李基富

摘 要：企業(yè)的檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展路線，為企業(yè)的發(fā)展方向提供可靠的借鑒依據(jù)。因而企業(yè)檔案的管理作為企業(yè)運轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要在企業(yè)的發(fā)展中不斷地完善管理體系，吸收更為高效的管理方法，并在企業(yè)發(fā)展的各個階段靈活地運用其功能，盡可能拓展出更為多元的應(yīng)用。本文對企業(yè)的檔案管理進(jìn)行闡述，并對其現(xiàn)存問題進(jìn)行分析，提出對策以供借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;問題;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.079

企業(yè)的檔案管理作為企業(yè)發(fā)展中的重要環(huán)節(jié)卻一直未被重視。究其原因是人們?nèi)狈ζ髽I(yè)檔案管理的價值的深度認(rèn)知，缺少發(fā)展企業(yè)檔案管理的思想意識，并且在實際的企業(yè)運行中，檔案管理體系的缺失讓其功能與更多作用得不到顯現(xiàn)，更加惡化了企業(yè)檔案管理的存在環(huán)境及發(fā)展前景。這對于企業(yè)的發(fā)展是百害而無一利的，需要予以及時的改善和解決。

1 企業(yè)檔案管理的重要性與可發(fā)展性

1.1 檔案管理在企業(yè)中的重要性

企業(yè)的檔案在企業(yè)創(chuàng)辦伊始的時候就開始存在了，它包括企業(yè)的注冊資金以及一切與股東相關(guān)的記錄，這是企業(yè)發(fā)展的最原始參考，對企業(yè)未來的規(guī)模起著重要的作用;隨著企業(yè)發(fā)展，企業(yè)檔案中涵蓋了不同階段企業(yè)的發(fā)展優(yōu)勢和劣勢，而其中的客戶數(shù)據(jù)更是確立企業(yè)發(fā)展方向的重要依據(jù)，因而企業(yè)的檔案管理涉及企業(yè)的方方面面，做好關(guān)于它的管理尤為重要。

1.2 企業(yè)檔案管理的可發(fā)展性

我國的檔案學(xué)在歷經(jīng)幾代人的努力下已經(jīng)發(fā)展出許多的學(xué)科分支，這也側(cè)面說明了企業(yè)的檔案管理亦從來不是止步于數(shù)據(jù)的記錄與保管，它還可以在功能層面抑或運用方法上有更多深入且細(xì)致的劃分，例如檔案的統(tǒng)計與分類，企業(yè)的人事檔案和客戶檔案等等[1]。

2 企業(yè)檔案管理的主要問題

2.1 局限的管理觀念

盡管檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的地位與角色是如何的不容置疑，但一提到檔案管理還是容易給人以“缺乏技術(shù)含量的崗位”的印象，很多企業(yè)高管亦是不注重檔案管理工作，對企業(yè)檔案管理的開發(fā)與利用也是興趣寥寥。這種對檔案管理工作認(rèn)知的局限性也正如一把枷鎖，限制住了企業(yè)發(fā)展中的對切實參照數(shù)據(jù)的挖掘，使得企業(yè)在時代的洪流中缺乏有效的自身對照，易于陷入盲目的發(fā)展和不切實際的跟風(fēng)發(fā)展當(dāng)中。尤其在我國的人口大省，這種檔案管理觀念問題幾乎是各個企業(yè)的通病。

2.2 落后的管理手段

由于企業(yè)對檔案管理工作的不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作的工作形式和手段一直沒得到很好的發(fā)展，哪怕是在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)高度發(fā)達(dá)的當(dāng)下，大部分企業(yè)檔案管理工作的展開還是停留在原先的落后方法上[2]。檔案管理的手段落后使得檔案管理人員的工作效率低，對于數(shù)據(jù)的儲存與保管也容易發(fā)生披露，更別說順應(yīng)時代的發(fā)展，企業(yè)對于檔案管理的工作有著許多潛在的需求需要逐一滿足……如若再不將檔案管理工作的方式方法加以提升，恐怕別說服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，就連最基本的數(shù)據(jù)記錄與管理功能都得不到有效的實現(xiàn)。

2.3 缺乏專業(yè)的管理體制

由于企業(yè)的檔案管理工作一直被視為難度系數(shù)缺乏的不重要工作，還有很多企業(yè)并未建立專門的檔案管理部門。像這樣的企業(yè)其檔案管理的工作一般是由其他文職部門的員工代為處理，這使得檔案管理的流程缺乏保證;而管理人員的專業(yè)性不足也使其對檔案的記錄各有側(cè)重，有礙檔案的完整性;同時監(jiān)督機(jī)制的缺乏，也讓企業(yè)的一手檔案在翻閱和借閱中有所缺失，使得檔案的管理最終失去其功能和

意義。

3 企業(yè)檔案管理的發(fā)展對策

3.1 加強檔案管理的角色構(gòu)建

企業(yè)的檔案管理從宏觀的角度來看，是對企業(yè)發(fā)展路線的記錄，以供企業(yè)進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃時的參考;從企業(yè)發(fā)展的各個微觀層面上而言，檔案管理工作可以為企業(yè)總結(jié)發(fā)展優(yōu)勢和弊端提供真實的數(shù)據(jù)分析，可以為企業(yè)的臨時性戰(zhàn)略提供可行性參考，可以通過建立客戶檔案來幫助確立企業(yè)的服務(wù)方向，同時可以在企業(yè)用人方面提供一定的參照標(biāo)準(zhǔn)。這些方方面面的功能如果不加以細(xì)分，企業(yè)檔案管理的工作人員則不能認(rèn)識到這項工作在企業(yè)運作與發(fā)展中的多重角色，而這種角色感的缺失則容易使檔案管理落實到切實問題時存有一定的偏差，即企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)對比的缺乏，客戶的及時與需求變化數(shù)據(jù)對比的缺乏和種種對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生影響各項數(shù)據(jù)的缺乏等的工作落實的偏差。因此企業(yè)要對檔案管理部門多加宣傳其工作的多重角色以及各個角色的重要性，加強檔案管理工作在展開時對這些角色的構(gòu)建，以使檔案管理的工作人員具備多重角度的服務(wù)意識，從而更好的發(fā)揮檔案管理在企業(yè)運作中的應(yīng)用，并為進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的順利發(fā)展提供有效的幫助。

3.2 豐富檔案管理的效率手段

互聯(lián)網(wǎng)的時代已然到來，在各行各業(yè)都通過互聯(lián)網(wǎng)到達(dá)一個嶄新的發(fā)展階段的之時，企業(yè)的檔案管理手段仍是相對落后，這看似無足輕重，實際十分影響檔案管理的工作的展開和企業(yè)的運行。落后的檔案管理手段無法讓檔案管理的工作更加廣泛、更加深入的展開，不但如此，檔案隨著時間的增加還有許多缺失和破損，而新老員工的交替也很容易在檔案的交接過程中發(fā)生斷檔等紕漏。這些弊端都是阻礙企業(yè)發(fā)展細(xì)小環(huán)節(jié)，然而千里之堤潰于蟻穴，企業(yè)如果不在各個方面做好細(xì)節(jié)，則于其運轉(zhuǎn)發(fā)展，百害而無一利。故而對于檔案管理工作，企業(yè)應(yīng)給予資金與技術(shù)上的支持，完善檔案管理部門的信息設(shè)施建設(shè)，并在此基礎(chǔ)上不斷更新有關(guān)于檔案數(shù)據(jù)管理的軟硬件設(shè)施，確保檔案管理工作可以順利且高效地展開，進(jìn)而進(jìn)一步拓展其服務(wù)觸角，將不同類型的檔案加以歸類、分析，使得企業(yè)在發(fā)展與壯大的過程步步有記錄，處處有依據(jù)，從而在市場中立于有利之地。

3.3 完善管理制度，培養(yǎng)管理人才

企業(yè)檔案管理的工作在企業(yè)中被邊緣化已久，尤其是筆者所在的山東省，企業(yè)調(diào)派到檔案管理部門的人員多數(shù)是抱著“混日子”的心態(tài)在上班。他們工作中不積極主動，任務(wù)完成的效率參差不齊，缺乏對企業(yè)發(fā)展的責(zé)任心同時也缺少對企業(yè)運轉(zhuǎn)中各個流程的服務(wù)心態(tài)，使得檔案管理部門無法在企業(yè)中發(fā)揮其作用，對于企業(yè)發(fā)展中的各項需求，更是以諸多借口應(yīng)對，導(dǎo)致其功能逐漸削弱化。而企業(yè)的發(fā)展是離不開檔案管理工作的配合的，既然無法將之取締，不如拿出力度，制定完善的管理機(jī)制，整治消極的部門，使其為企業(yè)所用。首先，完善檔案管理的規(guī)章制度和檔案記錄與分類的標(biāo)準(zhǔn)流程，并定期對相關(guān)工作人員進(jìn)行考核;其次，像其他環(huán)節(jié)的管理一樣，檔案管理也要將責(zé)任落實到個人，施行獎罰制度以改善工作人員的工作態(tài)

度[3];最后，為了適應(yīng)不斷更新檔案管理形式，企業(yè)也應(yīng)加強對檔案管理人員的信息化管理培訓(xùn)，并積極吸收專業(yè)的檔案管理人才。

4 結(jié)語

企業(yè)的檔案管理意義并不是簡單的數(shù)據(jù)記錄與保管，將這些對企業(yè)發(fā)展具有重要意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和處理可以為企業(yè)的發(fā)展提供多角度的強有力的幫助。然而面對多數(shù)企業(yè)在檔案管理方面的重視度不足，管理手段的落后和管理體制與人才的缺乏等現(xiàn)狀，對企業(yè)檔案管理的運用還需要從加深人們對企業(yè)檔案管理的認(rèn)識上談起，列出問題并逐步解決，檔案管理工作才能為企業(yè)的發(fā)展造就更多優(yōu)勢。

參考文獻(xiàn)

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[3]郭娜.淺談國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（14）：129+133.