任永康 中國鐵路上海局集團有限公司上海工務大修段

1 概述

上海工務大修段是中國鐵路上海局集團有限公司下屬一家專門從事線路換軌換枕、橋梁大中維修及焊軌生產(chǎn)的基層施工單位。內設11個職能科室，下設8個生產(chǎn)車間,與此同時根據(jù)生產(chǎn)生活辦公需要設置了2個地區(qū)事務所和6個專業(yè)基地，職能部門分布在三省一市，特別是4個生產(chǎn)車間具有流動、分散的特征，造成信息傳遞、業(yè)務辦理等工作效能效率較低，主要表現(xiàn)在：

1.1 信息傳遞不及時

段基于鐵路內網(wǎng)搭建網(wǎng)上辦公平臺，辦公平臺主要由公文系統(tǒng)、新聞中心、規(guī)章制度等模塊構成，文件通知等重要信息均通過公文系統(tǒng)進行傳遞。公文系統(tǒng)通道主要開放至職能科室管理人員和各車間文書，受內網(wǎng)IP地址數(shù)量及帶寬影響，車間向管理人員和工班傳遞信息采用紙質批辦的模式，工作信息傳遞效率不高。

1.2 業(yè)務辦理成本大

因段生產(chǎn)車間遍布三省一市，車間涉及大量需要紙質審批辦理的業(yè)務，需要得到相關科室或段領導審核同意后方能順利辦理。遇到科室負責人員或段領導出差，經(jīng)常存在車間辦事人員來回跑幾趟的情況，用車、差旅等費用支出較高，據(jù)統(tǒng)計2019年段人均辦公差旅費支出達3 200元。

1.3 管理效能不夠高

隨著標準化規(guī)范化建設向縱深推進，管理規(guī)范化、臺賬電子化、作業(yè)標準化的工作要求明顯提高，沿用紙質臺賬的模式已不適應新的工作要求。同時，使用紙質臺賬，工作程序具有一定隨意性，和管理規(guī)范化要求還有一定差距。此外，舊版段網(wǎng)辦公平臺針對管理人員工作計劃管理、公文閱辦等方面也還不夠人性化，一些僵尸欄目長期無人維護，管理效率亟待提高。

2 探索思考

基于以上存在問題，在深入調研基礎上，決定打造基于鐵路內網(wǎng)的網(wǎng)上辦事一站式服務平臺，開發(fā)“網(wǎng)上辦事大廳”和“個人辦公平臺”兩個主要工作模塊，同步對公文辦理、督查督辦、規(guī)章制度等子模塊進行優(yōu)化完善，旨在實現(xiàn)透明公開的網(wǎng)上辦事一站式服務。

2.1 搭建網(wǎng)上辦事大廳

借鑒政府部門“一網(wǎng)通辦”模式，開辟“網(wǎng)上辦事大廳”服務窗口，按照現(xiàn)有規(guī)章制度流程，將施工預案、設備租賃、會議、用車、營業(yè)執(zhí)照等審批業(yè)務固化上網(wǎng)，對相關政策、辦法、流程設置專欄進行解讀，相關審批事項在辦事窗口滾動顯示，辦理事項能夠同步實現(xiàn)規(guī)范表式轉儲。新的操作模式下，上網(wǎng)業(yè)務嚴格按照工作流程執(zhí)行，通過“辦公點申請—全網(wǎng)遠程實時審批”的方式，實現(xiàn)業(yè)務辦理少跑動甚至零跑動，能夠極大地節(jié)約辦公差旅費用。

2.2 搭建個人辦公平臺

以提升管理人員工作效率為導向，對個人工作計劃、重要辦公系統(tǒng)、規(guī)章制度、干部動態(tài)、常用鏈接等重要事項進行歸集，實現(xiàn)管理人員個性化辦公，如工作計劃子模塊可實現(xiàn)工作節(jié)點設置和提示，管理人員完全可以根據(jù)工作重要性進行個性化辦公安排；又如規(guī)章制度和常用鏈接子模塊可實現(xiàn)和工作業(yè)務相關的規(guī)章制度及常用鏈接的歸集，日常工作中管理人員可以快捷找到業(yè)務相關內容。針對公文和郵件處理，個人辦公平臺同步設計開發(fā)待確認和未辦結事項窗口，管理人員可根據(jù)公文和通知重要程度、辦理節(jié)點，進行周期提示，確保重點工作抓在手上、按期完成。

2.3 優(yōu)化相關業(yè)務子模塊

完善段發(fā)文件模塊，對行政、黨委、紀委、工會、團委文件進行分區(qū)顯示，設置有效文件和廢止文件兩個欄目，經(jīng)辦人員發(fā)文時同步標記廢止文件，確保段網(wǎng)公示文件的有效性。開發(fā)科室網(wǎng)頁，各科室根據(jù)重點工作內容，進行個性化欄目設置，提高科室工作效能。同步增設專業(yè)規(guī)章欄目、優(yōu)化督查督辦工作系統(tǒng)等模塊，進一步優(yōu)化管理程序。

3 實踐方式

基于打造網(wǎng)上辦事大廳、個人辦公平臺及優(yōu)化相關業(yè)務子模塊的思路，對開發(fā)網(wǎng)上辦事一站式服務平臺進行委外實施。按照方案設計、系統(tǒng)研發(fā)、功能測試、系統(tǒng)補強的工作模式，對段網(wǎng)辦公系統(tǒng)進行升級改造，確保實現(xiàn)網(wǎng)上辦事一站式服務。

3.1 架構整體方案

按照搭建網(wǎng)上辦事大廳、搭建個人辦公平臺、優(yōu)化相關業(yè)務子模塊的思路，進行需求分析和可行性分析，形成網(wǎng)上辦事一站式服務平臺研發(fā)方案。

3.2 推進系統(tǒng)研發(fā)

在前期完成需求分析和可行性分析的基礎上，大力推進系統(tǒng)研發(fā)方案實施，過程中定期聽取系統(tǒng)研發(fā)進展情況，組織研發(fā)團隊與業(yè)務科室進行駐點對接，確保系統(tǒng)研發(fā)的針對性和實用性。

3.3 組織功能測試

系統(tǒng)初步研發(fā)完成，組織業(yè)務科室和車間開展為期1個月的系統(tǒng)功能測試，落實系統(tǒng)有關問題的匯總。

3.4 做好系統(tǒng)補強

對前期反饋問題進行梳理分類，落實業(yè)務科室專人對接，做好系統(tǒng)補強，與此同時系統(tǒng)正式上線后動態(tài)落實問題整改，確保系統(tǒng)功能得到完善優(yōu)化，達到預期效果。

4 取得成效

系統(tǒng)升級后，網(wǎng)上辦事一站式服務平臺取得如下成果：

4.1 一個業(yè)務窗口

改變傳統(tǒng)業(yè)務受理模式，改造并優(yōu)化業(yè)務申請流程，將網(wǎng)上辦事一站式服務作為綜合管理部門和員工的唯一接口，業(yè)務受理、咨詢、結果反饋均集中至一個業(yè)務平臺。在規(guī)定的時間、明確的地點，員工能夠完成業(yè)務審批，大幅提高了業(yè)務申請審批效率。

4.2 一本工作指南

工作指南中明確了各類業(yè)務的材料清單、歸口主管、申請表單、業(yè)務流程等信息，并在內部網(wǎng)站上設置網(wǎng)上辦事一站式服務專區(qū)，實現(xiàn)工作指南電子化，確保員工材料準備充分、業(yè)務咨詢便捷，與此同時業(yè)務已經(jīng)申請系統(tǒng)將自動發(fā)送至各業(yè)務審批部門相關人員，申請審批人本人辦事窗口滾動展示申請的辦理狀態(tài)，如圖1所示：大幅提高業(yè)務一次性審批通過的比例，提高辦事效率。

4.3 一套辦事流程

梳理單位職能部門的業(yè)務流程和接口關系，規(guī)范業(yè)務受理、流轉、上報審批及反饋等流程，將業(yè)務流程封閉在管理機關內部，把便利留給員工。

4.4 一套標準表格

將網(wǎng)上辦事一站式服務30項業(yè)務涉及的審批表格分類、編號，并制作業(yè)務指引看板，目錄上墻，進一步降低員工的獲取難度。如圖2所示。

4.5 應用效果分析

網(wǎng)上辦事一站式服務平臺啟用后，所有和員工相關的業(yè)務和疑問都可以在平臺得到辦理和解答。員工可在平臺獲得業(yè)務如何辦理指導并自助發(fā)起業(yè)務辦理流程，由管理部門業(yè)務受理人完成單位內部流轉流程，最后通過網(wǎng)上辦事大廳將業(yè)務辦理當前狀態(tài)及結果反饋給員工，從而大幅簡化了員工的辦事流程，縮短了業(yè)務審批時間。升級后的段網(wǎng)辦公平臺運行以來取得如下效果：

（1）服務窗口單一化。涉及員工的保障和服務職能集中至網(wǎng)上辦事一站式服務，業(yè)務辦事方式實現(xiàn)接口單一化，簡化了辦事程序，進一步降低了員工辦理業(yè)務的復雜程度。

（2）業(yè)務一站化。將業(yè)務流程封閉在單位內部，實行集中、并聯(lián)的內部流轉機制，簡化了員工辦事流程，提高保障能力和服務水平，推動辦事指南標準化、精細化、場景化，加強電子臺賬、電子文件歸檔管理。

（3）業(yè)務流程標準化。網(wǎng)上辦事一站式服務持續(xù)推進綜合管理流程再造和優(yōu)化，明確各職能部門內部業(yè)務辦理流程，形成標準的業(yè)務接口、材料清單、反饋機制，讓員工享受“打包”服務，有效節(jié)省員工業(yè)務審批時間。

（4）保障能力和效率雙提升。打破了部門專業(yè)分工的業(yè)務壁壘，實現(xiàn)公共數(shù)據(jù)“應歸盡歸”，深化公共數(shù)據(jù)共享、開放和應用，全程電子監(jiān)察，實現(xiàn)網(wǎng)上留痕，辦事效率持續(xù)提升，極大的改善了管理機關形象。

（5）節(jié)約支出成本。網(wǎng)上辦事一站式服務平臺使用以來，遠程辦理業(yè)務的模式，減少了紙質審批和車間人員出差頻率，大大降低了段人均辦公差旅費支出，據(jù)統(tǒng)計2020年段人均辦公差旅費支出為2 313元，較2019年人均減少了887元。

5 后續(xù)完善

分析當前網(wǎng)上辦事一站式服務平臺運行情況，結合綜合管理改進和市場化轉型需求，計劃在規(guī)章制度完善、流程再造和優(yōu)化、業(yè)務范圍拓寬等方面深入開展工作。

5.1 規(guī)章制度完善

圍繞網(wǎng)上辦事一站式服務平臺完善規(guī)章制度，進一步規(guī)范綜合管理和網(wǎng)上辦事一站式服務平臺運行，建立持續(xù)改進機制。

5.2 流程再造和優(yōu)化

將網(wǎng)上辦事一站式服務平臺建設為綜合管理單一化窗口，持續(xù)推進綜合管理流程再造和優(yōu)化，圍繞網(wǎng)上辦事一站式服務平臺逐步推進管理信息化建設，進一步提升業(yè)務接口和業(yè)務流程的標準化水平，促進效率持續(xù)提升。

5.3 拓展業(yè)務范圍

轉變工作思路，聚焦基層車間所需，將更多綜合管理業(yè)務納入網(wǎng)上辦事一站式服務平臺，進一步提升綜合管理水平和保障能力。

6 結束語

網(wǎng)上辦事一站式服務平臺自運行以來，員工辦事周期大幅縮短，辦公效率得到明顯提升，同時辦公費、差旅費、人工費等費用得到有效壓減，員工對管理職能部門的滿意度明顯提高。后續(xù)，段將圍繞網(wǎng)上辦事一站式服務，持續(xù)提升本單位員工業(yè)務能力，不斷提高工作效率和工作質量，將網(wǎng)上辦事一站式服務做成品牌，更好地服務員工，保障主業(yè)發(fā)展，以適應市場化轉型的需要，滿足未來快速發(fā)展和市場競爭的需求。