于春萍，李從峰，劉 芳

（南京鐵道職業(yè)技術學院，江蘇南京210031）

0 引言

M職業(yè)技術學院（以下簡稱“M學院”）是一所省屬公辦專科層次的全日制普通高校，圍繞立德樹人，解放思想，深化改革，以內(nèi)部控制建設創(chuàng)新管理機制，以校企一體化人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新辦學機制，學校治理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量不斷提升。多年來，M學院財務部門砥礪前行，財務管理工作取得了一定成效，主要體現(xiàn)在：一是夯實會計基礎，會計核算水平不斷提高；二是修訂規(guī)章制度，彌補了管理短板；三是完善預算管理，提高了資源配置能力；四是加強風險管控，提高了風險防范能力；五是充實財務團隊，提升了財務服務能力。有效的財務管理能夠確保高職院校經(jīng)濟活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全完整，能夠保障其教育教學有序開展，推動其高水平院校建設。

1 內(nèi)控視角下的財務管理現(xiàn)狀及問題分析

M學院的財務管理雖然取得了一定的成效，但從內(nèi)部控制的視角來看，仍存在一定的問題。本文通過實地調(diào)研、問卷調(diào)查，發(fā)現(xiàn)其存在的財務管理問題主要集中在內(nèi)部環(huán)境、風險評估和控制活動等3個要素層面。

1.1 內(nèi)部環(huán)境不完善

1.1.1 管理層對財務管理重視不足

M學院黨政領導班子均為教學或科研出身，財務管理的知識儲備和實踐經(jīng)驗均顯不足，加之近年來學校不斷擴大規(guī)模，其工作重心大力傾斜于學校品牌專業(yè)建設、師資培訓和學生培養(yǎng)等，未充分認識到財務管理過程中存在的多種風險，未層層落實財務管理責任，財務風險管理處于松弛狀態(tài)［1］。

1.1.2 財務管理制度之間存在矛盾

M學院制定有《財務管理辦法》等多項財務管理制度，但各項制度的銜接性和協(xié)作性不足，存在重疊管理、缺位管理或相互矛盾的情形，如《費用報銷管理辦法》中指出教職工借款一律由校長審批方可借出，而《備用金管理規(guī)定》中指出教職工借款金額在10萬元以上的由校長履行審批，二者之間的矛盾給學校借款審批事項造成了一定的管理混亂。

1.1.3 財務崗位職責分工不合理

M學院財務部門部分不相容，職務崗位未實現(xiàn)相互分離。受限于財務人手不足，財務部長安排銀行出納一人多崗，同時負責辦理銀行存款支付、銀行存款余額調(diào)節(jié)表編制、銀行對賬單保管等，這降低了財務人員的互相監(jiān)督和互相牽制，加大了資金被侵占或挪用的風險。

1.2 風險評估浮于形式

1.2.1 財務風險識別不足

M學院風險識別由各職能部門或二級學院自查后匯總報送給內(nèi)審部門。財務部門部分人員敷衍了事，認為這是內(nèi)審部門的事情，自己就是走個過場，從形式上完成安排的任務即可，加之財務人員識別風險、認知風險的能力有限，從而導致其不能最大限度地識別出所有財務風險。

1.2.2 財務風險評價不準

M學院財務部門從預算管理、收入管理、支出管理、債務管理、會計核算管理和信息系統(tǒng)管理6個方面分析認為存在31項財務管理風險，均認定為一般風險。實際上，其中數(shù)項風險等級均應為中等以上，如將印章由相同人員保管導致的舞弊風險，這不利于學校有針對性地實施風險防范。

1.2.3 財務風險應對不夠

隨著辦學規(guī)模的不斷擴大，M學院所面臨的財務風險也不斷增加。財務部門雖然開展了一系列的部門風險識別和風險評估工作，但卻并未全面提出風險應對措施，這使得財務管理的部分風險識別和風險排查結果失去意義，導致內(nèi)部控制不能有效地防范財務風險。

1.3 關鍵管控效果不顯著

1.3.1 預算控制不到位

一是預算組織領導機制不健全。M學院沒有專門的預算組織領導機構，財務部門負責整個學校預算業(yè)務的管理。財務部門話語權不足、組織協(xié)調(diào)能力有限，這導致預算管理部門間協(xié)作不暢、互相推諉。如財務部門響應財政號召“過緊日子”，要求各部門壓減相應預算支出，有的部門置之不理，有的部門響應緩慢，財務部門舉步維艱、無法下手、難以均衡，導致預算管理效率低下。

二是預算編制方法不科學。首先，預算編制是在歷史數(shù)據(jù)基礎上適當向上調(diào)增，這導致一些已經(jīng)不存在的開支項目一直延續(xù)，造成了一定程度的資金占用和浪費；其次，預算編制缺乏論證，對于大額預算支出缺乏有效的論證調(diào)研，項目預算“拍腦袋”出數(shù)字，使得項目預算缺乏一定的科學性和準確性，影響了預算項目的正常開展；最后，預算編報不及時，每年的4月、5月才能下達當年預算，而學校的運營在預算下達之前又不能停擺，財務部門便將會計系統(tǒng)項目預算控制狀態(tài)均調(diào)整為不受控制，導致個別項目支出在預算下達之前就已經(jīng)超預算，預算拖延使得預算約束失去了作用。

三是預算執(zhí)行不嚴格。首先，預算責任不明確，各職能部門負責人認為預算管理是財務部門的事，對預算執(zhí)行過程中自身應承擔的經(jīng)濟責任認識不足，導致預算執(zhí)行效果較差；其次，預算分析報告質(zhì)量差，財務部門每年僅提交1～2次的預算分析報告，且預算分析指標單一，僅包含項目預算數(shù)、執(zhí)行數(shù)和預算執(zhí)行率等數(shù)據(jù)，預算數(shù)據(jù)分析不夠深入，無法進一步提示學校存在的財務和運營風險，無法為學校決策提供有價值的數(shù)據(jù)支撐；最后，預算調(diào)整流程倒置，對超預算的項目存在先付款、后補預算調(diào)整審批手續(xù)的情形，個別項目出現(xiàn)預算赤字，這削弱了預算的嚴肅性。

四是預算考核機制不成熟。首先，預算考核指標單一，基于預算分析報告基礎資料的不完整，學校目前只有針對預算執(zhí)行率的考核，考核指標設計跟不上管理需求，不能全面反映學校預算管理的情況；二是預算考核未落實，學校暫未按目前的預算考核指標對各預算部門實施獎懲，這無法落實預算管理責任，無法調(diào)動各預算部門預算管理的積極性，不利于整個學院的預算管控。

1.3.2 授權審批不科學

一是授權審批方式不合理。M學院所有經(jīng)費支出超過5 000元的經(jīng)濟業(yè)務都必須由分管副校長簽字審批，金額超過1萬元的還需校長簽字審批，而薪酬支付和個人借款無論金額多大都必須由分管副校長和校長雙簽。這種集中審批模式占用了校領導大量時間，使其不能專心學校教育教學管理，有時甚至出現(xiàn)經(jīng)辦人跑多趟腿也簽不到一個字的情形，導致學校行政效率不高。

二是授權審批路徑不明確。M學院經(jīng)費支出分為費用報銷、采購付款、薪酬支付和個人借款四大類，但四大類業(yè)務的授權審批范圍邊界模糊，導致經(jīng)辦人在辦理款項支付時，審批先后順序不清楚，出現(xiàn)學校個別領導簽字審批大包大攬，個別領導簽字審批互相推諉，甚至出現(xiàn)副校長簽完字后部門負責人補簽的情形，弱化了部門負責人的責任心，影響了學校的運營效率和長遠發(fā)展。

1.3.3 會計系統(tǒng)管理不善

一是用戶權限管理不嚴，如財務部門現(xiàn)金出納和銀行出納用戶具有財務系統(tǒng)的憑證錄入和審核功能，用戶系統(tǒng)權限與其崗位應分配的權限不一致，如果不當使用可能導致未經(jīng)授權者變更、存取或使用信息的風險；二是系統(tǒng)輸入不及時，如記賬憑證編制人員工作量較大，收到原始憑證到編制記賬憑證平均間隔7天左右，有時又忙中出錯，使得進入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不準確、不完整，這導致財務系統(tǒng)的資金信息無法有效對學校決策提供支持。

2 內(nèi)控視角下的財務管理優(yōu)化對策

為更好地服務學校高質(zhì)量發(fā)展，M學院應當加強財務內(nèi)控建設，不斷提升財務管理能力，筆者認為結合學校實際情況，其應當優(yōu)先解決內(nèi)部環(huán)境、風險評估和控制活動等3個要素層面的問題。

2.1 完善財務管理內(nèi)部環(huán)境

2.1.1 提高管理層綜合素質(zhì)

只有當學校管理層具備良好的綜合素質(zhì)時，才能更好地處理內(nèi)外部環(huán)境中出現(xiàn)的各種財務風險。M學院應當對管理層開展財務知識培訓，聘請內(nèi)控專業(yè)人士與管理層特別是校領導進行定向溝通與培訓，使得管理層不斷增強財務管理風險意識，具備財務管理經(jīng)驗，提高對財務管理的重視，高效推進學校財務管理工作。

2.1.2 整合財務管理制度

系統(tǒng)的財務規(guī)章制度能使學校財務管理有章可循。M學院應當修訂現(xiàn)有制度，摒棄互相矛盾的制度條款，補充缺失的制度，并將單一零散的財務管理制度整合匯編成系統(tǒng)的《財務管理手冊》，手冊中制度的名稱應當根據(jù)制度內(nèi)容和顆粒度等進行分層劃分，便于使用者查詢［2］。

2.1.3 明確財務崗位職責

明確的崗位職責能使學校財務管理工作有條不紊地展開。M學院應當明確各會計崗位的職責，確保不相容崗位彼此分開，能夠實現(xiàn)相互制約。M學院應當通過《財務崗位職責說明書》明確每個會計崗位應具備的能力和應承擔的職責。考慮到其財務部門人員不足、力量薄弱，銀行出納崗位在確保不相容職務完全分離的同時，可以納入一些日常的事務性工作，如辦公用品采購和固定資產(chǎn)管理等。

2.2 健全財務風險評估體系

2.2.1 組建專業(yè)風險識別小組

風險識別是風險評估和風險應對的基礎?？紤]到財務人員能力有限，M學院應當聘請外部專業(yè)咨詢公司對其財務風險進行全面識別和評估，財務人員參與其中，在提供協(xié)作的過程中不斷提高自身業(yè)務能力。為提高風險識別的全面性，風險評估小組應當采用財務報表分析法、流程圖分析法或頭腦風暴法進行風險識別。

2.2.2 定量定性確定風險等級

M學院應當采用定量和定性相結合的方法，繪制財務風險坐標圖，評定財務風險等級，橫坐標表示風險發(fā)生的影響程度，由不重要到災難性共5級，對應的分值為1～5分；縱坐標表示風險發(fā)生的可能性大小，5個級別對應的分值為1～5分；風險值等于風險發(fā)生影響程度與可能性分值的積，風險值區(qū)間為0～4分、4～9分和9～25分，分別對應的是低風險、中等風險和高風險區(qū)域。

2.2.3 建立風險控制矩陣

M學院應當建立財務風險控制矩陣管控相關風險。這個矩陣是在前期全面風險識別和風險評定的基礎上，根據(jù)財務管理目標、風險發(fā)生原因和風險等級等，明確財務管理流程的關鍵控制點、控制措施以及相關制度依據(jù)等。以印章管理流程為例，其風險控制矩陣如表1所示。

表1 財務印鑒章同一人保管風險控制矩陣

2.3 加強財務管理關鍵管控

2.3.1 加大預算工作力度

一是完善預算工作組織。M學院應當成立預算管理委員會和預算管理辦公室負責預算管理工作。預算管理委員會是學校預算管理機構，由校長、分管財務副校長和各部門負責人組成，主要負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)預算管理。預算管理辦公室是其日常管理機構，由財務部門負責人和預算會計組成，主要負責起草預算制度和預算方案、擬定預算目標分解計劃、匯總平衡各部門預算草案、提交預算分析報告等。各職能部門和二級學院是預算編制與執(zhí)行機構，負責編制本部門預算、提交預算調(diào)整申請和嚴格執(zhí)行預算等。

二是科學進行預算編制。首先，采用適宜的預算編制方法，M學院應當區(qū)分不同預算項目，靈活選擇固定預算和零基預算等方式編制預算。對于每年都發(fā)生的固定費用預算項目如房租費用，應當采用固定預算編制方法；對于新增項目或近年來變化較大的項目應當采用零基預算。綜合采用多種預算編制方法，將會大力提高其預算編制的準確性。其次，重大預算事項必須事先論證，對于專業(yè)性強的預算項目還需要組織學校外部的專家共同成立項目評審委員會進行經(jīng)濟、技術和市場等多方面的可行性論證，結合學校的中長期戰(zhàn)略規(guī)劃進行項目預算的編制。最后，及時進行預算編報，M學院應當充分考慮到其經(jīng)濟活動的復雜性、預算開展的深度和廣度尚且不足等特征，預留充分的預算編制時間，保證預算編報的及時性，年度預算的編制期至少應當提前到上一年的9月，年度預算的下達期為上一年的12月下旬。

三是嚴格預算執(zhí)行力度。首先，建立預算執(zhí)行責任制度，M學院應當明確各職能部門和二級學院在預算執(zhí)行中的責任［3］，各預算項目負責人是預算執(zhí)行的直接責任人。項目負責人應當與學校簽訂預算執(zhí)行責任書，明確預算指標和獎懲措施等。其次，建立預算執(zhí)行分析制度，M學院應當定期編制預算分析報告，并召開預算分析會議具體討論預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及對策。預算分析報告應當包含特殊事項對整個預算的影響分析、預算執(zhí)行進度分析和預算指標與預算實際的差異分析等［4］。確定差異并分析出原因之后，應當提出恰當?shù)膽獙Υ胧┙鉀Q出現(xiàn)的問題，并按預算執(zhí)行責任書的規(guī)定進行獎懲。最后，規(guī)范預算調(diào)整程序，M學院的預算調(diào)整應當由預算執(zhí)行部門提出書面申請，說明調(diào)整項目、調(diào)整原因和具體的調(diào)整金額，年度預算調(diào)整一年不得超過3次［3］。經(jīng)預算管理委員審批后，預算調(diào)整方案才能生效。

四是建立預算考核機制。首先，設計預算考核指標體系，M學院應當從預算編制完成時間、預算目標的合理性和準確性、預算執(zhí)行率、預算調(diào)整等財務指標以及教師管理和學生培養(yǎng)等非財務指標上雙管齊下，設計綜合的預算考評體系，反映預算管理情況；其次，落實預算管理考核結果，M學院應當由財務部門會同人事部門進行預算考核，經(jīng)預算管理委員會審核后公示考核結果，人事部門落實獎懲措施，促進學校預算管理擲地有聲。

2.3.2 提高授權審批效果

一是下放授權審批權限。M學院應當將常規(guī)性的資金支出授權部門負責人或項目負責人在其權限范圍內(nèi)自行決策辦理，校長或分管副校長僅對某些重大資金支出或某些特殊經(jīng)濟活動產(chǎn)生的資金支出進行審批。這在改變以往校領導過度審批、提高授權審批效率的同時，也提高了部門負責人或項目負責人的責任意識。

二是明確授權審批路徑。M學院應當明確授權審核的審批順序，明確各環(huán)節(jié)的審批節(jié)點，明確經(jīng)辦人、復核人和審批人各自的職責，提高相關人員的責任心，實現(xiàn)授權審批的控制作用。經(jīng)辦人提交資金支付申請后，復核人復核其原始金額的準確性、證明材料的齊備性、支付方式和收款單位的正確性等；審批人根據(jù)權限對支付申請進行審批，對不符合規(guī)定的支付應當拒絕批準。

2.3.3 增強會計系統(tǒng)內(nèi)控實效

一是加強會計系統(tǒng)用戶權限管理，M學院應當建立會計系統(tǒng)用戶賬號審批制度，及時調(diào)整換崗或離崗系統(tǒng)用戶的訪問權限，避免有冗余賬號或授權不當賬號使用的情形，防止非授權使用和更改會計系統(tǒng)，保護會計數(shù)據(jù)的完整性，加強對會計系統(tǒng)的安全管理；二是提高會計系統(tǒng)入賬及時性，M學院應當要求會計人員及時在會計系統(tǒng)錄入資金收支信息，不得拖延，并做到按時結賬，按期編報會計報表，以保證會計信息的有效性，確保決策者及時獲取有價值的會計信息。

3 結語

高職院校通過提升管理層綜合素質(zhì)，健全財務管理制度，明確財務崗位職責，組建風險評估小組，定性定量評估風險等級，建立風險控制矩陣，加強預算管理力度，提高授權審批效果和增強會計系統(tǒng)管理等手段，可以多層次多角度提升財務內(nèi)控建設水平，提高財務管理能力，推動高職院校健康可持續(xù)發(fā)展。但隨著學校內(nèi)外環(huán)境的不斷變化，高職院校財務管理還會遇到各種各樣的新問題新風險。高職院校財務部門應當增強風險管控意識，不斷完善現(xiàn)有流程、制度和信息系統(tǒng)，提升學校財務治理能力，推動現(xiàn)代大學建設更上一層樓。