摘 要：新時(shí)期，事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展，檔案內(nèi)容越來(lái)越多，如何提高事業(yè)單位檔案管理水平，是事業(yè)單位考慮的重點(diǎn)內(nèi)容。本文對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并且探討了提高檔案管理水平的方法和策略，旨在促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，為事業(yè)單位發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.030

檔案是對(duì)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作、人員調(diào)動(dòng)、發(fā)展歷程等進(jìn)行記錄的重要資料，對(duì)于單位的發(fā)展、決策等都有十分重要的意義。加強(qiáng)檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要任務(wù)之一，傳統(tǒng)的檔案管理理念比較陳舊、管理方法落后，對(duì)檔案管理工作造成了極大的阻礙。在信息化時(shí)代背景下，為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理必須要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、存檔，以便事業(yè)單位對(duì)檔案資源進(jìn)行利用，促進(jìn)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理具有很強(qiáng)的完整性，而且是一個(gè)持續(xù)性的工作，需要不斷更新，采取信息化管理手段替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，可以確保事業(yè)單位檔案的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，從而提高事業(yè)單位檔案的利用率。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1）對(duì)檔案管理的重視程度不夠。檔案管理工作與事業(yè)單位的諸多內(nèi)容有關(guān)，比如人才的選拔、績(jī)效考核、資金利用、業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展等，都需要利用檔案信息。但由于事業(yè)單位的性質(zhì)比較特殊，一些事業(yè)單位管理人員對(duì)檔案管理的重視程度不夠高，沒(méi)有將其有效貫徹落實(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期被忽視，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)都處于無(wú)序狀態(tài)，不利于檔案工作的開(kāi)展。

2）檔案管理方法比較陳舊，信息化程度不高。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理也必須要實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。但以前的檔案管理主要采用人工方式，檔案的載體也主要是紙質(zhì)資料，很容易導(dǎo)致檔案資料受損、丟失等，人工記錄也可能會(huì)出現(xiàn)一些失誤。目前，檔案信息化建設(shè)程度不夠高，一方面，信息化基礎(chǔ)設(shè)施不足，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)設(shè)備、通訊設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備等，為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理，必須要配備充足的基礎(chǔ)設(shè)備作為技術(shù)支持，但目前很多基礎(chǔ)設(shè)施的配備還不夠完善，限制了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展。

3）事業(yè)單位檔案管理制度不健全。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員來(lái)完成，并且要形成規(guī)范化的檔案管理制度，才能提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案工作順利開(kāi)展。但目前檔案管理制度還不夠健全，在收集、存儲(chǔ)、利用檔案的過(guò)程中缺乏完善、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度，加上一些人員認(rèn)為檔案管理工作不重要，在日常工作中比較散漫，影響了檔案管理水平。

4）檔案管理人員綜合能力水平不高。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案行業(yè)的要求也越拉越高，尤其是在信息化時(shí)代，檔案管理必須要與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理人員要學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法和新理念，然而現(xiàn)實(shí)情況是單位的管理人員綜合能力水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案信息化管理的要求，有的檔案管理人員思想理念陳舊，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到新時(shí)期檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，所掌握的檔案信息化技術(shù)不多，所以影響了檔案管理信息化發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理策略研究

1）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。檔案管理是事業(yè)單位開(kāi)展工作的重要基礎(chǔ)，檔案記錄了單位發(fā)展過(guò)程中的眾多重要信息，新時(shí)期必須要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，才能真正提高檔案管理水平。目前一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案工作的重視程度不夠高，認(rèn)為檔案屬于文書(shū)工作，檔案人才隊(duì)伍比較薄弱。對(duì)此，要在事業(yè)單位內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重要性和必要性的宣傳，從事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人出發(fā)，以身作則，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，撥付更多資金用于檔案部門(mén)、檔案室、檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案工作對(duì)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，從思想上更加重視檔案工作，為檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。

2）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化是未來(lái)檔案工作的開(kāi)展方向，只有逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，才能真正提高檔案管理水平，提高檔案工作質(zhì)量，減少檔案的丟失與損壞，而且信息化管理有助于檔案的傳輸，提高檔案利用率。首先，事業(yè)單位要加深對(duì)檔案信息化發(fā)展的認(rèn)識(shí)，在單位內(nèi)部進(jìn)行宣傳和推廣，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行講解，讓檔案管理部門(mén)和相關(guān)人員逐漸轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理水平。其次，要購(gòu)置更多的信息化設(shè)備，為檔案信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，其是在計(jì)算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)備的配備方面，事業(yè)單位要撥付更多資金，購(gòu)置設(shè)備，建立檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)和平臺(tái)，才能提高事業(yè)單位檔案管理水平。最后，要不斷提升事業(yè)單位檔案管理服務(wù)意識(shí)。事業(yè)單位檔案管理工作不僅僅是對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、歸類(lèi)和利用，還需要深入挖掘檔案信息，發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。所以，要進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理服務(wù)意識(shí)，使事業(yè)單位檔案管理從單一的檔案職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能，真正發(fā)揮出事業(yè)單位檔案的作用。

3）完善檔案管理制度。由于當(dāng)前一些事業(yè)單位檔案管理制度不完善，導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失、不完整、不標(biāo)準(zhǔn)，極大地影響了事業(yè)單位檔案的利用效率。隨著檔案工作要求的不斷改變，事業(yè)單位檔案管理必須要建立嚴(yán)格的、規(guī)范化的管理制度，將檔案管理看成一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，制定完整的、規(guī)范科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。

第一，要制定檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)制度。對(duì)于檔案內(nèi)容，必須要形成統(tǒng)一存檔標(biāo)準(zhǔn)，尤其是在信息化管理過(guò)程中，電子檔案內(nèi)容繁多，一旦內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的后期利用會(huì)造成較大影響。所以，在檔案管理過(guò)程中要結(jié)合信息化管理要求，對(duì)事業(yè)單位檔案的格式、內(nèi)容等進(jìn)行規(guī)定，從而保證事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性。第二，制定檔案安全制度。檔案管理的保密性很強(qiáng)，尤其是一些涉及事業(yè)單位較高機(jī)密等級(jí)的工作，必須要做好檔案安全管理。在信息化時(shí)代背景下，自動(dòng)化、信息化辦公逐漸成為常態(tài)，必須要強(qiáng)化檔案安全管理工作，對(duì)檔案文件進(jìn)行加密，并且對(duì)于不同的檔案信息，可以設(shè)置不同的進(jìn)入權(quán)限，只有獲得相應(yīng)權(quán)限的人員才可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)調(diào)閱相關(guān)檔案。要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，保障檔案資料安全。第三，制定檔案責(zé)任制度。為了提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和使命意識(shí)，要不斷完善檔案管理責(zé)任制度，將具體的檔案管理任務(wù)落實(shí)到具體的責(zé)任人身上，一旦發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容出現(xiàn)問(wèn)題，或者出現(xiàn)檔案丟失、泄露等情況，要及時(shí)找到責(zé)任人，給予一定的處罰，如果是情節(jié)比較嚴(yán)重的，還需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作出處分。只有不斷完善責(zé)任制度，才能提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。

4）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)教育。新時(shí)期對(duì)檔案管理人員的技術(shù)水平要求越來(lái)越高，檔案管理人員必須要提高自己的綜合能力水平，才能保證檔案管理工作質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)該要不斷強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍，可以招聘新成員，充實(shí)檔案隊(duì)伍，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育，開(kāi)展知識(shí)技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合能力水平。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展有十分重要的意義，在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理必須要結(jié)合時(shí)代要求，逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，但目前事業(yè)單位的檔案工作還存在一些問(wèn)題，對(duì)此，要強(qiáng)化檔案工作，完善基礎(chǔ)設(shè)施，制定規(guī)范化的管理制度，組建專(zhuān)業(yè)檔案管理隊(duì)伍，促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作不斷發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

付瓊麗（1972-），女，漢族，四川成都人，大專(zhuān)，副研究館員，研究方向：檔案管理。