宋思瑩

〔中國石化北京石油分公司 北京 100022〕

1 背景

1.1 隨著多元業(yè)務(wù)的拓展，急需提升資金管理水平

近年來，中國石化銷售企業(yè)緊跟時(shí)代步伐，在原有成品油直銷批發(fā)、零售業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，大力拓展多種經(jīng)營業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)涵蓋了成品油、CNG、LNG、潤滑油、燃料油，加油卡售卡、充值，電子商務(wù)、團(tuán)購，便利店經(jīng)營，便民充值服務(wù)等各種批發(fā)、直銷、零售業(yè)務(wù)，同時(shí)為了更加方便用戶的結(jié)算支付，又開通了銀聯(lián)卡、預(yù)付卡(福卡、商聯(lián)通等)、二維碼、市政卡(一卡通、ETC等)、第三方支付等多種支付手段，允許用戶一次對(duì)多種交易進(jìn)行結(jié)算。

伴隨業(yè)務(wù)的拓展和深化經(jīng)營，批零兩大業(yè)務(wù)板塊涉及的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、結(jié)算方式越來越多，但是，由于銷售行為和支付行為的關(guān)聯(lián)還是通過人工建立的，因此銷售資金的回籠，尤其是因?yàn)榻?jīng)營結(jié)算方式的多樣性，貨幣資金的回籠變得越來越難于監(jiān)管。很多情況下，查驗(yàn)業(yè)務(wù)類型和發(fā)生金額的銷售，往往需要財(cái)務(wù)人員在成堆的原始單據(jù)里查找，而查找時(shí)間往往是業(yè)務(wù)發(fā)生間隔越長，所花時(shí)間越多。

另外，北京石油內(nèi)部的各個(gè)業(yè)務(wù)之間、與外部企業(yè)之間發(fā)生的業(yè)務(wù)往來，因營銷的需要，還會(huì)出現(xiàn)交易與支付的互動(dòng)。因此企業(yè)資金回籠的監(jiān)管，財(cái)務(wù)的對(duì)賬、清帳、核算，內(nèi)部業(yè)務(wù)、外部企業(yè)的財(cái)務(wù)往來越來越復(fù)雜，迫切需要在資金管理方面創(chuàng)新整合一套完善的管理理念、標(biāo)準(zhǔn)，并輔以信息化手段完成對(duì)當(dāng)前及未來業(yè)務(wù)擴(kuò)展的支撐。

通過深入研究銷售企業(yè)傳統(tǒng)油品經(jīng)營模式向多元化業(yè)務(wù)模式演進(jìn)過程中的資金管理問題，包含了管理方法、標(biāo)準(zhǔn)制定、信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃等多方面內(nèi)容，能夠通過解決目前已經(jīng)存在的資金管理難題，建立相應(yīng)的管理規(guī)范，并且為未來業(yè)務(wù)多元化發(fā)展的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)、支付系統(tǒng)的整合與接入提供準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。新業(yè)務(wù)、支付方式上線即時(shí)就可以納入支付管理、監(jiān)控及核算平臺(tái)，切實(shí)改變現(xiàn)在業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、信息化管理落后于業(yè)務(wù)推進(jìn)速度的現(xiàn)狀。

1.1.1 零售業(yè)務(wù)與支付方式復(fù)雜

零售業(yè)務(wù)現(xiàn)狀呈現(xiàn)出業(yè)務(wù)覆蓋面廣，交易種類多的特點(diǎn)。目前，銷售公司零售業(yè)務(wù)的交易種類以油品、非油品、加油卡充值為主，同時(shí)還涉及到加油卡充值卡銷售、公交一卡通充值、ETC充值、電商平臺(tái)交易。同這7類交易相對(duì)應(yīng)的是交易支付的方式多種多樣，包括了現(xiàn)金、加油卡、銀聯(lián)卡、二維碼、副卡、支票、匯款、公交一卡通、返利、加油卡充值卡共10種方式進(jìn)行結(jié)算。零售業(yè)務(wù)的一線操作人員需要在各個(gè)交易系統(tǒng)中進(jìn)行結(jié)賬操作，分類進(jìn)行現(xiàn)金繳款登記。工作量巨大，且

存在一定業(yè)務(wù)和管理水平上的差異。

1.1.2 批發(fā)銷售與支付脫節(jié)

客戶大額結(jié)算多以支票、匯款為主，且存在對(duì)客戶的信用銷售?？蛻舻慕Y(jié)算周期與業(yè)務(wù)經(jīng)營的結(jié)算周期并不一致，經(jīng)常發(fā)生由于大量銷售訂單集中結(jié)算，對(duì)應(yīng)多筆支票匯款到帳，并含有信用銷售的情況，給財(cái)務(wù)結(jié)算清帳帶來很大困難。

常見的是有多種需求的大用戶，不但需要成批采購油品，也會(huì)發(fā)生對(duì)加油站付油及管理服務(wù)、加油卡、非油品等零售業(yè)務(wù)范疇商品的批量采購行為，進(jìn)而產(chǎn)生客戶的一筆支付對(duì)應(yīng)多個(gè)業(yè)務(wù)的問題。由于支付和交易的脫節(jié)，財(cái)務(wù)監(jiān)管、核算變得非常復(fù)雜。

1.1.3 財(cái)務(wù)核算涉及應(yīng)用系統(tǒng)多

從財(cái)務(wù)結(jié)算角度來看，零售業(yè)務(wù)交易和支付的多樣性，使得銷售收入的結(jié)算復(fù)雜化。上文中列舉的7種交易類型和10種支付方式，在實(shí)際運(yùn)行中結(jié)合產(chǎn)生了25種銷售收入的結(jié)算，而參與結(jié)算的網(wǎng)點(diǎn)超過700多個(gè)，其所在地域又較為分散。財(cái)務(wù)核算人員的對(duì)賬清賬工作，首先要登錄各個(gè)系統(tǒng)，很難提高效率，且對(duì)銷售收入資金的監(jiān)管有較大難度并存在一定風(fēng)險(xiǎn)。在銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行拓展的時(shí)候，資金管理的工作必須跟得上，很大程度會(huì)給財(cái)務(wù)結(jié)算部門帶來很大的管理工作量。在減員增效的大背景下，財(cái)務(wù)部門成為北京石油加班最多的部門。

1.1.4 信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)孤立

各個(gè)信息系統(tǒng)都是基于業(yè)務(wù)應(yīng)用而獨(dú)立進(jìn)行建設(shè)的，建設(shè)的周期也不盡相同，系統(tǒng)建設(shè)完成的目標(biāo)、進(jìn)度不一致，而且很多交易是使用合作單位提供的交易平臺(tái)獨(dú)立完成的，因此交易系統(tǒng)和支付系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)關(guān)系沒有進(jìn)行相應(yīng)的整合，絕大多數(shù)無法進(jìn)行聯(lián)動(dòng)交易，數(shù)據(jù)無法共享，無法在后期進(jìn)行匯集整理，為公司業(yè)務(wù)開展提供參考依據(jù)。

目前各個(gè)交易系統(tǒng)都可以獨(dú)立完成本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)展現(xiàn)和核對(duì)，但是數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的監(jiān)控和集成幾乎都沒有涉及，造成了系統(tǒng)與系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)需要通過大量的人工來進(jìn)行核對(duì)和監(jiān)管。

1.2 資金管理平臺(tái)的建設(shè)目標(biāo)

針對(duì)上文提到的4點(diǎn)問題，北京石油在開展資金管理平臺(tái)建設(shè)時(shí)，提出了4個(gè)目標(biāo)。

1.2.1 實(shí)現(xiàn)銷售資金閉環(huán)管理

銷售行為發(fā)生后，即和客戶選擇的支付方式進(jìn)行了關(guān)聯(lián)，對(duì)隨后產(chǎn)生的一系列資金流轉(zhuǎn)行為進(jìn)行處理和監(jiān)控：監(jiān)控的范圍包括資金支付是否生效，是否及時(shí)解繳至銀行，是否正確記入財(cái)務(wù)應(yīng)收帳務(wù)、是否回籠到公司賬戶、是否正確計(jì)入財(cái)務(wù)銀行存款。

1.2.2 實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)交易

對(duì)于客戶的非現(xiàn)金支付，需要通過在線方式驗(yàn)證客戶支付的有效性，才可正常完成銷售交易流程。在線驗(yàn)證的客戶支付方式可以是銀行卡、支付卡、市政卡、加油卡、第三方支付(手機(jī)等)、支票、匯款等，當(dāng)然也包括客戶的信用額度。

1.2.3 資金日結(jié)

一個(gè)經(jīng)營網(wǎng)點(diǎn)(可以是直批網(wǎng)點(diǎn)、油庫、加油站、發(fā)卡充值網(wǎng)點(diǎn)、獨(dú)立便利店門店等)經(jīng)營的每種業(yè)務(wù)都有各自的特點(diǎn)，因此銷售的班結(jié)、日結(jié)往往是獨(dú)立的。但是當(dāng)一個(gè)網(wǎng)點(diǎn)面對(duì)銀行的時(shí)候，它的資金是統(tǒng)一交接管理的。因此對(duì)于一個(gè)網(wǎng)點(diǎn)來說，業(yè)務(wù)流和資金流是分開的。目前業(yè)務(wù)流是有標(biāo)準(zhǔn)的日結(jié)流程(如油品業(yè)務(wù)的日結(jié)、發(fā)卡充值的日結(jié)、便利店的日結(jié)等)，但是資金流并沒有一個(gè)將各個(gè)業(yè)務(wù)整合到一起對(duì)銀行結(jié)算的概念，因此需要引入資金日結(jié)這一管理概念來規(guī)范經(jīng)營網(wǎng)點(diǎn)的資金流管理，通過業(yè)務(wù)日結(jié)、資金日結(jié)使經(jīng)營網(wǎng)點(diǎn)內(nèi)部核算和對(duì)外資金交接都能做到清晰可查，并將業(yè)務(wù)和資金有效地關(guān)聯(lián)起來。

1.2.4 形成信息系統(tǒng)接口接入標(biāo)準(zhǔn)

隨著公司業(yè)務(wù)拓展，新的支付模式，新增的單位資金往來形式都將以統(tǒng)一的接入標(biāo)準(zhǔn)接入資金管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資金閉環(huán)管理的全覆蓋。接入標(biāo)準(zhǔn)主要包括下述三方面的信息系統(tǒng)接口標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：一是銷售業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)算及明細(xì)數(shù)據(jù)接入資金監(jiān)管與核算系統(tǒng)規(guī)范；二是支付系統(tǒng)清算及明細(xì)數(shù)據(jù)接入資金監(jiān)管與核算系統(tǒng)規(guī)范；三是銷售系統(tǒng)與支付系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)共同完成交易流程的集成規(guī)范。

2 北京石油資金管理平臺(tái)的內(nèi)涵

2.1 總體目標(biāo)

通過資金管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)零售、直批線條POS支付設(shè)備的整合，實(shí)現(xiàn)一臺(tái)支付設(shè)備對(duì)銀行卡、加油卡、第三方卡等多種類型卡片的支持；實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)交易支付聯(lián)動(dòng)；實(shí)現(xiàn)交易數(shù)據(jù)落地，搭建資金管理平臺(tái)；實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與銀行、加油卡及其他第三方支付卡的賬務(wù)核對(duì)，防范資金在途風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)規(guī)范財(cái)務(wù)憑證記賬體系，實(shí)施各類銷售業(yè)務(wù)的自動(dòng)記賬處理，并完成后續(xù)ERP系統(tǒng)自動(dòng)清帳，大幅減輕一線員工資金對(duì)賬清帳工作，并在此基礎(chǔ)上，降低交易支付費(fèi)率，節(jié)省企業(yè)費(fèi)用支出。

2.2 建設(shè)內(nèi)容

北京石油資金管理平臺(tái)建設(shè)內(nèi)容可以概括為建立“支付統(tǒng)一、交易聯(lián)動(dòng)、對(duì)賬集中、清帳及時(shí)，監(jiān)管到位”，具體的建設(shè)內(nèi)容如下：

接入加油站油品銷售、加油卡充值、充值卡銷售、非油品、批發(fā)/直銷銷售等所有北京石油銷售業(yè)務(wù)系統(tǒng)的日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)。

接入銀財(cái)企業(yè)直連銀行到賬數(shù)據(jù)、銀行、公交一卡通、ETC、翼碼、?？?、微信支付等眾多支付企業(yè)的銀行到賬及對(duì)賬數(shù)據(jù)。

為加油站建立資金日結(jié)體系，加油站銷售資金和繳存銀行資金的賬務(wù)平衡經(jīng)由系統(tǒng)監(jiān)控，異常問題自動(dòng)提交財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)人員進(jìn)行監(jiān)管。

為批發(fā)網(wǎng)點(diǎn)建立收銀體系，所有的銷售訂單必須明確收銀情況，系統(tǒng)追蹤對(duì)應(yīng)收銀到賬情況，未到賬的訂單不允許提貨。

系統(tǒng)自動(dòng)為加油站銷售生成財(cái)務(wù)收入憑證，并跟蹤對(duì)應(yīng)的未清應(yīng)收賬款，當(dāng)銀行到賬時(shí)，自動(dòng)生成清賬憑證，完成資金流轉(zhuǎn)全流程。

當(dāng)未清應(yīng)收賬款發(fā)生逾期未到賬情況時(shí)，系統(tǒng)即刻通知相關(guān)人員介入調(diào)查，把資金風(fēng)險(xiǎn)降低到最低限度。

當(dāng)銀行到賬信息出現(xiàn)不規(guī)范不能完成自動(dòng)清賬工作時(shí)，系統(tǒng)提供手工對(duì)賬功能，同時(shí)記錄操作人及時(shí)間信息，使所有財(cái)務(wù)對(duì)賬、清賬工作清晰可查。

系統(tǒng)提供各種滿足用戶需求的資金稽核分析功能，大幅提高各級(jí)監(jiān)管人員督查資金問題效率。

3 北京石油資金管理平臺(tái)的建設(shè)

3.1 建設(shè)原則

項(xiàng)目建設(shè)考慮未來銷售企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)推廣的需要，核心數(shù)據(jù)采用中國石化統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)編碼體系，與銀行、第三方卡接口采用國際通用技術(shù)規(guī)范，業(yè)務(wù)流程采用中國石化現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合本次項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行重組優(yōu)化。

(1)充分發(fā)揮在企業(yè)團(tuán)隊(duì)中業(yè)務(wù)專家、管理骨干的作用；

(2)充分發(fā)揮企業(yè)信息化建設(shè)隊(duì)伍的作用；

(3)采用國際先進(jìn)技術(shù)及成熟產(chǎn)品建設(shè)；

(4)充分利用現(xiàn)有設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)，以最小的投入達(dá)到最佳效果；

(5)充分考慮與已建成和在運(yùn)行系統(tǒng)的銜接、集成與整合。

(6)注重基礎(chǔ)信息、管理標(biāo)準(zhǔn)化，系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)的開放性和可擴(kuò)展性。

3.2 體系結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)總體架構(gòu)見圖1。

圖1 系統(tǒng)總體架構(gòu)

北京資金管理平臺(tái)采用了四大中心的建設(shè)方案(圖1)，將平臺(tái)轉(zhuǎn)化為企業(yè)后端的服務(wù)平臺(tái)，使末端用戶無需增加登錄系統(tǒng)，無需改變操作習(xí)慣即可完成所有日常工作，這四大中心是：

數(shù)據(jù)交換中心：平臺(tái)的外圍系統(tǒng)接入層，完成外圍銷售系統(tǒng)、銀企系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)、第三方等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接入工作，支持當(dāng)前主流的各種數(shù)據(jù)傳輸方式，支持主動(dòng)、被動(dòng)獲取數(shù)據(jù)，采用多線程隊(duì)列機(jī)制，高效率地獲取外圍系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心：采用讀寫分離設(shè)計(jì)。讀庫面向基層用戶查詢、系統(tǒng)對(duì)賬查詢等高并發(fā)高數(shù)據(jù)量關(guān)鍵字檢索，隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)索引優(yōu)化、內(nèi)存池優(yōu)化，最大限度滿足查詢需求；寫庫面向外圍數(shù)據(jù)入庫操作，對(duì)寫入操作進(jìn)行優(yōu)化，提高平臺(tái)整體吞吐效率，使平臺(tái)在數(shù)據(jù)庫層不存在瓶頸。

應(yīng)用處理中心：資金平臺(tái)的服務(wù)提供層，在這里提供了自動(dòng)對(duì)賬、憑證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備等面向資金平臺(tái)自己運(yùn)作的服務(wù)程序；同時(shí)為資金平臺(tái)部署在用戶日常操作ERP系統(tǒng)中的人機(jī)界面提供后臺(tái)數(shù)據(jù)支持的資金查詢、手工對(duì)賬、查詢、預(yù)警等服務(wù)程序。

自動(dòng)化調(diào)度中心：資金平臺(tái)的服務(wù)調(diào)度中心，在這里根據(jù)企業(yè)的情況，調(diào)度安排何時(shí)對(duì)賬、何時(shí)記賬、何時(shí)清賬、何時(shí)發(fā)布逾期預(yù)警，完成平臺(tái)的自動(dòng)運(yùn)行工作。

3.3 系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

功能模塊見圖2。

圖2 功能模塊結(jié)構(gòu)圖

3.3.1 加油站資金上繳模塊

加油站資金上繳模塊，主要功能描述如下：

(1)應(yīng)繳(銷售系統(tǒng))的數(shù)據(jù)來源；

(2)輕油銷售款：零售管理系統(tǒng)的日結(jié)數(shù)據(jù)；

(3)加油卡充值款：加油卡充值系統(tǒng)的充值日?qǐng)?bào)數(shù)據(jù)；

(4)非油品貨款：海信系統(tǒng)日結(jié)后的數(shù)據(jù)；

(5)定額充值卡銷售款：定額充值卡銷售系統(tǒng)的日結(jié)數(shù)據(jù)。

(1)應(yīng)繳(支付系統(tǒng))的數(shù)據(jù)來源。目前集成的支付系統(tǒng)包括：?？ㄏ到y(tǒng)、一卡通系統(tǒng)和二維碼系統(tǒng)。

?？ǎ？ㄏ到y(tǒng)系統(tǒng)日結(jié)數(shù)據(jù)；

二維碼系統(tǒng)，二維碼驗(yàn)證的日結(jié)數(shù)據(jù)；

一卡通系統(tǒng)，零點(diǎn)至零點(diǎn)的交易流水匯總。

注意：因一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)時(shí)間和日結(jié)時(shí)間有8個(gè)小時(shí)的差異，故每日0點(diǎn)至早8點(diǎn)避免發(fā)生一卡通充值業(yè)務(wù)。否則會(huì)造成支付系統(tǒng)和銷售系統(tǒng)的數(shù)據(jù)差異。

(2)實(shí)繳資金的數(shù)據(jù)來源。油站實(shí)際錄入的當(dāng)天資金上繳信息(支票除外)。支票的實(shí)繳數(shù)據(jù)取自當(dāng)天生效的支票金額。

(3)關(guān)于普通支票的處理。當(dāng)加油站收到客戶送到油站支票時(shí)，在系統(tǒng)中錄入支票上繳信息、資金發(fā)生日期等于收到支票的日期，但此時(shí)支票未到賬不參與繳款平衡校驗(yàn)；支票到賬后，零管系統(tǒng)中做充值生效，并在加油卡充值系統(tǒng)中做充值，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)生效日期修改資金發(fā)生日期，并轉(zhuǎn)為當(dāng)天支票的實(shí)繳。

(4)支票(見票即充)的處理。首先選擇客戶名稱，只有在可選擇的客戶范圍的客戶才能使用見票即充的交款方式。錄入選中客戶的支票繳款信息，系統(tǒng)自動(dòng)按照資金發(fā)生日期生成支票生效日期，并將該筆金額轉(zhuǎn)為當(dāng)天的實(shí)繳。

(5)應(yīng)實(shí)差額。應(yīng)收和實(shí)收的差異金額，福卡、一卡通和二維碼的差異等于應(yīng)繳(支付系統(tǒng))和實(shí)繳的差異，其余支付方式的差異均等于應(yīng)繳(銷售系統(tǒng))和實(shí)繳的差異。

注：當(dāng)有差異金額存在時(shí)應(yīng)實(shí)差額飄紅，同時(shí)參與計(jì)算的應(yīng)收和實(shí)收也飄紅。

3.3.2 到帳匯款資金上繳自動(dòng)集成

客戶到銀行進(jìn)行匯款，銀行將已到賬的匯款信息發(fā)送至企業(yè)ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)過濾匯款信息發(fā)送給零管系統(tǒng)資金上繳模塊；加油站在資金上繳模塊進(jìn)行到賬匯款確認(rèn)，并補(bǔ)錄相關(guān)資金上繳信息；客戶到加油站進(jìn)行充值，加油站在零管系統(tǒng)完成充值生效，并將生效信息發(fā)送至ERP系統(tǒng)，生成財(cái)務(wù)憑證；ERP系統(tǒng)將生成的財(cái)務(wù)憑證信息反饋給零管系統(tǒng)。

業(yè)務(wù)流程見圖3。

圖3 匯款到帳資金上繳流程

3.3.3 銀行進(jìn)帳單管理

加油站在零管系統(tǒng)中做資金上繳，并填寫相關(guān)銀行進(jìn)賬單信息，然后從系統(tǒng)中打印銀行進(jìn)賬單，系統(tǒng)自動(dòng)生成進(jìn)賬單交接清單，并以郵件方式自動(dòng)發(fā)送至銀行郵箱。

業(yè)務(wù)流程見圖4。

圖4 銀行進(jìn)帳管理流程

3.3.4 轉(zhuǎn)賬支票管理

客戶到加油站繳款(轉(zhuǎn)賬支票)，加油站做資金上繳，并將信息發(fā)送ERP；轉(zhuǎn)賬支票到賬后銀行將相應(yīng)信息發(fā)送給ERP；ERP收到零管系統(tǒng)中的資金上繳信息和銀行的到賬信息，進(jìn)行自動(dòng)對(duì)賬，并將已到賬的轉(zhuǎn)賬支票信息發(fā)送回零管系統(tǒng)；加油站收到轉(zhuǎn)賬支票的到賬確認(rèn)信息后，給客戶做充值生效，并將生效信息發(fā)送ERP；ERP收到充值生效信息后生成財(cái)務(wù)憑證，并將信息反饋給零管系統(tǒng)。

業(yè)務(wù)流程見圖5。

圖5 轉(zhuǎn)帳支票管理流程

3.3.5 財(cái)務(wù)核算模塊

財(cái)務(wù)核算流程見圖6。

圖6 財(cái)務(wù)核算流程

(1)財(cái)務(wù)核算憑證。用現(xiàn)金、銀聯(lián)卡和支票即時(shí)生效方式辦理充值業(yè)務(wù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)集成應(yīng)收賬款憑證，待銀行到賬后自動(dòng)集成清帳憑證。以支票、匯款方式辦理充值業(yè)務(wù)的，會(huì)直接自動(dòng)集成預(yù)收賬款憑證，過渡應(yīng)收賬款科目。以第三方卡、朝陽卡返利、使館稅金方式給加油卡充值業(yè)務(wù)，會(huì)直接自動(dòng)集成預(yù)收賬款憑證。

輕油銷售業(yè)務(wù)仍應(yīng)根據(jù)加油站銷售訂單先集成應(yīng)收。

賬款憑證，資金平臺(tái)只待現(xiàn)金和銀聯(lián)卡到賬后自動(dòng)集成清賬憑證。

便利店業(yè)務(wù)則是先根據(jù)不同的收款方式自動(dòng)集成。

應(yīng)收項(xiàng)目的憑證，待現(xiàn)金和銀聯(lián)到賬后自動(dòng)集成清賬憑證，其他方式的便利店業(yè)務(wù)，由非油品核算室做進(jìn)一步賬務(wù)處理。

月末未到賬的資金核算室不用轉(zhuǎn)銀行過渡科目，未到賬資金將在加油站的應(yīng)收賬款中體現(xiàn)。

(2)財(cái)務(wù)核算憑證規(guī)范調(diào)整。除了銀行的分配仍為交易流水號(hào)外，其他科目的分配都按此新規(guī)則。(年月日為日?qǐng)?bào)日期，不是做賬的日期。是支票業(yè)務(wù)的還需要加支票號(hào))。

手工做的憑證也需要根據(jù)新的參照和分配的規(guī)則填寫，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)憑證的參照和分配自動(dòng)生成查詢的報(bào)表。

4 安全設(shè)計(jì)

4.1 信息安全管理

根據(jù)各公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的具體情況，運(yùn)用動(dòng)態(tài)安全模型建立各公司的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，采用當(dāng)今流行的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，包括防火墻技術(shù)、防病毒技術(shù)、VPN技術(shù)、AAA認(rèn)證技術(shù)、入侵檢測和漏洞掃描技術(shù)等，并加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)用戶的安全防護(hù)意識(shí)的教育，確保網(wǎng)絡(luò)能安全、可靠地運(yùn)行。

各實(shí)施企業(yè)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)目前大部分有一條Internet出口，為了保證網(wǎng)絡(luò)的安全，采用防火墻技術(shù)將Internet網(wǎng)絡(luò)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)(包括ERP網(wǎng)絡(luò))相隔，訪問控制機(jī)制限制用戶訪問，實(shí)現(xiàn)與Internet網(wǎng)絡(luò)的安全隔離。未聯(lián)入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的用戶采用加密的VPN隧道通過Internet訪問內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)(包括ERP系統(tǒng))，確保網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行。

為了保護(hù)ERP系統(tǒng)的用戶免受計(jì)算機(jī)病毒的攻擊，部署了計(jì)算機(jī)防病毒產(chǎn)品(Symantec AntiVirus企業(yè)版)，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)行安全病毒防護(hù)；運(yùn)用流量分析技術(shù)分析網(wǎng)絡(luò)的信息，識(shí)別和消除潛在的網(wǎng)絡(luò)擁塞、延遲和失效，分析和解決網(wǎng)絡(luò)故障，減少網(wǎng)絡(luò)宕機(jī)時(shí)間。

4.2 數(shù)據(jù)安全管理

為保護(hù)數(shù)據(jù)庫的安全，零售管理系統(tǒng)管理員應(yīng)遵循如下規(guī)則：用工具SAPDBA修改SAP R/3，SYS和SYSTEM用戶的缺省密碼；對(duì)數(shù)據(jù)庫的訪問只限于用SAP工具；不允許用其他任何工具對(duì)USR表的任何訪問；不允許用其他任何工具對(duì)SAP表的寫訪問。

4.3 系統(tǒng)監(jiān)視

系統(tǒng)監(jiān)視是系統(tǒng)管理員的日常工作。通過對(duì)系統(tǒng)的監(jiān)視可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，從而達(dá)到維持系統(tǒng)正常穩(wěn)定運(yùn)行、提高系統(tǒng)性能的目的。

系統(tǒng)管理員必須按照每日、每周、每月的工作流程完成相應(yīng)的操作，并將紀(jì)錄完整的保存，以供以后查閱。

4.4 應(yīng)急預(yù)案及規(guī)章制度的制定

制定、完善系統(tǒng)管理規(guī)章制度并制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，根據(jù)不同的故障情況制定不同的應(yīng)急措施，保障系統(tǒng)的安全、平穩(wěn)、優(yōu)化運(yùn)行。

4.5 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及備份配置

單個(gè)油站每天的交易匯總數(shù)據(jù)增量為300條，按照每條記錄0.2 K，則估算每天處理交易數(shù)據(jù)量最大為60 K，按最大4 000個(gè)油站計(jì)算每天的交易匯總數(shù)據(jù)增量為235 M，一年為83 G 。管理類數(shù)據(jù)平均每天每站管理數(shù)據(jù)為100條，按照每條記錄0.2 K，則估算每天處理管理類數(shù)據(jù)量最大為20 K，按最大4 000個(gè)油站計(jì)算，每天的交易匯總數(shù)據(jù)增量為80 M，一年為28 G 。由于本期零售管理系統(tǒng)增加了員工管理、安全管理、改造管理等需要上傳照片或文檔附件的功能，故將額外產(chǎn)生文檔附件類數(shù)據(jù)，由于每個(gè)油站不是每天都有安全隱患、油站改造的業(yè)務(wù)錄入，故每月每站文檔附件的增量可估算為4 M，每年文檔附件數(shù)據(jù)增量為 4 000×12×4 = 192 000 M ,約為188 G 。那么交易數(shù)據(jù)、管理類數(shù)據(jù)、文檔附件類數(shù)據(jù)每年的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)增量之和為 83 G +28 G + 188 G = 299 G ，按照4年的存儲(chǔ)量計(jì)算，則市公司需要總存儲(chǔ)容量為1.2 T 。在具體使用中還可以在一定的時(shí)間后對(duì)部分歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行清除。

5 標(biāo)準(zhǔn)化

為了確保零售管理系統(tǒng)與銷售企業(yè)各應(yīng)用系統(tǒng)間的無縫集成，需要進(jìn)行零售管理業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，并對(duì)零售管理系統(tǒng)使用的編碼進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一管理，同時(shí)結(jié)合系統(tǒng)運(yùn)行管理需要，加強(qiáng)系統(tǒng)運(yùn)行制度建設(shè)，規(guī)范系統(tǒng)應(yīng)用，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量，加強(qiáng)零售管理環(huán)節(jié)控制，保證零售業(yè)務(wù)的正常平穩(wěn)開展。

5.1 以ERP為中心進(jìn)行編碼標(biāo)準(zhǔn)化

在企業(yè)應(yīng)用建設(shè)上，以ERP應(yīng)用為核心，零售管理系統(tǒng)采用了ERP現(xiàn)有的組織架構(gòu)、物料、客戶等編碼體系。

5.2 統(tǒng)一采用中石化標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)站代碼

加油站及油庫編碼統(tǒng)一采用經(jīng)過中石化標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)站進(jìn)行了整理和標(biāo)準(zhǔn)的編碼，對(duì)于未經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化的代碼，必須提交申請(qǐng)資料經(jīng)審核后方可進(jìn)入系統(tǒng)。

5.3 統(tǒng)一PM系統(tǒng)的采集內(nèi)容和模板

統(tǒng)一ERP系統(tǒng)設(shè)備管理模塊中加油站級(jí)設(shè)備的采集內(nèi)容及范圍，并對(duì)采集內(nèi)容含義及范圍列表進(jìn)行明確定義，確保采集內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，為加油站進(jìn)一步的基礎(chǔ)情況分析奠定了良好的基礎(chǔ)。

5.4 為其它編碼制定統(tǒng)一的編碼規(guī)范

針對(duì)ERP系統(tǒng)及中石化標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)站未進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的編碼，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)范，以避免數(shù)據(jù)抽取匯總到總部時(shí)的重復(fù)情況，同時(shí)也為統(tǒng)計(jì)分析口徑的統(tǒng)一奠定了基礎(chǔ)。

5.5 零售管理業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化

在現(xiàn)有《中國石化零售電子賬表管理系統(tǒng)加油站賬表冊標(biāo)準(zhǔn)》的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)零售管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。

5.6 系統(tǒng)運(yùn)行管理制度標(biāo)準(zhǔn)化

明確各部門崗位職責(zé)，建立數(shù)據(jù)采集及上報(bào)制度，規(guī)范公司零售管理體系，明確主數(shù)據(jù)維護(hù)管理流程，建立相應(yīng)的權(quán)限管理機(jī)制及應(yīng)急預(yù)案，形成相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，確保系統(tǒng)的正常平穩(wěn)運(yùn)行。

6 配套管理措施

6.1 利用現(xiàn)有ERP關(guān)鍵用戶，搭建實(shí)施骨干網(wǎng)絡(luò)

按照“技術(shù)先進(jìn)，功能適宜，安全可靠，使用便捷，及時(shí)準(zhǔn)確”的產(chǎn)品配置原則，按照“統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，統(tǒng)一管理，節(jié)約投資”的建設(shè)原則，合理投資，充分利用已有設(shè)備、人員，加強(qiáng)應(yīng)用功能開發(fā)，滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)急需，實(shí)施遵循如下原則：

(1)先進(jìn)性和成熟性?，F(xiàn)有ERP關(guān)鍵用戶群體組建多年，是一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)多的隊(duì)伍。利用現(xiàn)有ERP關(guān)鍵用戶能快速有效帶動(dòng)各網(wǎng)點(diǎn)和各中心終端用戶，有利于資金平臺(tái)的高效實(shí)施和運(yùn)行。

(2)節(jié)約性和易用性。建設(shè)初充分調(diào)研了各業(yè)務(wù)網(wǎng)點(diǎn)和各中心的日常業(yè)務(wù)流程，設(shè)計(jì)了嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)和易用的操作規(guī)范。通過各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的邏輯集中，極大地減少了基層網(wǎng)點(diǎn)的重復(fù)性操作。

6.2 通過資金稽核日?qǐng)?bào)和月報(bào)形成考核制度

稽核日?qǐng)?bào)和月報(bào)通報(bào)加油站資金日?qǐng)?bào)填報(bào)的準(zhǔn)確率、資金核算的及時(shí)性和銷售款逾期未到賬情況等，并且通過系統(tǒng)將重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和逾期資金情況以短信形式向核算室及區(qū)域相關(guān)人員推送預(yù)警提示。

稽核日?qǐng)?bào)通報(bào)的逾期未到賬筆數(shù)納入核算員月度個(gè)人績效考核，同時(shí)將逾期情況作為對(duì)核算室考核評(píng)分的重要依據(jù)。加強(qiáng)對(duì)區(qū)域和加油站的資金風(fēng)險(xiǎn)防控和服務(wù)工作，指導(dǎo)加油站做好銷售資金的上報(bào)，確保數(shù)據(jù)源的準(zhǔn)確，進(jìn)而提高自動(dòng)清賬的效率。

6.3 提供優(yōu)質(zhì)客戶服務(wù)，提高客戶滿意度

油品直分銷業(yè)務(wù)自動(dòng)清賬將進(jìn)一步提高訂單解凍效率，減少客戶等待時(shí)間。同時(shí)，增加客戶應(yīng)急提油和信用客戶購油的線上審批管理功能，為大客戶和終端客戶提供購油方便。建立客戶資金池管理，進(jìn)一步簡化客戶辦理加油、充值、直分銷、非油品等跨界業(yè)務(wù)的流程。資金稽核根據(jù)業(yè)務(wù)和服務(wù)的需要快速跟蹤，對(duì)銷售資金逾期情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和反饋。

7 北京石油資金管理平臺(tái)實(shí)施效果

7.1 管理效益

7.1.1 自動(dòng)打印送款單，減少一線員工工作量

資金平臺(tái)上線前，每日繳存資金送款單都由員工手工填寫，書寫不規(guī)范，不同班次員工有重復(fù)填報(bào)問題。系統(tǒng)根據(jù)加油站員工錄入的資金上繳數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成送款單格式，減少了員工的重復(fù)填報(bào)。

7.1.2 自動(dòng)向銀行遞送電子交接明細(xì)，增強(qiáng)交易準(zhǔn)確性

遞交銀行的支票交接明細(xì)，由原來的加油站員工手工填報(bào)，改為現(xiàn)在的系統(tǒng)自動(dòng)匯總，遞送。一是減少了人為操作環(huán)節(jié)，增加了交易準(zhǔn)確性；二是降低了員工至少半小時(shí)的工作量，三是降低了銀行員工的手工錄入量，提高了銀行數(shù)據(jù)反饋效率。

7.1.3 一鍵完成資金日結(jié)，簡化一線資金管理

網(wǎng)點(diǎn)資金日結(jié)由傳統(tǒng)人工制作單據(jù)升級(jí)為系統(tǒng)自動(dòng)出具資金日結(jié)報(bào)表，有效減少了一線資金管理的工作量。紙質(zhì)單據(jù)由原來每個(gè)網(wǎng)點(diǎn)每天一個(gè)包裹，減少為每周一個(gè)單據(jù)包裹，符合綠色環(huán)保理念，同時(shí)大幅減少了核算崗位整理紙質(zhì)單據(jù)的工作量。

7.1.4 創(chuàng)新資金管理手段，自動(dòng)完成對(duì)賬清帳

自動(dòng)對(duì)賬清帳，不平的會(huì)自動(dòng)警示，無需管理人員逐個(gè)系統(tǒng)地進(jìn)行比對(duì)，只要關(guān)心糾錯(cuò)即可。原來人工每日需2～3個(gè)小時(shí)完成的清帳工作，現(xiàn)在可以在15 min內(nèi)完成，并且90 %的網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)可以進(jìn)行自動(dòng)清帳。大幅降低了財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度，提升了工作效率，提高了數(shù)據(jù)核對(duì)的準(zhǔn)確度。

7.1.5 創(chuàng)建支付接入標(biāo)準(zhǔn)，靈活應(yīng)對(duì)市場變化

確立支付接入標(biāo)準(zhǔn)以及聯(lián)動(dòng)支付，使得這項(xiàng)工作不僅提升了一個(gè)資金管理項(xiàng)目，更是創(chuàng)建了一個(gè)新的資金管理體系，讓銷售企業(yè)在日后與多方的合作會(huì)更加順暢、便捷，可以為不斷變化的業(yè)務(wù)需求提供有力的技術(shù)支撐。

7.2 經(jīng)濟(jì)效益

7.2.1 提高資金監(jiān)管效率，規(guī)避了部分資金風(fēng)險(xiǎn)

有效解決了因網(wǎng)點(diǎn)多、單據(jù)傳遞不及時(shí)造成的資金核算滯后問題。零售銷售資金核算實(shí)現(xiàn)了銷售日?qǐng)?bào)當(dāng)日上報(bào)、次日審核、資金三日內(nèi)到賬、百分之百地自動(dòng)清賬的工作目標(biāo)。由于銷售數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)了快速采集和傳輸，使資金核算效率和準(zhǔn)確性大大提高，除一些異常到賬信息需要核算員手工干預(yù)處理外，資金核算已逐步演化為“資金平臺(tái)自動(dòng)清賬和后期人機(jī)核對(duì)”相結(jié)合的一種新的工作模式。財(cái)務(wù)人員的工作重心由清賬轉(zhuǎn)移到資金監(jiān)管上來。對(duì)于系統(tǒng)賬目不平的業(yè)務(wù)網(wǎng)點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)清查，有效管理資金去向。

資金管理平臺(tái)實(shí)施以來，逾期未到賬筆數(shù)(指超過正常銀行到帳日期未清帳業(yè)務(wù)數(shù))有了明顯下降，由上線初的300～500筆/日，逾期金額(指超過正常銀行到帳日期未清帳金額)超1000萬元/日，下降為日均6筆，日均逾期金額僅10萬元。

7.2.2 提高人員效率

系統(tǒng)上線以來，公司業(yè)務(wù)大幅發(fā)展，各種新的業(yè)務(wù)類型和支付方式導(dǎo)致了繁重的資金核對(duì)、清帳等工作。而對(duì)日益繁重的工作量，公司一線核算人員始終維持在60余人，而且工作方式多以人工核對(duì)為主，使對(duì)賬、清賬期間拉長，各網(wǎng)點(diǎn)核算時(shí)間不一致，使資金在途風(fēng)險(xiǎn)提高。但項(xiàng)目建設(shè)成功后，系統(tǒng)自動(dòng)核對(duì)、自動(dòng)差異報(bào)警提示、自動(dòng)清帳功能提高了人員效率，降低了工作強(qiáng)度，還解放出大量的人力資源，完成了風(fēng)險(xiǎn)管控、資金監(jiān)管工作。