陜西廣播電視大學(xué) 郝紅梅

高校圖書館隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，圖書館在檔案管理工作方面，從原來的紙質(zhì)化辦公逐漸向無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展?；诟咝D書館海量的信息，高校進(jìn)行檔案管理工作變得愈發(fā)困難，而大數(shù)據(jù)能夠有效地對圖書館中的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存、加工、處理和管理，很大程度地提升了高校圖書館檔案管理的水平。高校一般通過現(xiàn)有的圖書管理軟件，對檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行采集處理，從而使得高校圖書檔案管理規(guī)?；⒏咝Щ?、及時化和多樣化。高校圖書館在進(jìn)行檔案管理的過程中，應(yīng)該利用好大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，將管理的方式從被動轉(zhuǎn)為主動參與。

一、高校圖書館檔案管理情況

目前，我國各高校圖書館進(jìn)行檔案管理時，主要的工作內(nèi)容是對具有高價值檔案、重大事件檔案等進(jìn)行管理。在存儲上主要以紙質(zhì)留存的形式歸檔，更加重視對檔案價值高的進(jìn)行維護(hù)。各高校在檔案電子化的過程中，也是優(yōu)先對高價值檔案進(jìn)行電子化。而數(shù)字化的過程成為最后的環(huán)節(jié)，方便于后期的存儲、管理、檢索。高校在圖書館檔案管理數(shù)字化中，沒有對檔案需求情況進(jìn)行摸底，只是根據(jù)自己的感覺來對自己認(rèn)為價值較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。在新的大數(shù)據(jù)背景下，高校圖書館應(yīng)該加快圖書館信息化、網(wǎng)絡(luò)化步伐，通過大數(shù)據(jù)保證檔案管理數(shù)據(jù)的真實性、完整性。

二、檔案管理發(fā)現(xiàn)的缺陷

（一）高校圖書館檔案更加重視存檔工作

我國高校圖書館在檔案管理過程中，沒有關(guān)注檔案采集前的準(zhǔn)備工作，只對最終的檔案材料重視。而高校的檔案分類方式，影響著檔案管理工作，造成了高校只重視檔案的存檔，對于采集工作不夠關(guān)注。而大數(shù)據(jù)下，高校圖書館進(jìn)行采集數(shù)據(jù)的過程中能夠根據(jù)多個領(lǐng)域?qū)n案的價值和需求進(jìn)行綜合性評估。在高校圖書館開展招聘工作時，培訓(xùn)檔案和人事檔案分屬不同的領(lǐng)域，而對館藏人員的要求每年也都是不一樣的，具體的詳細(xì)內(nèi)容由于價值不高，不一定會留存。因此，高校圖書館在檔案管理中要加強(qiáng)對檔案管理采集階段的重視，建立完善的數(shù)據(jù)采集制度，強(qiáng)化檔案之間的聯(lián)屬關(guān)系。通過對前期采集的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，加強(qiáng)檔案之間的關(guān)聯(lián)性，進(jìn)而提升高校檔案管理的水平。

（二）管理模式簡單

高校圖書館在檔案管理中，主要以文件的形式，對高價值的檔案進(jìn)行管理。而這種簡單的管理模式，容易形成管理固化。專業(yè)的高校圖書管理人員較少，很大一部分是其他教職員工兼任，更加重視檔案的寄存管理。而高校檔案數(shù)字化建立過程中，一般先是對原始檔案進(jìn)行考察，之后對電子化后的檔案進(jìn)行加密處理，最后通過相關(guān)的檔案管理軟件對檔案進(jìn)行分類。而在實際管理中，高校通常只是把紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)變成電子化，管理的模式?jīng)]有發(fā)生變化。而在大數(shù)據(jù)背景下，檔案的價值更多地體現(xiàn)在外部市場的需求多少，檔案數(shù)據(jù)的其他信息往往比檔案本身價值更高。因此，高校在早期檔案的采集過程中，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理人員的學(xué)習(xí)，調(diào)動其他部門參與到檔案采集工作中，加強(qiáng)對檔案需求的分析和整理，提升檔案的附加價值，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使得高校圖書檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變。

（三）缺乏現(xiàn)代管理理念

在大數(shù)據(jù)的時代背景下，很多高校已經(jīng)開始的檔案管理數(shù)字化的建立和運營工作。但在實際的工作中，管理人員把檔案管理當(dāng)成是對軟件的運用，沒有形成良好的評價反饋機(jī)制。高校圖書檔案管理應(yīng)該把現(xiàn)代化的管理理念引入到數(shù)字化運用中，通過反饋評價機(jī)制的建立，有效推動高校圖書檔案管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展，通過大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，擴(kuò)大檔案采集內(nèi)容的深度和廣度，增加采集的頻率，使得高校圖書館檔案更加完整、真實、客觀。在采集的過程中，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解市場對檔案的應(yīng)用途徑，從而使得采集過程中更加有針對性，提高高校圖書館檔案工作采集的效率。高校檔案管理評價在對已有的檔案進(jìn)行評價后，也可以對和檔案相關(guān)的信息進(jìn)行二次評價，提高檔案的使用率。

（四）沒有完善的共享管理制度

當(dāng)前，我國高校在共享館藏時，一般是通過互借，文獻(xiàn)傳輸?shù)确绞綄崿F(xiàn)的。在共享的過程中，沒有相應(yīng)的管理制度。這主要是由于高校沒有建立圖書檔案管理的平臺，使高校在共享信息的過程中無法對這一部分進(jìn)行有效的管理。即使有高校已經(jīng)建立了管理平臺，但各高校之間的數(shù)據(jù)平臺兼容性差，對檔案的價值認(rèn)識不同，這就需要各高校在共享數(shù)據(jù)前，提高雙方平臺的互相兼容性，通過建立合理的檔案機(jī)制評估體系，從而使得共享管理制度趨于完善。高校在管理的過程中，沒有進(jìn)行分級。高校應(yīng)該對圖書管理檔案的內(nèi)容進(jìn)行分級管理，不同級別的內(nèi)容設(shè)置不同的共享權(quán)限，提高檔案的使用率，避免檔案因為未分級而無法進(jìn)行有效的共享。高校通過共享協(xié)議和分級管理的互通，讓圖書館檔案的價值最大的被開發(fā)了出來。

（五）沒有對檔案進(jìn)行再次利用

在大數(shù)據(jù)發(fā)展之前，高校在完成檔案的采集和存檔后，后續(xù)沒有開展對檔案的再次管理工作。檔案的再次管理主要是檔案在實際的使用中，管理人員對其附加價值進(jìn)行再次的存檔。而在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)庫已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于數(shù)據(jù)的采集、處理、存儲中。將數(shù)據(jù)庫引入到高校檔案管理中，在提升管理效率的同時，提高了高校圖書檔案管理的水平。而對高校對檔案的再次管理，能夠轉(zhuǎn)變管理者的理念，讓管理者以需求為導(dǎo)向進(jìn)行管理工作。

三、大數(shù)據(jù)下優(yōu)化高校圖書館檔案管理的方法

（一）完善檔案原始數(shù)據(jù)

在大數(shù)據(jù)時代，人們在獲取信息時更加關(guān)注信息的結(jié)果，對于信息結(jié)果產(chǎn)生的原理和過程不是非常關(guān)注。人們只需要對信息內(nèi)容直接應(yīng)用就可以，不需要深究其原因。而檔案管理通過對數(shù)據(jù)的處理、分析、存儲，可以在一定程度上顯示檔案活動的具體情況。而高校通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以集中地對高校圖書館的館藏檔案進(jìn)行采集、存儲，在采集中不需要考慮檔案的價值高低，這樣保證了高校圖書檔案的完整性，通過這種直接忽略檔案價值的采集方式，使得檔案采集的數(shù)據(jù)真實度大大提升，檔案更加詳細(xì)，內(nèi)容更加豐富。當(dāng)發(fā)現(xiàn)采集的檔案內(nèi)容有所缺失，管理人員可以針對性地對缺失的部分進(jìn)行查詢、錄入。而反饋、評價機(jī)制的建立，能夠幫助高校圖書館檔案管理人員不斷完善檔案內(nèi)容。而通過查詢功能，管理人員能夠?qū)Ω咝D書館檔案的原始數(shù)據(jù)使用情況進(jìn)行了解。

（二）構(gòu)建大數(shù)據(jù)下的數(shù)據(jù)庫

高校在大數(shù)據(jù)下構(gòu)建自己的圖書檔案管理數(shù)據(jù)庫，需要遵循安全、穩(wěn)定、真實等原則。圖書館數(shù)據(jù)庫通常是由固定的主題、穩(wěn)定的環(huán)境，通過集成的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)合。高校圖書館檔案管理數(shù)據(jù)庫建立時，需要設(shè)定以下內(nèi)容：自動記錄、不限次查詢、不能對原始數(shù)據(jù)改動等。高校還要根據(jù)自己的圖書檔案管理分類，按照不同的類別，添置相應(yīng)的功能。如黨政檔案需要進(jìn)行加密和權(quán)限設(shè)置。高校在對檔案管理的過程中，可以利用數(shù)據(jù)庫的分類管理形式，對不同類別檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行分級查閱。在檔案采集的過程中，可以設(shè)置好歸檔時間，數(shù)據(jù)庫按照時間節(jié)點自動歸檔。當(dāng)要對檔案修改時，管理人員需要提交修改申請書，詳細(xì)注明修改原因、時間、完成節(jié)點、修改內(nèi)容、原檔案內(nèi)容等信息，當(dāng)修改后提交，重復(fù)上面的操作進(jìn)行歸檔。

（三）設(shè)置檔案管理評價體系

高校傳統(tǒng)的圖書檔案管理一般是通過人力進(jìn)行處理的，在處理的過程中，受到的制約條件較多，增加了高校檔案管理工作人員工作的復(fù)雜度和難度。而大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理人員可以利用數(shù)據(jù)庫的功能，通過對評價日志進(jìn)行記錄，檔案的提取和歸檔簡單，不受其他條件制約，而通過評價能夠有效地提升檔案管理的質(zhì)量。高校圖書檔案數(shù)字化需要耗費大量的時間，高校在完善圖書檔案管理體系時，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫功能齊備的同時，還要不斷優(yōu)化大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用。而設(shè)置檔案管理評價體系正好能夠幫助管理人員完善圖書檔案管理體系。高校在評價體系的建立中，必須引入現(xiàn)代化管理體系，通過明確管理中的評價內(nèi)容，加強(qiáng)對檔案管理的質(zhì)量和檔案使用效率進(jìn)行評價，使得檔案評價通過評價、改進(jìn)、評價的循環(huán)管理方式，推動高校圖書館檔案管理水平不斷提升。檔案管理在理念上要明確工作方向，加強(qiáng)制度建設(shè)，通過合理的評價機(jī)制，使得評價更加符合客觀事實，更能對圖書館檔案管理起到促進(jìn)作用。

（四）在共享中引入績效制度

高校圖書館的工作內(nèi)容較多，比較繁瑣，而績效制度的引入能夠更好地幫助圖書管理人員提高工作效率，明確工作內(nèi)容?？冃гu價制度可以將圖書管理工作人員的工作內(nèi)容數(shù)據(jù)化，便于直觀地去評價工作成果，幫助圖書館工作人員提升自己的技能。而在大數(shù)據(jù)背景下，高校圖書館工作必須引入新的科學(xué)技術(shù)，通過自身的業(yè)務(wù)內(nèi)容，對服務(wù)開展績效評價，形成完整的考核制度，進(jìn)而完善高校圖書館檔案管理。而績效制度通過對管理的評價，能夠更好地推動各高校圖書館之前的交流，高校在共享中，通過各自的績效評價制度，吸取對方管理中好的方法，避免自己在建設(shè)中出現(xiàn)重復(fù)或錯誤策略。

（五）檔案管理要加強(qiáng)安全管理

隨著我國信息化社會程度的加深，人們對于信息安全的重視程度不斷提升。大數(shù)據(jù)下，高校圖書館更應(yīng)該加強(qiáng)檔案信息安全的管理。通過對高校圖書館檔案加密，分級查閱，注重服務(wù)器的建設(shè)，設(shè)置查閱時效和地理限制等。具體可以通過以下幾個方面實施：

1.高校圖書館在進(jìn)行檔案采集的過程中，對原始數(shù)據(jù)通過攝影的形式進(jìn)行留存，之后工作人員要對存底進(jìn)行記錄，同時還要保證紙質(zhì)檔案沒有出現(xiàn)損毀，便于后期查詢、補(bǔ)充。工作人員在加工處理的過程中，也要對自己的操作內(nèi)容和時間進(jìn)行書面記錄。

2.在大數(shù)據(jù)下，高校圖書管理人員應(yīng)該首先對數(shù)字化檔案的密級進(jìn)行劃分，按照不同的密級高低，存儲到不同的服務(wù)器中。密級較低的可以接入外網(wǎng)查詢、閱覽。密級較高的檔案不能連接網(wǎng)絡(luò)。只容許查閱人員在固定的場所、固定的時間，進(jìn)行有限制的閱覽。

3.具有保密性的檔案內(nèi)容，應(yīng)該設(shè)立禁止刪除、修改功能，從而保證數(shù)據(jù)的安全、真實。

4.高校檔案管理人員應(yīng)將檔案的底層數(shù)據(jù)核對評價系統(tǒng)分割，這樣可以避免工作人員在頻繁操作的過程中，由于失誤，導(dǎo)致檔案底層數(shù)據(jù)丟失，從而保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前信息化社會下，大數(shù)據(jù)影響著社會的方方面面。高校要利用好大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，通過對圖書館檔案數(shù)字化，利用計算機(jī)進(jìn)行管理，降低高校檔案管理的支出，提升高校檔案的使用率。而大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理，可以加強(qiáng)各高校的共享交流，豐富校內(nèi)資源，也促進(jìn)了高校圖書館檔案管理水平的提升。