏，會(huì)產(chǎn)生大量的人力物力損耗?，F(xiàn)在，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，給管理人員的工作帶來(lái)了便捷。在事業(yè)單位中，檔案主要將承擔(dān)歷史使命的單位的發(fā)展變化進(jìn)行記錄。電子記錄方式的應(yīng)用，使得管理工作更加快捷，數(shù)據(jù)收集效率高，存儲(chǔ)速度快，且便于查找，已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展方向。檔案信息是一種重要的公共信息管理資源，在促進(jìn)我國(guó)的政治經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步中也是起著非常重要的推動(dòng)作用。對(duì)于各類事業(yè)單位而言，檔案管理是一項(xiàng)重要的文書(shū)工作。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，它是一個(gè)記錄所有員工從學(xué)校到部門的學(xué)習(xí)、工作、獎(jiǎng)懲情況的檔案，可以作為員工簡(jiǎn)歷等檔案，作為單位考核、人才選拔、考核的有效憑證。就單位而言，它是事業(yè)單位的核心文件，其中包含了公司的大量機(jī)密信息，未經(jīng)個(gè)人和單位同意，任何人不得泄露。檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣可以用來(lái)作為衡量事業(yè)單位人員在工作制度、人才培養(yǎng)能力和單位綜合實(shí)力的主要衡量指標(biāo)。將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，提高管理效率。數(shù)字化技術(shù)能夠節(jié)約工作成本，減少人員安排，便于數(shù)據(jù)核對(duì)。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的形式能夠提高檢索效率，檔案的利用率也會(huì)有所提升，使得檔案管理工作能夠促進(jìn)單位的發(fā)展，最大化檔案價(jià)值。

二、檔案管理工作中需要解決的問(wèn)題

（一）缺乏數(shù)字化管理投入

在一些地區(qū)，由于公共機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)沒(méi)有將檔案管理工作作為單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一，往往采取消極的管理方式，按部就班甚至落后于其他單位，限制檔案管理工作的資金投入，使得實(shí)際工作中對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和掌握不足，降低了檔案管理的有效性。

（二）現(xiàn)有檔案管理不便于綜合管理

完善的管理制度可以保障檔案管理工作的質(zhì)量，但傳統(tǒng)的檔案管理方式難以實(shí)現(xiàn)各部門之間的有效溝通與協(xié)作，容易對(duì)重要文件數(shù)據(jù)進(jìn)行冗余管理，檔案資料的綜合利用率相對(duì)較低等特殊實(shí)際情況，這必然也就是社會(huì)直接影響造成了企事業(yè)單位的個(gè)人檔案管理的工作穩(wěn)定性相對(duì)的比較差，檔案資料的基本信息和資料保密性等方面仍然存在的諸多漏洞，管理人員對(duì)于如何進(jìn)行企業(yè)檔案的管理工作缺乏了解，難以有效收集和保存昂貴的檔案資料。

（三）管理體系不健全

檔案管理人員必須制定檔案編制的操作流程，進(jìn)行管理體系建設(shè)是工作有序開(kāi)展、提高工作效率的重要基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代化的社會(huì)需求。管理設(shè)備落后，也會(huì)導(dǎo)致信息更新緩慢，不能及時(shí)體現(xiàn)最新數(shù)據(jù)，制約著檔案管理工作的進(jìn)步。新形勢(shì)下，完善檔案管理理念，尋找檔案管理的有效途徑，可以對(duì)加速我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到促進(jìn)作用。

（四）信息完整性的缺乏

每個(gè)業(yè)務(wù)部門的實(shí)際發(fā)展情況不同，會(huì)采用不同的檔案管理方法。由于其業(yè)務(wù)性質(zhì)，許多單位會(huì)生成大量文件。實(shí)際上，很多文件是隨機(jī)保存的，這是不及時(shí)和有效的。歸檔的收集和分類會(huì)導(dǎo)致有價(jià)值的信息丟失，或者難以歸檔，使得檔案信息的完整性存在問(wèn)題。

三、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）加快辦公自動(dòng)化，降低管理成本

以往，我們的各類機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在對(duì)檔案資料的搜集、總結(jié)，存儲(chǔ)以及保管工作中，一直是采用粗放型的模式，換句話說(shuō)，一種增加檔案人員、不斷更新檔案管理軟硬件設(shè)備、增加財(cái)務(wù)預(yù)算的解決方案，這種方法的主要問(wèn)題是導(dǎo)致檔案管理成本飛漲。檔案數(shù)字化管理通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)將大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息傳輸?shù)接?jì)算機(jī)上，成為機(jī)讀檔案，大大節(jié)省了存儲(chǔ)成本和空間。同時(shí)，查詢需要的文件數(shù)據(jù)非常方便快捷，有效避免了資源的消耗和浪費(fèi)。

（二）提高文件利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享

數(shù)字檔案管理采用計(jì)算機(jī)輸入、掃描等多媒體技術(shù)，確保重要檔案信息及時(shí)歸檔并盡快提供。政府機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)備案的應(yīng)用非常普遍和及時(shí)，需要詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄信息用于任命、晉升。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠隨時(shí)地為用戶提供實(shí)時(shí)、即位的資料和信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。同時(shí)，數(shù)字檔案管理成為一個(gè)“大數(shù)據(jù)”平臺(tái)，讓數(shù)據(jù)的查詢和共享更加快捷方便。隨著信息的共享超越了時(shí)間和空間的限制，數(shù)字檔案館已經(jīng)成為“無(wú)形檔案館”，檔案館也從文件對(duì)象的存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源的交換中心。

（三）強(qiáng)化管理水平，提升人員素能

一方面，數(shù)字化的檔案管理工作主要是依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其專業(yè)計(jì)算機(jī)設(shè)施，在對(duì)于設(shè)備的維修以及管理上，對(duì)于設(shè)備的配置和人才隊(duì)伍配備將會(huì)有較高的要求，確保了數(shù)字化的檔案管理工作可以正常進(jìn)行。另一方面，隨著時(shí)代的進(jìn)步和信息技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字檔案館的管理和應(yīng)用軟件也會(huì)隨之升級(jí)和更新，檔案管理者的業(yè)務(wù)知識(shí)也需要更新，同時(shí)適應(yīng)新常態(tài)的經(jīng)營(yíng)形勢(shì)。

四、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理辦法

（一）檔案管理形式的創(chuàng)新

為了改善和提高企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，需要積極地改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念和信息化管理方法，管理人員充分理解檔案管理工作意義，及時(shí)對(duì)檔案信息資料做出收集統(tǒng)計(jì)，利用計(jì)算機(jī)將信息存入數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案管理工作非常重要，在日常管理中，我們嚴(yán)格進(jìn)行檔案審核過(guò)程控制，定期整理檔案，加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用。

（二）投入設(shè)備設(shè)施建設(shè)資金

事業(yè)單位信息系統(tǒng)要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理模式，必須依賴于借助強(qiáng)有力的技術(shù)手段來(lái)作為基礎(chǔ)性支撐，這就要求我們黨和國(guó)家在實(shí)施信息系統(tǒng)工程時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步增大對(duì)于事業(yè)單位信息系統(tǒng)軟件研究和開(kāi)發(fā)工作的支持和推動(dòng)力度，正確地認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)管理的重要意義，加強(qiáng)在資金、人力等各個(gè)方面的投入，并為這些設(shè)備開(kāi)發(fā)正確的檔案管理軟件將提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。另外，為了保證信息和數(shù)據(jù)的安全，需要進(jìn)行防火墻等技術(shù)設(shè)置來(lái)避免黑客進(jìn)入帶來(lái)的信息泄露損害。

（三）文件數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)

在檔案管理操作過(guò)程中，處理文件是常規(guī)工作，處理文件的質(zhì)量是影響工作效率的關(guān)鍵因素，通過(guò)電腦批注和登記文件，同時(shí)將文件上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)，使用單位局域網(wǎng)進(jìn)行流通，同時(shí)限制查看時(shí)間。如果流轉(zhuǎn)的單據(jù)沒(méi)有及時(shí)返回?cái)?shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示您，并讓您查看通過(guò)系統(tǒng)處理的單據(jù)排序情況，這樣就能夠大大縮短工作時(shí)間，工作質(zhì)量得以提升。除此之外，由于文書(shū)的工作是實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的管理，所以我們就能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上傳輸，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)文檔的審查、批改和管理，節(jié)約了大量的工作時(shí)間。

（四）使用系統(tǒng)工程配置實(shí)現(xiàn)文件信息共享

在對(duì)企事業(yè)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)集團(tuán)機(jī)關(guān)企事業(yè)機(jī)構(gòu)單位機(jī)關(guān)集團(tuán)機(jī)構(gòu)企事業(yè)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)集團(tuán)機(jī)關(guān)企事業(yè)機(jī)構(gòu)單位管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)工作過(guò)程中，主要內(nèi)容涉及了從系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)、裝置的設(shè)計(jì)選型、軟件開(kāi)發(fā)和對(duì)單位檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行收集整理、錄入等各個(gè)方面的建設(shè)工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案必須明確分類歸檔，需要建立在一個(gè)完整的軟件系統(tǒng)，將檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的歸類和存儲(chǔ)，便于后續(xù)的整理和查找，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在進(jìn)行系統(tǒng)配置期間，在設(shè)計(jì)雙服務(wù)器和磁盤顯示方案時(shí)，可以存儲(chǔ)文檔和數(shù)據(jù)，可以設(shè)計(jì)高速掃描儀完成數(shù)據(jù)掃描，備份文件信息。通過(guò)系統(tǒng)工程配置，根據(jù)檔案的特點(diǎn)，對(duì)數(shù)字檔案管理方法進(jìn)行收集和分類，以提高信息共享能力。

（五）建設(shè)一支具有高素質(zhì)和專業(yè)性的檔案保護(hù)與管理工作團(tuán)隊(duì)

而且這種數(shù)字化的管理模式雖然由通國(guó)的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，但最后還是需要一個(gè)人來(lái)進(jìn)行控制，所以對(duì)于數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，需要對(duì)管理者提出更高的要求。事業(yè)單位是重要的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，檔案和數(shù)據(jù)非常重要，必須有專業(yè)的人力進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理，對(duì)于數(shù)字技術(shù)和檔案管理的結(jié)合需要具備較高的理解學(xué)習(xí)能力和管理能力。對(duì)于部門工作人員，要不但進(jìn)行技術(shù)安吉應(yīng)用培訓(xùn)，了解檔案管理的專業(yè)知識(shí)同時(shí)，需要進(jìn)行思想品德教育。此外，事業(yè)單位注重引進(jìn)優(yōu)秀人力資源，聘用復(fù)合型人力資源，優(yōu)化了事業(yè)單位檔案系統(tǒng)中的專業(yè)技術(shù)人員結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作信息化能夠得到深入的發(fā)展。

（六）加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管

由于事業(yè)單位有自己的特點(diǎn)，要更加重視事業(yè)單位的檔案管理任務(wù)，我國(guó)法律為檔案管理設(shè)定了某些標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，事業(yè)單位需要對(duì)部門的工作特點(diǎn)進(jìn)行分類，配置相應(yīng)的檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)員工的約束和管理。此外，應(yīng)建立科學(xué)的監(jiān)督管理方案，確保檔案信息安全，同時(shí)促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。

五、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作是提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視。現(xiàn)在，計(jì)算機(jī)技術(shù)的融入，促進(jìn)了檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)完善的管理系統(tǒng)這幾，實(shí)現(xiàn)了信息的高速收集和整理，通過(guò)分類存儲(chǔ)，便于后續(xù)的查找和使用，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作目標(biāo)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，有利于促進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展。