齊春慧

(廣東智能財稅數(shù)據(jù)科技發(fā)展有限公司，廣東 廣州 510630)

伴隨著我國企業(yè)集團(tuán)等國際化程度不斷攀升，積極加強(qiáng)信息化建設(shè)進(jìn)程，逐漸擴(kuò)大自身經(jīng)營規(guī)模，在其財務(wù)管理的需求下財務(wù)共享模式應(yīng)運(yùn)而生，在其不斷完善和應(yīng)用下，成為眾多大型跨國公司和國產(chǎn)集團(tuán)企業(yè)關(guān)注和青睞的財務(wù)共享新體系[1]。而財務(wù)共享模式是將不同企業(yè)中重疊的財務(wù)工作全部抽取，繼而將采集的工作集中到財務(wù)共享中心展開綜合處置。2015年12月中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布修訂后的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起正式施行，由此也給予了電子檔案的法律效力[2-3]。通過將重復(fù)的財務(wù)匯總到財務(wù)共享中心可將財務(wù)報銷、記錄、歸檔以及銷賬等關(guān)鍵環(huán)節(jié)更加簡潔和便捷，對于提高我國會計檔案管理工作的質(zhì)量和效率具有積極的促進(jìn)作用，從而推動電子檔案的線上使用人數(shù)。

一、財務(wù)共享的基本含義

財務(wù)管理是各企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺的重要環(huán)節(jié)之一，各企業(yè)在實際的發(fā)展進(jìn)程中必須順應(yīng)社會的發(fā)展和市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求等不斷提升自身綜合競爭力，從而確保各企業(yè)不論是生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)還是銷售環(huán)節(jié)均能符合發(fā)展需求[4]。由此可見，企業(yè)財務(wù)管理不能單單依靠于傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式，而需要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新和完善，企業(yè)在發(fā)展過程中所涉及的內(nèi)容之寬泛，只有不斷創(chuàng)新方可提高自身的財務(wù)管理水平，由此財務(wù)共享新模式衍生而出[5]。財務(wù)共享是將企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)信息更為科學(xué)、合理、規(guī)范的進(jìn)行管理，從而將其中有效的信息資源進(jìn)行連接和整合，從而結(jié)合企業(yè)發(fā)展方向不斷融入到財務(wù)管理工作中。同時，財務(wù)共享模式的應(yīng)用也代表著企業(yè)的全面提升和進(jìn)步，對于企業(yè)財務(wù)管理工作的開展具有重要意義，使得經(jīng)濟(jì)換成本得到較好的控制，減少不必要的時間和精力投入。

二、財務(wù)共享模式下企業(yè)會計電子檔案管理的特征

電子會計檔案管理是集會計系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及銀企直系統(tǒng)為一體的管理方式，從而對信息資源進(jìn)行全面、規(guī)范的采集、總結(jié)、分析和匯總，其主要表現(xiàn)在以下三點特征。

1.實效性

傳統(tǒng)的會計檔案管理模式無法真正意義上實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實時更新，而當(dāng)企業(yè)在財務(wù)共享應(yīng)用下，可對原始的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合并上傳至云平臺中，從而在電子系統(tǒng)的操作和運(yùn)作下形成不同類別的準(zhǔn)確財務(wù)會計報表，其報表內(nèi)容為企業(yè)重大決策提供了重要的參考依據(jù)。比如，在費(fèi)用報銷欄中，當(dāng)企業(yè)職工在出差中信用卡所使用的所有費(fèi)用會直接上傳至云平臺中。當(dāng)企業(yè)職工根據(jù)不同的消費(fèi)內(nèi)容選擇不同的報銷模塊，繼而可通過不同消費(fèi)內(nèi)容的金額和內(nèi)容等展開核查，其費(fèi)用明細(xì)相同情況下，其信息數(shù)據(jù)則直接上傳至銀行服務(wù)系統(tǒng)中直接對費(fèi)用進(jìn)行支出，同時形成相應(yīng)的電子憑證，保證企業(yè)電子會計檔案的實效性[6]。

2.便捷性

各企業(yè)在財務(wù)管理工作中可利用影像系統(tǒng)對不同數(shù)據(jù)信息展開收集和整合，繼而將收集的數(shù)據(jù)信息全部上傳至財務(wù)共享系統(tǒng)中，在此過程中，企業(yè)財務(wù)可通過云平臺控制會計信息系統(tǒng)(金蝶、SAP、用友等)對收集的多種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、有效的掃描，同時對收集的原始數(shù)據(jù)和憑證等進(jìn)行相應(yīng)的處理進(jìn)而生成電子會計憑證、不同類別財務(wù)報表(多欄式明細(xì)賬單、明細(xì)表以及現(xiàn)金報表等)、利潤表以及現(xiàn)金流量表等[7]。基于財務(wù)共享模式，各企業(yè)與銀行之間的關(guān)系也呈現(xiàn)出質(zhì)的轉(zhuǎn)變，企業(yè)可直接從銀行處獲取電子回執(zhí)單，并且將電子回執(zhí)單生成電子憑證，從而為財務(wù)管理工作提供便捷。

3.高效性

企業(yè)在應(yīng)用財務(wù)共享體系下可更多直接的收集電子檔案，并且對收集的信心數(shù)據(jù)進(jìn)行合理、科學(xué)的總結(jié)和分析，具備實效性和便捷性。 傳統(tǒng)的會計檔案管理工作中，需要企業(yè)投入極大的精力和時間，從而導(dǎo)致人力成本增加，工作質(zhì)量和效率顯著下滑[8]。而為了實現(xiàn)財務(wù)檔案管理一體化，可積極引進(jìn)財務(wù)共享體系進(jìn)行管理，從而使得企業(yè)各部門之間緊密聯(lián)系、相互制衡，真正意義上實現(xiàn)財務(wù)信息共享。

三、會計檔案環(huán)境的變化

1.電子會計檔案

隨著財務(wù)共享模式的衍生和應(yīng)用，使得我國各企業(yè)財務(wù)體制從經(jīng)營實體的屬地化管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楫惖刎攧?wù)共享中心管理模式。在此種轉(zhuǎn)變情況下，財務(wù)管理人員也從傳統(tǒng)的工作模式逐漸依靠于影像系統(tǒng)所傳遞的影像數(shù)據(jù)展開相應(yīng)的管理工作，從而減少了紙質(zhì)檔案管理的誤差性，增加了檔案管理的便捷度和有效性[9]。

2.會計形成過程

會計形成的過程相對較長從而也導(dǎo)致會計檔案管理工作時間鏈條不斷延長，上述我們提出了現(xiàn)階段基于財務(wù)共享模式的應(yīng)用，我國各企業(yè)財務(wù)體制從經(jīng)營實體的屬地化管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楫惖刎攧?wù)共享中心管理模式，以上整個過程也極為繁復(fù)且漫長[10]。在此轉(zhuǎn)變的期間，也會有不同的角色和內(nèi)容摻雜其中，由此出現(xiàn)了交叉現(xiàn)象導(dǎo)致會計檔案管理工作更加得復(fù)雜和多樣。

四、基于財務(wù)共享模式的會計檔案管理

1.會計檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

電子會計檔案具有便捷易于保存的特點，因此也逐漸成為檔案管理的必然趨勢，對于會計行業(yè)的從業(yè)者來說將紙質(zhì)化的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理更為適宜。在異地財務(wù)共享中心管理模式的應(yīng)用下，其收集的信息數(shù)據(jù)等應(yīng)當(dāng)確保其合法性、科學(xué)性和有效性并符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，針對部分和原始處理不同的會計檔案等應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況制定新標(biāo)準(zhǔn)以及風(fēng)險防控措施，從而確保財務(wù)共享中心的會計檔案管理工作的實效性。

2.流程化和標(biāo)準(zhǔn)化

基于財務(wù)共享模式的廣泛應(yīng)用，對于會計檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和流程化不斷提高，當(dāng)會計檔案管理工作轉(zhuǎn)換為異地財務(wù)共享中心管理模式前，其工作流程和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)章制度開展。同時為了有效地規(guī)避會計檔案整理工作中發(fā)生風(fēng)險的幾率，在會計檔案管理中出現(xiàn)問題或者差錯時應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行優(yōu)化和完善，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

3.集中化管理

各企業(yè)在會計檔案的實際管理工作中，首先需要就內(nèi)部會計檔案管理質(zhì)量和外部環(huán)境風(fēng)險等問題進(jìn)行預(yù)估并制定相應(yīng)的解決措施。針對于此，企業(yè)可將全部的檔案展開集中化管理，在提高檔案管理質(zhì)量和流程的同時可顯著提升財務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量。在此過程中，會計檔案在進(jìn)行信息整合時需要注重資料的分類，確保其符合不同類型工作的實際需求，提高工作效率。

五、會計檔案管理的優(yōu)化策略

針對會計檔案管理人員來說，若要提高會計檔案管理的質(zhì)量和效率不僅需要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制措施，還需要企業(yè)結(jié)合實際情況制定相應(yīng)的管理制度和約束機(jī)制，與此同時加強(qiáng)企業(yè)管理人員的工作責(zé)任感，提高財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)。并且我國有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)財務(wù)管理的監(jiān)管力度，在政府權(quán)力監(jiān)督的主體責(zé)任下充分發(fā)揮會計人員和會計師事務(wù)所的真正效能，從而提高會計檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1.會計檔案科學(xué)分類

在進(jìn)行會計檔案管理的過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況在注重會計檔案管理的保護(hù)工作的同時對會計檔案進(jìn)行分門別類管理。針對于企業(yè)應(yīng)當(dāng)具備合理分類的相關(guān)意識，從而減少差錯率提高財務(wù)管理工作質(zhì)量。其分類體系應(yīng)當(dāng)合理、科學(xué)，且聯(lián)系緊密的檔案應(yīng)當(dāng)放置于鄰近位置從而確保會計檔案的關(guān)聯(lián)性。

2.強(qiáng)化內(nèi)部質(zhì)量管理職能

各企業(yè)在加強(qiáng)內(nèi)部管理的過程中應(yīng)當(dāng)更加重視會計檔案管理工作，加強(qiáng)對會計檔案管理工作的監(jiān)管力度，從而提高會計檔案管理的質(zhì)量和效率?，F(xiàn)階段，電子會計檔案和紙質(zhì)檔案相互依存，且兩者之間需要保持一致性，在相關(guān)部門肯定和許可下，電子會計檔案逐漸成為首選，而將紙質(zhì)會計檔案作為其補(bǔ)充說明進(jìn)行使用。

3.加強(qiáng)會計檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

對于企業(yè)會計檔案管理工作質(zhì)量來說，其管理人員的綜合素質(zhì)與其質(zhì)量有著直接的聯(lián)系。作為會計檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明法律法規(guī)，做好檔案的保密工作，在日常的工作中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循相關(guān)的規(guī)章制度，遵法守法。企業(yè)定期為會計檔案管理人員展開相關(guān)培訓(xùn)，其內(nèi)容主要針對于會計檔案管理人員的專業(yè)技能提升，每次培訓(xùn)后均接受考核，并將考核成績納入到績效考核中，激發(fā)工作人員的工作積極性和責(zé)任感，提高工作質(zhì)量減少失誤發(fā)生率。

六、基于財務(wù)共享模式下電子會計檔案管理的現(xiàn)實意義

1.檔案明確分類，提高管理精準(zhǔn)化

會計傳統(tǒng)的對單據(jù)的手工記賬模式無法適應(yīng)當(dāng)下社會發(fā)展的需求，而財務(wù)共享模式的應(yīng)用下電子會計檔案管理更為便捷、直觀。在財務(wù)共享模式下，票據(jù)以及發(fā)票等均可掃描上傳至財務(wù)共享中心，繼而由系統(tǒng)自動對單據(jù)和發(fā)票等進(jìn)行分類，從而減少了因人工所造成的誤差，不僅提高會計管理的效率也確保了其質(zhì)量。

2.實時更新數(shù)據(jù)

傳統(tǒng)會計檔案屬于靜態(tài)管理，其檔案制定后無法進(jìn)行更改，而電子會計檔案管理剛好彌補(bǔ)了這一缺陷。電子會計檔案其保存方式便捷，且可獨立存在并與其相關(guān)的信息數(shù)據(jù)不斷連接，同時可通過云平臺將收集的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合生成不同類別的報表，為企業(yè)的發(fā)展決策提供參考。在電子檔案管理中，任一數(shù)據(jù)的更新將會將其相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，確保了信息數(shù)據(jù)的時效性和有效性。

3.云端處理信息數(shù)據(jù)

伴隨著我國信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)時代的影響下使得電子檔案會計的優(yōu)勢得以更好地發(fā)揮，尤其以云平臺數(shù)據(jù)處理技術(shù)最為優(yōu)質(zhì)，從而大幅減少紙質(zhì)檔案的使用頻率，同時在電子會計檔案下使得信息數(shù)據(jù)的檢索更為便捷，由此提高電子會計檔案管理工作的質(zhì)量。

4.降低企業(yè)信息傳遞成本

在財務(wù)共享模式下電子會計檔案的長遠(yuǎn)發(fā)展可顯著減少對企業(yè)信息的傳遞成本，顯著提高了信息儲存的保密性和安全性。傳統(tǒng)會計檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，因此要傳遞信息時，可將檔案進(jìn)行復(fù)印，不僅增加了傳遞成本也不利于檔案信息保密性。在電子會計檔案的管理下進(jìn)行信息傳遞時可直接通過互聯(lián)網(wǎng)上傳至云平臺，不受外界因素的影響，更加利于保存；然而電子會計檔案的保存也存在著一定的安全問題，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好檔案的備份工作，請專業(yè)人員設(shè)立防火墻，避免病毒侵入導(dǎo)致會計檔案流失或者受損。

七、基于財務(wù)共享模式下電子會計檔案管理的思考

針對于電子會計檔案的整理需要結(jié)合其類別進(jìn)行分類，從而更加符合電子會計檔案工作規(guī)范化、精細(xì)化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。受大數(shù)據(jù)時代的影響，各企業(yè)未來發(fā)展的方向大多與共享密不可分，企業(yè)財務(wù)工作極為繁雜，若實現(xiàn)共享可顯著降低人力成本，減少不必要的時間和精力。傳統(tǒng)的會計檔案管理主要以人工進(jìn)行完成，而會計檔案管理人員在內(nèi)外部因素的影響下極易出現(xiàn)不良情緒，如壓力大、工作時間長、工作效率低下等，由此導(dǎo)致會計檔案管理工作失誤屢見不鮮。而應(yīng)用電子會計檔案管理模式可在其高效性、實效性和便捷性特點下提高工作質(zhì)量和效率。在實際的管理過程中需要結(jié)合實際情況對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入、處理和分析等，從而對錄入的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和歸檔，當(dāng)新建文件夾中同時出現(xiàn)多個子文件夾時，可根據(jù)其中的數(shù)據(jù)和信息將其進(jìn)行相應(yīng)的排序，生成編號碼后更容易區(qū)分，雖然當(dāng)下信息技術(shù)等已非常成熟，但電子會計檔案管理人員也不可完全依賴于智能化進(jìn)行管理，也應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行相應(yīng)的檢查和核對。與此同時也應(yīng)當(dāng)做好會計電子檔案的安全性管理，對于計算機(jī)系統(tǒng)做好常規(guī)防火、防水、防震、防盜工作，同時對日常辦公區(qū)域做好巡查和鎖禁工作。繼而確保計算機(jī)系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)以電子檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)性和安全性，其需要具備完善對電子會計資料讀取作用、輸出符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的資料歸檔格式，同時建立電子檔案的長期保存要求以及設(shè)立電子會計檔案和其相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案之間的有效檢索關(guān)系，在提高工作效率的同時保證工作質(zhì)量，減少差錯發(fā)生率。

八、結(jié)語

近年來，伴隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用，給人們的生活、工作和學(xué)習(xí)帶來了極大的便捷，同時也對企業(yè)會計檔案環(huán)境造成了一定程度的影響。對此企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視會計檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境變化情況，順應(yīng)時代發(fā)展需求將紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)化為電子會計檔案管理，并做好風(fēng)險預(yù)估工作，制定相應(yīng)的防控措施，真正意義上實現(xiàn)企業(yè)會計檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化。與此同時，財務(wù)共享模式的出現(xiàn)使得企業(yè)在財務(wù)管理工作中的時間和精力投入有效減少，因此電子會計檔案管理模式需要與財務(wù)共享的工作標(biāo)準(zhǔn)相符合。而電子會計檔案管理系統(tǒng)的更新和完善也可通過ERP系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用以及大數(shù)據(jù)分析等多元化方式展開，從而達(dá)到企業(yè)價值管理的目的。

總而言之，受到大數(shù)據(jù)時代的影響，財務(wù)共享模式的應(yīng)用必然成為企業(yè)財務(wù)工作發(fā)展方向的必然趨勢。因此，國家相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)不斷完善相應(yīng)的法律法規(guī)，從而確保電子會計檔案管理的長遠(yuǎn)健康發(fā)展得，提高企業(yè)財務(wù)管理工作的質(zhì)量和效率，為促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。