陳娜

摘要：當(dāng)今世界多媒體記錄的途徑日趨豐富，各行各業(yè)也增加了相應(yīng)的多媒體檔案。多媒體檔案指的是以影像形式存在，以多媒體方式獲取的檔案。與傳統(tǒng)文字檔案不同的是，影像檔案更具有實(shí)時(shí)性和真實(shí)性，具有相當(dāng)大的保存價(jià)值。因此本文從影像檔案的特點(diǎn)、存儲(chǔ)方式和管理要點(diǎn)三個(gè)方面，淺談?dòng)跋駲n案的存儲(chǔ)和管理，以供參閱。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，影像檔案成為了檔案管理的重要組成部分，而且在未來的社會(huì)活動(dòng)中扮演著越來越重要的角色，成為了政府機(jī)關(guān)，各企事業(yè)單位寶貴的檔案資料和財(cái)富，同時(shí)也是推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。因此影像檔案的存儲(chǔ)和管理至關(guān)重要，一方面面對(duì)當(dāng)今日新月異的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，影像檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)面臨著巨大挑戰(zhàn);另一方面影像檔案是隨經(jīng)濟(jì)發(fā)展呈現(xiàn)的新生事物，結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理方法，需要在存儲(chǔ)和管理方法上與時(shí)俱進(jìn)，常談常新。

一、影像檔案的特點(diǎn)

影像檔案作為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，由于承載媒介的不同，存儲(chǔ)方式也應(yīng)該不同，未來發(fā)展的空間也更大，因此應(yīng)該根據(jù)影像本身的特質(zhì)不斷更新存儲(chǔ)方式。目前可以說檔案管理逐步電子化的一個(gè)顯著特征，就是影像檔案的逐步壯大。因此明確影像檔案的特性尤為重要。

（一）實(shí)時(shí)性。有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，影像檔案的一大特征就是實(shí)時(shí)性。通過聲像等動(dòng)態(tài)記錄，或者是照片等靜態(tài)記錄，都是對(duì)當(dāng)時(shí)情景的一個(gè)實(shí)時(shí)記錄，這也是影像檔案的一個(gè)重要價(jià)值之處。如果影像檔案缺失了實(shí)時(shí)性，不能記錄下當(dāng)下發(fā)生的重大事件，那么這樣的影像資料也失去了真實(shí)性，這兩個(gè)特性相輔相成，缺一不可。

（二）隨機(jī)性。影像檔案還具有一個(gè)隱蔽的特征，那就是隨機(jī)性。在工作過程中，很多時(shí)候會(huì)發(fā)生突發(fā)事件，往往很難在事先預(yù)料到做好記錄的準(zhǔn)備，但有可能采取手機(jī)等便捷的記錄設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)拍照或者是錄像，這樣的記錄素材，就要求檔案管理人員要有敏銳的收集意識(shí)，在第一時(shí)間，就應(yīng)該將記錄的影像資料進(jìn)行編目和歸檔。防止實(shí)時(shí)記錄的珍貴影像流失，然而在這種突發(fā)情況下，臨時(shí)情況下發(fā)生和記錄下的影像素材，一旦錯(cuò)失歸檔的時(shí)機(jī)，有可能就再也不能失而復(fù)得了。

（三）真實(shí)性。各組織可以通過影像檔案最真實(shí)的反映當(dāng)時(shí)事件的整個(gè)過程，一旦影像資料缺失了真實(shí)性，就失去了成為影像檔案的必要條件，甚至是不允許的。影像檔案因?yàn)檎鎸?shí)而存在，也因真實(shí)性在各種執(zhí)法場(chǎng)合成為重要證據(jù)。因此相關(guān)組織在收集歸檔影像檔案時(shí)一定要注意甄別，使影像檔案真正發(fā)揮效用，推動(dòng)組織工作。

二、影像檔案的存儲(chǔ)方式

（一）存儲(chǔ)介質(zhì)的選用。影像檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)當(dāng)選用壽命時(shí)間長(zhǎng)，容量大，質(zhì)量較好的移動(dòng)存儲(chǔ)驅(qū)動(dòng)盤或磁帶。

（二）影像檔案的鑒定。反映重要?dú)v史面貌的影像檔案;各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與本單位重要公務(wù)活動(dòng)形成的影像檔案;本單位的各種重要會(huì)議的影像檔案;開發(fā)項(xiàng)目的影像檔案;本單位組織或參加的重要活動(dòng)的影像檔案;重大事故的影像檔案;攝制的或反映本單位工作活動(dòng)的專題VCD等具有保存價(jià)值的，記錄了大事件的，具有一定時(shí)期內(nèi)重要工作代表意義的影像資料。

（三）影像檔案的編目。首先照片檔案的整理、鑒定、編目：照片檔案由底片、照片及文字說明構(gòu)成。其整理方法要符合國(guó)標(biāo)《照片檔案管理規(guī)范》的要求。照片的分類組卷一般按年度-專題分類組卷;照片的編號(hào)為案卷號(hào)-照片號(hào);第二，錄音、錄像檔案的整理、編目：以盤或盒為保管單位，編號(hào)按收集歸檔的時(shí)間順序結(jié)合內(nèi)容分別編制案卷的流水號(hào)。格式如下：類別代號(hào)-順序號(hào)。

三、影像檔案的管理要點(diǎn)

（一）安全性。面對(duì)當(dāng)前日新月異的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，影像檔案的保密性和安全性尤為重要。這就要求檔案管理人員要具備專業(yè)知識(shí)和技術(shù)，各組織也要建立起一套的自己的檔案管理制度。其中應(yīng)當(dāng)明確，影像檔案不得在使用網(wǎng)絡(luò)的電腦上存儲(chǔ)，而應(yīng)該用移動(dòng)存儲(chǔ)驅(qū)動(dòng)或磁帶進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔;此外，應(yīng)當(dāng)明確使用人員不得進(jìn)行二次加工，使用影像檔案需說明使用事由等明文規(guī)定。尤其是一些政府部門和執(zhí)法崗位，更應(yīng)該注重影像檔案的使用安全，避免產(chǎn)生不必要的影響。

（二）原始性。影像檔案要力求是原底片、原件，盡量避免復(fù)制件。歸檔材料要齊全完整，照片歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)有底片及文字說明。錄音、錄像磁帶歸檔時(shí)，也要有簡(jiǎn)要的文字說明。文字說明包括：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、拍攝人六要素。歸檔的照片若為普通相機(jī)拍攝，應(yīng)將照片和底片同時(shí)歸檔。若為數(shù)碼機(jī)拍攝可移交復(fù)制文件。歸檔的照片若為普通相機(jī)拍攝，應(yīng)將照片和底片同時(shí)歸檔。若為數(shù)碼機(jī)拍攝可移交復(fù)制文件。

（三）保護(hù)性。影像檔案檔案室要保持適宜的溫濕度。存儲(chǔ)驅(qū)動(dòng)保存的適宜溫濕度為：溫度15—25C°，相對(duì)濕度45%—60%。保存照片的適宜溫濕度：溫度14—24C°，相對(duì)濕度40%—60%。存儲(chǔ)驅(qū)動(dòng)應(yīng)當(dāng)隔絕電磁干擾，和數(shù)據(jù)線等配套設(shè)備歸類放置。磁帶應(yīng)豎放，卷繞平整，并注意防光、防塵、防磁。

總而言之，為了確保高效、準(zhǔn)確的調(diào)取影像檔案，保存影像資料是十分有必要的。影像檔案，不僅是工作開展過程中的重要記錄，而且是了事實(shí)過程最直觀的方法。做好影像檔案的存儲(chǔ)和管理工作，不僅對(duì)工作實(shí)際進(jìn)行了有效監(jiān)督，而且為今后組織沿革提取事實(shí)憑證提供了很大便利，大大提高了一個(gè)組織的權(quán)威。當(dāng)然，也要注重影像資料的使用安全，減少在使用時(shí)造成的不必要困擾，這也是非常重要的一點(diǎn)。