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        淺論機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作

        2021-01-15 18:47:32孫秀艷煙臺市芝罘公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中心
        環(huán)球市場 2021年32期
        關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理

        孫秀艷 煙臺市芝罘公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中心

        數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用得益于計算機(jī)的發(fā)展,以及應(yīng)用范圍的擴(kuò)展。數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢明顯,可以通過虛擬化載體,將數(shù)據(jù)進(jìn)行云端統(tǒng)計,輕松便捷。如果檔案信息相對復(fù)雜,則可可以通過數(shù)字技術(shù)加工,存儲分類,方便查找和利用,增加了檔案利用率,給人們的工作帶來便捷。

        一、數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用意義

        傳統(tǒng)的檔案管理方式為手寫的紙質(zhì)文件,如果保存環(huán)境破壞,會導(dǎo)致檔案的丟失,且手寫數(shù)據(jù)不變查缺補(bǔ)漏,會產(chǎn)生大量的人力物力損耗。現(xiàn)在,計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中,給管理人員的工作帶來了便捷。在事業(yè)單位中,檔案主要將承擔(dān)歷史使命的單位的發(fā)展變化進(jìn)行記錄。電子記錄方式的應(yīng)用,使得管理工作更加快捷,數(shù)據(jù)收集效率高,存儲速度快,且便于查找,已經(jīng)成為了當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展方向。檔案信息是一種重要的公共信息管理資源,在促進(jìn)我國的政治經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)步中也是起著非常重要的推動作用。對于各類事業(yè)單位而言,檔案管理是一項重要的文書工作。對于個人來說,它是一個記錄所有員工從學(xué)校到部門的學(xué)習(xí)、工作、獎懲情況的檔案,可以作為員工簡歷等檔案,作為單位考核、人才選拔、考核的有效憑證。就單位而言,它是事業(yè)單位的核心文件,其中包含了公司的大量機(jī)密信息,未經(jīng)個人和單位同意,任何人不得泄露。檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣可以用來作為衡量事業(yè)單位人員在工作制度、人才培養(yǎng)能力和單位綜合實(shí)力的主要衡量指標(biāo)。將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理,提高管理效率。數(shù)字化技術(shù)能夠節(jié)約工作成本,減少人員安排,便于數(shù)據(jù)核對。通過數(shù)據(jù)庫的形式能夠提高檢索效率,檔案的利用率也會有所提升,使得檔案管理工作能夠促進(jìn)單位的發(fā)展,最大化檔案價值。

        二、檔案管理工作中需要解決的問題

        (一)缺乏數(shù)字化管理投入

        在一些地區(qū),由于公共機(jī)關(guān)事業(yè)單位對沒有將檔案管理工作作為單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一,往往采取消極的管理方式,按部就班甚至落后于其他單位,限制檔案管理工作的資金投入,使得實(shí)際工作中對于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和掌握不足,降低了檔案管理的有效性。

        (二)現(xiàn)有檔案管理不便于綜合管理

        完善的管理制度可以保障檔案管理工作的質(zhì)量,但傳統(tǒng)的檔案管理方式難以實(shí)現(xiàn)各部門之間的有效溝通與協(xié)作,容易對重要文件數(shù)據(jù)進(jìn)行冗余管理,檔案資料的綜合利用率相對較低等特殊實(shí)際情況,這必然也就是社會直接影響造成了企事業(yè)單位的個人檔案管理的工作穩(wěn)定性相對的比較差,檔案資料的基本信息和資料保密性等方面仍然存在的諸多漏洞,管理人員對于如何進(jìn)行企業(yè)檔案的管理工作缺乏了解,難以有效收集和保存昂貴的檔案資料。

        (三)管理體系不健全

        檔案管理人員必須制定檔案編制的操作流程,進(jìn)行管理體系建設(shè)是工作有序開展、提高工作效率的重要基礎(chǔ),傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代化的社會需求。管理設(shè)備落后,也會導(dǎo)致信息更新緩慢,不能及時體現(xiàn)最新數(shù)據(jù),制約著檔案管理工作的進(jìn)步。新形勢下,完善檔案管理理念,尋找檔案管理的有效途徑,可以對加速我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到促進(jìn)作用。

        (四)信息完整性的缺乏

        每個業(yè)務(wù)部門的實(shí)際發(fā)展情況不同,會采用不同的檔案管理方法。由于其業(yè)務(wù)性質(zhì),許多單位會生成大量文件。實(shí)際上,很多文件是隨機(jī)保存的,這是不及時和有效的。歸檔的收集和分類會導(dǎo)致有價值的信息丟失,或者難以歸檔,使得檔案信息的完整性存在問題。

        三、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

        (一)加快辦公自動化,降低管理成本

        以往,我們的各類機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在對檔案資料的搜集、總結(jié),存儲以及保管工作中,一直是采用粗放型的模式,換句話說,一種增加檔案人員、不斷更新檔案管理軟硬件設(shè)備、增加財務(wù)預(yù)算的解決方案,這種方法的主要問題是導(dǎo)致檔案管理成本飛漲。檔案數(shù)字化管理通過現(xiàn)代信息技術(shù)將大量傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息傳輸?shù)接嬎銠C(jī)上,成為機(jī)讀檔案,大大節(jié)省了存儲成本和空間。同時,查詢需要的文件數(shù)據(jù)非常方便快捷,有效避免了資源的消耗和浪費(fèi)。

        (二)提高文件利用率,實(shí)現(xiàn)資源共享

        數(shù)字檔案管理采用計算機(jī)輸入、掃描等多媒體技術(shù),確保重要檔案信息及時歸檔并盡快提供。政府機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)備案的應(yīng)用非常普遍和及時,需要詳細(xì)準(zhǔn)確的記錄信息用于任命、晉升。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠隨時地為用戶提供實(shí)時、即位的資料和信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。同時,數(shù)字檔案管理成為一個“大數(shù)據(jù)”平臺,讓數(shù)據(jù)的查詢和共享更加快捷方便。隨著信息的共享超越了時間和空間的限制,數(shù)字檔案館已經(jīng)成為“無形檔案館”,檔案館也從文件對象的存儲轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源的交換中心。

        (三)強(qiáng)化管理水平,提升人員素能

        一方面,數(shù)字化的檔案管理工作主要是依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其專業(yè)計算機(jī)設(shè)施,在對于設(shè)備的維修以及管理上,對于設(shè)備的配置和人才隊伍配備將會有較高的要求,確保了數(shù)字化的檔案管理工作可以正常進(jìn)行。另一方面,隨著時代的進(jìn)步和信息技術(shù)的進(jìn)步,數(shù)字檔案館的管理和應(yīng)用軟件也會隨之升級和更新,檔案管理者的業(yè)務(wù)知識也需要更新,同時適應(yīng)新常態(tài)的經(jīng)營形勢。

        四、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理辦法

        (一)檔案管理形式的創(chuàng)新

        為了改善和提高企事業(yè)單位對檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量,需要積極地改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念和信息化管理方法,管理人員充分理解檔案管理工作意義,及時對檔案信息資料做出收集統(tǒng)計,利用計算機(jī)將信息存入數(shù)據(jù)庫。檔案管理工作非常重要,在日常管理中,我們嚴(yán)格進(jìn)行檔案審核過程控制,定期整理檔案,加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用。

        (二)投入設(shè)備設(shè)施建設(shè)資金

        事業(yè)單位信息系統(tǒng)要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理模式,必須依賴于借助強(qiáng)有力的技術(shù)手段來作為基礎(chǔ)性支撐,這就要求我們黨和國家在實(shí)施信息系統(tǒng)工程時,應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步增大對于事業(yè)單位信息系統(tǒng)軟件研究和開發(fā)工作的支持和推動力度,正確地認(rèn)識到數(shù)字化技術(shù)管理的重要意義,加強(qiáng)在資金、人力等各個方面的投入,并為這些設(shè)備開發(fā)正確的檔案管理軟件將提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。另外,為了保證信息和數(shù)據(jù)的安全,需要進(jìn)行防火墻等技術(shù)設(shè)置來避免黑客進(jìn)入帶來的信息泄露損害。

        (三)文件數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)

        在檔案管理操作過程中,處理文件是常規(guī)工作,處理文件的質(zhì)量是影響工作效率的關(guān)鍵因素,通過電腦批注和登記文件,同時將文件上傳到數(shù)據(jù)庫,使用單位局域網(wǎng)進(jìn)行流通,同時限制查看時間。如果流轉(zhuǎn)的單據(jù)沒有及時返回數(shù)據(jù)庫,系統(tǒng)會自動提示您,并讓您查看通過系統(tǒng)處理的單據(jù)排序情況,這樣就能夠大大縮短工作時間,工作質(zhì)量得以提升。除此之外,由于文書的工作是實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的管理,所以我們就能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)上傳輸,通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了對文檔的審查、批改和管理,節(jié)約了大量的工作時間。

        (四)使用系統(tǒng)工程配置實(shí)現(xiàn)文件信息共享

        在對企事業(yè)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)集團(tuán)機(jī)關(guān)企事業(yè)機(jī)構(gòu)單位機(jī)關(guān)集團(tuán)機(jī)構(gòu)企事業(yè)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)集團(tuán)機(jī)關(guān)企事業(yè)機(jī)構(gòu)單位管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)工作過程中,主要內(nèi)容涉及了從系統(tǒng)總體設(shè)計、裝置的設(shè)計選型、軟件開發(fā)和對單位檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行收集整理、錄入等各個方面的建設(shè)工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料,這些檔案必須明確分類歸檔,需要建立在一個完整的軟件系統(tǒng),將檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的歸類和存儲,便于后續(xù)的整理和查找,實(shí)現(xiàn)資源的共享。在進(jìn)行系統(tǒng)配置期間,在設(shè)計雙服務(wù)器和磁盤顯示方案時,可以存儲文檔和數(shù)據(jù),可以設(shè)計高速掃描儀完成數(shù)據(jù)掃描,備份文件信息。通過系統(tǒng)工程配置,根據(jù)檔案的特點(diǎn),對數(shù)字檔案管理方法進(jìn)行收集和分類,以提高信息共享能力。

        (五)建設(shè)一支具有高素質(zhì)和專業(yè)性的檔案保護(hù)與管理工作團(tuán)隊

        而且這種數(shù)字化的管理模式雖然由通國的軟件來實(shí)現(xiàn),但最后還是需要一個人來進(jìn)行控制,所以對于數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作,需要對管理者提出更高的要求。事業(yè)單位是重要的機(jī)關(guān)事業(yè)單位,檔案和數(shù)據(jù)非常重要,必須有專業(yè)的人力進(jìn)行經(jīng)營管理,對于數(shù)字技術(shù)和檔案管理的結(jié)合需要具備較高的理解學(xué)習(xí)能力和管理能力。對于部門工作人員,要不但進(jìn)行技術(shù)安吉應(yīng)用培訓(xùn),了解檔案管理的專業(yè)知識同時,需要進(jìn)行思想品德教育。此外,事業(yè)單位注重引進(jìn)優(yōu)秀人力資源,聘用復(fù)合型人力資源,優(yōu)化了事業(yè)單位檔案系統(tǒng)中的專業(yè)技術(shù)人員結(jié)構(gòu),使檔案管理工作信息化能夠得到深入的發(fā)展。

        (六)加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管

        由于事業(yè)單位有自己的特點(diǎn),要更加重視事業(yè)單位的檔案管理任務(wù),我國法律為檔案管理設(shè)定了某些標(biāo)準(zhǔn)。同時,事業(yè)單位需要對部門的工作特點(diǎn)進(jìn)行分類,配置相應(yīng)的檔案管理制度,加強(qiáng)對員工的約束和管理。此外,應(yīng)建立科學(xué)的監(jiān)督管理方案,確保檔案信息安全,同時促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。

        五、結(jié)束語

        檔案管理工作是提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視?,F(xiàn)在,計算機(jī)技術(shù)的融入,促進(jìn)了檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè),通過完善的管理系統(tǒng)這幾,實(shí)現(xiàn)了信息的高速收集和整理,通過分類存儲,便于后續(xù)的查找和使用,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作目標(biāo)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化,有利于促進(jìn)檔案管理工作順利開展。

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