摘 要：檔案作為一種獨(dú)特信息資源，是對(duì)各種各類活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)記錄的基礎(chǔ)性工作。進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，檔案管理受到各行各業(yè)的高度重視，互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)給檔案管理提出了新的更高要求。為進(jìn)一步提高檔案管理科學(xué)化水平，本文結(jié)合檔案管理面臨的新形勢(shì)新任務(wù)新要求，結(jié)合檔案管理的政策性和專業(yè)性、保密性特點(diǎn)，針對(duì)目前存在的問(wèn)題提出了優(yōu)化改進(jìn)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;優(yōu)化途經(jīng)

進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，國(guó)內(nèi)科學(xué)技術(shù)發(fā)展推動(dòng)國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入到新時(shí)期。檔案管理作為記錄社會(huì)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步、科學(xué)研究和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要社會(huì)信息資源，已經(jīng)成為各行各業(yè)開展工作的重要依據(jù)。科學(xué)高效的檔案管理工作，能為社會(huì)發(fā)展進(jìn)步做出獨(dú)特貢獻(xiàn)。本文結(jié)合檔案管理工作面臨的新形勢(shì)新任務(wù)新要求，結(jié)合檔案管理的政策性和專業(yè)性、保密性特點(diǎn)，針對(duì)目前存在的問(wèn)題提出了優(yōu)化改進(jìn)檔案管理工作的對(duì)策建議。

1 檔案管理概述

1.1檔案管理

為對(duì)社會(huì)日常生產(chǎn)、生活方方面面的基礎(chǔ)信息進(jìn)行記錄，形成了檔案管理這門學(xué)科，其主要是利用文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖片等重要信息對(duì)生活生產(chǎn)中需要記錄的基礎(chǔ)信息進(jìn)行存儲(chǔ)保管和使用。在國(guó)內(nèi)進(jìn)入轉(zhuǎn)型發(fā)展的新發(fā)展時(shí)代，社會(huì)各界都對(duì)檔案管理工作有了更為深刻重要的認(rèn)識(shí)。檔案管理工作不僅為具體、局部的單位及機(jī)構(gòu)管理提供有力的支持，也是國(guó)家和社會(huì)共同擁有的無(wú)形資產(chǎn)，是構(gòu)建現(xiàn)代化信息社會(huì)的重要基礎(chǔ)。強(qiáng)化檔案管理工作不僅具有現(xiàn)實(shí)的重要意義，也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要?dú)v史價(jià)值。檔案管理工作是國(guó)家工作的重要組成部分，主要特點(diǎn)是專業(yè)性、政策性和保密性。建設(shè)高質(zhì)高效的檔案管理工作，提高管理科學(xué)化水平，對(duì)推進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)有著積極作用。

1.2提高檔案管理科學(xué)化水平的價(jià)值體現(xiàn)

一是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的重要舉措。檔案管理的科學(xué)化。要利用先進(jìn)的科學(xué)理論、科學(xué)思維和科學(xué)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，讓檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，符合時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的需要。在目前進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代、數(shù)字時(shí)代的背景下，檔案和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)相結(jié)合，成為重要信息資源的有力支撐，對(duì)進(jìn)行決策、開展調(diào)整、實(shí)施優(yōu)化等各項(xiàng)工作具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用。在大數(shù)據(jù)背景下數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，提高檔案管理科學(xué)化水平勢(shì)在必行，非常迫切。二是推動(dòng)檔案發(fā)展的重要舉措。我國(guó)檔案管理工作自從建國(guó)以來(lái)就受到高度重視，并隨著國(guó)家的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步不斷完善，檔案管理的范圍、類別和技術(shù)都取得了很大的改善。但是相比當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展速度，檔案管理工作還有很多需要優(yōu)化改進(jìn)的方面，檔案管理的科學(xué)化水平和國(guó)家快速發(fā)展的實(shí)際還不是很匹配。

2 目前檔案管理存在的問(wèn)題分析

2.1管理機(jī)制不夠完善

現(xiàn)在很多單位和機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理不是非常重視，相比單位的經(jīng)濟(jì)效益、科研生產(chǎn)等工作，檔案管理被邊緣化。這導(dǎo)致檔案管理工作體制機(jī)制建設(shè)上存在很多薄弱環(huán)節(jié)。比如現(xiàn)有檔案管理制度還在沿用十幾年前的制度，沒有及時(shí)結(jié)合檔案管理形式的變化進(jìn)行修訂完善;檔案管理的范圍還比較局限，沒有配合工作內(nèi)容的豐富進(jìn)行拓展。檔案的使用管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格，日常監(jiān)督管理比較松散，檔案更新不及時(shí)，導(dǎo)致檔案管理的重要決策作用發(fā)揮不充分。

2.2檔案保密問(wèn)題頻繁

目前很多單位和機(jī)構(gòu)的檔案保密制度內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，特備是對(duì)泄密的問(wèn)責(zé)追責(zé)部分的措施比較籠統(tǒng)，無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的震懾作用。只對(duì)檔案管理提出了保密的要求，卻沒有制定相應(yīng)的保密措施，對(duì)保密內(nèi)容的界定不是很清晰，讓管理人員因?yàn)閭€(gè)人理解的不同造成了檔案內(nèi)容的泄密問(wèn)題。在發(fā)生檔案泄密事件后，對(duì)泄密人員的責(zé)任認(rèn)定不嚴(yán)肅，處罰力度較輕，沒有發(fā)揮出應(yīng)有的警示作用，導(dǎo)致檔案管理工作人員的責(zé)任心和主人翁意識(shí)日益減弱，檔案保密問(wèn)題經(jīng)常發(fā)生。

2.3管理方式方法比較落后

檔案管理工作因?yàn)椴皇苤匾?，?dǎo)致高水平的專業(yè)檔案管理人員比較缺乏，現(xiàn)有檔案管理人員的整體專業(yè)能力、知識(shí)水平處于較低狀態(tài)，檔案管理工作的方式方法比較陳舊。還是在采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料文件作為檔案存儲(chǔ)的載體，未能利用現(xiàn)代技術(shù)采用掃描等手段對(duì)保密等級(jí)高、價(jià)值高、多媒體資料進(jìn)行有效存儲(chǔ)，大大增加了檔案資料保存的風(fēng)險(xiǎn)，降低了檔案的使用壽命。

2.4檔案管理硬件更新速度慢

現(xiàn)有檔案管理硬件的更新速度、資金投入力度都難以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。很多單位的檔案管理室功能不健全，沒有及時(shí)更新空調(diào)、除濕機(jī)、掃描儀等檔案管理專業(yè)設(shè)備。現(xiàn)有檔案采用收取各部門、單位上交的資料進(jìn)行分類存檔，存在管理分化態(tài)勢(shì)。有的單位檔案管理沒有建立信息化管理臺(tái)賬和手段，調(diào)用檔案制度執(zhí)行不嚴(yán)格，對(duì)檔案的使用難以實(shí)現(xiàn)追根溯源。檔案管理人才的缺乏，導(dǎo)致檔案管理始終處于較低管理水平。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平的幾點(diǎn)建議

3.1不斷優(yōu)化完善檔案管理理念、管理機(jī)制

以提高檔案管理工作科學(xué)化、系統(tǒng)化為目標(biāo)，不斷優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理的工作理念和工作機(jī)制。結(jié)合時(shí)代發(fā)展、檔案內(nèi)容范圍的拓展和檔案管理方式方法的變化，對(duì)檔案的歸檔、存檔、調(diào)用、借用、保密等多種制度及時(shí)進(jìn)行更新升級(jí)。由單位主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，采用分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、層層落實(shí)責(zé)任的管理模式，建立完善分層建檔、集中管理的檔案管理機(jī)制，以完善的體制機(jī)制為檔案管理提供保障。

3.2加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)

檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，是提高科學(xué)化管理水平的基礎(chǔ)。要更新檔案記載的載體，在原有文檔記錄存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，引入計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的數(shù)字存儲(chǔ)、查詢和調(diào)用。借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)，加快現(xiàn)有檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，延長(zhǎng)檔案的使用壽命，利用數(shù)據(jù)庫(kù)強(qiáng)大的計(jì)算、搜索功能，讓檔案管理發(fā)揮出更為有效的決策輔助作用。為檔案管理室及時(shí)更新空調(diào)、除濕機(jī)等先進(jìn)的硬件設(shè)備，為提高檔案管理水平提供有力的環(huán)境支持。

3.3培養(yǎng)保密意識(shí)強(qiáng)、素質(zhì)高的檔案管理人才

檔案保密工作是檔案管理的首要任務(wù)，要與時(shí)俱進(jìn)更新檔案管理人員的保密意識(shí)，在日常檔案管理中落實(shí)保密制度的各項(xiàng)要求?，F(xiàn)代檔案管理的技術(shù)更加先進(jìn)、覆蓋范圍內(nèi)容更加廣泛，專業(yè)知識(shí)能力需求更高。檔案管理人員要選用具有專業(yè)檔案管理知識(shí)的人員，能熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理的設(shè)備，以高素質(zhì)檔案管理人才來(lái)更好發(fā)揮檔案管理重要的決策參謀作用。

檔案管理工作要以提高科學(xué)水平為目標(biāo)，打牢管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化基礎(chǔ)，通過(guò)不斷優(yōu)化完善檔案管理理念、管理機(jī)制，加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，培養(yǎng)保密意識(shí)強(qiáng)、素質(zhì)高的檔案管理人才等措施，推動(dòng)檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的需要。

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作者簡(jiǎn)介：楊穎，出生年月—：1990. 4.24，性別：女，民族：漢，籍貫：陜西，職務(wù)/職稱：無(wú)，學(xué)歷：本科，研究方向：檔案學(xué)。