馬金山

（蘭陵縣大仲村鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院 山東蘭陵 277718）

在信息化快速發(fā)展的趨勢下，圖書館資料和檔案的管理也順應(yīng)了時代的發(fā)展步伐。圖書館資料和檔案館的傳統(tǒng)管理已不能滿足人們的需求。圖書館資料和檔案館的現(xiàn)代信息技術(shù)被應(yīng)用到管理中，行政部門可以更好地適應(yīng)市場需求，并且正在適應(yīng)社會經(jīng)濟的發(fā)展，從而加快了圖書館信息管理的發(fā)展進程。本文探討了圖書和資料信息管理的好處，分析了信息管理中存在的問題，并提出了有效的策略來提高圖書和資料管理的水平。

一、圖書資料檔案管理存在的問題

（一）檔案信息化管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

圖書館工作人員通常遵循相關(guān)的國家政策和部門規(guī)章制度，對工作知之甚少，缺乏專業(yè)知識和技能，對管理、索引、檢索、編輯、研究和復(fù)制檔案信息化也缺乏了解。只能執(zhí)行最基本的操作，認為書籍和材料的管理僅集中在檔案數(shù)據(jù)的存儲上，而不關(guān)注資源的開發(fā)和使用，并且錯誤地認為檔案計算機化是適當?shù)募堎|(zhì)文件的轉(zhuǎn)換。這是一個電子文件，這導(dǎo)致檔案和信息服務(wù)的管理水平低下，檔案材料無法很好地使用。

（二）對圖書資料檔案管理的觀念比較陳舊

圖書館發(fā)展和速度的領(lǐng)先方向是管理圖書館資料和檔案的概念，當前管理圖書館管理員的概念仍然保留在傳統(tǒng)的管理方式中，仍然保留在檔案的日常管理中。隨著書籍和材料數(shù)量以及工作量的不斷增加，采用原始概念不僅不能很好地使用文件，而且在一定程度上會導(dǎo)致工作中的問題，這無疑增加了文件管理人員的數(shù)量。只有改變傳統(tǒng)觀念，我們才能與時俱進，成功完成文件管理工作。

（三）對圖書資料檔案管理意識淡薄

圖書資料檔案管理工作是圖書館工作的重要環(huán)節(jié)，是圖書館工作的核心和基礎(chǔ)。有很多的管理人員，在從傳統(tǒng)的管理模式過渡到信息化的管理模式中缺乏認識，意識淡薄，以至于在管理的過程中沒有形成很好的管理機制和管理模式。

二、加強圖書資料檔案信息化管理建設(shè)的對策

（一）要從根本上提升圖書資料檔案管理信息化

目前為止，各個圖書館都已經(jīng)將檔案管理工作融入到信息化的建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理模式正悄悄地與現(xiàn)代的信息化管理相融合，但由于受技術(shù)的限制，檔案工作還僅限于登記、掃描、上傳等最基本的工作狀態(tài)和模式。檔案信息化管理只處于低級管理狀態(tài)，從而導(dǎo)致圖書資料的利用率大大地降低。而圖書管理信息化，就是要加大對文獻的重視化程度，通過技術(shù)手段，運用數(shù)字、影像、動漫等技術(shù)對檔案進行加工，以原有的紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，采取現(xiàn)代手段形成符合檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)資料，以圖文并茂的形式呈現(xiàn)在大眾面前，保證檔案管理與時俱進。

（二）要加強圖書館的信息化和現(xiàn)代化的建設(shè)

圖書館的發(fā)展和建設(shè)具有一定的依賴性和局限性，為提高信息化工作質(zhì)量，就需要政府大力扶植，投入大量的人力、物力和財力，使圖書館建設(shè)工作能夠具備扎實的經(jīng)濟基礎(chǔ)和現(xiàn)代化的設(shè)施。圖書館要以政府的大力投入為契機，結(jié)合實際需要，把政府的建設(shè)資金，積極地投入到信息化建設(shè)中去。不但要有高效的現(xiàn)代化管理機構(gòu)并配備專業(yè)的管理人員，還要有現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備，使每個去圖書館查找資料的人員都能夠在一定范圍內(nèi)自己進行操作，能最快、最準確地找到自己需要的資料，這樣就可以實現(xiàn)整合資源建設(shè)，建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源優(yōu)質(zhì)分配。通過圖書館的信息和現(xiàn)代化建設(shè)，來最大限度地提升圖書管理人員人性化和個性化的服務(wù)意識，為社會提供更快捷、更方便的服務(wù)，對圖書管理的社會效益也在不斷提升。

（三）要重視檔案信息化工作，做到信息資源共享

圖書管理工作要想突破局域性，謀求共同發(fā)展，就要以無界化的網(wǎng)絡(luò)空間為基礎(chǔ)，整合高校、科研、公共等圖書館，保證圖書資料檔案管理工作能夠有統(tǒng)一的格局。打破圖書資料的空間限制，要讓它更好地為人們服務(wù)。要與云空間、騰訊等網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)實現(xiàn)資料和信息共享，是圖書檔案信息共享和交換的有效的途徑。這就需要圖書管理工作者高度重視，通過對信息的相互交換，不但能夠提升檔案管理人員的工作效率，還能提高檔案管理人員的工作效能。

（四）要提高檔案管理人員的工作技能和水平

盡管計算機化已進入文件管理業(yè)務(wù)，包括文件管理的所有方面，但仍需要手動協(xié)助來實現(xiàn)最佳管理的目標。建立評估，識別和存儲文件的相關(guān)機制，建立有關(guān)數(shù)據(jù)借用和存儲的報告，并為文件存儲的期限，范圍和標準提供適當?shù)谋ＷC。選擇和培訓(xùn)高素質(zhì)的檔案管理人員，使其具有創(chuàng)新的管理和意識概念，正確掌握計算機化服務(wù)平臺和操作技能，及時準確地發(fā)現(xiàn)和解決工作問題，并表現(xiàn)出色。定期組織檔案管理人員進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提供交流平臺，提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識和主動性，為公眾提供更多優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著在線信息的不斷傳播，圖書館資料和檔案的管理也被集成到信息管理中。圖書館工作是對社會責任的履行，它的基礎(chǔ)是檔案的有效管理。它必須得到先進信息技術(shù)的支持，高度重視檔案管理的內(nèi)容和方法，提高工作效率和工作優(yōu)勢，實現(xiàn)物資圖書館和檔案館的工作，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。當前，許多圖書館已經(jīng)意識到現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢和趨勢，并且已經(jīng)在圖書館文件管理中實現(xiàn)和使用了信息結(jié)構(gòu)，但是由于許多原因，信息管理的好處還沒有得到充分的開發(fā)和體現(xiàn)。本文分析和討論了有關(guān)圖書館和檔案館管理的相關(guān)信息問題，希望能在現(xiàn)代圖書館管理中發(fā)揮參考作用。