李玲霞
(海河水利委員會(huì)水利信息網(wǎng)絡(luò)中心,天津 300170)
水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指水利工程項(xiàng)目在前期工作、建設(shè)實(shí)施、竣工驗(yàn)收等全過程形成的具有保存和利用價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。項(xiàng)目法人及參建單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),明確檔案部門或人員崗位職責(zé),建立檔案工作制度,統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi),確保檔案工作的正常開展。
下面,筆者依據(jù)多年水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中常見問題進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析總結(jié),并提出了其解決對(duì)策。
項(xiàng)目前期文件如可行性研究只有批復(fù)沒有請(qǐng)示;聲像材料中缺少照片說明;設(shè)計(jì)變更通知單、執(zhí)行單等設(shè)計(jì)變更文件歸檔不全;竣工驗(yàn)收文件相關(guān)材料缺少相應(yīng)電子文件;項(xiàng)目檔案分類不夠規(guī)范等。
重要文件沒有原件,僅以復(fù)制件歸檔;部分文件簽字蓋章手續(xù)不完備;部分合同無簽訂日期;合同簽訂日期在招投標(biāo)文件或中標(biāo)通知書之前;個(gè)別工程文件同一簽名出現(xiàn)多種筆跡,文件形成時(shí)間前后矛盾,說明存在資料造假的情況;設(shè)計(jì)變更文件沒有全部修訂到竣工圖上。
部分項(xiàng)目施工進(jìn)度已經(jīng)進(jìn)行到下一個(gè)節(jié)點(diǎn),但上一個(gè)施工節(jié)點(diǎn)的施工記錄還沒有形成;原材料的檢驗(yàn)報(bào)告明顯滯后,實(shí)際工作中存在著先施工后做檢驗(yàn)或后出檢驗(yàn)報(bào)告的現(xiàn)象。
案卷文件的組織、排列無序;案卷題名不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容,文件題名不能反映文件具體內(nèi)容;頁碼編寫位置不對(duì)、不連續(xù);保管期限劃分不夠準(zhǔn)確;檔案管理卷中缺少參建單位歸檔情況說明、交接清冊(cè)等。
水利工程建設(shè)項(xiàng)目人員流動(dòng)性較大,水利工程建設(shè)涉及專業(yè)較多,各級(jí)部門應(yīng)加大對(duì)項(xiàng)目法人和參建單位檔案管理人員的崗前培訓(xùn)和過程指導(dǎo),嚴(yán)格要求施工現(xiàn)場(chǎng)各崗位人員對(duì)檔案規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)流程的學(xué)習(xí),做到對(duì)文件材料系統(tǒng)性理解到位,對(duì)項(xiàng)目檔案反映工程實(shí)際的重要性認(rèn)識(shí)到位。
各級(jí)單位檔案管理部門應(yīng)及時(shí)介入水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的培訓(xùn)和指導(dǎo),不只是在檔案移交或者集中整理檔案的階段進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo),還應(yīng)在工程開工前和建設(shè)過程中就介入項(xiàng)目檔案的培訓(xùn)和指導(dǎo)。明確檔案的收集、整理標(biāo)準(zhǔn),指導(dǎo)施工現(xiàn)場(chǎng)兼職檔案員對(duì)檔案進(jìn)行整理,確保項(xiàng)目檔案過程的管控。同時(shí),檔案管理部門應(yīng)加大對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)注力度,增強(qiáng)相關(guān)單位和人員的檔案意識(shí)。
水利工程檔案具有專業(yè)技術(shù)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn),離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員。目前,檔案管理部門及人員普遍對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目管理模式和工作流程、水利工程建設(shè)和項(xiàng)目檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和對(duì)工程項(xiàng)目關(guān)鍵環(huán)節(jié)形成的重要文件不夠了解,這就需要檔案管理人員不斷更新知識(shí),提高業(yè)務(wù)能力和水平。檔案管理人員,一方面要定期參加專業(yè)理論的學(xué)習(xí),懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精,并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗;另一方面要積極參加工程部門組織的工程協(xié)調(diào)會(huì)、設(shè)備驗(yàn)收會(huì)等專業(yè)會(huì)議,及時(shí)了解工程施工進(jìn)度、施工工藝等一系列工程動(dòng)態(tài)變化,不僅對(duì)檔案專業(yè)理論知識(shí)精通,還要對(duì)水利工程的特點(diǎn)、工作流程和施工工藝等方面熟悉和了解。
做好水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)是不斷提升檔案管理水平。要做好全過程管控,促進(jìn)檔案與工程融合。各項(xiàng)目在建設(shè)之初應(yīng)成立檔案機(jī)構(gòu),配備檔案人員,制定檔案管理制度,明確檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn),并采取有效措施對(duì)文件材料產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、積累和歸檔的過程實(shí)施全過程管理,確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全。
項(xiàng)目法人應(yīng)提高對(duì)歸檔文件的“源頭控制”認(rèn)識(shí),特別是前期文件應(yīng)安排專人跟蹤收集,避免重要文件的遺漏缺失。項(xiàng)目法人、監(jiān)理單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中對(duì)施工技術(shù)文件、竣工資料、工程圖紙均應(yīng)嚴(yán)格審查,使文件材料的內(nèi)在質(zhì)量得到保障。工程項(xiàng)目雖然工期緊張、人力缺乏,但要確保項(xiàng)目建設(shè)過程檔案管理的規(guī)范,面對(duì)工程審計(jì)稽查等各項(xiàng)檢查時(shí)不要發(fā)生突擊整理檔案的情況,以免造成資料偽造、簽字蓋章造假的現(xiàn)象,使檔案的準(zhǔn)確性和原始憑證的屬性得到有效保障。
一般來說,將對(duì)工程檔案的收集工作分為超前控制、入口控制和滯后控制三個(gè)階段。第一,超前控制,是指把工程檔案前身——工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作控制好,參與、協(xié)助、監(jiān)督工程文件材料管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié),保證文件材料的質(zhì)量。做好這項(xiàng)工作,科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)就有保障。第二,入口控制,是指在項(xiàng)目檔案收集工作中的質(zhì)量把關(guān)。其主要是檢查歸檔的工程文件材料是否完整成套,應(yīng)當(dāng)歸檔的材料是否都已歸檔;案卷質(zhì)量是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。第三,滯后控制,是指在檔案收集工作完成之后的控制。在工程檔案管理工作中,如發(fā)現(xiàn)仍存在不完整、不準(zhǔn)確的問題,應(yīng)及時(shí)反饋給負(fù)責(zé)收集工作的部門,并通過與有關(guān)工程管理部門聯(lián)系進(jìn)行補(bǔ)充和糾正;工程文件材料歸檔后,有些工程改建、擴(kuò)建等又新產(chǎn)生一些工程文件材料,檔案部門必須及時(shí)檢查、督促歸檔,使工程檔案始終與工程實(shí)體保持一致。
檔案管理部門應(yīng)建立有效的驗(yàn)收把關(guān)機(jī)制,不僅要保證項(xiàng)目檔案的進(jìn)館驗(yàn)收做到規(guī)范移交,而前期文件、啟動(dòng)驗(yàn)收文件、結(jié)算審計(jì)文件、過程管理性文件的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性也要得到保障;結(jié)算時(shí)相關(guān)單位應(yīng)審查各參建單位檔案移交證明材料,參建單位應(yīng)按規(guī)定移交檔案,檔案管理部門加大約束和考核機(jī)制。各參建單位要保障項(xiàng)目檔案管理崗位職責(zé)明確,加大考核力度,提高施工現(xiàn)場(chǎng)兼職檔案員工作的積極性。
(1)編制檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書。檔案這樣有形的、原始的、真實(shí)的依據(jù)性文件需要一個(gè)統(tǒng)一的、順應(yīng)水利事業(yè)發(fā)展和變革的標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)我們的行動(dòng)。為進(jìn)一步規(guī)范水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理,根據(jù)《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T 28-2018)、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》(水辦〔2005〕480號(hào))及《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》(水辦〔2008〕366號(hào))等相關(guān)要求,應(yīng)進(jìn)一步明確項(xiàng)目檔案管理程序并編制檔案管理工作指導(dǎo)意見,新增文檔編寫格式、內(nèi)容等,結(jié)合水利工程建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn),編寫檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書,實(shí)現(xiàn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新性管理的目標(biāo),指導(dǎo)各單位順利開展水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。同時(shí),檔案部門通過與設(shè)計(jì)、工程管理、監(jiān)理及參建單位等部門對(duì)檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書進(jìn)行充分討論,使作業(yè)指導(dǎo)書達(dá)到簡(jiǎn)便、清楚和可操作。
(2)加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案進(jìn)行預(yù)歸檔。水利工程建設(shè)項(xiàng)目包括工程的立項(xiàng)、施工、配套、設(shè)備安裝運(yùn)行、竣工驗(yàn)收、投產(chǎn)運(yùn)行等環(huán)節(jié),涉及立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)部門和單位,歷時(shí)較長。將一個(gè)水利工程項(xiàng)目的檔案從諸多環(huán)節(jié)和部門及時(shí)、完整地收集整理歸檔難度較大。僅依靠檔案人員和工程管理部門的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人去收集、整理是不行的,很可能會(huì)使具有檔案價(jià)值的工程資料丟失或不完整。所以,要在工程管理部門設(shè)置一個(gè)專職管理工程資料的檔案人員,隨著工程的進(jìn)度對(duì)工程資料進(jìn)行工程檔案的預(yù)歸檔。檔案管理人員可以隨時(shí)對(duì)預(yù)歸檔的檔案資料進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),避免待工程正式竣工后歸檔時(shí)出現(xiàn)資料不全、案卷質(zhì)量差的現(xiàn)象,保障工程檔案的真實(shí)性、原始性。
在今后的水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中,要進(jìn)一步健全檔案管理約束和考核機(jī)制,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件形成與工程建設(shè)進(jìn)度同步,增強(qiáng)建管人員檔案業(yè)務(wù)知識(shí),暢通前期文件收集渠道,提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平,同時(shí)檔案管理人員及早介入項(xiàng)目檔案的培訓(xùn)和指導(dǎo),做好項(xiàng)目檔案實(shí)時(shí)收集工作,實(shí)現(xiàn)全過程管理。只有做好水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作,才能為將來水利事業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、有效的歷史依據(jù)。