董冰，金少云，藍(lán)能華，秦紅軍，李博

(1.浙江醫(yī)藥股份有限公司新昌制藥廠，浙江 紹興 312500；2上海雷昶科技有限公司，上海 200443)

0 引言

在工業(yè)4.0、中國制造2025和醫(yī)藥工業(yè)十三五規(guī)劃背景下，兩化融合以及智能制造將給制藥行業(yè)的發(fā)展帶來變革及促進(jìn)作用。尤其是在制藥國際化步伐的背景下，質(zhì)量管理的提升尤為重要。通過運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，作為手段對電子文檔進(jìn)行自動、定時(shí)、準(zhǔn)確而高效的執(zhí)行質(zhì)量文件管理工作，保證文件記錄 管理符合國家法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提供技術(shù)保障和可行性[1]。

1 信息化質(zhì)量文件管理系統(tǒng)概述

信息化質(zhì)量文件管理系統(tǒng)是利用成熟的工作流管理、安全訪問控制、網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫等IT相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)GMP文件全生命周期的管理(從文件的創(chuàng)建、審核、批準(zhǔn)、培訓(xùn)、生效，到文件的分發(fā)、執(zhí)行、修訂，直至文件的回收、歸檔、作廢、銷毀)的計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)。GMP范疇下的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，是由硬件、系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件、相關(guān)外圍設(shè)備以及人機(jī)接口組成的體系。

2 信息化質(zhì)量文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建

2.1 制藥企業(yè)根據(jù)軟件的試用情況

制定符合GMP[2]要求的用戶需求標(biāo)準(zhǔn)。軟件公司根據(jù)制藥企業(yè)的環(huán)境進(jìn)行質(zhì)量文件管理系統(tǒng)的部署和配置，按照計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)[3]管理要求進(jìn)行測試和驗(yàn)證，如風(fēng)險(xiǎn)評估、功能規(guī)范、配置規(guī)范、設(shè)計(jì)確認(rèn)、現(xiàn)場驗(yàn)收、安裝確認(rèn)、運(yùn)行確認(rèn)、性能確認(rèn)、追溯矩陣、總結(jié)報(bào)告等一系列類的現(xiàn)場測試及驗(yàn)證活動，所有活動都必須形成記錄存檔，所有驗(yàn)證結(jié)果都必須符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。

2.2 搭建平臺

質(zhì)量文件管理系統(tǒng)需要客戶端及服務(wù)器端的運(yùn)行環(huán)境及系統(tǒng)軟件。平臺管理配置賬號及密碼。使用時(shí)登錄人按自己的身份登錄，系統(tǒng)根據(jù)登錄人的角色及權(quán)限展示與其身份相適應(yīng)的功能模塊。

2.3 質(zhì)量文件管理系統(tǒng)的流程及各功能模塊介紹

該質(zhì)量文件管理系統(tǒng)的流程為文件的在線新建(修訂)、審核、批準(zhǔn)、培訓(xùn)、生效、打印分發(fā)、借閱、補(bǔ)發(fā)、復(fù)審、文件失效等。其功能模塊由文檔模板、文檔創(chuàng)建、培訓(xùn)、打印分發(fā)、文件借閱、文件補(bǔ)發(fā)、文件復(fù)審、文檔失效、文件上傳、文件記錄庫等組成[4]。企業(yè)需設(shè)置專門的系統(tǒng)管理員和文件管理員。所有功能模塊的操作中，提交、審批等節(jié)點(diǎn)均需進(jìn)行電子簽名[5]。

各功能模塊包括：(1)文檔模板是質(zhì)量文件管理系統(tǒng)中用于管理在線編輯所使用的文件模板的功能模塊，用來管理文件模板的新增、生效、失效、修訂和查詢等。(2)文檔創(chuàng)建模塊是實(shí)現(xiàn)文件編制、審核以及批準(zhǔn)的過程，文件起草人采用在線編輯，審核人進(jìn)行在線批注與在線審批，包括電子簽名的功能。文檔跟蹤可以查閱文檔審批進(jìn)度的過程。(3)培訓(xùn)模塊是實(shí)現(xiàn)對已經(jīng)審批的新建文件或修訂文件進(jìn)行培訓(xùn)和生效的功能。系統(tǒng)在文件批準(zhǔn)后，會生成培訓(xùn)計(jì)劃通知分發(fā)部門的指定人員組織培訓(xùn)。(4)文件打印分發(fā)模塊是實(shí)現(xiàn)對文件或記錄進(jìn)行打印、發(fā)放、回收和銷毀的功能，需經(jīng)申請和審批。(5)文件借閱模塊是實(shí)現(xiàn)對文件進(jìn)行借閱的功能，需經(jīng)申請和審批。(6)文件補(bǔ)發(fā)模塊是實(shí)現(xiàn)對權(quán)限外的文件進(jìn)行補(bǔ)發(fā)的申請操作功能。(7)文件復(fù)審模塊是實(shí)現(xiàn)對需要復(fù)審的文件進(jìn)行復(fù)審管理的功能，系統(tǒng)按照文件復(fù)審周期以及設(shè)置的提醒間隔時(shí)間，自動在文件復(fù)審日期到期之前，生成復(fù)審計(jì)劃清單。(8)文檔失效模塊是實(shí)現(xiàn)對生效文件進(jìn)行失效操作的功能，文件失效需經(jīng)申請和審批。(9)文件上傳模塊是實(shí)現(xiàn)對文件或記錄進(jìn)行單個(gè)或批量上傳的功能，文件管理員可將已生效的線下電子版文件上傳至系統(tǒng)中。系統(tǒng)滿足doc、docx、pdf等多種格式的文件上傳。(10)文件記錄庫模塊是實(shí)現(xiàn)對生效、歷史、過期的文件記錄進(jìn)行管理和查詢的功能。

3 運(yùn)用信息化質(zhì)量文件管理系統(tǒng)所取得的成果

3.1 規(guī)范了GMP文件管理各流程的標(biāo)準(zhǔn)操作

根據(jù)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的生命周期活動，系統(tǒng)配置了相適應(yīng)的功能模塊，確保實(shí)現(xiàn)了文件的起草/修訂、審核、批準(zhǔn)、培訓(xùn)、生效、分發(fā)、打印、失效、回收、銷毀、借閱、復(fù)審等生命周期內(nèi)的活動。進(jìn)入系統(tǒng)可以隨時(shí)了解各類流程的所處的狀態(tài)，方便管理人員跟蹤和推進(jìn)各類事件，使管理流程更加緊湊流暢。

3.2 實(shí)現(xiàn)了在線文件閱讀

員工經(jīng)過授權(quán)后可以隨時(shí)在線閱讀系統(tǒng)文件庫中的文件。每次閱讀時(shí)會自動形成水印標(biāo)記便于文件的保密管理。沒有閱讀權(quán)限的文件，可以通過借閱的審批流程，批準(zhǔn)后在借閱期內(nèi)進(jìn)行文件的查閱。

3.3 固化了簡明的工作流程，體現(xiàn)在明確的人員權(quán)限、明確的文件審批節(jié)點(diǎn)和明確的審批流程

(1)明確的人員權(quán)限。企業(yè)在開展人員權(quán)限劃分時(shí)，間接地梳理了適合的起草、審核、批準(zhǔn)人員；(2)明確的文件審批節(jié)點(diǎn)。審批節(jié)點(diǎn)包括起草、審核、批準(zhǔn)，便于查看所有過程中文件的流程狀態(tài)，避免文件起草及審批周期長而擱置的情況；(3)增加明確的審批流程的注釋。很大程度上，便利了起草人有針對性的修改文件。

3.4 文件審核支持多人在線同時(shí)審核

與傳統(tǒng)意義的審核模式截然不同，革新性地提高了工作效率。避免了以往線下審核過程中流轉(zhuǎn)所需的人力工時(shí)及紙張，節(jié)約資源。

3.5 確保文件在生效前進(jìn)行培訓(xùn)

文件只有在培訓(xùn)完成確認(rèn)后，系統(tǒng)才能進(jìn)入到生效流程。故不會出現(xiàn)人為遺漏培訓(xùn)的情況，更加有助于GMP的規(guī)范化管理。

3.6 文件復(fù)審的系統(tǒng)提醒

傳統(tǒng)的文件復(fù)審是根據(jù)人為的制作文件復(fù)審表格手動查看有無過期，而該系統(tǒng)可以設(shè)置文件到期提醒，文件管理員可以下達(dá)復(fù)審命令，確保文件在有效期內(nèi)復(fù)審，如文件未及時(shí)復(fù)審，則文件進(jìn)入過期文件庫。

3.7 安全保密

系統(tǒng)具有較好的安全保密機(jī)制，用戶擁有各自獨(dú)立且具有一定密碼復(fù)雜性的賬號，根據(jù)自己的權(quán)限使用系統(tǒng)。

3.8 系統(tǒng)具有審計(jì)跟蹤功能

可以記錄系統(tǒng)中的任何操作步驟，系統(tǒng)中各類的數(shù)據(jù)記錄都是即時(shí)生成，同時(shí)有審計(jì)追蹤功能，沒有數(shù)據(jù)可靠性[6]方面的風(fēng)險(xiǎn)。具有合規(guī)性，符合CFR Part11 中對電子數(shù)據(jù)管理的要求。

3.9 方便統(tǒng)計(jì)分析

系統(tǒng)中不斷積累的數(shù)據(jù)可以用于比較和分析，為年度回顧和持續(xù)改進(jìn)提供數(shù)據(jù)支持。處理任務(wù)更及時(shí)，系統(tǒng)的提醒和通知的功能，督促相關(guān)人員及時(shí)完成系統(tǒng)內(nèi)的任務(wù)，加速流程處理。

4 信息化質(zhì)量文件管理系統(tǒng)的運(yùn)維與改進(jìn)

制藥企業(yè)根據(jù)實(shí)際使用情況，結(jié)合GMP及相關(guān)法律法規(guī)要求，后續(xù)還需進(jìn)行質(zhì)量文件管理系統(tǒng)的功能優(yōu)化；做好系統(tǒng)長周期運(yùn)行的維護(hù)計(jì)劃，定期檢查系統(tǒng)軟硬件環(huán)境是否正常運(yùn)行；系統(tǒng)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題需繼續(xù)進(jìn)行跟蹤和解決。如有其他質(zhì)量元素管理系統(tǒng)的應(yīng)用，如培訓(xùn)管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)(偏差、變更、CAPA、投訴、召回)等，建議各系統(tǒng)之間形成關(guān)聯(lián)，便于制藥生產(chǎn)企業(yè)平臺之間的協(xié)同管理。

5 結(jié)語

總而言之，運(yùn)用信息化質(zhì)量文件管理系統(tǒng)對傳統(tǒng)GMP文件管理模式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了信息透明化，提高了制藥企業(yè)的質(zhì)量管控水平。以新版GMP要求為標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化了制藥企業(yè)對質(zhì)量文件管理的流程，工作效率有了質(zhì)的飛躍，同時(shí)業(yè)務(wù)做到了標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、合規(guī)化，降低了傳統(tǒng)線下模式操作過程中存在的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)了質(zhì)量管理的信息化與規(guī)范化，進(jìn)而促使企業(yè)質(zhì)量管理持續(xù)改進(jìn)，不斷提高制藥企業(yè)的質(zhì)量管理水平[8]。