任祥林

(黑龍江省交通投資集團有限公司，黑龍江 哈爾濱 150001)

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

(1)對人事檔案管理工作的重要性認識不夠。人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，因人事檔案管理工作是屬于基礎性工作，有些人員以及領導對人事檔案管理工作存在著一些錯誤的認識，認為人事檔案管理工作不是單位的主要工作，不重視人事檔案管理工作，因此，一些單位未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。

(2)人事檔案管理制度不健全。制度是行動的向導，沒有一個健全的制度，工作將無所遵循。在制度方面，事業(yè)單位雖然現(xiàn)已建立了一定的規(guī)章制度，但還不夠完善，對人事檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、查閱、更新等環(huán)節(jié)都缺乏具體的規(guī)定，致使應該歸檔的沒有歸檔，該整理裝訂的沒有整理裝訂，流動檔案沒有及時清理，造成檔案混淆，需查的檔案查不到。

(3)人事檔案管理信息化程度不高。隨著科技的速猛發(fā)展，現(xiàn)代信息技術已經(jīng)在經(jīng)濟社會中得到了廣泛的利用，但是一些先進的信息技術還沒有充分地在人事檔案管理中使用，有些事業(yè)單位仍采用原始的辦法，將員工的個人信息、調(diào)動資料等人工錄入，沒有使用電腦進行資料檢索或閱讀檔案。這大大地降低了工作效率的提升，也影響了人事檔案管理水平的提高。

(4)人事檔案人員管理水平不高。人事檔案管理工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜且連續(xù)性極強的工作，沒有高素質(zhì)的人員，就不能保證檔案管理工作的質(zhì)量。人事檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，大多數(shù)人事檔案人員身兼數(shù)職，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓就直接上崗，對檔案的重要性、管檔要求不太了解，對檔案管理工作往往心有余而力不足，使人事檔案隊伍不能適應信息化時代和市場經(jīng)濟條件下對人事檔案管理工作的要求。

2 加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的對策

(1)提高對人事檔案管理工作重要性的認識。要想做好人事檔案管理工作，就必須提高事業(yè)單位對人事檔案管理工作重要性的認識，高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位隊伍建設的高度來對待，將其納入到議事日程，為人事檔案工作提供必要的人、財、物等發(fā)展條件。并建立相關的檔案管理小組，定期對人事檔案管理進行相應的檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題可以進行及時地加以解決。

(2)建立健全人事檔案管理制度。要做好人事檔案管理工作，如果沒有相關的管理條例來制約，就會導致管理工作比較雜亂，沒有章法可循。所以應根據(jù)社會的發(fā)展，對人事檔案管理工作相關制度進行相應的完善，從而實現(xiàn)人事檔案的規(guī)范化、制度化。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。

(3)實現(xiàn)人事檔案管理信息化。隨著信息化時代的到來和信息技術水平的不斷提高，人事檔案管理已全面進入信息化管理時代。在遵守各相關保密規(guī)定的基礎上，不斷加強人事檔案管理的信息化建設，充分運用現(xiàn)代化技術和手段，建立新的人事檔案管理工作模式，提升人事檔案信息資源管理與利用效率。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關內(nèi)容。

(4)強化人事檔案人員的各方面素質(zhì)。人的素質(zhì)是人事檔案管理工作有效開展的保證，離開了高素質(zhì)的檔案人員，人事檔案管理工作將難以為繼。人事檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性較強的工作，需要管理人員具備過硬的政治素質(zhì)、專業(yè)知識和愛崗敬業(yè)責任感，要選用具有高素質(zhì)、高標準的專業(yè)人員來從事這項工作。因此，事業(yè)單位要注意加強人事檔案隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事人事檔案管理工作。要經(jīng)常性地組織多種形式的業(yè)務培訓，使人事檔案管理人員能夠及時掌握政策，不斷掌握新的知識與技能，具備較強的學習能力，從容應對可能出現(xiàn)的新情況和新問題，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，更好地勝任人事檔案管理工作。人事檔案人員也要勤奮學習，努力提高自身的素質(zhì)與政治覺悟，踏踏實實地做好本職工作。