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        縣級(jí)數(shù)字檔案館工作存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

        2020-12-15 06:58:15高麗梅
        卷宗 2020年25期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字化建設(shè)

        高麗梅

        摘 要:隨著社會(huì)發(fā)展,人們對(duì)于縣級(jí)數(shù)字檔案館工作越來(lái)越重視,縣級(jí)數(shù)字檔案館工作在信息化時(shí)代占據(jù)著至關(guān)重要的地位,其不僅具有很大的工作量及很久的耗時(shí),還不會(huì)帶來(lái)理想的經(jīng)濟(jì)效益,投入的經(jīng)費(fèi)也很多,社會(huì)效益也跟不上時(shí)代的步伐,同時(shí)對(duì)于檔案數(shù)字化量的積累過(guò)于依賴,所以各個(gè)地區(qū)的數(shù)學(xué)檔案館工作雖然起步較早,但是發(fā)展速度十分緩慢。檔案從業(yè)者所管理的檔案通常都為紙質(zhì)材料,與發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館的差距較大,并且缺少與發(fā)達(dá)地區(qū)檔案館學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),再加上檔案人才的匱乏,所以對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知也不明確,縣級(jí)數(shù)字檔案館工作存在諸多問(wèn)題。基于此,本文圍繞縣級(jí)數(shù)字檔案館工作存在的問(wèn)題及對(duì)策展開(kāi)研究,為縣級(jí)數(shù)字檔案館工作提供一定的參考。

        關(guān)鍵詞:縣級(jí)數(shù)字檔案館工作;數(shù)字化;建設(shè)

        DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.085

        在社會(huì)迅速發(fā)展的21世紀(jì),大量新型信息發(fā)布方式如雨后春筍般涌現(xiàn)出來(lái),比如微信、微博等,數(shù)字檔案有了巨大的進(jìn)步,在大數(shù)據(jù)的背景下,數(shù)據(jù)已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的處理對(duì)象,已經(jīng)成為一種良好的資源,數(shù)據(jù)量與內(nèi)容是成正比的關(guān)系,因此對(duì)信息也提出了更高的要求,只有信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化,才可以被廣泛應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)中。

        數(shù)字化的檔案館建設(shè)完畢后,有助于政府服務(wù)水平的提高,在檔案存儲(chǔ)的過(guò)程中也會(huì)更加方便,減少了查詢時(shí)的困難,尤其是對(duì)本縣級(jí)檔案的保存,可以使政府機(jī)構(gòu)與人民群眾對(duì)相關(guān)企業(yè)形成合理、有效的監(jiān)管,假如某個(gè)企業(yè)因?yàn)楝F(xiàn)金流等問(wèn)題而破產(chǎn)時(shí),即可將檔案館中的相關(guān)資料調(diào)取出來(lái),從而避免員工的合法權(quán)益受到侵害,有利于我國(guó)社會(huì)主義法治建設(shè)的推進(jìn)。但是,現(xiàn)階段的縣級(jí)數(shù)字檔案館工作仍舊存在一些不足之處,所以,本文針對(duì)其展開(kāi)探討,并提供相應(yīng)的解決對(duì)策,希望對(duì)縣級(jí)數(shù)字檔案館工作有所幫助。

        1 縣級(jí)數(shù)字檔案館工作存在的問(wèn)題

        1)未充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性。縣級(jí)數(shù)字檔案館的工作人員對(duì)檔案的認(rèn)知還停留在早期階段,通常認(rèn)為檔案都是由紙制作而成,完全不了解檔案的信息化服務(wù),對(duì)于數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)也較為模式,沒(méi)有將其提到日程上。領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn),導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)同樣漠不關(guān)心,從而致使自身的檔案數(shù)字化建設(shè)滯后[1],影響了檔案館工作的順利進(jìn)行,也成為檔案館發(fā)展道路上的“絆腳石”。

        2)政府對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施投入不足??h級(jí)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施十分落后,有些基礎(chǔ)設(shè)施產(chǎn)生較多故障仍未維修,主要是因?yàn)檎块T對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入較少,目前,縣級(jí)數(shù)字檔案館中的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是很多年前購(gòu)買的,其只是可以實(shí)現(xiàn)全文掃描及檔案目錄數(shù)字化,無(wú)法實(shí)現(xiàn)更多先進(jìn)的功能。并且,縣級(jí)數(shù)字檔案館都是自己購(gòu)買檔案管理軟件,缺乏統(tǒng)一的采購(gòu),由此導(dǎo)致不同檔案室的檔案管理軟件也存在明顯的差異,致使接收檔案存在較大難度。

        3)檔案局館工作配合上不順暢??h級(jí)數(shù)字檔案館的各個(gè)專業(yè)部門通常都有專門的信息系統(tǒng),在各個(gè)信息系統(tǒng)中又有獨(dú)立的操作步驟及系統(tǒng),各個(gè)部門之間的檔案信息得不到良好的銜接。各個(gè)單位的檔案資源均有自身進(jìn)行管理,所應(yīng)用的管理系統(tǒng)及方法也是本單位的,缺乏強(qiáng)烈的移交檔案的欲望[2],并且這些檔案通常是民生檔案的核心內(nèi)容,具有非常高的利用價(jià)值及利用率,各個(gè)部門之間沒(méi)有團(tuán)結(jié)一致,競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)過(guò)于猛烈,再加上缺乏有效的溝通交流,導(dǎo)致檔案局部門間缺乏良好的配合,對(duì)自身的工作效率及發(fā)展前景造成不利影響。

        4)難以滿足公眾需求??h級(jí)數(shù)字檔案館在網(wǎng)站建設(shè)方面缺乏專門的資金,因此檔案網(wǎng)站缺乏專門的光纖及專門的服務(wù)器,僅僅是體現(xiàn)在一個(gè)子網(wǎng)頁(yè)中,檔案網(wǎng)站無(wú)法對(duì)檔案館藏?cái)?shù)字化檔案的直接利用提供有效幫助,占據(jù)網(wǎng)站檔案的大多內(nèi)容是管理者所發(fā)布的相關(guān)法規(guī)、檔案館的相關(guān)介紹等,并沒(méi)有過(guò)多的公眾來(lái)訪問(wèn),與公眾的實(shí)際需求不符。因?yàn)槿狈换スδ?,用戶在訪問(wèn)網(wǎng)站時(shí)產(chǎn)生疑問(wèn)的情況下,只能通過(guò)打電話的方式進(jìn)行咨詢,無(wú)法實(shí)現(xiàn)線上的交互,給用戶帶來(lái)了不便。

        2 縣級(jí)數(shù)字檔案館工作的對(duì)策

        1)樹(shù)立檔案管理新理念。首先應(yīng)使檔案安全責(zé)任制度更加健全,加強(qiáng)對(duì)信息化科室的管理,使檔案安全意識(shí)深入人心,通過(guò)制度將檔案安全風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃里。還需聘請(qǐng)專業(yè)人才加入檔案建設(shè)中,開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)使相關(guān)人員的眼界更加開(kāi)闊,提高其關(guān)于檔案的知識(shí)水平,使其對(duì)檔案管理產(chǎn)生明確的認(rèn)知,學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等綜合知識(shí)[3],使自己的工作能力邁上更高的臺(tái)階。其次需要摒棄以往的被動(dòng)服務(wù)方式,調(diào)整為良好的自動(dòng)服務(wù),政府部門應(yīng)借助檔案,所需要的為檔案中涵蓋的信息,在相關(guān)局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的借助之下,完成信息的調(diào)取,一切調(diào)取步驟均通過(guò)應(yīng)用軟件完成,實(shí)現(xiàn)了良好的自動(dòng)化服務(wù)。

        2)加強(qiáng)檔案館資源建設(shè)。在對(duì)數(shù)字化的對(duì)象進(jìn)行選擇時(shí),應(yīng)以社會(huì)需求為核心,一切圍繞用戶需求來(lái)進(jìn)行,將潛在需求與實(shí)際需求有機(jī)的結(jié)合在一起,不僅要考慮到眼下需求,還要考慮到未來(lái)需求。并且,應(yīng)站在全局的立場(chǎng)上選擇最合適的檔案信息,確保檔案信息無(wú)任何缺陷。所有檔案部門應(yīng)依據(jù)自身實(shí)際情況對(duì)民生檔案進(jìn)行數(shù)字化。

        3)強(qiáng)化行政能力。首先應(yīng)對(duì)檔案館的性質(zhì)有正確的認(rèn)識(shí),不管任何一個(gè)組織單位,明確性質(zhì)都是重中之重,還要對(duì)自身所承擔(dān)的職責(zé)職能產(chǎn)生清晰的認(rèn)識(shí),從而以此為核心,在今后的工作中均圍繞自身的職責(zé)職能而進(jìn)行,只有這樣,在工作過(guò)程中才會(huì)更加順利。其次應(yīng)提高行政執(zhí)法水平,檔案館可以依靠法律外援,聘用專業(yè)的法律顧問(wèn),從而使檔案法制隊(duì)伍人才建設(shè)得到進(jìn)一步加強(qiáng)[4]。法律顧問(wèn)可以指導(dǎo)檔案館適當(dāng)修改法律法規(guī),為檔案館執(zhí)法權(quán)益的維護(hù)提供有利保障,從而加大執(zhí)法力度。

        4)完善服務(wù)內(nèi)容和方式。首先應(yīng)建立個(gè)人檔案賬戶,提高市民參與檔案數(shù)字化工作的積極性,縣檔案館需為所有市民免費(fèi)開(kāi)通個(gè)人檔案賬戶,在檔案庫(kù)房中單獨(dú)設(shè)置合理的檔案存放柜[5]。檔案的數(shù)字化工作的承擔(dān)者是個(gè)人檔案賬戶的所有者。如此一來(lái),可以避免檔案館承擔(dān)過(guò)多的工作任務(wù),省略很多繁瑣的流程,并且每個(gè)人的檔案均由自己提供,將檔案館收集的時(shí)間有效減少,也增加了檔案的完善性,自己在完成數(shù)字化的過(guò)程中必定更加專注,避免產(chǎn)生過(guò)多的錯(cuò)誤。其次應(yīng)培養(yǎng)公眾參與,以中小學(xué)為起點(diǎn),對(duì)公眾的檔案意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng),可以適當(dāng)開(kāi)展與檔案館相關(guān)的活動(dòng),使中小學(xué)生參與進(jìn)來(lái),為其講解地方檔案館的歷史及特點(diǎn),可以制定良好的實(shí)踐環(huán)節(jié),使中小學(xué)生可以通過(guò)相關(guān)操作加深對(duì)數(shù)字化的印象,更加深入的了解數(shù)字化建設(shè)。

        3 結(jié)束語(yǔ)

        綜上所述,在社會(huì)快速發(fā)展的背景下縣級(jí)數(shù)字檔案館工作有了一定進(jìn)步,但是依舊存在一些問(wèn)題,為縣級(jí)數(shù)字檔案館工作帶來(lái)了困擾,在今后的工作中,縣級(jí)數(shù)字檔案館應(yīng)從以下幾方面入手:其一,應(yīng)樹(shù)立檔案管理新理念,注重檔案的安全性,深化檔案管理意識(shí),提高工作人員對(duì)檔案管理的重視度;其二,應(yīng)加強(qiáng)檔案館資源建設(shè),以用戶的實(shí)際需求為參考重點(diǎn),站在全局的立場(chǎng)上選擇最合適的檔案信息,為檔案信息的完整性提供良好保障;其三,應(yīng)強(qiáng)化行政能力,正確認(rèn)識(shí)檔案館的實(shí)質(zhì),明確自身所承擔(dān)的職責(zé),秉承為檔案館建設(shè)不斷付出的理念投入到工作中;其四,應(yīng)完善服務(wù)內(nèi)容和方式,使檔案數(shù)字化工作深入人心,充分調(diào)動(dòng)公眾參與檔案數(shù)字化工作的積極性,使其更加了解檔案數(shù)字化工作,為今后檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]張永旺.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)推進(jìn)電子化進(jìn)程[J].檔案天地,2020(07):19.

        [2]李德勇.強(qiáng)基固本創(chuàng)新求進(jìn)打造開(kāi)放型服務(wù)型檔案館——全國(guó)檔案系統(tǒng)先進(jìn)集體宜賓市檔案館工作紀(jì)實(shí)[J].四川檔案,2020(03):47-49.

        [3]姜敏.關(guān)于推進(jìn)縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2019(21):36.

        [4]朱琳.我國(guó)縣級(jí)檔案館發(fā)展策略研究[D].遼寧大學(xué),2018.

        [5]市縣工作[J].山東檔案,2018(02):81-83.

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