福建醫(yī)科大學(xué) 林彬
隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展,人工智能已經(jīng)在越來越多的領(lǐng)域得到了應(yīng)用。財(cái)務(wù)部門作為高校管理重要的部門,也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),將互聯(lián)網(wǎng)+、云計(jì)算、機(jī)器人、大數(shù)據(jù)等最新智能化成果相結(jié)合,實(shí)現(xiàn)自身跨越式的發(fā)展。
傳統(tǒng)的高校財(cái)務(wù)管理模式已經(jīng)遇到發(fā)展的瓶頸,要想取得進(jìn)一步發(fā)展,必須利用智能化對原本的運(yùn)營模式進(jìn)行優(yōu)化。
高校普遍存在“報(bào)賬難”的現(xiàn)象,一方面是高校迅速發(fā)展,經(jīng)費(fèi)規(guī)模不斷擴(kuò)大,財(cái)務(wù)人員的工作量不斷增加,另一方面是當(dāng)前高校財(cái)務(wù)報(bào)賬的流程還不夠流暢,造成耗時(shí)長、手續(xù)繁雜、速度慢、多跑腿等情況的發(fā)生。例如報(bào)銷單據(jù)的負(fù)責(zé)人審批,因?yàn)樾枰块T或?qū)W院的負(fù)責(zé)人簽字,但負(fù)責(zé)人的工作繁忙,使得報(bào)銷人常常在簽字環(huán)節(jié)就要耗費(fèi)大量時(shí)間;不同財(cái)務(wù)人員對政策制度理解存在差異,報(bào)銷人找不同財(cái)務(wù)人員報(bào)銷被提出不同要求,使得其反復(fù)補(bǔ)全材料;財(cái)務(wù)部門對外接收報(bào)賬主要在工作日的上班時(shí)間,其他時(shí)候報(bào)賬需要等候。
高校的財(cái)務(wù)報(bào)賬還在采用柜臺報(bào)賬模式,在這種模式下,主要以面對面的審核為主,雖然有些高校已經(jīng)引進(jìn)了網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng),采用投遞式報(bào)賬等方法,但功能不強(qiáng),操作不夠方便,使得大多數(shù)師生還是選擇面對面報(bào)賬。如果能夠?qū)崿F(xiàn)智能化報(bào)賬模式,將大大提高財(cái)務(wù)工作的效率和效果,減少財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度,縮短事項(xiàng)辦理的時(shí)間,同時(shí)實(shí)現(xiàn)報(bào)賬標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,降低報(bào)賬出錯(cuò)的概率。
高校財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)智能化的轉(zhuǎn)變,就可以在高校業(yè)務(wù)中發(fā)揮更加重要的作用。從傳統(tǒng)的賬簿財(cái)務(wù),向“管理型”財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。高校目前的業(yè)務(wù),主要是預(yù)算決算、報(bào)賬、工資發(fā)放、學(xué)費(fèi)收繳等,這些業(yè)務(wù)主要集中在財(cái)務(wù)自身的領(lǐng)域,起到的管控也大多是事后管控,對于事前管控缺乏有效的措施,沒能將財(cái)務(wù)工作更好地融入高校管理的業(yè)務(wù)中。在智能化模式下,高校財(cái)務(wù)可以主動(dòng)參與學(xué)校的業(yè)務(wù)活動(dòng),實(shí)現(xiàn)全流程的管控。
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式下,財(cái)務(wù)與其他部門間的信息不相連接,各系統(tǒng)采用不同的運(yùn)營商,彼此的接口存在差異,出現(xiàn)了信息孤島的問題。例如實(shí)驗(yàn)耗材的管理,由于財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)設(shè)備部門、學(xué)院臺賬采用不同的系統(tǒng),使得各部門、學(xué)院對實(shí)驗(yàn)耗材的數(shù)據(jù)不統(tǒng)一,長此以往,容易造成實(shí)驗(yàn)耗材的流失。在這種情況下,各系統(tǒng)財(cái)務(wù)信息分散,不利于高校的管理。如果能通過智能化應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)的優(yōu)化,打破系統(tǒng)之間的壁壘,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,就可以將分散的財(cái)務(wù)信息集成化。
從上個(gè)世紀(jì)80年代以來,高校財(cái)務(wù)經(jīng)歷了從手工式記賬向計(jì)算機(jī)記賬;由單機(jī)計(jì)算機(jī)工作向局域網(wǎng)數(shù)據(jù)連接的轉(zhuǎn)變。大多數(shù)財(cái)務(wù)人員已經(jīng)掌握了財(cái)務(wù)的電算化,高校財(cái)務(wù)有了信息化的基礎(chǔ)設(shè)備,科研、資產(chǎn)、設(shè)備、學(xué)工、教務(wù)等業(yè)務(wù)部門,也有了各自的數(shù)據(jù)庫。只要能夠?qū)⑦@些數(shù)據(jù)庫相互連接,就可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享。
高校依然存在巨大的發(fā)展?jié)摿Γ瑢磙k學(xué)規(guī)模很可能繼續(xù)擴(kuò)大,辦學(xué)經(jīng)費(fèi)很可能會繼續(xù)增加,這使得高校財(cái)務(wù)管理對于智能化存在需求。有些高校已經(jīng)率先布局智慧財(cái)務(wù)平臺,探索新的財(cái)務(wù)管理模式,并取得了一些成果,這說明將智能化模式引入財(cái)務(wù)管理是可行的。
智能化應(yīng)用不斷發(fā)展,大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的逐漸成熟,為高校財(cái)務(wù)管理引入智能化應(yīng)用提供了可能。通過智能化應(yīng)用,可以建立起強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫,進(jìn)行快速計(jì)算,提供越來越強(qiáng)的信息儲備。
高校通過搭建網(wǎng)絡(luò)信息平臺,充分利用智能化系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)報(bào)賬流程優(yōu)化,可以提升財(cái)務(wù)報(bào)銷的效率,減少財(cái)務(wù)人員的工作量,更好地服務(wù)師生,提高師生滿意度。
(1)推行智能化的電子審批。改變傳統(tǒng)的負(fù)責(zé)人手工審批制度,報(bào)銷人不用在簽字環(huán)節(jié)跑腿,負(fù)責(zé)人可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行電子審批。在這過程中也要注意做好電子審批的安全識別,避免出現(xiàn)偽造簽字審批的情況。
(2)推廣投遞式報(bào)賬和人工智能預(yù)審系統(tǒng)。改變傳統(tǒng)面對面的報(bào)賬模式,讓報(bào)銷人少跑腿,可以通過投遞機(jī),將報(bào)銷資料傳輸給財(cái)務(wù)部門。在這過程中,由人工智能實(shí)現(xiàn)預(yù)審,在此環(huán)節(jié)判斷報(bào)賬資料是否符合學(xué)校財(cái)務(wù)制度的要求,如果不符合要說明原因,提供解決方案,將報(bào)賬資料予以退回。特別是對于存在多校區(qū)的高校,通過借助智能化系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)不同校區(qū)的數(shù)據(jù)共享,建立起一站式的財(cái)務(wù)服務(wù)模式。此外,可以實(shí)行全天候24小時(shí)的收賬報(bào)賬,打破師生報(bào)銷的時(shí)間限制。
(3)引入智慧財(cái)務(wù)軟件。通過智慧財(cái)務(wù)軟件解決原本由人工執(zhí)行的重復(fù)性工作,將這些工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化,減少人工耗費(fèi)的時(shí)間和精力。以機(jī)器人的智能判斷代替財(cái)務(wù)人員的主觀判斷,降低因?yàn)閭€(gè)人對規(guī)章制度不了解或者標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而發(fā)生的錯(cuò)誤。例如增值稅發(fā)票驗(yàn)證真?zhèn)?,可以將其與稅務(wù)部門的查驗(yàn)平臺相連接,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)輸入發(fā)票號、時(shí)間、金額等信息,做驗(yàn)證對比,并將結(jié)果自動(dòng)反饋到財(cái)務(wù)部門。
(4)設(shè)置在線財(cái)務(wù)服務(wù)平臺。對于比較復(fù)雜、無法流程化管理的報(bào)賬問題,需要有在線服務(wù)平臺來處理,財(cái)務(wù)人員在此平臺上進(jìn)行在線咨詢、報(bào)賬問題反饋、政策宣傳等,為師生提供個(gè)性化的服務(wù)。
(5)支付結(jié)算中心智能化。對接高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)和銀行系統(tǒng)的數(shù)據(jù),經(jīng)過人工智能預(yù)審,財(cái)務(wù)人員復(fù)審之后,可以將款項(xiàng)直接支付給師生,并將結(jié)果反饋給負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人。
(6)建立報(bào)賬結(jié)果反饋機(jī)制。報(bào)銷人可以根據(jù)反饋機(jī)制查詢到事項(xiàng)辦理的情況,追蹤業(yè)務(wù)進(jìn)展。報(bào)賬之后,智能化系統(tǒng)自動(dòng)將結(jié)果反饋給報(bào)銷人。如有異議,報(bào)銷人可以在網(wǎng)上進(jìn)行回復(fù)。
(7)形成財(cái)務(wù)信息影像采集和檔案保存。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)憑證及資料采用的是紙質(zhì)保存的方式,這種方式存在著很多弊端,比如紙質(zhì)資料容易損壞、丟失,不容易備份,一旦發(fā)生火災(zāi)、盜竊、遺失、腐爛等情況,財(cái)務(wù)信息就遭到破壞;查詢不方便,特別隨著政府及相關(guān)部門監(jiān)管的加強(qiáng),常常需要查詢翻閱財(cái)務(wù)資料,紙質(zhì)財(cái)務(wù)信息的提取需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。通過智能化財(cái)務(wù)系統(tǒng),利用掃描儀及影像采集設(shè)備,在報(bào)賬環(huán)節(jié)完成對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的采集,并將影像傳輸?shù)皆贫耍纬尚畔浞?,既保證了數(shù)據(jù)的安全性,又方便日后查詢調(diào)取。
智能化作為高新技術(shù),對于人才、設(shè)備、軟件等要求都比較高,建設(shè)的周期也比較長,這就需要大量的資金投入。高校從上到下都要重視智能化的建設(shè),將其作為一項(xiàng)長期持續(xù)的投入,不斷完善財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),使用更為便捷、高效、安全的財(cái)務(wù)軟件,優(yōu)化管理流程,提升運(yùn)行效率。此外,高校還需要打破數(shù)據(jù)的孤島,充分利用智能化系統(tǒng)。對內(nèi)將財(cái)務(wù)與科研管理、資產(chǎn)設(shè)備、學(xué)工、教務(wù)、人事、后勤、基建等部門的數(shù)據(jù)庫相連接,提高部門之間的聯(lián)系,打破信息壁壘,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享;對外加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)與外部的銀行、設(shè)備供應(yīng)商、機(jī)票訂購平臺、稅務(wù)平臺、社保平臺等的信息對接。例如,科研經(jīng)費(fèi)的預(yù)決算管理,將財(cái)務(wù)與科研管理系統(tǒng)相連接,各部門可以自動(dòng)提取相關(guān)數(shù)據(jù),這就可以使教職工少跑腿,提高辦事效率。財(cái)務(wù)與人事部門、社保中心、稅務(wù)局系統(tǒng)對接,將教職工的薪酬、稅費(fèi)、社保等信息自動(dòng)提取核對后,直接計(jì)算出實(shí)發(fā)工資,發(fā)放給教職工。
高校要認(rèn)識到,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)賬,使得原本相對封閉的局域網(wǎng)絡(luò)變成了互聯(lián)網(wǎng),因此高校在使用網(wǎng)絡(luò)的同時(shí),也面臨著更多風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。數(shù)據(jù)在傳輸、共享、應(yīng)用等環(huán)節(jié)都存在著安全隱患,高校應(yīng)當(dāng)重視信息的安全性,對這些環(huán)節(jié)做出對應(yīng)的應(yīng)急措施,設(shè)置安全預(yù)警,及時(shí)識別病毒威脅。高校財(cái)務(wù)還要建立網(wǎng)絡(luò)安全的管理制度,明確各部門在信息安全中的職責(zé)。財(cái)務(wù)部門要定期對智能軟件進(jìn)行升級和維護(hù),做好財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保存?zhèn)浞?。同時(shí)提高相關(guān)人員的網(wǎng)絡(luò)信息安全意識,加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息的監(jiān)管。
高校管理層需要積極轉(zhuǎn)變思路,培養(yǎng)“互聯(lián)網(wǎng)+”思維,充分認(rèn)識到財(cái)務(wù)智能化將是未來發(fā)展的趨勢,既可以帶來工作的便捷,也符合高校長遠(yuǎn)發(fā)展的需求。管理層要重視智能化的建設(shè),建立起能夠適應(yīng)智能化需求的財(cái)務(wù)管理制度,以財(cái)務(wù)為中心,協(xié)調(diào)各部門與財(cái)務(wù)做好連接,促進(jìn)高校信息共享平臺的建設(shè)。同時(shí),高校也不能忽視財(cái)務(wù)人員的重要性。智能化不代表完全拋棄人工,在復(fù)核、信息維護(hù)、設(shè)備使用等環(huán)節(jié),還是需要財(cái)務(wù)人員的介入。這就要求高校進(jìn)一步加強(qiáng)對財(cái)務(wù)人員的智能化培訓(xùn),由傳統(tǒng)財(cái)務(wù)向“財(cái)務(wù)+計(jì)算機(jī)”復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變,在智能化應(yīng)用的過程中,發(fā)揮更大的作用。
在智能化的模式下對高校財(cái)務(wù)管理進(jìn)行優(yōu)化,是提升高校管理水平的必由之路。高校財(cái)務(wù)管理可以信息化建設(shè)為中心,借助智能化應(yīng)用,探索適合本校需求的財(cái)務(wù)管理新模式,進(jìn)一步促使財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)流程化、規(guī)范化、精細(xì)化。同時(shí),內(nèi)部控制和監(jiān)管力度,更好地滿足高校發(fā)展的需要。