楊曉紅

摘 要：在信息激增、海量存儲的大數(shù)據(jù)時代，信息技術的發(fā)展推動了檔案編研工作的變革，檔案工作者要以“開放”、“共享”的理念指導檔案編研工作，運用網(wǎng)絡技術、計算機技術和數(shù)據(jù)處理技術挖掘檔案信息，深層次開發(fā)檔案信息資源，為我國的科技創(chuàng)新和智能制造提供參考咨詢及優(yōu)質服務。

關鍵詞：信息技術;科技檔案;編研

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.106

科技檔案編研是檔案信息資源開發(fā)工作的重要內容，是推進檔案事業(yè)發(fā)展、充分挖掘檔案利用價值、發(fā)揮檔案參考作用的有效途徑?，F(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展加快了產(chǎn)品設計開發(fā)進程，檔案工作者如何充分利用館藏檔案資源為科研助力，是我們科技檔案工作者長期關注、亟待解決的問題。

1 信息時代科技檔案編研工作面臨的困境

大數(shù)據(jù)時代是信息激增、海量存儲的時代，用戶對檔案信息需求在時效上更加快捷，紙質簡略的科技檔案編研產(chǎn)品已不能滿足技術日新月異發(fā)展的需要，科技檔案編研工作水平亟待進一步提升，檔案工作要從偏重于收集整理文件資料，轉型為充分開發(fā)檔案信息資源，將大量富有利用價值的、深層次檔案資源挖掘出來呈現(xiàn)給廣大用戶，彰顯檔案巨大的潛在價值，從而推進科技創(chuàng)新和智能制造前行的步伐。

2 信息技術的發(fā)展促進了檔案編研方式變革

隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術和通信技術的廣泛應用，我們已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，面對海量數(shù)據(jù)，檔案人員要抓住機遇，創(chuàng)新編研工作方法，在檔案編研工作中，利用信息技術進行選題、檢索、加工、提供利用和用戶反饋，通過網(wǎng)絡對檔案信息進行收集、編纂、傳播，推進檔案編研信息化進程，以信息管理系統(tǒng)為平臺，以開發(fā)利用電子文件為核心，以電子文件形式編輯、保存、出版編研成果，深入挖掘檔案信息資源的潛在價值，從而增強企業(yè)核心競爭力。

3 科技檔案編研工作的創(chuàng)新實踐

科技檔案編研工作是以滿足利用者的客觀需求為目標，以快速、高效提供具有參考利用價值的編研成果為己任，因此我們在科技檔案編研工作的實踐中，要不斷探索創(chuàng)新，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1 拓展編研人員思維

作為檔案編研人員，我們應樹立終身學習的觀念，善于學習新理論、新技術，具備較強的組織能力和敏銳的洞察力，抓住檔案編研工作發(fā)展機遇，以信息技術為依托，以科研人員的需求為導向，通過全方位調研用戶客觀要求，確立編研工作主題，不斷提高編研工作水平。在科技檔案編研過程中，立足于產(chǎn)品研發(fā)實際，與技術人員保持密切聯(lián)系。例如我們在匯編產(chǎn)品電子相冊時，首先根據(jù)產(chǎn)品定型工作要求收集整理相關照片，擬定相冊排版結構，編制相冊目錄清單，與科技人員共同研究、挑選能夠反映產(chǎn)品結構、性能特色的照片，制作成電子相冊，檔案人員同時打印一份紙質相冊提供專家審查，并以兩種不同載體形式長期保存。

3.2 強化信息技術應用

隨著檔案信息化工作的推進，檔案編研人員應用網(wǎng)絡技術、計算機技術和數(shù)據(jù)處理技術，主動挖掘檔案信息價值，通過計算機將文字、圖像、聲音等編研材料制作成視頻、動畫等多媒體信息，以電子文件形式發(fā)布檔案編研成果，利用網(wǎng)站、微信公眾平臺等新媒體宣傳編研成果，降低了編研成果制作成本;運用語義分析、圖文轉換、模式識別等大數(shù)據(jù)分析技術，開啟檔案大數(shù)據(jù)服務功能，為科研生產(chǎn)及經(jīng)營管理提供參考咨詢。中國工程物理研究院借助人工智能和信息技術，開發(fā)了“科技檔案在線歸檔與編研信息系統(tǒng)”，它利用檔案管理知識庫和大數(shù)據(jù)分析技術，實現(xiàn)科技檔案在線收集，鑒定檔案內容、屬性，查找項目共性特征，主動推送相關信息，為檔案人員在線編研提供初選文檔，提高了檔案編研工作效率。檔案人員應用科技檔案在線歸檔與編研信息系統(tǒng)完成了專題匯編、數(shù)據(jù)匯總，獲得了科技人員的好評。

3.3 嚴格編研項目選題

科技檔案是我國檔案全宗的重要組成部分，是在科研生產(chǎn)、基本建設等活動中形成的，具有查考利用價值的科技文件材料。面對海量檔案信息，檔案人員要突破時空限制，積極地探索研究現(xiàn)代檔案編研方法，運用先進的科學技術收集、加工、發(fā)掘檔案信息。因此嚴格開展編研項目選題具有重要意義，優(yōu)秀的編研項目主題是編研工作高效進行的良好開端，它將引導我們“創(chuàng)作”出精彩的編研成果。

編研項目選題的基礎是全面、詳盡的用戶需求調查，用戶需求調研可以從三個方面進行，第一：用戶訪談法，擬定調研問卷，在明確調查目的和調查對象的前提下，制定科學、合理的調查方案，通過書面調查、網(wǎng)絡調查和口頭調查相結合的方法收集有關信息，分析用戶類型、需求時間、需求形式等，并對調研結果進行總結歸納，從而為確定編研工作主題提供完整、清晰、具體的要求。第二：信息統(tǒng)計法，根據(jù)用戶在一段時期查閱利用檔案的頻率，發(fā)現(xiàn)用戶對某類檔案的特定需求，如項目實施方案、科研成果鑒定證書、項目負責人任命文件等，經(jīng)過統(tǒng)計分析，掌握這些需求是長期存在的，編研工作依據(jù)此情況開展。第三：文獻分析法，對現(xiàn)有的檔案編研成果的利用效果進行綜合分析，對比分析不同類型編研成果產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益，發(fā)現(xiàn)利用率較高、社會影響較大的編研成果，擬定新的編研項目主題。編研工作具有一定的客觀目的性和現(xiàn)實必要性，檔案編研選題要充分考慮各種客觀因素，將科技發(fā)展作為選題的主要方向，選題要具有典型性和新穎性，不僅要滿足目前發(fā)展需要，還要具有前瞻性，為科研的可持續(xù)發(fā)展做好參考咨詢服務。

3.4 提升編研工作質量

提高編研工作成效，首先要組建高水平的編研工作隊伍，編研人員不僅應當具備檔案編撰技能，而且要了解科技發(fā)展動態(tài)，明確客戶需求，充分利用信息管理平臺開展檔案編研;檔案編研是一項智力密集型的研究工作，要做好檔案信息資源的挖掘、整理，發(fā)揮檔案潛在價值，作為檔案人員就要集思廣益，具有敏銳的創(chuàng)新意識、服務意識，圍繞科研攻關難點、熱點，主動加強與科研人員、科技管理人員的聯(lián)系，聘請科研專家、項目經(jīng)理作為技術指導，開展多層次、多視角的檔案聯(lián)合編研，發(fā)掘具有技術引領的研究成果、典型案例，為科技創(chuàng)新提供建設性意見，彰顯編研成果的實用性和時效性。其次要制定切實可行的編研工作方案，科技檔案編研方案的主要內容有：第一，確定編研項目主題;第二，組織編研人員團隊;第三，明確編研人員工作分工及完成時間;第四，編研成果展示及宣傳;第五，收集編研成果反饋信息。通過組織人員評審方案的可行性，確保方案順利實施。創(chuàng)新科技檔案編研模式，就是將編研工作納入項目檔案管理過程中，檔案員在項目全生命周期管理中，注重編研材料的積累，特別是分散的、過程記錄文件的收集，加強與技術人員交流，經(jīng)過對檔案信息進行加工、編排、審核、校對、批準發(fā)布，中國電子科技集團公司第三十八研究所已完成了XX科技成果獲獎情況匯編、XX產(chǎn)品研制工作大事記、研究所所史等不同層次檔案編研產(chǎn)品，并在科研生產(chǎn)、項目競標、職稱評定中發(fā)揮重要作用。

3.5 加強專業(yè)技能交流

檔案編研工作者注重學習新技術，及時更新知識儲備，在同行之間以及與研究人員之間，加強業(yè)務交流、研討，實時掌握業(yè)界最新動態(tài)、一線科研項目信息及技術發(fā)展方向，編研人員要拓寬視野，學習信息系統(tǒng)、競爭情報、數(shù)據(jù)挖掘等知識，不斷提升自身專業(yè)技能。上海科技檔案館與同濟大學、上海市科學學研究所等單位聯(lián)合開展上海城市建設與可持續(xù)發(fā)展成果研究，遴選了上海長江隧橋工程、國家會展中心等12個上海城市建設中極具特色的典型項目，展示科技創(chuàng)新對于上海城市建設的重要作用，于2018年3月正式出版了《創(chuàng)新鑄就卓越之城——上海城市建設與可持續(xù)發(fā)展成果背后的故事》，該書廣受好評，彰顯了科學決策和科技引領對重大工程的支撐作用，現(xiàn)已成為科技檔案編研創(chuàng)新的成功典范。

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出要建立開放檔案信息資源社會化共享服務平臺，制定檔案數(shù)據(jù)開放計劃，落實數(shù)據(jù)開放與維護的責任。因此，我們要轉變編研工作思路和理念，以“開放”、“共享”作為檔案編研行動指南，積極主動開展檔案編研工作，構建檔案信息資源共享服務新格局，通過有計劃的檔案開發(fā)開放實現(xiàn)信息共享，通過信息共享實現(xiàn)檔案經(jīng)濟效益、社會效益最大化。

參考文獻

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