楊愛(ài)麗

【摘要】受種種因素的影響，很多單位檔案管理依舊采用傳統(tǒng)模式，造成大量問(wèn)題出現(xiàn)，對(duì)檔案的作用發(fā)揮產(chǎn)生阻礙。在這種背景下，相關(guān)單位必須明確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要作用，并與時(shí)俱進(jìn)，有效提升檔案的安全性，避免遺失、錯(cuò)漏等問(wèn)題出現(xiàn)，為檔案應(yīng)用及其作用發(fā)揮夯實(shí)根基。本文首先簡(jiǎn)單介紹構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制的重要性，然后詳細(xì)分析構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制應(yīng)遵循的原則，最后提出機(jī)制構(gòu)建建議，希望可以為檔案安全提供一定的支持和保障。

【關(guān)鍵詞】檔案;安全保障;管理機(jī)制構(gòu)建

隨著改革開(kāi)放進(jìn)程的不斷推進(jìn)，我國(guó)已經(jīng)步入發(fā)展轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，檔案對(duì)相關(guān)工作開(kāi)展的影響越來(lái)越大。但是，在實(shí)際管理過(guò)程中，很多檔案管理部門(mén)的管理理念以及所用管理模式比較滯后，引發(fā)了比較多的遺失、錯(cuò)漏等安全問(wèn)題，檔案應(yīng)用效率也相對(duì)較低，極大阻礙了其作用發(fā)揮。在這種背景下，要想更加高效地完成本職工作，將檔案的作用更大程度地發(fā)揮出來(lái)，保證檔案的完整性，相關(guān)單位必須從自身實(shí)際入手，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)理念的有效應(yīng)用，開(kāi)展檔案安全保障管理機(jī)制構(gòu)建，從而為檔案管理工作的順利展開(kāi)及其安全提供更有利的支持和保障，提升檔案利用效率，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。本文展開(kāi)檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建探討有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制的重要性

隨著時(shí)代的快速發(fā)展與社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作受到越來(lái)越多人的重視。在這種背景下，如果繼續(xù)按照傳統(tǒng)模式展開(kāi)檔案管理工作，不僅會(huì)造成固有問(wèn)題越加嚴(yán)重，甚至還會(huì)影響檔案的作用發(fā)揮，對(duì)我國(guó)的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生一定的阻礙。同時(shí)，綜合考慮目前工作情況以及過(guò)往經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制有以下幾點(diǎn)重要意義：

（一）更好地約束檔案管理人員。從主觀角度入手進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，過(guò)去工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，多以自身實(shí)際經(jīng)驗(yàn)為依據(jù)展開(kāi)。但是，因?yàn)椴煌瑔T工之間的理解與經(jīng)驗(yàn)有著比較大的區(qū)別，所以在實(shí)際工作展開(kāi)過(guò)程中，檔案管理部門(mén)內(nèi)部經(jīng)常出現(xiàn)嚴(yán)重的沖突與矛盾，工作綜合價(jià)值也相對(duì)較低。在這種情況下，構(gòu)建更為完善合理的安全保障管理價(jià)值可以更好地約束所有工作人員，讓他們按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)展開(kāi)工作，從而在有效提升檔案管理安全性以及可靠性的同時(shí)，為其日后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供更有利的支持和保障。

（二）推動(dòng)管理團(tuán)隊(duì)完美發(fā)展。在展開(kāi)檔案管理的過(guò)程中，制定更為科學(xué)合理的安全保障管理機(jī)制，可以幫助管理團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)工作人員了解最新的技術(shù)理念，并以此為基礎(chǔ)展開(kāi)管理工作，從而有效避免相關(guān)安全問(wèn)題頻繁發(fā)生，推動(dòng)檔案管理團(tuán)隊(duì)向著更為完美的方向發(fā)展，進(jìn)而為后續(xù)工作的高效順利展開(kāi)夯實(shí)根基。

二、檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建原則分析

檔案作為我國(guó)各方面發(fā)展建設(shè)都需要的重要資源，對(duì)我國(guó)的可持續(xù)發(fā)展可以說(shuō)有著決定性的影響。但是，現(xiàn)在檔案管理卻依舊有一定問(wèn)題存在，極大影響了其作用發(fā)揮。所以，構(gòu)建更為合理的檔案安全保障管理機(jī)制迫在眉睫。但是，要想提升管理機(jī)制的科學(xué)性，相關(guān)單位以及工作人員應(yīng)該按照如下原則開(kāi)展工作：

（一）全面監(jiān)控原則。檔案管理工作涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜，一個(gè)不小心就會(huì)導(dǎo)致安全問(wèn)題出現(xiàn)。因此，檔案安全保障屬于系統(tǒng)性極強(qiáng)的一項(xiàng)工程。相關(guān)單位在工作開(kāi)展過(guò)程中，必須嚴(yán)格遵守全面監(jiān)控原則，綜合考慮所有環(huán)節(jié)，然后展開(kāi)細(xì)致的規(guī)劃與架構(gòu)，從而有效杜絕安全隱患，切實(shí)保障檔案安全，為檔案的作用發(fā)揮夯實(shí)根基。

（二）相對(duì)穩(wěn)定原則。在檔案安全管理機(jī)制建設(shè)過(guò)程中，要想保證該機(jī)制符合自身實(shí)際，又可以滿足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的需要，擁有足夠的持續(xù)性，相關(guān)單位必須嚴(yán)格遵循相對(duì)穩(wěn)定原則，對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行完善創(chuàng)新，從而有效防止“朝令夕改”的情況出現(xiàn)，杜絕人力、資源等成本的浪費(fèi)，切實(shí)保障檔案安全。

（三）實(shí)事求是原則。檔案管理保障體系構(gòu)建對(duì)檔案的作用發(fā)揮以及我國(guó)的可持續(xù)發(fā)展都有著至關(guān)重要的影響。但是，因?yàn)閷?shí)際情況不同，各個(gè)單位可使用的資源有比較大的區(qū)別。在這種情況下，在進(jìn)行保障機(jī)制構(gòu)建的時(shí)候，相關(guān)單位應(yīng)該按照實(shí)事求是原則，立足于自身實(shí)際展開(kāi)管理機(jī)制優(yōu)化建設(shè)，絕對(duì)不能照搬照抄其他國(guó)家或者單位的管理方案，這樣才可以保證管理機(jī)制符合自身需要，避免形同虛設(shè)的情況出現(xiàn)。

（四）效率效益兼顧原則。在構(gòu)建檔案安全保障機(jī)制的過(guò)程中，相關(guān)單位應(yīng)該按照經(jīng)濟(jì)學(xué)原理展開(kāi)更為細(xì)致深入的分析評(píng)估，從而有效避免該機(jī)制給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)壓力，同時(shí)便于統(tǒng)一指揮管理，兼顧經(jīng)濟(jì)效益以及安全保護(hù)效率。

三、構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制的建議

（一）健全完善組織機(jī)制。經(jīng)實(shí)際分析發(fā)現(xiàn)，檔案雖然可以為我國(guó)的發(fā)展建設(shè)起到極大的推動(dòng)作用，但是，要想將其作用充分發(fā)揮出來(lái)，切實(shí)保證檔案安全性，必須要切實(shí)做好組織機(jī)制的構(gòu)建完善工作，絕對(duì)不能采用簡(jiǎn)單方式展開(kāi)工作，這樣才可以取得更為優(yōu)秀的成果。同時(shí)，在設(shè)定組織機(jī)制的時(shí)候，相關(guān)單位應(yīng)該從多方面入手展開(kāi)細(xì)致深入的分析，并以有效提升綜合效益為主要目標(biāo)。例如，在進(jìn)行檔案管理崗位招聘的時(shí)候，應(yīng)該在要求相關(guān)工作人員貫徹落實(shí)招聘規(guī)范條件的同時(shí)，賦予其靈活調(diào)整的權(quán)利，這樣才可以招聘到更多綜合素質(zhì)優(yōu)秀的檔案管理人才，完成高質(zhì)量管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)建，為相關(guān)工作的順利展開(kāi)夯實(shí)根基。除此之外，在設(shè)計(jì)組織機(jī)制的時(shí)候，相關(guān)單位可以適當(dāng)借鑒和模仿其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)，然后綜合考慮自身實(shí)際展開(kāi)重新規(guī)劃，進(jìn)而使自身的工作效率與工作質(zhì)量都得到進(jìn)一步提高。

（二）健全完善風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制。風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制是相關(guān)單位在進(jìn)行檔案安全保障管理機(jī)制構(gòu)建過(guò)程中必須要深入思考的重要內(nèi)容，其實(shí)際情況對(duì)安全管理機(jī)制的貫徹落實(shí)有著決定性影響。從客觀層面分析發(fā)現(xiàn)，所有機(jī)制在展開(kāi)的時(shí)候，必然有一定風(fēng)險(xiǎn)存在，假如沒(méi)有切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)策略的話，會(huì)導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率大大增加，影響到檔案管理效率以及質(zhì)量。所以，在進(jìn)行安全保障機(jī)制構(gòu)建的時(shí)候，相關(guān)單位應(yīng)該綜合考慮自身實(shí)際情況，例如重新梳理檔案存放環(huán)境，對(duì)其重新展開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，優(yōu)化可能發(fā)生問(wèn)題的地方。同時(shí)，選擇更為科學(xué)合理的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案。由于每個(gè)單位的實(shí)際情況不同，因此其檔案管理所面臨的形勢(shì)也有一定的差異存在。在這種背景下，單位應(yīng)該按照自身實(shí)際制定更為合理的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制，從而有效降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率，保證檔案安全。另外，類型不同的檔案，其重要性也存在差距。所以，在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制健全完善的過(guò)程中，相關(guān)單位應(yīng)該以更為謹(jǐn)慎的態(tài)度展開(kāi)工作，進(jìn)而為后續(xù)工作的順利落實(shí)夯實(shí)基礎(chǔ)，取得豐碩的工作成果。

（三）健全完善制度機(jī)制。制度屬于檔案安全保障管理機(jī)制不可或缺的重要內(nèi)容。雖然，目前很多單位所采用的傳統(tǒng)管理辦法取得了比較優(yōu)異的成績(jī)，也創(chuàng)作出了比較高的價(jià)值。然而，隨著時(shí)代的快速發(fā)展，各種新技術(shù)理念正在不斷涌現(xiàn)，傳統(tǒng)管理制度已經(jīng)不符合時(shí)代發(fā)展需要，并且沒(méi)有辦法與新理念充分融合，很容易對(duì)檔案管理工作的展開(kāi)造成消極影響。所以，要想更加高效地完成檔案管理工作，保證檔案安全，取得更為顯著的管理成績(jī)，相關(guān)單位必須進(jìn)一步完善自身的制度機(jī)制，對(duì)目前自身所實(shí)行的管理制度進(jìn)行深入分析，找出其中存在的缺陷，然后加以完善，并細(xì)致記錄檔案的形成過(guò)程及其發(fā)生的變化。同時(shí)，在檔案成型后期，應(yīng)該展開(kāi)更為嚴(yán)格的審核檢查，以此來(lái)保證檔案的有效性以及準(zhǔn)確性，并為問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)追責(zé)夯實(shí)根基。另外，切實(shí)做好檔案的保管與維護(hù)工作，保證檔案放置環(huán)境始終處于干燥狀態(tài)，防止檔案出現(xiàn)破損、遺失等問(wèn)題。如果在維護(hù)時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案損壞，必須立刻向相關(guān)部門(mén)匯報(bào)，等待專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行處理，避免造成更大的損失，進(jìn)而為檔案價(jià)值的有效發(fā)揮起到更大的促進(jìn)作用。

（四）健全完善人員管理機(jī)制。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，檔案安全保障管理機(jī)制也隨之變得更加完善，有效保障了檔案安全及其作用的發(fā)揮。但是，要想為后續(xù)發(fā)展提供更有利的支持和保障，相關(guān)單位還應(yīng)該不斷健全完善自身的人員管理機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高他們的專業(yè)素養(yǎng)以及責(zé)任意識(shí)，只有這樣，他們?cè)诠ぷ髡归_(kāi)過(guò)程中，才會(huì)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范，正確操作，為檔案的安全保存夯實(shí)基礎(chǔ)。另外，單位還應(yīng)該打造更為科學(xué)合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，落實(shí)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲手段，從而充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性以及團(tuán)結(jié)合作意識(shí)，讓他們通過(guò)積極合作完成相關(guān)管理任務(wù)，進(jìn)而在引導(dǎo)工作人員更加高效解決檔案管理問(wèn)題的同時(shí)，為后續(xù)的工作展開(kāi)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，將檔案的作用更大程度發(fā)揮出來(lái)，為自身的可持續(xù)發(fā)展以及我國(guó)的現(xiàn)代化發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與現(xiàn)代化建設(shè)的重要影響受到越來(lái)越多人的重視，其使用頻率也越來(lái)越高。但是，通過(guò)實(shí)際分析發(fā)現(xiàn)，很多單位在檔案管理的過(guò)程中，所采用的方法比較傳統(tǒng)，很多工作人員的管理觀念比較落后，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自身所承擔(dān)的重要職責(zé)，造成檔案遺失、錯(cuò)漏等安全問(wèn)題頻發(fā)，對(duì)檔案的作用發(fā)揮造成了極大的消極影響。要想切實(shí)轉(zhuǎn)變這種情況，相關(guān)單位應(yīng)該嚴(yán)格按照全面監(jiān)控、相對(duì)穩(wěn)定、實(shí)事求是以及效率效益兼顧等原則展開(kāi)工作，并綜合考慮自身實(shí)際情況進(jìn)行檔案安全保護(hù)機(jī)制構(gòu)建，從而有效提升檔案管理效率以及安全性，為人們的查詢利用提供更大的便利，將其作用更大程度發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)而為中華民族偉大復(fù)興中國(guó)夢(mèng)的實(shí)現(xiàn)作出更大的貢獻(xiàn)。

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