劉濤 山東省調(diào)水工程運(yùn)行維護(hù)中心濱州分中心 孔令煥 山東水總有限公司

一、提高事業(yè)單位檔案管理水平的意義

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位在使用紙質(zhì)化的檔案管理中甚至?xí)璧K其他工作的開(kāi)展。而信息化的普及應(yīng)用，給檔案工作單位帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。充分利用信息技術(shù)開(kāi)展工作，運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及采用先進(jìn)的大規(guī)模信息技術(shù)保存檔案，能更有效地整合各方面資源，更清晰地展現(xiàn)出單位發(fā)展脈絡(luò)，從而明確思路，做好長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，促進(jìn)事業(yè)單位有序發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員

在目前實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，社會(huì)中諸多的事業(yè)單位都僅僅只是將檔案管理部門(mén)，當(dāng)成一個(gè)邊緣部門(mén)，因?yàn)槿狈?duì)檔案管理工作的針對(duì)性，這樣也就直接會(huì)影響到檔案管理工作人員的工作積極性，以及檔案管理工作的效率與質(zhì)量。科學(xué)結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，盡管很多事業(yè)檔案管理人員擁有較高的學(xué)歷，但是其中大部分都不屬于檔案管理專(zhuān)業(yè)的人才。另外因?yàn)槭聵I(yè)單位正處于發(fā)展轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，很多從事檔案管理工作的人員，在自身的工作崗位當(dāng)中沒(méi)有明確檔案管理的要點(diǎn)，所以都不愿長(zhǎng)時(shí)期的從事檔案管理工作，常常都會(huì)出現(xiàn)明確跳槽的情況。還需要注意的是，檔案管理人員常常會(huì)存在變動(dòng)問(wèn)題，這樣導(dǎo)致了檔案管理工作的傳承問(wèn)題，并沒(méi)有得到科學(xué)有效的解決，即便派遣人員來(lái)展開(kāi)處理，但是仍然不能很好地解決存在的問(wèn)題。

（二）制度不夠完善

完善的制度能夠確保工作更加順利地開(kāi)展，為各項(xiàng)工作行為提供標(biāo)準(zhǔn)參考，事業(yè)單位中的檔案管理工作也需要完善的制度給予支持，才能夠真正有效地提升工作質(zhì)量和效率。而根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位中檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)看，在制度上還存在比較明顯的不足，相關(guān)工作沒(méi)有參考的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成員工在工作中無(wú)法規(guī)范自身的行為。這種在制度上的不足，不僅容易導(dǎo)致相關(guān)人員工作意識(shí)淡薄，無(wú)法更加有效地開(kāi)展工作，提升工作質(zhì)量，同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展，也產(chǎn)生了非常不好的影響。

（三）事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新不足

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，但部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)上還“畏首畏尾”，對(duì)事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新認(rèn)識(shí)不足，采用傳統(tǒng)模式，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理模式難以滿(mǎn)足檔案信息化建設(shè)的需要。特別是一些規(guī)模較小、管理功能少、人員少的事業(yè)單位認(rèn)為一旦對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，就會(huì)帶來(lái)相應(yīng)的安全問(wèn)題，部分檔案管理人員認(rèn)為紙質(zhì)檔案管理更符合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際需要，對(duì)事業(yè)單位檔案管理模式創(chuàng)新缺少積極性和主動(dòng)性。一些單位沒(méi)有按照上級(jí)要求，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行人員培訓(xùn)。上述原因?qū)е率聵I(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢，影響了事業(yè)單位檔案管理效率提升。

（四）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力不強(qiáng)

檔案管理人員技能不足是我國(guó)管理類(lèi)崗位普遍存在的現(xiàn)狀。除檔案管理在較短時(shí)間內(nèi)不能為所在的事業(yè)單位帶來(lái)顯著的服務(wù)外，檔案管理水平的提高還需要較高的經(jīng)濟(jì)和人力資源成本。由于許多單位不愿向檔案管理傾斜過(guò)多，因此對(duì)優(yōu)秀人才的吸引力也大大降低。此外，檔案管理需要高度的專(zhuān)業(yè)性，一般情況下，復(fù)雜的工作流程很難精確確定。一般而言，在事業(yè)單位中工作的員工雖然有許多高素質(zhì)的員工，但他們的工作準(zhǔn)備不足，甚至缺乏檔案方面的知識(shí)和技能，致使檔案管理員缺乏足夠的管理能力和足夠高的素質(zhì)，這也是影響事業(yè)單位檔案管理效率的主要因素。

三、新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)優(yōu)化策略

（一）切實(shí)地做好電子化與紙質(zhì)檔案管理的關(guān)系

根據(jù)人們的觀(guān)察可知，在檔案管理工作的長(zhǎng)期開(kāi)展過(guò)程中，紙質(zhì)檔案始終都是事業(yè)單位當(dāng)下極為主要的措施，并且占據(jù)著主導(dǎo)地位，但是全新時(shí)期下，信息化技術(shù)蓬勃發(fā)展，數(shù)字化管理逐漸成了事業(yè)單位改革檔案管理工作的必然選擇，并且數(shù)字化手段在提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，以及工作水平上具有極其重要的意義。所以，在實(shí)際的實(shí)踐過(guò)程中。事業(yè)單位檔案人員需要通過(guò)傳統(tǒng)的模式，來(lái)收集檔案材料，將這些方面的內(nèi)容有效的錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的快速分類(lèi)，生成對(duì)應(yīng)的電子資料，這樣才能夠使得事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案管理，與電子化檔案的模式，始終都處于科學(xué)化的平衡當(dāng)中，為我國(guó)事業(yè)單位管理工作的進(jìn)行，予以科學(xué)化的強(qiáng)化與提升。

（二）完善管理理念，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

在新時(shí)期事業(yè)單位中開(kāi)展的檔案管理工作，需要將各種全新的管理模式引入到工作中，通過(guò)完善管理的理念，結(jié)合全新的技術(shù)手段，創(chuàng)新意識(shí)、服務(wù)，才能夠保證檔案管理工作更加有效地開(kāi)展，體現(xiàn)出自身具備的積極作用。因此，針對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，最先要做的就是要將全新的管理理念應(yīng)用在工作中，不僅需要對(duì)工作內(nèi)容、服務(wù)等方面進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視程度。以此保證檔案管理工作能夠更加積極地開(kāi)展，為事業(yè)單位的積極發(fā)展提供支持。首先，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，檔案管理在模式上需要朝著智能化、現(xiàn)代化、自動(dòng)化發(fā)展，這就要求檔案管理人員需要緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，提升自身的文化知識(shí)水平同時(shí)，積極轉(zhuǎn)變管理理念，在繼承傳統(tǒng)管理模式優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，研究出全新的管理方式，通過(guò)各種全新技術(shù)的有效應(yīng)用，保證工作更加高效地開(kāi)展。其次，為了保證能夠發(fā)揮出檔案的作用，創(chuàng)新服務(wù)的內(nèi)容，真正凸顯出檔案的作用，需要改善服務(wù)模式，全方位地對(duì)服務(wù)體系進(jìn)行健全，保證重要信息安全的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案的公開(kāi)性進(jìn)行逐步擴(kuò)大，及時(shí)地更新信息，拓展服務(wù)的途徑。以此保證社會(huì)大眾能夠更加快捷、方便、安全地接觸檔案相關(guān)資源，從中獲取更多的有用知識(shí)。最后，需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)以及全體人員對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)知，通過(guò)對(duì)資源配置進(jìn)行有效優(yōu)化，確保管理工作能夠順利開(kāi)展。這就需要事業(yè)單位中的管理人員需要給予全局的眼光，重視檔案管理工作，明確自身的管理責(zé)任，明確檔案管理的優(yōu)勢(shì)、內(nèi)涵，制定出對(duì)應(yīng)的工作規(guī)范。同時(shí)需要合理地對(duì)檔案部門(mén)工作職位進(jìn)行配置，加強(qiáng)內(nèi)部的交流和溝通，促使檔案管理工作能夠更加有序地開(kāi)展。

（三）通過(guò)制度規(guī)范化提高檔案管理效率

事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理制度建設(shè)作為提升檔案管理效率的重要保障。一方面，結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理制度認(rèn)真進(jìn)行梳理，廢止多年前制定且不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)情況的檔案管理制度，依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和上級(jí)有關(guān)部門(mén)及單位對(duì)事業(yè)單位檔案管理的要求，借鑒和學(xué)習(xí)其他單位檔案管理制度，制定更符合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的制度。對(duì)于近期制定的檔案管理制度，則需要對(duì)其進(jìn)行修改和完善，特別是要將事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)要求通過(guò)制度的方式加以體現(xiàn)。同時(shí)加大制度落實(shí)力度，要求事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)嚴(yán)格做好事業(yè)單位檔案信息的收集和整理工作，并給予事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)足夠的支持。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)檔案管理績(jī)效考核制度。事業(yè)單位檔案管理效率的提升離不開(kāi)事業(yè)單位全體工作人員的參與，為了更好地調(diào)動(dòng)事業(yè)單位工作人員的工作積極性和主動(dòng)性，應(yīng)將事業(yè)單位檔案管理效率提升相關(guān)內(nèi)容納入績(jī)效考核指標(biāo)之中，并將績(jī)效考核結(jié)果與職稱(chēng)評(píng)定、崗位調(diào)動(dòng)、福利待遇掛鉤，更好地激發(fā)事業(yè)單位全體工作人員參與和支持檔案管理工作的熱情。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

事業(yè)單位要充分提升檔案工作人員的各項(xiàng)能力與技能，尤其要重視對(duì)管理者的培訓(xùn)，提高他們處理各種事務(wù)的能力，形成一支綜合素質(zhì)較高的檔案工作隊(duì)伍。首先，要對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，包括管理和知識(shí)培訓(xùn)、責(zé)任培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和任職資格，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，使其成為現(xiàn)代社會(huì)權(quán)利意識(shí)的重要組成部分，對(duì)進(jìn)一步理順檔案工作有積極作用。其次，信息流管理的普及也對(duì)員工的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)提出了更高的要求，各單位的檔案管理員要重視提高自己的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和水平，有效利用先進(jìn)的設(shè)備，確保辦公生產(chǎn)的現(xiàn)代化和信息化。事業(yè)單位還可以通過(guò)提高工資水平、提高工作準(zhǔn)入門(mén)檻、引進(jìn)高技術(shù)人才、從而激發(fā)員工的積極性，吸引更多高素質(zhì)的管理者，最終達(dá)到全面提高員工素質(zhì)，檔案人員素質(zhì)的目的。

（五）提升檔案管理信息化水平

隨著信息技術(shù)的日益普及和向各部門(mén)的發(fā)展?jié)B透，任何單位和個(gè)人都無(wú)法在廣大社會(huì)團(tuán)體中獨(dú)立工作，組織內(nèi)檔案管理也無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化成長(zhǎng)的需求，管理中的出錯(cuò)率高、任務(wù)量大、品質(zhì)差、辦公效率低等現(xiàn)象越來(lái)越明顯，電子信息化的管理方式還有待加強(qiáng)。就檔案管理而言，需要投入大量的資源，建立目標(biāo)檔案管理系統(tǒng)，使管理中的工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，以提高檔案管理及檢索的效率，避免過(guò)度修改紙質(zhì)文件而對(duì)檔案造成的損害，推行檔案管理系統(tǒng)，將極大地提高資源利用率，減少資源浪費(fèi)，提高檔案管理的針對(duì)性。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際需要，結(jié)合各部門(mén)檔案管理工作的需要，廣泛開(kāi)展調(diào)研，在合理的預(yù)算條件下，引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化管理類(lèi)設(shè)施，為檔案管理能力的提升奠定基礎(chǔ)。

（六）對(duì)信息化環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，提升檔案信息的安全水準(zhǔn)

對(duì)于信息化檔案管理而言，安全性是保證其得以長(zhǎng)久持續(xù)與運(yùn)作的根本保障，通過(guò)對(duì)我國(guó)目前事業(yè)單位的信息化檔案管理進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，目前事業(yè)單位檔案管理內(nèi)的安全隱患多來(lái)源于軟件、硬件、人員、信息、社會(huì)環(huán)境、內(nèi)容環(huán)境等多種方面，在這多方面的內(nèi)容中，最重要的核心內(nèi)容便是信息的安全保密，實(shí)現(xiàn)信息的安全保密正是提升檔案信息安全水準(zhǔn)的要旨所在。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，事業(yè)單位可以自規(guī)章制度、運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行落實(shí)，舉例而言，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下信息共享與傳播皆具有開(kāi)放性特征，這無(wú)疑給檔案管理的保密工作帶來(lái)了巨大的難題，針對(duì)這一點(diǎn)，事業(yè)單位需要做好信息系統(tǒng)的安全工作，及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新、對(duì)漏洞進(jìn)行修復(fù)，定期、不定期地關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化并預(yù)先制定好應(yīng)急措施，以此提升信息化檔案管理的安全；而除了“線(xiàn)上”保密工作外，“線(xiàn)下”保密工作亦是保密工作中的重要內(nèi)容，針對(duì)這一點(diǎn)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)單位內(nèi)部管理制度的建設(shè)進(jìn)行落實(shí)，對(duì)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，以此提升檔案管理安全水平。

（七）切實(shí)的優(yōu)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施

落實(shí)到具體操作上，事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)積極地加以投入，對(duì)于目前檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的合理優(yōu)化，也就是有關(guān)人士予以明確的。為檔案管理部門(mén)提供專(zhuān)業(yè)化的閱覽室，并且還需要確保檔案室內(nèi)部處于整潔干凈的狀態(tài)，安裝必備的各類(lèi)設(shè)備和器具，同時(shí)還需要做好配套防火、防水以及防盜等措施。與此同時(shí)，檔案室還需要避免長(zhǎng)時(shí)間避免日光的直射，使用人工照明時(shí)，需要科學(xué)的選擇防爆等，這樣能夠避免火災(zāi)隱患事故的發(fā)生。還需要注意的是，有關(guān)人員還需要不斷地保證檔案室內(nèi)的溫度、濕度以及通風(fēng)，在日常檔案管理工作中，也就需要確保檔案庫(kù)房的溫度，更好的控制在14 攝氏度至24 攝氏度的范圍，以及濕度也需要控制在45%至60%的狀態(tài)，并且安裝濕度測(cè)量?jī)x器，隨時(shí)掌握好濕度的變化，并且展開(kāi)科學(xué)化的調(diào)節(jié)。從這些方面來(lái)看，切實(shí)地注重檔案管理室的優(yōu)化工作，這也是有關(guān)工作人員需要從根本上加以重視的內(nèi)容，因?yàn)樽⒅鼗A(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，才能確保檔案管理工作開(kāi)展的前提基礎(chǔ)得到全面化的保障。

四、結(jié)論

在社會(huì)不斷發(fā)展的新時(shí)期背景下，事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理工作給予充分的重視，不斷地完善管理制度，合理結(jié)合信息技術(shù)手段，以此保證能夠有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率。這樣不僅能夠保證事業(yè)單位中的檔案管理工作更加有效地開(kāi)展，發(fā)揮出檔案自身具備的積極作用，同時(shí)也可以為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)份更好的發(fā)展提供支持，進(jìn)而促使社會(huì)能夠更加和諧、穩(wěn)定地進(jìn)步。