劉洪 國(guó)網(wǎng)湖北省電力有限公司恩施供電公司

在當(dāng)下信息化的發(fā)展已經(jīng)成為了一個(gè)主要的趨勢(shì)，因此各行各業(yè)都需要和信息技術(shù)進(jìn)行有效的結(jié)合，從而有效的提高自身的發(fā)展水平，這也是當(dāng)下社會(huì)未來(lái)的重要發(fā)展方向。但是在當(dāng)下進(jìn)行信息化發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，還有很多問(wèn)題存在這些問(wèn)題，嚴(yán)重的影響了不同行業(yè)的有效發(fā)展，也影響了信息技術(shù)的深度融合，因此面對(duì)這些問(wèn)題就需要采取有效的措施進(jìn)行解決，在檔案管理工作當(dāng)中也同樣是這樣。電力行業(yè)一直以來(lái)都是我國(guó)至關(guān)重要的一個(gè)行業(yè)，關(guān)系到我國(guó)經(jīng)濟(jì)是否能夠穩(wěn)定順利的發(fā)展，所以說(shuō)如果這個(gè)行業(yè)出現(xiàn)了問(wèn)題有所缺失，或者是面臨一定的發(fā)展阻礙，這將會(huì)影響我國(guó)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，在當(dāng)下需要針對(duì)電力行業(yè)當(dāng)中的檔案管理工作更多的去借鑒學(xué)習(xí)信息技術(shù)，從而更好的促進(jìn)電力檔案工作的有效發(fā)展。

一、電子信息時(shí)代下電力檔案管理工作存在的問(wèn)題

之所以電力檔案管理過(guò)程當(dāng)中存在一些問(wèn)題阻礙著電力行業(yè)檔案管理工作的發(fā)展，就是因?yàn)樵诋?dāng)下存在著多個(gè)方面的問(wèn)題，比如說(shuō)在電力管理檔案工作開展的過(guò)程當(dāng)中，管理人員自身的自主意識(shí)不強(qiáng)，理念不先進(jìn)，應(yīng)用的管理技術(shù)相對(duì)比較落后，管理的過(guò)程中工作人員積極等等。當(dāng)然對(duì)于管理來(lái)說(shuō)還是因?yàn)轶w制問(wèn)題的存在，因?yàn)閼?yīng)用的管理體制不先進(jìn)，管理的方法不先進(jìn)，所以說(shuō)最終造成的就是電力檔案管理工作開展的水平不斷的下降，不斷的落后。而本文將針對(duì)當(dāng)下阻礙電力檔案信息化發(fā)展的幾個(gè)方面的問(wèn)題進(jìn)行有效的探討，闡述和分析，希望能夠?yàn)殡娏n案的進(jìn)一步發(fā)展提供一些幫助。

（一）管理人員意識(shí)相對(duì)落后

在電力檔案管理過(guò)程中，管理人員的管理過(guò)程至關(guān)重要，并且管理人員的思想意識(shí)也直接影響了整個(gè)檔案管理過(guò)程的質(zhì)量和效率。就目前的情況來(lái)看，還存在一些管理人員的思想意識(shí)不強(qiáng)，一方面沒(méi)能重視信息技術(shù)的應(yīng)用，另一方面也沒(méi)能對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程加以重視。進(jìn)而使得整個(gè)檔案管理工作難度較大，工作量也比較多，對(duì)整體電力企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生一些障礙。

（二）檔案的提交不及時(shí)、建立不合理以及記錄不全面普遍存在

眾所周知，所有檔案資料都是通過(guò)企業(yè)的日常業(yè)務(wù)和管理以及記錄資料得到的，自改革開放以來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展顯著加快，對(duì)電力的需求逐年增加，這使得更多的電力企業(yè)提高檔案管理的要求。然而，一些電力企業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案管理重視不夠。對(duì)于一些年份較長(zhǎng)的檔案來(lái)說(shuō)，可能在日常管理中因?yàn)椴粔蛑匾晫?dǎo)致發(fā)生丟失現(xiàn)象，例如，關(guān)于控制文件和合同文件等。在某些情況下，在日常的檔案管理沒(méi)有系統(tǒng)化和分類，這些檔案的存放是隨機(jī)的，導(dǎo)致同一類型檔案之間缺乏聯(lián)系，而且缺乏系統(tǒng)、正確和完整的特性，這大大降低了檔案管理的質(zhì)量和檔案的實(shí)用性。

（三）沒(méi)有建立健全的檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度

根據(jù)探究我們可以得知，目前有一些檔案管理制度上在很多方面都存在一些問(wèn)題，比如：包含范圍太廣、時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)等，并且與電力企業(yè)的很多部門都有一定的聯(lián)系，如：會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)、招標(biāo)等，部門之間也存在檔案管理不當(dāng)?shù)膯?wèn)題。這主要是因?yàn)槠髽I(yè)在針對(duì)檔案管理方面的制度建設(shè)不健全，沒(méi)有明確的條文，使得檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。與此同時(shí)，在對(duì)不同檔案的管理上也沒(méi)有進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆诸?，整理過(guò)程中也沒(méi)詳細(xì)的記錄下來(lái)，使得整個(gè)檔案的應(yīng)用價(jià)值不高。這也直接體現(xiàn)出制度的重要性，它能有效控制檔案管理過(guò)程，幫助其他部門有效的利用檔案，將其價(jià)值發(fā)揮到最大。

（四）檔案管理工作沒(méi)有引起相關(guān)部門與人員足夠的重視

電子信息時(shí)代的到來(lái)，使得企業(yè)能廣泛應(yīng)用先進(jìn)的科技成果，大大提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益；這導(dǎo)致一些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人只注重如何獲得更多的利益，因此，忽略了相關(guān)項(xiàng)目信息和檔案管理的重要性。目前，企業(yè)的檔案沒(méi)有專門的存儲(chǔ)空間，在某些情況下，流動(dòng)性高的檔案更加難以管理。并且有些管理員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門培訓(xùn)，也沒(méi)有適當(dāng)?shù)闹R(shí)和檔案管理技能，這導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)歸檔不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，導(dǎo)致未完成項(xiàng)目沒(méi)有得到適當(dāng)記錄。除此以外，在檔案管理和查閱方面，由于經(jīng)常使用和查閱檔案，檔案出現(xiàn)不同程度的破壞，一些原始材料也沒(méi)有存入檔案，這對(duì)以后管理檔案提高了難度。

二、電力檔案管理工作創(chuàng)新策略

在當(dāng)下的各行各業(yè)都在不斷的創(chuàng)新，相應(yīng)的在電力行業(yè)當(dāng)中也需要不斷的創(chuàng)新，而檔案管理工作的創(chuàng)新就是至關(guān)重要的一部分。檔案管理工作得到了創(chuàng)新，那么相應(yīng)的電力工作總體的發(fā)展水平，也能夠得到進(jìn)步，能夠更好的對(duì)資料進(jìn)行查閱總結(jié)和分析，找到電力行業(yè)未來(lái)發(fā)展的主要方向。創(chuàng)新需要更多的電力行業(yè)的工作人員進(jìn)行主動(dòng)的探究和分析，而當(dāng)下我們將根據(jù)筆者多年以來(lái)的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行一一的總結(jié)，找到有效的具體的創(chuàng)新方式，希望能夠?yàn)楣ぷ魅藛T的創(chuàng)新提供一些幫助。

（一）重視檔案管理流程創(chuàng)新

在電子信息時(shí)代，檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合信息管理理念，使得管理過(guò)程進(jìn)一步優(yōu)化。主要的管理流程如下：第一，將檔案按照類別進(jìn)行分類整理，并將檔案收集、檔案整理等過(guò)程分開進(jìn)行。第二，檔案管理人員在工作過(guò)程中要明確規(guī)定接收檔案的時(shí)間和格式，從而有效地提高了檔案管理的效率和可靠性。第三，在管理檔案時(shí)，必須優(yōu)化檔案的數(shù)字存儲(chǔ)形式、使用方式等；在檔案資源利用的過(guò)程中，必須明確界定檔案的查閱范圍和使用方式。第四，在電子檔案管理中，必須制定數(shù)字文件管理的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，完善相關(guān)的操作過(guò)程，包括在部門操作系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間建立接口，制定接收檔案的標(biāo)準(zhǔn)，有效地提高電氣檔案的收集、歸檔和處理效率。

（二）拓展檔案管理服務(wù)能力

要想讓企業(yè)在當(dāng)前信息化時(shí)代站穩(wěn)腳跟，拓展能力才是硬道理，需要重視檔案管理服務(wù)過(guò)程，提高檔案管理工作的水平，使得服務(wù)質(zhì)量得到質(zhì)的飛躍。主要有以下幾點(diǎn)。第一，技術(shù)和設(shè)備是利用信息化手段的基礎(chǔ)，所以需要企業(yè)能及時(shí)引進(jìn)，為電力檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，運(yùn)用多樣的技術(shù)來(lái)進(jìn)一步完善管理過(guò)程，常見的技術(shù)有信息集成技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等。第二，在對(duì)檔案管理工具的開發(fā)方面，需要電力企業(yè)能重視起來(lái)，盡可能創(chuàng)造更好的氛圍來(lái)進(jìn)行檔案管理，使得數(shù)據(jù)信息資源的利用率大大提高。第三，在對(duì)信息資源的存儲(chǔ)上，信息化系統(tǒng)的建立必不可少，需要相關(guān)的人員能做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，使得存儲(chǔ)空間增加，強(qiáng)化系統(tǒng)保障功能，避免出現(xiàn)資源丟失的情況。

（三）整合檔案管理的信息資源

信息資源的整合在電子檔案資料管理過(guò)程中至關(guān)重要，因此，為了整合電力領(lǐng)域的檔案信息，必須不斷完善電力企業(yè)的一體化進(jìn)程，使得電力檔案的應(yīng)用價(jià)值越來(lái)越明顯，電力企業(yè)也能實(shí)現(xiàn)高效可持續(xù)發(fā)展。首先，檔案管理員必須加快檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的連接，通過(guò)合理利用OA系統(tǒng)簡(jiǎn)化檔案工作，并將信息直接納入檔案管理系統(tǒng)，其次，管理時(shí)必須考慮到不同項(xiàng)目的特點(diǎn)，有效處理和收集在非網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中獲得的數(shù)據(jù)，然后完成數(shù)據(jù)和信息的傳送，以便有效地保證數(shù)據(jù)和信息的可靠性，最終，一些視頻、照片、音頻和其他基本文件要保存完好，避免出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，對(duì)于某些過(guò)期的合同、資料等，銷毀時(shí)必須有適當(dāng)?shù)挠涗洝?/p>

（四）重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

可以說(shuō)，一個(gè)企業(yè)的發(fā)展離不開工作人員的努力。所以在對(duì)電力檔案管理工作上，企業(yè)需要重視人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，從根本角度出發(fā)，進(jìn)一步提高工作人員的基本素質(zhì)，使整個(gè)檔案管理隊(duì)伍越來(lái)越完善。所以，企業(yè)需要重視管理人員的培訓(xùn)工作，從各個(gè)方面加深管理人員的管理技能和思想，學(xué)習(xí)一些新的管理方式來(lái)進(jìn)一步優(yōu)化管理過(guò)程。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)該提高對(duì)于人才的薪資待遇，通過(guò)更加優(yōu)厚的薪酬待遇，吸引更多專業(yè)的工作人員參與到電力檔案的管理工作當(dāng)中來(lái)，建立一支專業(yè)化程度比較高，能力較強(qiáng)的管理隊(duì)伍進(jìn)行檔案管理，這樣對(duì)于電力企業(yè)包括整個(gè)行業(yè)未來(lái)的發(fā)展都會(huì)產(chǎn)生更多的幫助，所以電力企業(yè)應(yīng)該有效的落實(shí)這些措施。

三、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，電力企業(yè)的發(fā)展實(shí)際上離不開檔案管理過(guò)程，它直接影響了企業(yè)后續(xù)的發(fā)展。所以，需要企業(yè)能格外重視起來(lái)，有效利用信息技術(shù)和設(shè)備，使當(dāng)前檔案管理模式更加適合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展。而如果電力行業(yè)不思考應(yīng)該如何進(jìn)步，應(yīng)該如何進(jìn)行有效的創(chuàng)新開展電力檔案的管理工作，那么最終將會(huì)被社會(huì)所淘汰，無(wú)法滿足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展，對(duì)于電力的需求無(wú)法跟上時(shí)代進(jìn)步的腳步。