馬蓉

摘要：隨著我國進(jìn)入信息技術(shù)新時代，信息系統(tǒng)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在物資采購管理工作當(dāng)中，但是仍存在一些弊端，對于企業(yè)物資采購成本和風(fēng)險控制仍需要進(jìn)一步改善。大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等這些信息化的先進(jìn)技術(shù)，開創(chuàng)了物資采購新的一種管理模式，數(shù)字化采購給企業(yè)降低成本的同時，可以有效提升采購效率，實現(xiàn)更快捷、更透明的可持續(xù)采購。

關(guān)鍵詞：信息化;大數(shù)據(jù);數(shù)字化采購

伴隨著我國信息技術(shù)飛速進(jìn)步和發(fā)展，如今已邁進(jìn)了大數(shù)據(jù)時代，在給人們的日常生活與工作帶來了巨大的變革的同時，政府和企業(yè)也在加大對信息化的投入。

神東公司作為一流的示范企業(yè)，領(lǐng)跑世界煤炭行業(yè)，在集團(tuán)公司統(tǒng)一部署下應(yīng)用一體化集中管控系統(tǒng)（ERP），已經(jīng)成功上線運行的模塊包括有人力資源、物資、設(shè)備和財務(wù)、項目等這些，在日常標(biāo)準(zhǔn)化辦公起著主導(dǎo)性作用。同時，還有很多非統(tǒng)建系統(tǒng)，如業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺、生產(chǎn)執(zhí)行系統(tǒng)（cMES）、安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)等在日常工作開展起著輔助性作用。

物資采購是保障公司設(shè)備、材料、備件供應(yīng)，解決公司生產(chǎn)運營后顧之憂，是介于對外（供應(yīng)商）與對內(nèi)（使用單位）的橋梁，同時作為成本核算源頭單位，對有效控制和降低成本，為公司降本增效，提高經(jīng)濟(jì)效益有著舉足輕重的意義。

物資采購管理中運用信息化，能夠擴(kuò)大物資方面的信息收集范圍，通過在更大范圍內(nèi)收集、整理和分析信息，進(jìn)而把一些復(fù)雜的操作簡化，例如物資采購，管理和儲存等這些操作流程，使用信息化實現(xiàn)整個流程智能化，自動化和集中化，這樣企業(yè)在物資采購管理當(dāng)中就可以縮減成本。而且通過運用信息化，企業(yè)就可以用網(wǎng)絡(luò)與供應(yīng)商直接咨詢、洽談，完成采購和管理，以此更加便利地收集和交流物資采購信息，從而有效降低物資采購管理中的商談成本。由此可知，物資采購管理中應(yīng)用信息化，有助于控制物資采購成本。

物資采購管理中應(yīng)用信息化，可以有效控制物資采購管理整個過程，并加以有效整合，實時記錄、分析物資采購管理過程中的各種信息。一方面，可以隨時查閱相關(guān)過程記錄;另一方面，有助于預(yù)警物資采購管理中出現(xiàn)的一些問題，從而讓物資采購工作更加透明化和標(biāo)準(zhǔn)化，保證物資采購管理全過程處于被監(jiān)督狀態(tài)，可以有效避免發(fā)生操作風(fēng)險。

神東公司目前應(yīng)用ERP系統(tǒng)，在物資采購流程規(guī)范和物資采購操作全過程記錄都有了很好的應(yīng)用，物資采購嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程操作，從采購計劃分包、采購方案管理、尋源和合同管理，一步一步開展工作，權(quán)責(zé)清晰，并有相應(yīng)管理進(jìn)行審核把關(guān)，同時，對每一步操作系統(tǒng)都是有跡可循，能做到事中事后控制監(jiān)管。

然而，在某些方面當(dāng)前的信息化還不能體現(xiàn)出優(yōu)勢，如物資采購過程中采購效率或者時間效率不夠精細(xì)，物資采購信息不能及時跟蹤反饋和共享等，導(dǎo)致要進(jìn)一步提高采購效率難度大，考核采購人員指標(biāo)不夠精確，使用單位要及時獲取物資到貨信息沒渠道。

1 標(biāo)準(zhǔn)化采購流程精細(xì)化

在制定物資采購標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程時，要明確每一步操作節(jié)點的精確時間，并規(guī)范應(yīng)用到信息系統(tǒng)。對于不及時操作或不在規(guī)定時間內(nèi)完成的操作，系統(tǒng)會自動提示，或提前預(yù)警，以警促干提高效率，還能監(jiān)督考核采購人員的工作情況，同時對制定物資采購周期有一定指導(dǎo)作用。

2 建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理平臺

實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享。物資采購管理這一工作不是只溝通供應(yīng)商，和進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，還需要和企業(yè)內(nèi)部各單位各部門保持密切聯(lián)系，保持?jǐn)?shù)據(jù)共享，不僅能深入了解各單位物資需求情況，還能及時反映物資采購情況，便于更好地進(jìn)行物資采購管理。建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一數(shù)據(jù)類型、統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口，為企業(yè)大數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

3 實現(xiàn)數(shù)字化采購

供應(yīng)商和商業(yè)用戶借助于大數(shù)據(jù)進(jìn)行全方面分析，實現(xiàn)流程自動化，全新協(xié)作模型，使采購智能化大幅提升效率，同時采購成本也在大幅度降低，進(jìn)而實現(xiàn)更透明和更快捷的可持續(xù)采購，既是數(shù)字化采購。通過人工智能（AI）和便捷的在線工具，方便所有采購人員實時獲取業(yè)態(tài)洞察與分析數(shù)據(jù)。通過更新、更智能的方式，利用數(shù)據(jù)模型，為企業(yè)的日常運營和決策提供更全面的支持，還能改變采購人員與供應(yīng)商和其他第三方的互動方式，提供一個全新的協(xié)作平臺。

隨著我國科技信息飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)和人工智能等技術(shù)，越來越廣泛的應(yīng)用在物資采購全業(yè)務(wù)當(dāng)中，數(shù)字化采購即智慧采購讓物資采購工作更便捷、更優(yōu)質(zhì)、更智能。

3.1數(shù)字化采購核心要素之一：識別和創(chuàng)造價值

3.1.1 支出可視化工具

這一類工具擁有比較先進(jìn)的分析功能，可以精準(zhǔn)的分析支出數(shù)據(jù)，而且采購的結(jié)果自動生成，達(dá)成了智能化的數(shù)據(jù)清理以及分類。數(shù)據(jù)來源一旦增加，引入物資品類層級的基礎(chǔ)性關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI），就可以深入豐富目前市場上已具備的方案功能，將可以在預(yù)算和利潤表當(dāng)中，對支出和節(jié)省的情況有效的跟蹤。

3.1.2. 協(xié)作型數(shù)字化采購工具

這一類工具是平臺用于整合各采購職能，而具體細(xì)分的主要工具。品類戰(zhàn)略端到端平臺工具，可以為品類經(jīng)理在采購的重要節(jié)點部分提供指導(dǎo)。在目前市場上，不少系統(tǒng)都可以支持采購的交易流程，但可以生成綜合性的品類策略卻為數(shù)不多。而在創(chuàng)建品類戰(zhàn)略端到端平臺工具之初的時候每一個環(huán)節(jié)，比如說：對需求的分析，對市場的分析，生成降本舉措和衡量措施實踐的成效等，自動提示與跨職能部門合作方召開相關(guān)里程碑會議，并把一切討論的意見保存、跟蹤，一直到每一個步驟都順利完成。

對一些復(fù)雜數(shù)據(jù)的分析能力，近來一直是持續(xù)提升的狀態(tài)，包括各數(shù)字平臺的功能，還有易操作性能等都在不斷改進(jìn)，運用這些高科技信息化工具，可以在很大程度上幫助企業(yè)鑒識和辨別采購，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。

3.2數(shù)字化采購核心要素之二：防止價值漏損

對于大部分企業(yè)而言，特別對于跨國的制造業(yè)還有服務(wù)行業(yè)來說，采購當(dāng)中的價值漏損，一直都是亟待解決的問題。對于金額和數(shù)量大的外包型合同，高級合規(guī)管理的功能更加能體現(xiàn)出成效。

如果人工分析不能夠滿足次數(shù)很多的采購交易，那么利用高級分析解決方案，可以識別和查看不符合規(guī)則的問題。比如說物流和交通服務(wù)，運營（MRO）和維護(hù)，租賃和維修等?，F(xiàn)已掌握的這些這些單點解決方案，也會在實際應(yīng)用當(dāng)中逐漸整合，成為綜合性應(yīng)用程序包，供應(yīng)商和采購方存在的不合規(guī)情況將得以解決。

數(shù)字化績效管理工具，按其效用分為對外的供應(yīng)商績效評分卡，還有對內(nèi)的采購組織績效評分卡。供應(yīng)商績效評分卡系統(tǒng)其作用是：及時洞察供應(yīng)商績效、差距，包括預(yù)計成本、品質(zhì)、驗收時間等。通過利用數(shù)字化信息，就能夠及時的察覺供應(yīng)商出現(xiàn)的問題盡快采取對策，并且系統(tǒng)還可以提供出相應(yīng)的工具幫助，督促供應(yīng)商有所改進(jìn)。

采購組織績效評分卡的作用，是記錄并且衡量采購品類或是整個采購部門的績效。采購團(tuán)隊全部的活動將會被系統(tǒng)將記錄下來，成本節(jié)省的舉措是否得到實施，也會在同期進(jìn)行跟蹤。利用這個系統(tǒng)首席采購官就能夠很便捷和全面的監(jiān)督和管理，隨時了解工作進(jìn)度和結(jié)果，并且每一位品類經(jīng)理的績效完成情況，包括業(yè)務(wù)水平都可以細(xì)致的審閱。

4、結(jié)語

隨著我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展，應(yīng)用大數(shù)據(jù)、人工智能打造數(shù)字化采購，實現(xiàn)智慧采購、采購智能化，為企業(yè)提高競爭力，降低采購成本，控制采購風(fēng)險，創(chuàng)造價值和提高經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)公開、公平、公正的陽光采購，可持續(xù)采購，提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷、高效的專業(yè)化服務(wù)。

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