王 剛

（北京石墨烯技術(shù)研究院有限公司，北京 100094）

不了解董事會(huì)秘書(shū)職務(wù)的人，將其與常規(guī)意義上的秘書(shū)職務(wù)混為一談，這完全不符合董秘的工作特性及工作內(nèi)容。部分學(xué)者認(rèn)為，董秘可以算作是權(quán)衡上市公司各方利益的關(guān)鍵紐帶，也有部分學(xué)者認(rèn)為董秘是上市公司各部分穩(wěn)定運(yùn)行的潤(rùn)滑劑，而筆者自身有多年董秘工作經(jīng)驗(yàn)，從自身工作特性方面來(lái)看，筆者更愿意將董秘形容為上市公司合規(guī)運(yùn)作的堅(jiān)守者。上市公司不僅經(jīng)濟(jì)體量相對(duì)龐大而且在經(jīng)營(yíng)管理方面更面臨諸多法律法規(guī)及公司章程限制，如何在內(nèi)部符合各方利益的基礎(chǔ)上，保障公司合規(guī)運(yùn)作是董秘在工作中需要權(quán)衡的重點(diǎn)內(nèi)容。從工作特性上來(lái)看，作為上市公司的高級(jí)管理人員，董秘日常工作內(nèi)容不可謂不繁雜，也正是因?yàn)橛卸剡@樣的工作人員在上市公司運(yùn)作過(guò)程中不斷進(jìn)行調(diào)整規(guī)劃公司相應(yīng)的工作活動(dòng)加以監(jiān)管，上市公司才得以在有效盈利、合規(guī)經(jīng)營(yíng)的前提下，保障自身可持續(xù)發(fā)展特點(diǎn)。為進(jìn)一步探究董秘工作詳情，分析其如何作為上市公司合規(guī)運(yùn)作的堅(jiān)守者，本文將通過(guò)對(duì)董事會(huì)秘書(shū)定位、董事會(huì)秘書(shū)的堅(jiān)守與擔(dān)當(dāng)以及做溝通工作的堅(jiān)守者這幾部分來(lái)對(duì)董秘工作特點(diǎn)及工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析。

一、董事會(huì)秘書(shū)簡(jiǎn)析

從我國(guó)董秘發(fā)展歷程上來(lái)看，董秘在未得到國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)職務(wù)認(rèn)可的前提下，即已經(jīng)展現(xiàn)出了自身在公司運(yùn)營(yíng)中的重要作用，而隨著1994年公司法中，關(guān)于股份有限公司相關(guān)規(guī)定出臺(tái)以后，明確了董秘為股份有限公司高級(jí)管理人員，至此董秘在股份有限公司作為高級(jí)管理人員參與日常運(yùn)作管理工作成為常態(tài)。董秘在日常工作中，其工作特性要求相關(guān)工作人員必須具有開(kāi)闊的眼界以及對(duì)市場(chǎng)發(fā)展態(tài)勢(shì)的敏銳嗅覺(jué)，總結(jié)而言董秘必須具備前瞻性和預(yù)見(jiàn)性眼光，在日常管理工作中，不僅要做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作，還要對(duì)公司日常經(jīng)營(yíng)運(yùn)作合規(guī)性進(jìn)行全面監(jiān)督[1]。董秘不僅負(fù)責(zé)上市公司內(nèi)部有關(guān)于公司經(jīng)營(yíng)、運(yùn)作、治理以及投資股權(quán)管理等各方面內(nèi)容，而且也對(duì)外進(jìn)行公司信息披露以及公司投資者管理相關(guān)工作。由此可見(jiàn)，董秘的工作內(nèi)容相對(duì)較多，工作職責(zé)相對(duì)較大。董秘作為公司高管，其對(duì)于公司日常經(jīng)營(yíng)管理的作用不可謂不大，而國(guó)家在規(guī)范上市公司發(fā)展過(guò)程中，將董秘在公司中的職務(wù)級(jí)別在法律層面進(jìn)行明確，目的就在于確定董秘在上市公司中高層管理人員的公司地位，改變董秘履行自身職務(wù)職責(zé)困難的情況，保障董秘能夠以公司高管的職務(wù)來(lái)妥善履行保障上市公司合規(guī)運(yùn)作的職責(zé)[2]。而作為上市公司，合規(guī)運(yùn)作是上市公司的命脈所在。資本體量大、股權(quán)結(jié)構(gòu)相對(duì)復(fù)雜、對(duì)外投資活動(dòng)相對(duì)頻繁，這些特征都在一定程度上增加了公司合規(guī)運(yùn)作的管理監(jiān)管難度，但合規(guī)運(yùn)作作為上市公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展的基礎(chǔ)必須得到保證。因此，董秘對(duì)于上市公司而言是不可或缺的關(guān)鍵人才。

二、董事會(huì)秘書(shū)定位

1.作為“三會(huì)”運(yùn)作管理支點(diǎn)

股東會(huì)、董事會(huì)以及監(jiān)事會(huì)是上市公司運(yùn)作過(guò)程中對(duì)日常經(jīng)營(yíng)投資活動(dòng)進(jìn)行管控的核心構(gòu)成部分，以股東會(huì)為主的權(quán)利機(jī)構(gòu)以及以董事會(huì)為主的決策機(jī)構(gòu)，加上以監(jiān)事會(huì)為主的監(jiān)督機(jī)構(gòu)三者之間不僅各負(fù)職責(zé)，而且都關(guān)乎公司發(fā)展命脈?！叭龝?huì)”對(duì)于上市公司而言，是其決策下行以及下方管理人員相關(guān)工作上報(bào)的信息樞紐，“三會(huì)”在相關(guān)工作的研究執(zhí)行落實(shí)過(guò)程中需要將上層領(lǐng)導(dǎo)精神逐層向下傳遞，并將其完整準(zhǔn)確地落實(shí)于公司實(shí)際運(yùn)行管理之中，而中層管理人員以及結(jié)構(gòu)底層各級(jí)管理人員在進(jìn)行工作上報(bào)、情況匯報(bào)等相關(guān)工作時(shí)，相關(guān)信息又需要逐層整合并逐漸向上傳遞，而董秘在這一過(guò)程中需要妥善處理下層信息上報(bào)以及上層信息下行兩方面的工作，不論任何工作，在落實(shí)于實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中都可能面臨一定的來(lái)自于理解不足或認(rèn)識(shí)不到位等方面的問(wèn)題，而在信息逐級(jí)上報(bào)過(guò)程中，也可能存在信息上報(bào)效率較差以及時(shí)效性不足等問(wèn)題[3]。董秘在此項(xiàng)工作內(nèi)容之中既要關(guān)注上層決策落實(shí)執(zhí)行情況，同時(shí)也要關(guān)注下層管理結(jié)構(gòu)逐級(jí)向上反映的問(wèn)題“三會(huì)”是否已在第一時(shí)間作出反應(yīng)進(jìn)行研究。

2.作為公司運(yùn)作監(jiān)管支點(diǎn)

上市公司能夠遵照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行合規(guī)運(yùn)作其基礎(chǔ)在于公司高層，對(duì)于相關(guān)法律法規(guī)及政策精神有正確的認(rèn)識(shí)以及詳細(xì)的了解，而讓公司高層管理人員了解這些內(nèi)容，正是董秘參與公司監(jiān)管運(yùn)營(yíng)的重要工作內(nèi)容[4]。一般來(lái)講，董秘在公司前行發(fā)展過(guò)程中必須做好相應(yīng)的保駕護(hù)航工作，要及時(shí)了解國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)政策變化情況，尤其是國(guó)內(nèi)有關(guān)于上市公司的經(jīng)營(yíng)運(yùn)行各方面的法律法規(guī)及政策變化情況，首先自身去了解，去認(rèn)識(shí)與此相關(guān)的全部?jī)?nèi)容，明確國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展調(diào)整意圖，認(rèn)識(shí)到相關(guān)法律法規(guī)，改變對(duì)于公司后續(xù)發(fā)展影響，在此基礎(chǔ)之上，向公司決策層進(jìn)行分析講解，讓決策層能夠意識(shí)到當(dāng)前相關(guān)法律法規(guī)出現(xiàn)了某些變化，應(yīng)在日常經(jīng)營(yíng)管理工作中做出相關(guān)調(diào)整，避免觸碰政策及法律紅線(xiàn)。除決策層以外，董秘也有一定責(zé)任，向公司全體管理人員普及相應(yīng)的政策及法律法規(guī)變化，主要包括上市公司規(guī)章制度方面的變化，以及在公司經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)相關(guān)法律及政策的調(diào)整情況[5]。在這種情況下，董秘起到了相應(yīng)的監(jiān)管和促進(jìn)作用，不僅讓決策層在了解法律法規(guī)及政策制度變化的基礎(chǔ)上保障合規(guī)運(yùn)作，同時(shí)也促使決策層在后續(xù)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中作出正確抉擇。

3.作為公司經(jīng)營(yíng)和投資者關(guān)系管理支點(diǎn)

投資者是上市公司發(fā)展的重要組成部分，也是上市公司非常倚賴(lài)的關(guān)鍵群體，董秘作為公司與投資者之間的關(guān)鍵人物，必須調(diào)和二者之間的良好互利關(guān)系。目前上市公司不僅要吸引境內(nèi)投資者利用其投資來(lái)進(jìn)一步夯實(shí)公司的發(fā)展基礎(chǔ)，同時(shí)也要面對(duì)很多的境外投資者，在這種情況下我們就需要從國(guó)內(nèi)國(guó)外兩個(gè)角度來(lái)調(diào)和工資與投資者之間的關(guān)系[6]。對(duì)于境內(nèi)投資者而言，說(shuō)清公司的發(fā)展情況永遠(yuǎn)是吸引投資者支持的重點(diǎn)內(nèi)容，公司走怎樣的發(fā)展路徑、在近年來(lái)已經(jīng)取得了哪些方面的何等成就、近期公司將面向何方進(jìn)行擴(kuò)大發(fā)展、新項(xiàng)目政策基礎(chǔ)如何等，此類(lèi)內(nèi)容對(duì)于境內(nèi)投資者而言都是非常關(guān)心的問(wèn)題。而對(duì)于境外投資者而言，其更加關(guān)心相關(guān)項(xiàng)目目前在中國(guó)相應(yīng)政策下有怎樣的有利影響、是否會(huì)面臨哪些阻礙，那么在工作溝通過(guò)程中自然也要重點(diǎn)幫助境外投資者了解當(dāng)前中國(guó)良好的經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策，從有利面全面分析其所關(guān)心的問(wèn)題，當(dāng)然，在面向投資者的時(shí)候，也要展現(xiàn)出公司真誠(chéng)的一面，開(kāi)誠(chéng)布公直面投資者拋來(lái)的問(wèn)題，真誠(chéng)的態(tài)度往往也是爭(zhēng)取投資者的關(guān)鍵，在進(jìn)行公司相關(guān)內(nèi)容介紹的時(shí)候，不要有所隱瞞，這是建立穩(wěn)定互利共贏關(guān)系的基礎(chǔ)前提[7]。

三、保障企業(yè)內(nèi)部信息傳遞落實(shí)水平

1.落實(shí)信息傳遞工作

董秘是上市公司的高級(jí)管理人員，而從管理人員角度來(lái)看，溝通必然是切實(shí)履行管理職責(zé)的必要內(nèi)容。對(duì)于管理人員而言，在工作中必然會(huì)出現(xiàn)比較多的需要去進(jìn)行溝通的內(nèi)容，越是高級(jí)管理人員，溝通能力越為重要。董秘作為合規(guī)運(yùn)作的堅(jiān)守者，其在決策層制定相應(yīng)的管理規(guī)劃內(nèi)容后需要將相關(guān)內(nèi)容向下落實(shí)并在過(guò)程中監(jiān)督各層級(jí)在工作落實(shí)過(guò)程中是否有違規(guī)違法情況。而且董秘要認(rèn)清自己在溝通解釋過(guò)程中所處的位置，要做公司合規(guī)經(jīng)營(yíng)的堅(jiān)守者，也就是說(shuō)，如果決策層在某些情況下做出的決定違反某一方面的法律法規(guī)破壞了公司合規(guī)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，那么作為董秘，應(yīng)該結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)層實(shí)際情況，采取一種或多種上層領(lǐng)導(dǎo)能夠接受的解釋方式嚴(yán)明利弊、說(shuō)清利害關(guān)系，使其能夠在了解相關(guān)情況后放棄違反法律法規(guī)的運(yùn)作決策。讓領(lǐng)導(dǎo)了解外部信息的同時(shí)也自然要讓各級(jí)下層部門(mén)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，要結(jié)合各部門(mén)的實(shí)際情況選擇其能夠接受的方式來(lái)進(jìn)行信息傳遞。

2.保障信息傳遞效率

對(duì)于上市公司而言，是否能夠保障由上至下以及由下至上的信息傳遞效率直接影響其是否能夠保持合規(guī)運(yùn)作，而在信息傳遞過(guò)程中，上市公司往往因?yàn)楣窘M織架構(gòu)相對(duì)比較復(fù)雜或者因?yàn)樾畔鬟f在某些人或事方面存在較大阻礙因而不能很好地保障信息傳遞的時(shí)效性。董秘在工作過(guò)程中必須明確這一問(wèn)題，找準(zhǔn)原因、抓住問(wèn)題根源來(lái)進(jìn)行針對(duì)性解決，只有保障上層信息能夠很快向下傳遞并落實(shí)于實(shí)處，而且下層信息能夠很快向上反映使決策層知曉下方相關(guān)內(nèi)容，這樣就能夠保障公司內(nèi)部信息暢通，這也是保障公司合規(guī)運(yùn)作的基礎(chǔ)之一。

四、董秘確保上市公司合規(guī)運(yùn)作的具體措施

1.確保程序公正

任何決策從結(jié)果上來(lái)看都可以分為正確決策和錯(cuò)誤決策，而任何人都無(wú)法保障公司從始至終都做出正確的判斷并給出正確的決策，但是穩(wěn)定的上市公司應(yīng)該保障所有決策程序的公正。決策程序是否科學(xué)公正在很大程度上體現(xiàn)了公司整體經(jīng)營(yíng)運(yùn)行水平，也體現(xiàn)了管理高度，而程序公正的基礎(chǔ)就是妥善監(jiān)督。上市公司不僅接受來(lái)自各級(jí)政府部門(mén)的監(jiān)管，同時(shí)也受到內(nèi)部監(jiān)管體系的嚴(yán)格控制，而嚴(yán)格的內(nèi)部監(jiān)管制度正是保障任何決策程序科學(xué)公正的基礎(chǔ)。很多情況下，董秘在公司運(yùn)營(yíng)監(jiān)管過(guò)程中負(fù)有重要責(zé)任，因?yàn)椴煌块T(mén)在協(xié)同工作過(guò)程中必然需要董秘在其中進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，而是否能夠讓各方了解規(guī)章制度以及在法律法規(guī)限制下該如何進(jìn)行決策這是董秘的工作能力問(wèn)題，如果在工作中不能很好地落實(shí)自身監(jiān)督責(zé)任，完善解決各部門(mén)的監(jiān)管內(nèi)容，那證明董秘本身存在工作能力低下、工作效率差的問(wèn)題，所以必須進(jìn)一步保障公司所有決策都秉承程序公正、科學(xué)公開(kāi)的特征，這也需要董秘在其中發(fā)揮關(guān)鍵的協(xié)調(diào)管理作用[8]。

2.確保信息披露的真實(shí)準(zhǔn)確及完整性

合規(guī)運(yùn)作的一大重點(diǎn)在于信息披露，信息披露是公司本身運(yùn)營(yíng)狀況以及管理水平的重要體現(xiàn)，而正因如此，很多上市公司在信息披露過(guò)程中對(duì)報(bào)表暗做手腳企圖隱瞞自身經(jīng)營(yíng)方面的問(wèn)題，而這正是諸多上市公司在運(yùn)作過(guò)程中觸碰法律法規(guī)紅線(xiàn)的重要體現(xiàn)。而且信息披露方面觸碰紅線(xiàn)的內(nèi)容類(lèi)型相對(duì)比較多，從最近幾年上市公司整體處罰情況上來(lái)看，不同公司在信息披露方面存在不同問(wèn)題，包括信息披露時(shí)效性問(wèn)題、精確性問(wèn)題、完整性問(wèn)題等，而董秘在這一問(wèn)題上也負(fù)有相應(yīng)的監(jiān)管責(zé)任[9]。勇于擔(dān)當(dāng)是董秘日常工作中必須具備的特質(zhì)，在相應(yīng)的監(jiān)管工作中必須重點(diǎn)分析當(dāng)前信息披露是否完整且及時(shí)，數(shù)據(jù)真實(shí)性是否能夠得到保障。在信息披露過(guò)程中，除了要注意做好對(duì)外披露數(shù)據(jù)的監(jiān)管以外，還要注意保障整個(gè)對(duì)外披露工作的規(guī)范性，重點(diǎn)關(guān)注是否存在泄密風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)防商業(yè)機(jī)密外泄對(duì)公司運(yùn)作產(chǎn)生不利影響。最后要保障管理透明化，避免各種潛藏的問(wèn)題，杜絕隱患。但是在面對(duì)想要進(jìn)一步掌握公司信息的投資者時(shí)要注意說(shuō)話(huà)的藝術(shù)，明確哪些內(nèi)容可以讓潛在投資者詳細(xì)了解，哪些可淺表透露、哪些內(nèi)容應(yīng)該婉言拒絕[10]。

3.關(guān)聯(lián)交易管理

小股東的利益往往更易受到侵害，而忽視小股東在上市股份有限公司中的作用也是很多公司在管理方面的主要問(wèn)題，小股東看似對(duì)于體量較大的上市公司影響較小、難以左右局面，但事實(shí)上來(lái)講，保障小股東的利益是維持公司穩(wěn)定合規(guī)的重要基礎(chǔ)。這里就要提到關(guān)聯(lián)交易的相關(guān)內(nèi)容了。關(guān)聯(lián)交易容易產(chǎn)生不公平結(jié)果，而且最容易損害小股東利益，在這種情況下，董秘必須在公司進(jìn)行關(guān)聯(lián)交易的過(guò)程中妥善考慮到小股東的利益，一定要充分發(fā)揮自身公司合規(guī)運(yùn)作堅(jiān)守者的重要功能，避免大股東或其他決策層因私利或者為美化公司賬目而采取關(guān)聯(lián)交易的方式來(lái)改變真實(shí)的運(yùn)作狀態(tài)。作為董秘，為了保障公司合規(guī)運(yùn)作，應(yīng)該從多個(gè)角度去盡量避免發(fā)生關(guān)聯(lián)交易，同時(shí)也要考慮到上市公司運(yùn)作過(guò)程中某些無(wú)可避免的關(guān)聯(lián)交易，在這些交易活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程中一定要堅(jiān)決執(zhí)行相應(yīng)的合規(guī)流程，避免損害小股東的權(quán)益[11]，強(qiáng)化溝通交流確保合規(guī)運(yùn)作。

五、結(jié)語(yǔ)

董事會(huì)秘書(shū)作為上市公司高級(jí)管理人員，其在公司運(yùn)作管理方面的重要性不言而喻，而對(duì)于上市公司來(lái)講是否能夠保障完全合規(guī)運(yùn)作也成為了公司是否具有良好發(fā)展?jié)摿Φ幕厩疤帷Ｉ鲜泄静煌谫Y本體量較小的公司，在其管理工作中必須由董秘這樣的高級(jí)管理人員時(shí)刻踐行合規(guī)運(yùn)作堅(jiān)守者觀念，保障公司利益的同時(shí)，為公司爭(zhēng)取最佳發(fā)展前景。