梁媚 趙一榮

《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過，根據(jù)1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議《關(guān)于修改〈中華人民共和國(guó)檔案法〉的決定》第一次修正，根據(jù)2016年11月7日第十二屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十四次會(huì)議《關(guān)于修改〈中華人民共和國(guó)對(duì)外貿(mào)易法〉等十二部法律的決定》第二次修正，2020年6月20日第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議修訂。[1]修訂后的《檔案法》，于2021年1月1日起開始施行，并增加“第五章檔案信息化建設(shè)”“第六章監(jiān)督檢查”兩個(gè)章節(jié)的內(nèi)容。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。增加檔案監(jiān)督檢查的規(guī)定，明確監(jiān)督檢查檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況。

新《檔案法》總則第一條：為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)，制定本法。[2]在總則中明確的提出了提高檔案信息化建設(shè)水平的要求。高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案內(nèi)容豐富、載體多樣，聲像、實(shí)物等材料眾多，更需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，這是現(xiàn)實(shí)的需求也是未來發(fā)展的趨勢(shì)。

一、高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案的特征

《藝術(shù)檔案管理辦法》對(duì)藝術(shù)檔案的定義進(jìn)行界定，“藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會(huì)文化等工作和活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)?！盵3]高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案兼具普遍性與獨(dú)特性的特點(diǎn)。

1.來源廣泛性

隨著學(xué)校的發(fā)展，在藝術(shù)創(chuàng)作、演出、教育、研究、文化交流等藝術(shù)活動(dòng)數(shù)量越來越多，藝術(shù)活動(dòng)范圍也越來越廣，使高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案具有來源廣泛的特征。諸如學(xué)校師生參加國(guó)內(nèi)外文化藝術(shù)交流活動(dòng)形成的藝術(shù)檔案，學(xué)校師生參加校內(nèi)外藝術(shù)比賽、文藝演出活動(dòng)中形成的藝術(shù)檔案，學(xué)校組織的各類文化節(jié)、音樂周活動(dòng)中形成的藝術(shù)檔案，在日常教學(xué)實(shí)踐、科研創(chuàng)造活動(dòng)中形成的藝術(shù)檔案，學(xué)校師生在采風(fēng)、實(shí)習(xí)活動(dòng)中形成的藝術(shù)檔案等等。

2.載體多樣性

藝術(shù)檔案材料的載體類型多樣，主要分為四種：（1）文字類型。包括正式的公文、計(jì)劃、方案、總結(jié)、講話稿、記錄等文字材料，還有音樂曲譜，舞蹈編導(dǎo)設(shè)計(jì)圖譜，戲劇、曲藝的劇本、演出本、手稿，繪畫、雕塑創(chuàng)作形成的草稿、定稿等等;（2）圖片類型。包括藝術(shù)演出活動(dòng)的劇照、造型照、活動(dòng)照、空景照、氣氛照，攝影作品，繪畫作品照片，劇目的宣傳圖片等等;（3）聲像類型。包括錄音帶、錄像帶、磁帶、光盤等等，比如名師的教學(xué)及講座講話稿錄音帶，藝術(shù)演出活動(dòng)的視頻，講座、比賽、畢業(yè)展演等活動(dòng)視頻，藝術(shù)家創(chuàng)作的DV、電子作品文件等等;（4）實(shí)物類型。包括各種藝術(shù)比賽、藝術(shù)活動(dòng)中獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯，在藝術(shù)創(chuàng)作中形成的藝術(shù)作品，如繪畫、雕塑、篆刻、設(shè)計(jì)等實(shí)物。

3.內(nèi)容豐富性

高等藝術(shù)院校藝術(shù)專業(yè)性極強(qiáng)，藝術(shù)活動(dòng)內(nèi)容的豐富多彩。藝術(shù)檔案的內(nèi)容包括音樂、舞蹈、戲劇、影視、美術(shù)、設(shè)計(jì)和建筑園林這幾大藝術(shù)類型產(chǎn)生的材料。隨著高等藝術(shù)院校的發(fā)展，師生參加的藝術(shù)活動(dòng)越來越多，涉及國(guó)內(nèi)外，加上現(xiàn)代科技的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及新媒體的廣泛使用，藝術(shù)活動(dòng)的形式更為豐富和多樣化，為藝術(shù)檔案提供了豐富而有價(jià)值的原始資料。

4.藝術(shù)完整性

高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案藝術(shù)完整性的特點(diǎn)包含兩個(gè)方面，藝術(shù)檔案的完整性不僅是藝術(shù)作品的完整性，更重要的是藝術(shù)活動(dòng)本身的完整性。藝術(shù)作品能夠通過參加藝術(shù)活動(dòng)的規(guī)模、級(jí)別以及在活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)勵(lì)來增加它的價(jià)值。藝術(shù)作品的藝術(shù)價(jià)值、教育價(jià)值通常不能夠直接體現(xiàn)出來，這些價(jià)值屬性主要表現(xiàn)在整個(gè)藝術(shù)活動(dòng)的過程中，所以參加藝術(shù)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的藝術(shù)資料，獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)都應(yīng)該跟藝術(shù)作品一起進(jìn)行成套性歸檔，以保持檔案的完整。

5.藝術(shù)特殊性

一是藝術(shù)風(fēng)格的特殊性。“藝術(shù)風(fēng)格主要是指藝術(shù)家的創(chuàng)作個(gè)性與藝術(shù)作品所呈現(xiàn)的相對(duì)穩(wěn)定的藝術(shù)風(fēng)貌、特色、作風(fēng)、格調(diào)和氣派，它是藝術(shù)家鮮明獨(dú)特的創(chuàng)作個(gè)性的體現(xiàn)，統(tǒng)一于藝術(shù)作品的內(nèi)容與形式、思想與藝術(shù)之中?！盵4]藝術(shù)風(fēng)格的形成從宏觀上來說受到社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化等客觀因素的影響，從微觀上來說受到藝術(shù)文化工作者的心理功能、生活經(jīng)歷、思想修養(yǎng)和藝術(shù)修養(yǎng)等主觀因素的影響，因此形成自己獨(dú)特的藝術(shù)風(fēng)格。二是藝術(shù)檔案保管的特殊性。藝術(shù)檔案與平常的文書檔案和其他的專門檔案都有巨大的區(qū)別，因?yàn)槠漭d體種類多樣，有視頻、書畫、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等各種形態(tài)各異的材料，保管的條件、場(chǎng)所和設(shè)施要求更為嚴(yán)格，以保證藝術(shù)檔案實(shí)體的完整性和安全性。

二、建設(shè)高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的意義

運(yùn)用多媒體教學(xué)手段進(jìn)行授課已經(jīng)成為高等藝術(shù)院校課堂的常態(tài)，這是現(xiàn)代化教育理念的體現(xiàn)，也是適應(yīng)教育體制改革的必然發(fā)展。而藝術(shù)院校的教學(xué)內(nèi)容相較于傳統(tǒng)課程而言具有一定的抽象性與復(fù)雜性，使用傳統(tǒng)講解的方式來進(jìn)行教學(xué)效果有限，而利用多媒體資源進(jìn)行輔助教學(xué)，則能豐富教學(xué)內(nèi)容，擴(kuò)展學(xué)生知識(shí)面、提升課堂教學(xué)質(zhì)量，從而有效保障藝術(shù)教學(xué)效果。比如學(xué)校名師的上課視頻、技巧經(jīng)驗(yàn)傳授，音樂、舞蹈、影視等比賽獲獎(jiǎng)作品鑒賞、以及數(shù)字化的美術(shù)作品等都是教學(xué)很好的素材。

高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案的來源廣泛性、載體多樣性、內(nèi)容豐富性、藝術(shù)完整性和藝術(shù)特殊性使得在藝術(shù)檔案利用過程中不夠便利、不成系統(tǒng)，無(wú)法滿足師生的需要。因此為了能夠更方便快捷的為師生提供內(nèi)容豐富、形式多樣、材料齊全的多媒體藝術(shù)資源，我們需要建立藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將學(xué)校有價(jià)值的藝術(shù)檔案系統(tǒng)的收集歸檔起來，利用多媒體檔案管理系統(tǒng)，面向廣大師生開放。不僅教師可以在課堂上使用檔案資源進(jìn)行教學(xué)，學(xué)生也可以在課下自由獲取自己所需的學(xué)習(xí)資源，提高藝術(shù)檔案的利用率。高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，不僅可以更好的保存藝術(shù)檔案，也將為藝術(shù)教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)提供強(qiáng)大的資源支持。

三、建設(shè)高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

新《檔案法》第三十五條：檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。[5]建設(shè)高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行指導(dǎo)并給予人力、物力、財(cái)力上的支持。

1.配備專業(yè)檔案管理人才

檔案專業(yè)管理人才是實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的關(guān)鍵。第一，穩(wěn)定建設(shè)隊(duì)伍。要穩(wěn)定高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案專業(yè)管理人員隊(duì)伍，不能隨意換崗，保證藝術(shù)檔案工作有序正常的開展，確保有專業(yè)的人員對(duì)藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理和維護(hù)。第二，加強(qiáng)檔案電子化系統(tǒng)培訓(xùn)。高等藝術(shù)院校大部分還是紙質(zhì)文件的管理歸檔，電子化程度比較低，要有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案電子化系統(tǒng)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)， 提高檔案意識(shí)和計(jì)算機(jī)軟件專業(yè)技能，及時(shí)更新藝術(shù)檔案管理知識(shí)，提高藝術(shù)檔案管理工作效率。第三，提高藝術(shù)修養(yǎng)。要加強(qiáng)高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案專業(yè)管理人員的藝術(shù)修養(yǎng)，提高藝術(shù)鑒賞的能力。藝術(shù)檔案與普通的文書檔案具有很大的區(qū)別，具備一定的文化素質(zhì)和藝術(shù)鑒賞能力，才能做好檔案收集、整理等藝術(shù)檔案基礎(chǔ)工作，才有助于藝術(shù)檔案的編研開發(fā)利用。第四，建立激勵(lì)機(jī)制。對(duì)在藝術(shù)檔案開發(fā)利用方面做出突出貢獻(xiàn)的人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，提高檔案專業(yè)管理人才開發(fā)利用藝術(shù)檔案的信心。

2.建立完善藝術(shù)檔案管理規(guī)章制度

藝術(shù)檔案政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的根本保障。2002年2月1日文化部，國(guó)家檔案局發(fā)布第21號(hào)令《藝術(shù)檔案管理辦法》，是藝術(shù)檔案專門法律法規(guī)。高等藝術(shù)院校應(yīng)結(jié)合本校實(shí)際，加快建立相關(guān)的藝術(shù)檔案管理制度。首先，從宏觀來說，加強(qiáng)高等藝術(shù)院校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹新《檔案法》，根據(jù)《檔案法》的要求，把檔案事業(yè)列入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃中，明確檔案事業(yè)的重要性，進(jìn)而提高全校工作人員的檔案意識(shí)。其次，學(xué)校各部門各單位要把檔案工作的完成度列入部門年終考核中，列出部門負(fù)責(zé)人的職責(zé)范圍，明確檔案工作的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。最后，從微觀來說，對(duì)藝術(shù)檔案的具體管理工作要有明確規(guī)范的實(shí)施細(xì)則，在檔案收集、整理、借閱、利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)都要有詳細(xì)的工作制度和工作流程。從宏觀到微觀，從校領(lǐng)導(dǎo)到全校工作人員，從檔案事業(yè)到檔案管理，都有明確的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，依法進(jìn)行監(jiān)督檢查，才能為藝術(shù)檔案的開發(fā)利用提供完善而有力的制度保障。

3.支持高校電子系統(tǒng)與藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的銜接

新《檔案法》第三十六條：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。[6]藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該提供數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口，與高校OA系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、圖書館系統(tǒng)相互銜接，支持相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)內(nèi)容的導(dǎo)入以及歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。以廣西藝術(shù)學(xué)院為例，廣西藝術(shù)學(xué)院圖書館建立了名家名師庫(kù)，存放學(xué)校歷年來名家名師的出版資料。目前收錄資料540種，包括音影資料、圖書資料、學(xué)術(shù)論文、新聞報(bào)道等。收集的范圍主要是在職或退休的副高以上職稱教師的資料。資料分有5大類，分別是：（1）美術(shù)類：國(guó)畫、書法、油畫、水彩、版畫、雕塑（2）影視設(shè)計(jì)類：設(shè)計(jì)、建筑、影視（3）音舞類：音樂、舞蹈、管弦（4）綜合類：政治、英語(yǔ)、體育、文學(xué);（5）其他類?！端囆g(shù)檔案管理辦法》把藝術(shù)檔案分為大類和屬類，大類應(yīng)設(shè)業(yè)務(wù)類、個(gè)人業(yè)務(wù)類、綜合類。圖書館已經(jīng)收集了大量的個(gè)人業(yè)務(wù)類藝術(shù)檔案，根據(jù)廣西藝術(shù)學(xué)院的藝術(shù)檔案管理的實(shí)際情況，藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與圖書館名家名師庫(kù)進(jìn)行相互銜接，實(shí)現(xiàn)資源整合，使得藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資料更為完整齊全，并能減少重復(fù)收集材料的工作。

4.藝術(shù)資料的收集管理規(guī)范科學(xué)

新《檔案法》第三十七條：電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。[7]《立法技術(shù)規(guī)范》：“應(yīng)當(dāng)”與“必須”的含義沒有實(shí)質(zhì)區(qū)別。法律在表述義務(wù)性規(guī)范時(shí)，一般用“應(yīng)當(dāng)”，不用“必須”。“應(yīng)當(dāng)”一詞用來設(shè)定義務(wù)，就意味著要求電子檔案必須具有可靠性、真實(shí)性、規(guī)范性。藝術(shù)資料的收集包括：信息錄入、數(shù)據(jù)掛接、歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入幾個(gè)模塊，藝術(shù)資料的管理包括：資料分類、鑒定確認(rèn)、格式轉(zhuǎn)換、多媒體切分、資料歸檔、存儲(chǔ)管理等幾個(gè)模塊。首先，藝術(shù)檔案具有來源廣泛性、載體多樣性、內(nèi)容豐富性、藝術(shù)完整性、藝術(shù)特殊性等特征，收集難度較大，原始資料多，對(duì)這些藝術(shù)資料必須進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理，對(duì)資料的源頭進(jìn)行限定，限定資料收集人員層次或者資料收集范圍內(nèi)容等。其次，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案具有同等效力，作為憑證使用的前提是電子檔案來源可靠，真實(shí)有效，“來源可靠”就要對(duì)藝術(shù)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒定。再次，對(duì)藝術(shù)資料進(jìn)行信息化加工，要“要素合規(guī)”，就是指信息要素符合一定的規(guī)范，符合一定的標(biāo)準(zhǔn)。如掃描的圖片，轉(zhuǎn)換后的音頻、視頻，切分處理后的視頻等信息都要按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行加工，錄入信息要具有模板，并提取元數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)信息被篡改。最后，藝術(shù)檔案的歸檔保存，確保藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)能夠長(zhǎng)期保存，藝術(shù)檔案音頻、視頻等多媒體材料內(nèi)容多，需要的存儲(chǔ)空間更大。

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基金項(xiàng)目：2019年度國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目《高等藝術(shù)院校藝術(shù)檔案建設(shè)研究》（項(xiàng)目編號(hào)2019-R-09）

作者單位：廣西藝術(shù)學(xué)院