周麗 代璐

摘 要：投標(biāo)檔案是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理不可或缺的重要一環(huán)。單軌制背景下，促使企業(yè)投標(biāo)檔案不斷創(chuàng)新管理思路和方法，本文闡述投標(biāo)檔案的特點(diǎn)，總結(jié)基于單軌制的投標(biāo)檔案的業(yè)務(wù)流程，提出基于單軌制的企業(yè)投標(biāo)檔案資源智能化服務(wù)策略。

關(guān)鍵詞：單軌制;企業(yè)投標(biāo)檔案;智能化;服務(wù)與利用

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.036

基金項(xiàng)目：本文系遼寧省檔案局項(xiàng)目“設(shè)計(jì)企業(yè)投標(biāo)檔案資源建設(shè)及服務(wù)模式研究”（項(xiàng)目編號：2020-X-23）階段性研究成果。

2011年《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》中首次提到“國家鼓勵(lì)利用信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子招標(biāo)投標(biāo)”;六部委在《“互聯(lián)網(wǎng)”+招標(biāo)采購行動(dòng)方案（2017-2019年）》提出逐步消除電子采購與紙質(zhì)采購并存現(xiàn)象;最新修訂的《招標(biāo)投標(biāo)法》中指出“除特殊情形外，依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)采用電子招標(biāo)投標(biāo)方式”，可以明顯看出在未來的招投標(biāo)過程中，電子投標(biāo)檔案的地位將得以突顯。隨著我國投標(biāo)工作日漸規(guī)范化，商務(wù)標(biāo)作為投標(biāo)過程中的一部分，在整個(gè)投標(biāo)工作中占有非常重要的地位。投標(biāo)單位只有全面、具體的掌握商務(wù)資料，才能保證在競標(biāo)過程中占據(jù)有利條件，所以投標(biāo)檔案資源的重要性不言而喻。

1 投標(biāo)檔案的概念和特點(diǎn)

投標(biāo)檔案是指企事業(yè)單位等進(jìn)場交易的政府采購項(xiàng)目和建設(shè)工程投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。投標(biāo)檔案具有載體不穩(wěn)定性、易更改性、不安全性等特點(diǎn)。

2 基于單軌制的投標(biāo)檔案的業(yè)務(wù)流程

2.1 投標(biāo)檔案的資源整合

投標(biāo)過程中可能涉及的檔案資源通過分析可以發(fā)現(xiàn)，他們的形成部門和流轉(zhuǎn)部門都不相同。比如資質(zhì)證書一般存放于公司的企業(yè)文化和旅游部或市場部，人員證書及合同一般存放于個(gè)人手中及人事部門，財(cái)務(wù)資料存放于財(cái)務(wù)部，獲獎(jiǎng)證書、設(shè)計(jì)合同一般歸檔至檔案室，所以投標(biāo)檔案的資源整合也是企業(yè)各部門相互配合的過程。

2.2 投標(biāo)檔案的著錄和檢索

投標(biāo)檔案資源庫的建設(shè)在投標(biāo)過程中是最為基礎(chǔ)也是工作量最大的工作，只有在建立資源庫的時(shí)候做好投標(biāo)檔案關(guān)鍵屬性的提取和著錄才能為投標(biāo)過程奠定好資源基礎(chǔ)。配合智能化的檢索功能，在最短的時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)抓取匹配的投標(biāo)檔案。

2.3 投標(biāo)檔案的利用

公司的投標(biāo)檔案本著資源共享的原則，旨在實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化，對投標(biāo)檔案的庫存、借用時(shí)間、歸還時(shí)間要進(jìn)行精準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。

2.4 審批流程

審批流程的設(shè)計(jì)重在檔案信息安全和高效利用之間的平衡。對于密級較低的普通類檔案資源可以將利用權(quán)限按照規(guī)定放開，以提高投標(biāo)工作的效率;對于機(jī)密資源執(zhí)行嚴(yán)格的審批程序，保護(hù)公司的商業(yè)秘密。

2.5 招標(biāo)文件智能化解讀和投標(biāo)文件的自動(dòng)生成

招標(biāo)文件一般具有規(guī)范化的范本，對于招標(biāo)文件內(nèi)容的精準(zhǔn)解讀有助于有針對性的進(jìn)行響應(yīng)，系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)充分利用信息技術(shù)讀取關(guān)鍵信息，通過高亮等方式輔助投標(biāo)人員進(jìn)行投標(biāo)活動(dòng)。相似的，投標(biāo)文件也具有規(guī)范化的樣式，系統(tǒng)建設(shè)可以智能化的根據(jù)招標(biāo)文件的解讀，從投標(biāo)檔案庫中抓取符合條件的檔案資源，自動(dòng)生成投標(biāo)文件，減少了大量人工篩選、制作標(biāo)書的過程，大大提高了工作效率，提高標(biāo)書制作的質(zhì)量。

3 基于單軌制的企業(yè)投標(biāo)檔案資源智能化服務(wù)策略

3.1 夯實(shí)招投標(biāo)檔案法 ?規(guī)范投標(biāo)檔案管理平臺

20世紀(jì)末期，我國在使用世界銀行貸款的過程中將招標(biāo)采購引入我國。隨著市場體制機(jī)制的建立，招投標(biāo)方式在各業(yè)被普遍使用，2019年3月18日《中國人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》修訂完成，無論是我國政府頒布的《招標(biāo)投標(biāo)法》還是《招投標(biāo)實(shí)施條例》，主要是規(guī)范招標(biāo)投標(biāo)過程，對于招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的資料管理規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)沒有操作規(guī)范和要求。因此招投標(biāo)領(lǐng)域里需要進(jìn)一步夯實(shí)招投標(biāo)檔案法律法規(guī)，規(guī)范投標(biāo)檔案管理平臺，對投標(biāo)檔案資源的整合、管理和利用。

3.2 整合檔案資源 構(gòu)建電子化企業(yè)投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)

整合企業(yè)各類檔案資源，其中包括企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績、人員、技術(shù)優(yōu)勢等，建立投標(biāo)檔案資源庫，構(gòu)建電子化企業(yè)投標(biāo)檔案管理系統(tǒng)，探索將審批流程及投標(biāo)檔案的收集、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)都統(tǒng)一到檔案管理系統(tǒng)中，從而使服務(wù)模式更簡潔更流暢。保證了檔案資源的安全性，流程的合規(guī)性，又能對招標(biāo)文件要求進(jìn)行精準(zhǔn)響應(yīng)，最大程度智能化的完成商務(wù)標(biāo)文件的編制，在激烈的市場競爭中為企業(yè)贏得時(shí)間。對投標(biāo)過程需要的投標(biāo)檔案種類進(jìn)行全面梳理。從文件生命周期的角度研究各類檔案從形成到歸檔保存直至銷毀全過程的管理需求，探究各類投標(biāo)資源的整合、利用路徑。

3.3 實(shí)現(xiàn)投標(biāo)檔案電子化管理的一站式檢索

檔案管理的最終歸宿是為用戶提供便捷的檢索服務(wù)。因此，應(yīng)當(dāng)從信息系統(tǒng)的角度，探究投標(biāo)檔案服務(wù)平臺的建設(shè)，從系統(tǒng)需求到功能建設(shè)、系統(tǒng)實(shí)施等方面，既要保證投標(biāo)檔案資源的安全性，又要兼顧利用的時(shí)效性，提供智能化的檢索、利用途徑。投標(biāo)檔案資源庫的建設(shè)在投標(biāo)過程中是最為基礎(chǔ)也是工作量最大的工作，只有在建立資源庫的時(shí)候做好投標(biāo)檔案關(guān)鍵屬性的提取和著錄才能為投標(biāo)過程奠定好資源基礎(chǔ)。配合智能化的檢索功能，在最短的時(shí)間內(nèi)精準(zhǔn)抓取匹配的投標(biāo)檔案。從而為用戶提供投標(biāo)檔案管理的一站式檢索服務(wù)。

3.4 提高投標(biāo)檔案管理者的素質(zhì)和水平

目前負(fù)責(zé)投標(biāo)檔案管理的工作者一般為兼職檔案員，因此，要打造一批高素質(zhì)高水平的投標(biāo)檔案管理者的素質(zhì)。首先，要做好檔案培訓(xùn)工作，讓兼職檔案員明晰檔案管理知識，了解投標(biāo)的環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)流程，提高主觀能動(dòng)新，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，從而提高投標(biāo)檔案的管理效率。其次，基于單軌制的檔案管理背景，因此，檔案管理者要具備一定的計(jì)算機(jī)處理能力和電子商務(wù)平臺的基本操作方法，立足于線上與線下的無縫對接，不斷適應(yīng)單軌制的平臺和電子投標(biāo)平臺數(shù)據(jù)之間的相互轉(zhuǎn)換。

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