王志華

（哈密市中心醫(yī)院，新疆 哈密）

0 引言

盡管醫(yī)院基建檔案對醫(yī)院后續(xù)的項目驗收、維修、改建、擴建等工作尤為重要，但就目前的醫(yī)院基建檔案管理工作而言，仍存在管理意識不足、管理人員專業(yè)能力欠缺等問題，因此醫(yī)院需就此類問題，有效改進其基建檔案管理模式，經(jīng)建立健全檔案監(jiān)督機制、提升基建檔案管理意識，優(yōu)化檔案管理制度，引進現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升基建檔案管理人員的綜合能力等方式，提升基建檔案管理工作的工作效率，確保各項基建項目的有效開展和投入[1]。

1 醫(yī)院基建檔案的相關(guān)概述

醫(yī)院基建檔案主要是指醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項目實施過程中各項原始信息材料，其內(nèi)容主要包括基建項目的立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等各環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的文集、圖像、聲像文件，同時還包括基建項目實施過程中改建、裝修、設(shè)備等方面的相關(guān)記錄[2]。

目前醫(yī)院基建檔案管理制度雖然較為健全，但是對基建檔案的管理卻不太規(guī)范，信息化的利用不夠。首先醫(yī)院基建檔案員往往是綜合檔案室臨時調(diào)用或者是基建辦公室工作人員兼職。業(yè)務(wù)水平、理論水平、文化程度方面的參差不齊導(dǎo)致基建檔案的綜合管理水平不高?；ㄞk兼職工作人員在基建檔案的編制上對資料存檔范圍把握不準，在規(guī)檔文件的整理上缺少經(jīng)驗。檔案室工作人員因缺少基建方面專業(yè)知識，因此一旦涉及到過于專業(yè)化的資料，對歸檔及歸檔后臨時查閱也存在一定難度。其次醫(yī)院基建檔案后期有專人開始負責(zé)管理，但相關(guān)管理知識、經(jīng)驗處于相對缺乏狀態(tài)。

2 醫(yī)院基建檔案的重要性

2.1 真實完整地反映醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)狀況

由于基建檔案是醫(yī)院相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)項目的原始資料，則其能較真實地反映基礎(chǔ)建設(shè)項目的基本狀況，即包括醫(yī)院基礎(chǔ)項目建設(shè)過程中所用材料的質(zhì)量、各結(jié)構(gòu)建筑的設(shè)計參數(shù)以及相關(guān)的監(jiān)管指標等，能較真實完整地反映目前醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)狀況[3]。除此之外，醫(yī)院在最后的驗收、后期使用、維護、改建、擴建過程中，則可將此檔案資料作為基礎(chǔ)或參考資料，來進行建筑質(zhì)量的審核驗收，或是進行相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)項目的設(shè)計，確保醫(yī)院的基礎(chǔ)建設(shè)項目能順利開展。

2.2 為醫(yī)院審計審查活動提供重要依據(jù)，且有一定監(jiān)督作用

醫(yī)院基建檔案也是醫(yī)院審計審查活動的重要依據(jù)，即由于基建檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項目的一手資料，其各建筑項目的預(yù)算資金、實際投入金額、總投資金額等都有相關(guān)的文檔記錄，在后續(xù)醫(yī)院資金審查過程中，可以此為依據(jù)，進行醫(yī)院基建項目資金方面的核查。同時由于各項資金數(shù)據(jù)有進行嚴格記錄，則醫(yī)院基建項目監(jiān)督人員也可通過相關(guān)資料進行建筑質(zhì)量和設(shè)計方面的核查，有效提升基建項目負責(zé)人的責(zé)任意識，避免公款私用、建筑使用材料不合格等狀況發(fā)生[4]。即經(jīng)相關(guān)資料的核實對比，經(jīng)追溯管理方式，能快速地找出各部分負責(zé)人，以實現(xiàn)較好的追責(zé)管理，保障醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項目的質(zhì)量，避免項目事故的發(fā)生。

3 醫(yī)院基建檔案的有效管理措施

3.1 建立健全檔案監(jiān)督機制，提升基建檔案管理意識

首先需改善醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案的管理意識，加強醫(yī)院基建檔案管理重要性的宣傳，使醫(yī)院內(nèi)所有員工對基建檔案管理的重要性有正確認識，確保醫(yī)院各部門、科室能有效配合基建檔案管理工作，確保各檔案資料的真實性和完整性[5]。其次醫(yī)院需建立健全基建檔案的監(jiān)督機制，可通過由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案室領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理者所組成的監(jiān)督管理小組，對醫(yī)院的基礎(chǔ)建筑項目資料進行監(jiān)督管理，嚴格核查不同環(huán)節(jié)的檔案資料，確保資料的真實有效。

3.2 優(yōu)化檔案管理制度

醫(yī)院需優(yōu)化基建檔案管理制度，明確各檔案具體的記錄標準，對記錄內(nèi)容不完整、記錄格式不規(guī)范的檔案資料進行退回重整，確保基建檔案的準確性[6]。同時需對不同類型的基建檔案進行分管模式，即科學(xué)地對檔案資料進行分類整理，并保留資料中各數(shù)據(jù)、內(nèi)容的信息來源，確?；n案資料的可溯性，落實好責(zé)任制度。除此之外，需確保監(jiān)督管理機制同檔案管理制度的有效銜接，落實好檔案資料的考核工作，提升基建檔案管理工作的工作質(zhì)量。

3.3 引進現(xiàn)代信息化技術(shù)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，可在醫(yī)院基建檔案管理中合理引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，即除傳統(tǒng)的基建檔案資料數(shù)字化外，可建立專門的醫(yī)院基建檔案管理平臺，并在平臺中引入云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，使基建檔案管理者可通過此類技術(shù)快速且有效地對檔案資料進行分析、歸納，有效提升醫(yī)院基建檔案管理工作整體的工作效率。同時可利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，通過掃描等方式直接將紙質(zhì)的基建檔案信息電子化，使基建檔案管理者可直接對電子化后的檔案資料進行分類存檔，確保電子化基建檔案資料的準確性，避免因人工錄入方式，而增加資料錯誤的風(fēng)險。建立相關(guān)的電子表格，使醫(yī)院基建檔案管理能實現(xiàn)集中性管理模式。

3.4 提升基建檔案管理人員的綜合能力

首先醫(yī)院需加強對現(xiàn)有基建檔案管理者的培訓(xùn)工作，給予其更多的進修或培訓(xùn)機會，使檔案管理者的知識水平和專業(yè)能力有效提升。除此之外，醫(yī)院還需加強培養(yǎng)管理人員對檔案法相關(guān)法律法規(guī)的認識與了解，提升其職業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)綜合性基建檔案管理人才，有效提升檔案管理人員的綜合能力。其次醫(yī)院也需引進高素質(zhì)的基建檔案管理人員，并對其進行知識理論、實際管理能力、基本素養(yǎng)等全方面的考核，確保錄入的基建檔案管理人員為綜合能力較強者，提升醫(yī)院基建檔案整體的管理水平。

4 小結(jié)

醫(yī)院基建檔案包含著醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項目實施過程中的各項原始信息材料，對醫(yī)院審核、驗收、后期維修、改建、擴建等過程尤為重要，經(jīng)基建材料、結(jié)構(gòu)與相關(guān)基建檔案資料的核查，能確?；A(chǔ)建筑項目的質(zhì)量，避免或減少項目事故的發(fā)生。同時醫(yī)院資金審查方面也是以基建檔案資料為依據(jù)，來進行基礎(chǔ)建設(shè)項目預(yù)算與實際資金方面的核查工作，有效避免公款私用等狀況發(fā)生，因此醫(yī)院需重視其基建檔案管理工作。在醫(yī)院基建檔案有效管理措施方面，本文主要提出了建立健全檔案監(jiān)督機制、提升基建檔案管理意識，優(yōu)化檔案管理制度，引進現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升基建檔案管理人員的綜合能力這幾項措施，通過基建檔案管理模式的全面改進，以提升管理工作者的工作效率，確保各基建檔案資料的真實性及完整性，確保后期的基礎(chǔ)建設(shè)項目能有效開展。