郭冬野

摘 要：在當今的大數(shù)據(jù)時代之中，檔案管理的工作實現(xiàn)了進一步的轉變，在管理的理論以及管理的理念方面都實現(xiàn)了很大程度的變化。信息化的管理已經成為當今檔案管理的一種發(fā)展趨勢，隨著當今檔案數(shù)據(jù)的進一步加大，信息化管理在當今大數(shù)據(jù)時代的檔案管理中越來越體現(xiàn)出應用的價值。

關鍵詞：人力資源;檔案管理;信息化

前 言

隨著經濟全球化進程的不斷推進，企事業(yè)單位必須高度重視人才的培養(yǎng)和管理，如何有效的甄別和搜集人才就顯得很重要。檔案管理是收集、整理和鑒定資料的重要環(huán)節(jié)，最終目的是提供有效的為社會服務的檔案人才信息，檔案管理工作復雜程度高，各個部門和科室都要分工明確。企事業(yè)單位中檔案管理工作已經由傳統(tǒng)的手工記錄管理進入了信息化管理狀態(tài)，但是當前信息化管理中仍然存在著很多問題，制約著檔案工作的有效開展。筆者通過研究大數(shù)據(jù)背景下人力資源檔案管理工作存在的問題，指出解決方案，希望對檔案管理工作有所幫助。

一、人力資源檔案管理工作存在的問題

1、檔案管理工作機制落后

在當前大數(shù)據(jù)背景之下，人力資源檔案管理由于在企業(yè)中作為一項服務性的工作，不直接產生經濟價值，很多企事業(yè)單位不重視檔案的管理工作。很多單位人力資源的檔案并不是由專人負責，而是由行政人員進行兼職管理，檔案管理在很多單位并沒有績效考核制度，管理體系不健全，檔案管理出現(xiàn)問題后習慣推卸責任，沒有設置專門管理的部門和系統(tǒng)對人力資源檔案進行專業(yè)管理，這樣直接影響了檔案信息化管理工作的推進。再者，由于檔案管理的疏忽，很多優(yōu)秀人才的履歷在檔案中并沒有得到體現(xiàn)，造成人才流動性大，人才不能充分的挖掘，可以看出，檔案管理工作在企事業(yè)單位中非常重要。

2、檔案管理信息化程度不夠

檔案管理工作涉及到檔案收集、檔案整理、檔案編目和檢索等，每一項工作都必不可少，并且具有一定的程序性，相互之間組成一個統(tǒng)一的整體。在當前檔案管理中，一些企事業(yè)單位并不重視檔案的信息化，仍然采用原始的手工統(tǒng)計方式來管理檔案，一些人才的檔案從進入單位后就沒有再次更新過，時間長了企業(yè)高層并不能直接的了解人才的具體能力。再有，由于信息化程度不夠，單位在搜集檔案信息時耗費的時間就會很大，搜集到的信息也起不到很大的參考作用，企業(yè)單位的運行效率就會變得很低下。因此，豐富信息化管理方式，從分類、整理和搜索各方面都需要一定的流程。由此看來，企業(yè)人力資源檔案管理信息化程度不夠，有待于進一步提升。

3、信息化檔案管理風險比較大

檔案涉及到個人的養(yǎng)老保險、培訓和學習情況等，屬于需要保密的個人信息。大數(shù)據(jù)背景下，隨著信息化的發(fā)展，人力資源檔案管理工作變的更加開放，管理上也變得更加具有時效性。但是，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，黑客和病毒等也給人力資源檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，檔案一旦被黑客攻擊，那么個人信息就會被盜取，特別是一些機密性的材料一旦丟失，就會對企業(yè)的社會帶來很大的損失。但是，由于企事業(yè)對檔案管理工作的不重視，很多電腦并沒有升級防護系統(tǒng)，造成檔案信息經常泄漏。

二、大數(shù)據(jù)背景下人力資源檔案管理工作創(chuàng)新策略

1、建立良好的檔案管理機制

企事業(yè)單位首先要意識到檔案管理工作的重要性，在管理中要舍得投入，要建立一套完整的檔案管理模式。對于規(guī)模大，人員數(shù)量和部門比較多的企事業(yè)單位，應該成立專門的檔案管理部門，檔案要安排專人進行管理，管理者需要具備基本的檔案管理知識，最好是檔案學專業(yè)畢業(yè)，要定期對檔案管理進行考核，納入年終考評中。檔案歸檔時要確保其完整性，手續(xù)如果不全，應該退回補辦，檔案不僅要有原件，在信息化系統(tǒng)中應該有詳細的備份。管理人員還要學會檔案信息開發(fā)和信息輸出功能，在檔案編制、統(tǒng)計和利用上各個環(huán)節(jié)都相輔相成，所有的子系統(tǒng)在進行作用時都形成良好的反饋機制。

2、增加檔案管理信息化程度

在當前大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化程度不高，在信息查找和檢索時就會遇到很大問題。檔案管理部門應該進行適當?shù)男畔⒒嘤?，讓檔案管理自動化程度更高，包括信息的自動采集和檢索，在檔案分類方面按照內容、組織機構、業(yè)務項目等進行信息化的大類和小類區(qū)分，并在每一個分類上設置關鍵詞，這樣在進行查找時便會方便很多。再者，要學會利用信息庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術和掃描技術等，將檔案的紙質原件、聲像材料等進行電子歸檔，信息化過程要講求規(guī)范性和效益性，檔案信息化要符合每份檔案，企事業(yè)單位要建立一套完整的監(jiān)管制度，在信息化管理中對檔案活動產生積極的引導，從而使檔案管理有效的推進。

3、提高檔案管理者的防治風險意識

大數(shù)據(jù)背景下，人力資源檔案管理信息化逐漸加強，風險也同樣出現(xiàn)在檔案管理中，人力資源檔案管理者要從自身開始樹立安全管理意識，建立良好的道德觀念，重視檔案的重要性。檔案涉及到個人隱私和公司機密，檔案管理者除非工作需要，不能隨意更改檔案信息，也不能將電腦用作其它活動，保存檔案的計算機防護等級要提高一個層次。采用檔案數(shù)字加密技術，可以實時更新資料檔案，并能保護信息的安全，需要大量采用，同時要對電腦加裝穩(wěn)固的防火墻系統(tǒng)和查殺病毒效果好的殺毒軟件，杜絕黑客和病毒的侵入。要充分評估檔案管理中的風險，在管理中有嚴格的防治風險發(fā)生的組織機構，對于所有檔案信息要進行備份管理，針對可能發(fā)生的風險，要有專門的應急處理方法，保障每個人檔案信息的安全。

總 結

綜上所述，人力資源檔案管理工作復雜繁瑣，關系到個人的信息安全和企業(yè)的機密文件，檔案管理的好壞從側面反映了企事業(yè)單位各項工作的開展能力。在大數(shù)據(jù)背景下背景下，企業(yè)人力資源要創(chuàng)新檔案管理工作機制，成立專門的檔案管理部門，讓專業(yè)性強，綜合素質高的專人負責檔案管理。要加強檔案信息化程度的建設力度，讓檔案信息自動采集和檢索的程度更高，同時也要提高檔案管理防治風險的意識，加強檔案管理數(shù)字化加密技術的培訓力度。

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