楊學(xué)芳

（金川集團公司集團，甘肅 金昌 737100）

工具。在溝通協(xié)調(diào)中，語言藝術(shù)往往是應(yīng)變能力的表現(xiàn)，是研究人們運用傳遞信息、思想、感情時的一門學(xué)問。人們在生活、工作中要廣泛用到語言藝術(shù)。好話一句三冬暖，說話是容易的事，也是最難的事。同是一句話，有人說出口來如鶯聲悅耳，讓人容易接受，有人說出口來則如蛙聲噪耳，讓人難以接受，這說明說話是應(yīng)該講究技巧和藝術(shù)性的。辦公室人員的主要工作就是服務(wù)于人與人的交往，交際應(yīng)酬不僅是一種出自本能的需要而且也是適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

1 語言及語言藝術(shù)

“欲交往，言為先?！笨陬^交際語言這一最基本、最便捷、使用率最高的交際工具，負(fù)擔(dān)著人們社會交際效率高低甚至成敗的重任。較強的語言交際能力也成為了每個社會人適應(yīng)現(xiàn)代社會交際最基本的能力需求，也是最能體現(xiàn)個人魅力的方式之一。

語言藝術(shù)的高低，直接關(guān)系到說話目的與接受態(tài)度之間的矛盾處理，說者所要表達的不一定就是聽者所能完全接受的。怎樣才能既實現(xiàn)自己的表達目的，又不搞僵人際關(guān)系，這就取決于語言藝術(shù)。語言藝術(shù)水平高，即使是一些諸如批評、說服、拒絕要求、不同意對方觀點之類的話，對方也能聽進去 ；相反，如果語言藝術(shù)水平不高，即使表揚、贊美、支持對方的話，也可能引起聽者的誤會和猜疑。會說話的人一句話可以辦成一件大事，不會說話的人一句話可以把一件大事辦砸。

2 秘書工作中語言藝術(shù)的重要性

秘書在工作中每天和同事、領(lǐng)導(dǎo)之間都要溝通，在許多場合要說話，如上下協(xié)調(diào)、內(nèi)外溝通、指示傳達、會議發(fā)言、接待來訪等等?？墒钦f什么、怎么說，什么話能說，什么話不能說，其實都是有講究的，“說話”是一門技術(shù)，更是一門藝術(shù)。秘書要勝任工作，就必須重視說話并善于說話，高超的語言藝術(shù)體現(xiàn)出一個秘書人員的綜合素質(zhì)。

（1）語言藝術(shù)與秘書的風(fēng)度魅力關(guān)系密切善說，最能顯示一個人的風(fēng)度，增加其號召力、凝聚力，一個優(yōu)秀的秘書必然是一個善說的人，那理據(jù)充分、優(yōu)美動人的話語，不僅有助于解決工作中的實際問題，更能增強本人的魅力。

（2）秘書的所有活動都代表著它的形象。古人云 ：“一言知其賢愚”。人們往往從秘書說話的態(tài)度、內(nèi)容、方式等來判斷所在公司的工作水平。秘書說話從容不迫、中肯動聽，有風(fēng)度、有魅力，會使這個公司在公眾心目中留下好的印象 ；相反，如果說話辭不達意、古板生硬，則會讓人尷尬，甚至導(dǎo)致氣氛緊張，難以聯(lián)系公眾。

（3）秘書講究說話藝術(shù)是時代發(fā)展的要求。隨著辦公室職能的變化，秘書工作由“打打電話，寫寫文稿，送送文件”向協(xié)調(diào)各方面關(guān)系、為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考方向發(fā)展，回答客戶詢問，聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門，組織重要會議等更高層次發(fā)展。秘書工作職能的發(fā)展，要求秘書必須更加重視說話藝術(shù)的培養(yǎng)。

3 秘書語言的基本要求

3.1 去虛假，講真情

秘書無論是提供信息、協(xié)調(diào)關(guān)系，還是處理事務(wù)、輔助決策，都應(yīng)該去虛假、講真情，不論情況是好是壞、是喜是憂，都應(yīng)該如實地向上司反映。有時候，憂信息對上司的決策更為重要，它能幫助上司認(rèn)清形勢、“對癥下藥”。秘書只有處理好報喜與報憂的關(guān)系，如實反映情況，才能保證上司決策的正確。而有的秘書卻不從實際出發(fā)，擅長說假話，要知道這樣做的后果是給上司幫倒忙。

3.2 去武斷，講分寸秘書的工作性質(zhì)和工作環(huán)境決定了他們說話時必須把握分寸，避免簡單、片面、主觀和武斷。在有些情況下，多說一句添亂，少說一句抱憾 ；說深了難以拔出，說淺了不能奏效。因此，從思想認(rèn)識到語言運用等多方面把握好分寸是十分重要的。看問題不武斷，是掌握分寸的前提。說話有分寸，說出來的話才能讓人聽著順耳并樂于接受，特別在說明重要問題的時候需要格外注意措辭，“觸龍說趙太后”是很典型的事例。

3.3 去繁冗，講效率

秘書說話必須簡潔明確，講求效率。時間就是金錢，效率就是生命。秘書要順應(yīng)時代潮流講“短話”，使自己講出的話一語中的、邏輯嚴(yán)密、詞約意豐。說話要為聽者著想，不能浪費對方的時間。比如，秘書通知上司開會就可以說 ：“總經(jīng)理，公司通知 15 日上午 9 點在五樓會議室召開計劃會議，由楊董主持?！边@樣的傳達給人一種精明干煉的感覺。匯報工作時，如果用一句話可以說清卻用了二句乃至三句，不僅會耽誤上司的時間，還可能讓廢話淹沒了匯報的主旨，貽誤工作。為了提高說話的效率，秘書在說話時還應(yīng)注意少用修飾語、倒裝句、不用隱晦、艱澀的詞句，做到通俗易懂、直抒胸臆，現(xiàn)代社會的快節(jié)奏要求秘書長話短說，說話時分清主次詳略、兼顧兩面。

3.4 去尷尬，善機變

秘書工作的被動性和隨機性，決定了秘書說話語境的千變?nèi)f化，且經(jīng)常出現(xiàn)始料未及的情況。這就需要秘書臨場調(diào)整說話內(nèi)容、改變說話方式，機敏、巧妙地應(yīng)付意外，以避免尷尬乃至失誤。秘書工作中難免會遇到一些修養(yǎng)差、偏激執(zhí)拗、出言不遜、以勢壓人或故意添亂的人，遇到這樣的人，秘書應(yīng)力求做到處變不驚、鎮(zhèn)定自若、應(yīng)對適當(dāng)，這種機變不是見風(fēng)使舵、八面玲瓏，而是機智的表現(xiàn)。

4 秘書工作中“傳”的技巧

在日常工作中，秘書所做的大量工作就是上傳下達，上傳是及時向公司領(lǐng)導(dǎo)和上級傳達本單位信息 ；下達是將公司領(lǐng)導(dǎo)和上級的部署與意圖傳達到應(yīng)知對象。上傳下達看起來非常簡單，卻一直困擾著很多秘書人員。做好傳話工作并不簡單，需要掌握

以下五個方面的技巧 ：

（1）內(nèi)容要斟酌。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)意圖的貫徹執(zhí)行者，一般來說，只要是領(lǐng)導(dǎo)交代的傳話內(nèi)容，都要一絲不茍地認(rèn)真對待，但有時領(lǐng)導(dǎo)交代的內(nèi)容不能原話照傳。比如，幾個領(lǐng)導(dǎo)在一起議論工作，可能涉及某個領(lǐng)導(dǎo)的是非對錯，秘書傳話，就不能犯自由主義，不能不加分析地隨意傳話。一個領(lǐng)導(dǎo)對另一個領(lǐng)導(dǎo)布置的工作可能會有不同的看法，當(dāng)著秘書的面發(fā)了幾句牢騷，講了幾句過頭話，秘書傳話時就要把過頭話刪掉?？傊?，秘書傳話一定要從團結(jié)和工作的大局出發(fā)，該傳的傳好，不該傳的堅決不傳。

（2）傳話要準(zhǔn)確。領(lǐng)導(dǎo)讓秘書傳話一般都是口頭交代，因此，秘書要注意幾個問題 ：①領(lǐng)受任務(wù)時要聽清記清，記住領(lǐng)導(dǎo)強調(diào)的原話，沒聽清的要問清，確保準(zhǔn)確無誤 ；②對領(lǐng)導(dǎo)交代的話要進行“回味”，真正準(zhǔn)確領(lǐng)導(dǎo)意圖，切實理清傳話的中心思想 ；③傳話時表達要準(zhǔn)確，不能說含糊不清的話，不能說易引起誤解的話，更不能加上自己的觀點和評價，以確保其他領(lǐng)導(dǎo)獲得準(zhǔn)確無誤的信息。托爾斯泰說過“語言藝術(shù)家的技巧就在于尋找唯一的需要的位置?！泵貢鴳?yīng)該是語言藝術(shù)家，所以在遣詞方面一定要找到唯一的詞和唯一的需要的位置。

（3）時機要恰當(dāng)。一般情況下，遇到以下情況時不要傳話 ：領(lǐng)導(dǎo)與別人談工作時，領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議的時候，領(lǐng)導(dǎo)與群眾聚會的時候等等。

（4）言詞要禮貌。秘書在傳話時，一定要有禮節(jié)性的語言，以增強傳話的效果。比如，代主管向副職傳話時，可以突出商議、信任、稱贊之類的言詞 ；代副職向主管傳話時，可以突出請示、匯報、尊敬之類的言詞 ；在同級領(lǐng)導(dǎo)之間傳話時，可以突出協(xié)調(diào)、幫助、支持之類的言詞等等。當(dāng)然運用禮節(jié)性言詞也要注意把握分寸，否則會起到反作用。

（5）語言要簡潔。向領(lǐng)導(dǎo)傳話，語言要簡潔明了，直奔主題，突出重點和關(guān)鍵內(nèi)容，不兜圈子，不繞彎子。

5 結(jié)束語

以上本文以語言藝術(shù)在秘書工作的作用及重要性加以分析，闡述了秘書工作的特點及其對語言素養(yǎng)藝術(shù)方面的要求。通過闡述如何更藝術(shù)的運用語言這一工具，更好地發(fā)揮語言的功能，說明了語言藝術(shù)在秘書工作中的重要性。