劉亭

摘 要：政協(xié)機關檔案詳細記載了政協(xié)機關的日常業(yè)務工作，既具有重要的憑證價值，又具有參考價值。新時期，做好政協(xié)機關檔案管理工作，進一步發(fā)揮各類檔案在決策咨詢、人事管理、政策研究、公文處理等工作中的作用，助推政協(xié)機關長遠穩(wěn)健發(fā)展，是每一個政協(xié)機關檔案管理人員關注的課題。故此，文章就政協(xié)機關加強檔案管理的現(xiàn)實意義進行分析，闡述當前政協(xié)機關檔案管理中常見的問題，并結(jié)合相關理論提出建議，旨在能夠進一步理清政協(xié)機關檔案管理要點，幫助檔案管理人員轉(zhuǎn)變思路和創(chuàng)新方式。

關鍵詞：政協(xié)機關;檔案管理;現(xiàn)實意義;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.018

1 政協(xié)機關加強檔案管理的現(xiàn)實意義

1.1 有利于發(fā)揮檔案價值，提升政協(xié)機關工作效能

政協(xié)機關日常業(yè)務工作中會產(chǎn)生大量的信息資源，其反映了政協(xié)機關工作過程和政協(xié)委員以及相關部門工作人員履職業(yè)績，是具有極高憑證價值、參考價值的文字記錄。一方面，加強政協(xié)機關檔案管理工作，能夠為政協(xié)未來工作提供重要依據(jù)和參考，幫助黨委、政府擬定決策和工作計劃。相反，如果政協(xié)機關檔案管理工作流于形式，那么將很難將檔案打造成“智庫”和“知識庫”。另一方面，政協(xié)機關工作要進步和創(chuàng)新，離不開對既往經(jīng)驗的汲取、借鑒和學習。政協(xié)機關的政協(xié)年鑒、政協(xié)志等檔案資源中蘊含著許多經(jīng)驗教訓，能夠為工作創(chuàng)新創(chuàng)造基礎條件。

1.2 滿足相關主體查檔需求，為后期使用提供憑證

政協(xié)機關檔案管理工作是機關運行工作的重要組成，事關政協(xié)機關整體工作效率、工作質(zhì)量。為了避免政協(xié)機關檔案管理工作無序化，必須要更新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方式。一方面，進一步細分政協(xié)機關檔案的種類，對內(nèi)部出版物、視察活動、提案、社情民意調(diào)查信息、調(diào)研報告、會議材料與記錄、領導講話稿、政策法規(guī)、人事任命等文件進行規(guī)范化、制度化管理，能夠滿足后期相關主體的查檔需求，提升檢索效率。另一方面，政協(xié)機關檔案反映著政協(xié)機關工作的工作績效和政協(xié)委員們豐富履職成果，能夠為后期檢查工作提供憑證。

2 政協(xié)機關檔案管理中常見的問題

2.1 政協(xié)機關檔案管理制度有待優(yōu)化

當下，政協(xié)機關檔案管理制度不健全，在管理標準、管理流程、立卷歸檔、責任落實、績效考核等方面有漏洞，不利于提升政協(xié)機關檔案管理工作的規(guī)范性、科學性和實效性。一是管理標準不清晰[1]。一方面，政協(xié)機關檔案種類不清晰，難以達到“應歸盡歸，系統(tǒng)完整”的目標。另一方面，不同種類的檔案應當采用何種的形式，并沒有在制度上加以體現(xiàn)，導致檔案管理質(zhì)量參差不齊。二是管理流程不明確，沒有最大限度地縮減檔案管理的中間環(huán)節(jié)，檔案管理部門與各委室之間的銜接度、配合度不高。三是立卷歸檔有漏洞，沒有明確立卷歸檔的時限，部分檔案資源閑置，甚至發(fā)生損毀、丟失的情況。四是責任落實與績效考核不完善，績效考核指標單一，檔案安全責任落實不到位，不利于政協(xié)機關檔案管理工作長遠穩(wěn)健發(fā)展。

2.2 政協(xié)機關檔案數(shù)字化水平有待提升

一是政協(xié)機關紙質(zhì)檔案沒有及時轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案與紙質(zhì)檔案的存儲不同步，不利于檔案長期保管。部分機關內(nèi)部缺乏可供快速轉(zhuǎn)化的數(shù)字化設備，沒有及時購置并更新微縮相機、掃描儀、文件格式轉(zhuǎn)化器等軟硬件設施，導致紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換效率低下[2]。二是政協(xié)機關檔案管理軟件功能單一，在數(shù)據(jù)互傳、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)檢索等領域仍然有待改進，難以為政協(xié)機關檔案數(shù)據(jù)庫建設、檔案編研工作提供技術(shù)條件。

2.3 政協(xié)機關檔案管理人才隊伍建設有待加強

一方面，政協(xié)機關檔案管理工作量大，檔案管理人員不足，難以適應新形勢下檔案管理的要求。尤其是在檔案數(shù)量不斷增多的現(xiàn)階段，如果不能正確協(xié)調(diào)好專職人員數(shù)量與檔案工作量之間的關系，將不利于政協(xié)機關檔案管理工作長期發(fā)展。另一方面，政協(xié)機關檔案管理培訓工作滯后，培訓內(nèi)容無法與時俱進，培訓機制有待優(yōu)化。首先，機關與其他黨政事業(yè)單位的交流較少，檔案管理人員對檔案管理工作的認識有待更新，難以借鑒其他黨政事業(yè)單位在檔案管理領域的經(jīng)驗。其次，政協(xié)機關在檔案數(shù)字化建設、精細化管理方面所做的培訓工作滯后。最后，政協(xié)機關沒有綜合應用案例教學、實踐模擬、講座教學等多種教學方式，無法做到理論與實踐相結(jié)合。

3 政協(xié)機關加強檔案管理的對策

3.1 優(yōu)化政協(xié)機關檔案管理制度

一是要完善檔案管理標準，為檔案管理人員提供明確指引。一方面，政協(xié)機關要根據(jù)自身機關內(nèi)部的實際情況，將檔案劃分為人事、財務、文書、政策法規(guī)等類別，并設置若干細化的二級名目，確保檔案的完整性。另一方面，針對不同的檔案，政協(xié)機關可以分別明確相應的裝訂流程及標準，并制定統(tǒng)一的封面以及封面內(nèi)容，注重細節(jié)，確保檔案管理精細化[3]。二是要細化管理流程，探索形成“各委室初審，檔案管理人員復審”的檔案管理機制，提升各委室與檔案管理科室之間的銜接度、配合度。三是要明確立卷歸檔時限，避免檔案資源長期閑置在各委室，及時立卷歸檔，確保檔案的真實性、原始性。四是完善責任落實與績效考核，健全績效考核指標，提升檔案管理人員責任意識、履職意識。同時，要落實安全管理責任，避免發(fā)生泄密

事件。

3.2 推動政協(xié)機關檔案數(shù)字化建設

一是要做好檔案數(shù)字化建設工作，確保檔案存儲同步，縮減紙質(zhì)檔案所占用的物理空間，延長保管期限，減少保管難度。政協(xié)機關要結(jié)合自身需求，購置或者更新符合要求的微縮相機、掃描儀、文件格式轉(zhuǎn)化器等軟硬件設施，及時將數(shù)字檔案錄入檔案管理系統(tǒng)。二是要完善政協(xié)機關檔案管理軟件功能，做好需求調(diào)研工作，了解檔案管理人員的系統(tǒng)使用需求，強化與軟件供應商的聯(lián)系。同時，要重點將大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲存技術(shù)、智能算法技術(shù)融入系統(tǒng)中，強化其在數(shù)據(jù)互傳、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)檢索等領域的應用，為后期數(shù)據(jù)庫建設、檔案編研、檔案年紀工作提供技術(shù)支撐。

3.3 打造復合型、專業(yè)型人才隊伍

人才是檔案管理的基石，人才建設實效性決定檔案管理效率和質(zhì)量。一方面，政協(xié)機關要進一步通過勞務派遣、合同制等方式招錄臨聘人員，解決內(nèi)部編制不足問題，確保檔案管理人員的數(shù)量和質(zhì)量能夠滿足檔案管理需求。另一方面，要優(yōu)化內(nèi)部培訓工作。首先，要深化與其他黨政事業(yè)單位的交流，借鑒其他單位在檔案管理領域的前沿經(jīng)驗，不斷拓寬檔案管理人員視野。其次，要合理設計培訓內(nèi)容，重點培養(yǎng)檔案管理人員應用信息技術(shù)的能力和精細化管理檔案的能力，全面提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)。最后，要綜合應用案例教學、實踐模擬、講座教學等多種教學方式，既注重理論培訓，又注重實踐教學，打造復合型、專業(yè)型人才。

4 結(jié)束語

新時期，做好政協(xié)機關檔案管理工作，確保檔案工作嚴肅性、主動性、服務性和自覺性，能夠促進政協(xié)機關其他工作，推動政協(xié)機關整體發(fā)展。為此，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變自身觀念，加強學習，創(chuàng)新方式，營造良好的工作氛圍。對于政協(xié)機關而言，則應當從人、財、物等方面給予相關的支持，創(chuàng)造基礎條件。具體而言，一是要優(yōu)化政協(xié)機關檔案管理制度;二是要推動政協(xié)機關檔案數(shù)字化建設;三是要打造復合型、專業(yè)型人才隊伍。

參考文獻

[1]王月嬌.加強政協(xié)文書檔案保護 ?強化存史資政職能[J].政協(xié)天地，2018（12）：52-53.

[2]胡淑珍.如何加強政協(xié)機關檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2018（17）：78.

[3]舒勤芬.以政協(xié)為媒，提升檔案工作“話語權(quán)”的幾點思考[J].蘭臺世界，2017（S1）：17-18.