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        提高事業(yè)單位檔案管理水平的策略研究

        2020-12-15 06:58:15付瓊麗
        卷宗 2020年25期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理問題

        摘 要:新時期,事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展,檔案內(nèi)容越來越多,如何提高事業(yè)單位檔案管理水平,是事業(yè)單位考慮的重點(diǎn)內(nèi)容。本文對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題進(jìn)行分析,并且探討了提高檔案管理水平的方法和策略,旨在促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型,為事業(yè)單位發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

        DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.030

        檔案是對事業(yè)單位的各項(xiàng)工作、人員調(diào)動、發(fā)展歷程等進(jìn)行記錄的重要資料,對于單位的發(fā)展、決策等都有十分重要的意義。加強(qiáng)檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要任務(wù)之一,傳統(tǒng)的檔案管理理念比較陳舊、管理方法落后,對檔案管理工作造成了極大的阻礙。在信息化時代背景下,為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理必須要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展,借助計算機(jī)信息技術(shù)對事業(yè)單位檔案進(jìn)行分類、整理、存檔,以便事業(yè)單位對檔案資源進(jìn)行利用,促進(jìn)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理具有很強(qiáng)的完整性,而且是一個持續(xù)性的工作,需要不斷更新,采取信息化管理手段替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案,可以確保事業(yè)單位檔案的科學(xué)性、準(zhǔn)確性,從而提高事業(yè)單位檔案的利用率。

        1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

        1)對檔案管理的重視程度不夠。檔案管理工作與事業(yè)單位的諸多內(nèi)容有關(guān),比如人才的選拔、績效考核、資金利用、業(yè)務(wù)活動的開展等,都需要利用檔案信息。但由于事業(yè)單位的性質(zhì)比較特殊,一些事業(yè)單位管理人員對檔案管理的重視程度不夠高,沒有將其有效貫徹落實(shí),導(dǎo)致檔案管理工作長期被忽視,在很長一段時間內(nèi)都處于無序狀態(tài),不利于檔案工作的開展。

        2)檔案管理方法比較陳舊,信息化程度不高。對于事業(yè)單位來講,實(shí)現(xiàn)自動化、信息化是未來的發(fā)展趨勢,檔案管理也必須要實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展。但以前的檔案管理主要采用人工方式,檔案的載體也主要是紙質(zhì)資料,很容易導(dǎo)致檔案資料受損、丟失等,人工記錄也可能會出現(xiàn)一些失誤。目前,檔案信息化建設(shè)程度不夠高,一方面,信息化基礎(chǔ)設(shè)施不足,事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是計算機(jī)設(shè)備、通訊設(shè)備、信息存儲設(shè)備等,為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理,必須要配備充足的基礎(chǔ)設(shè)備作為技術(shù)支持,但目前很多基礎(chǔ)設(shè)施的配備還不夠完善,限制了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展。

        3)事業(yè)單位檔案管理制度不健全。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作,需要有專業(yè)的檔案管理人員來完成,并且要形成規(guī)范化的檔案管理制度,才能提高檔案管理水平,促進(jìn)檔案工作順利開展。但目前檔案管理制度還不夠健全,在收集、存儲、利用檔案的過程中缺乏完善、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度,加上一些人員認(rèn)為檔案管理工作不重要,在日常工作中比較散漫,影響了檔案管理水平。

        4)檔案管理人員綜合能力水平不高。隨著時代的發(fā)展,檔案行業(yè)的要求也越拉越高,尤其是在信息化時代,檔案管理必須要與時俱進(jìn),檔案管理人員要學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法和新理念,然而現(xiàn)實(shí)情況是單位的管理人員綜合能力水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案信息化管理的要求,有的檔案管理人員思想理念陳舊,沒有認(rèn)識到新時期檔案管理的發(fā)展趨勢,所掌握的檔案信息化技術(shù)不多,所以影響了檔案管理信息化發(fā)展。

        2 事業(yè)單位檔案管理策略研究

        1)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視。檔案管理是事業(yè)單位開展工作的重要基礎(chǔ),檔案記錄了單位發(fā)展過程中的眾多重要信息,新時期必須要加強(qiáng)對檔案工作的重視,才能真正提高檔案管理水平。目前一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案工作的重視程度不夠高,認(rèn)為檔案屬于文書工作,檔案人才隊伍比較薄弱。對此,要在事業(yè)單位內(nèi)部加強(qiáng)對檔案工作的重要性和必要性的宣傳,從事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人出發(fā),以身作則,加強(qiáng)對檔案工作的重視,撥付更多資金用于檔案部門、檔案室、檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),讓檔案管理人員意識到檔案工作對事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用,從思想上更加重視檔案工作,為檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。

        2)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化是未來檔案工作的開展方向,只有逐漸實(shí)現(xiàn)信息化,才能真正提高檔案管理水平,提高檔案工作質(zhì)量,減少檔案的丟失與損壞,而且信息化管理有助于檔案的傳輸,提高檔案利用率。首先,事業(yè)單位要加深對檔案信息化發(fā)展的認(rèn)識,在單位內(nèi)部進(jìn)行宣傳和推廣,對檔案管理信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行講解,讓檔案管理部門和相關(guān)人員逐漸轉(zhuǎn)變觀念,提高檔案管理水平。其次,要購置更多的信息化設(shè)備,為檔案信息化管理奠定堅實(shí)基礎(chǔ),其是在計算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)備的配備方面,事業(yè)單位要撥付更多資金,購置設(shè)備,建立檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)和平臺,才能提高事業(yè)單位檔案管理水平。最后,要不斷提升事業(yè)單位檔案管理服務(wù)意識。事業(yè)單位檔案管理工作不僅僅是對檔案信息進(jìn)行整理、歸類和利用,還需要深入挖掘檔案信息,發(fā)揮檔案信息的價值。所以,要進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理服務(wù)意識,使事業(yè)單位檔案管理從單一的檔案職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能,真正發(fā)揮出事業(yè)單位檔案的作用。

        3)完善檔案管理制度。由于當(dāng)前一些事業(yè)單位檔案管理制度不完善,導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失、不完整、不標(biāo)準(zhǔn),極大地影響了事業(yè)單位檔案的利用效率。隨著檔案工作要求的不斷改變,事業(yè)單位檔案管理必須要建立嚴(yán)格的、規(guī)范化的管理制度,將檔案管理看成一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作,制定完整的、規(guī)范科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。

        第一,要制定檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)制度。對于檔案內(nèi)容,必須要形成統(tǒng)一存檔標(biāo)準(zhǔn),尤其是在信息化管理過程中,電子檔案內(nèi)容繁多,一旦內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn),對檔案的后期利用會造成較大影響。所以,在檔案管理過程中要結(jié)合信息化管理要求,對事業(yè)單位檔案的格式、內(nèi)容等進(jìn)行規(guī)定,從而保證事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性。第二,制定檔案安全制度。檔案管理的保密性很強(qiáng),尤其是一些涉及事業(yè)單位較高機(jī)密等級的工作,必須要做好檔案安全管理。在信息化時代背景下,自動化、信息化辦公逐漸成為常態(tài),必須要強(qiáng)化檔案安全管理工作,對檔案文件進(jìn)行加密,并且對于不同的檔案信息,可以設(shè)置不同的進(jìn)入權(quán)限,只有獲得相應(yīng)權(quán)限的人員才可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)調(diào)閱相關(guān)檔案。要定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新升級,確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性,保障檔案資料安全。第三,制定檔案責(zé)任制度。為了提高檔案管理人員的責(zé)任意識和使命意識,要不斷完善檔案管理責(zé)任制度,將具體的檔案管理任務(wù)落實(shí)到具體的責(zé)任人身上,一旦發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容出現(xiàn)問題,或者出現(xiàn)檔案丟失、泄露等情況,要及時找到責(zé)任人,給予一定的處罰,如果是情節(jié)比較嚴(yán)重的,還需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作出處分。只有不斷完善責(zé)任制度,才能提高檔案管理人員的責(zé)任意識。

        4)加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)教育。新時期對檔案管理人員的技術(shù)水平要求越來越高,檔案管理人員必須要提高自己的綜合能力水平,才能保證檔案管理工作質(zhì)量。事業(yè)單位應(yīng)該要不斷強(qiáng)化檔案管理隊伍,可以招聘新成員,充實(shí)檔案隊伍,同時要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)教育,開展知識技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、職業(yè)道德素養(yǎng)培訓(xùn),不斷提高檔案管理人員的綜合能力水平。

        3 結(jié)語

        綜上所述,檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展有十分重要的意義,在新時代背景下,事業(yè)單位檔案管理必須要結(jié)合時代要求,逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展,但目前事業(yè)單位的檔案工作還存在一些問題,對此,要強(qiáng)化檔案工作,完善基礎(chǔ)設(shè)施,制定規(guī)范化的管理制度,組建專業(yè)檔案管理隊伍,促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作不斷發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]肖儒.加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理水平策略分析[J].魅力中國,2014(17).

        [2]孟祥麗.提升事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)的策略分析[J].經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息,2019(06).

        [3]馬騰.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的提升策略[J].卷宗,2019(10).

        [4]徐瑩.探討事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].赤子:上中旬,2016(07).

        作者簡介

        付瓊麗(1972-),女,漢族,四川成都人,大專,副研究館員,研究方向:檔案管理。

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