劉常青

摘要：圖書(shū)采購(gòu)效率是指從圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)到圖書(shū)進(jìn)館上架流通所投入的精力和時(shí)間與所采購(gòu)圖書(shū)數(shù)量和圖書(shū)到館速度之對(duì)比，圖書(shū)采購(gòu)效益是指圖書(shū)采購(gòu)所花費(fèi)的資金與所采購(gòu)圖書(shū)的數(shù)量和質(zhì)量之對(duì)比。理想的圖書(shū)采購(gòu)是二者兼顧，既能及時(shí)滿足讀者的需求，為讀者提供高質(zhì)量、高契合度的圖書(shū)，又能使圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大效益，保證館藏體系的系統(tǒng)性、完整性、延續(xù)性。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)招標(biāo);采購(gòu)質(zhì)量;對(duì)策

1 提高圖書(shū)采購(gòu)效率的對(duì)策

1.1 一招多年，節(jié)約時(shí)間精力

近年來(lái)，雖然招標(biāo)程序有所簡(jiǎn)化，但從申報(bào)預(yù)算到簽訂合同，一個(gè)流程下來(lái)仍需耗時(shí)一二個(gè)月。采訪人員應(yīng)對(duì)各種申報(bào)審批手續(xù)，也需要花費(fèi)大量的時(shí)間精力。圖書(shū)館采取一招多年的方式，能避免每年耗費(fèi)大量的時(shí)間精力在重復(fù)工作上，不僅能減少采訪人員的工作量，提高圖書(shū)采訪工作的效率，還能節(jié)約與新的供應(yīng)商磨合的時(shí)間和精力，促進(jìn)圖書(shū)采編工作的順利開(kāi)展。

1.2 供書(shū)服務(wù)周期跨年，采訪工作持續(xù)無(wú)間斷

圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)一般在每年的三四月下達(dá)，到當(dāng)年的六月，圖書(shū)才能上架流通。相關(guān)的財(cái)務(wù)制度要求，當(dāng)年經(jīng)費(fèi)當(dāng)年使用，若服務(wù)周期按年度，就容易造成供貨時(shí)間較短、圖書(shū)到館滯后、圖書(shū)更新不及時(shí)等問(wèn)題，圖書(shū)館也不得不倉(cāng)促完成當(dāng)年的圖書(shū)采訪工作。服務(wù)周期跨年是解決這些問(wèn)題的有效方法之一，如：一招二年，服務(wù)周期為2020年7月1日至2022年6月30日。2022年1月至6月是前后周期更替交叉的時(shí)間段，圖書(shū)館可在這個(gè)時(shí)間段開(kāi)展下一個(gè)周期的招標(biāo)工作和上一個(gè)周期的采購(gòu)圖書(shū)工作，如此循環(huán)，既能保障采訪工作的連續(xù)性，又能保證圖書(shū)采購(gòu)的延續(xù)性、及時(shí)性和新穎性。

1.3 供書(shū)先后順序按需而定

供應(yīng)商一般按照?qǐng)D書(shū)館的訂單先后順序搜集圖書(shū)、送貨到館、編目加工，即先下訂單先到貨。按先后順序供貨，到館的圖書(shū)并非讀者急需，而讀者急需的書(shū)卻遲遲未到，不僅打擊了讀者的閱讀積極性，還降低了圖書(shū)利用率。按需供貨是根據(jù)讀者的實(shí)際需求，科學(xué)合理地安排供書(shū)順序。采訪人員先把書(shū)目訂單發(fā)送到預(yù)約庫(kù)，優(yōu)先導(dǎo)出被預(yù)約的圖書(shū)書(shū)目;供應(yīng)商再單獨(dú)采購(gòu)、打包、送貨、編目加工，不僅能及時(shí)滿足讀者的需求，還能充分發(fā)揮圖書(shū)的利用價(jià)值。

2 提高圖書(shū)采購(gòu)效益的有效策略

2.1 一招多家，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)

圖書(shū)館的圖書(shū)采購(gòu)主要以勾選中標(biāo)供應(yīng)商提供的書(shū)目訂單為主，但供應(yīng)商不可能與所有出版社都有合作，在供貨上各有特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。圖書(shū)館采取一招多家的方式，形成互補(bǔ)機(jī)制，不僅能保證書(shū)目的完整性及圖書(shū)的質(zhì)量，還能利用不同供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)，分別采購(gòu)特色圖書(shū)和專題圖書(shū)。多家供應(yīng)商同時(shí)供貨還能加快圖書(shū)的到館速度，及時(shí)滿足讀者的閱讀需求。為了避免供應(yīng)商多投多中，圖書(shū)館可在招標(biāo)文件中做出詳細(xì)規(guī)定，如供應(yīng)商僅能選擇一個(gè)中標(biāo)合同供貨。

2.2 招資格標(biāo)，形成競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制

為了獲得中標(biāo)機(jī)會(huì)，部分供應(yīng)商雖然在標(biāo)書(shū)里許下各種承諾，完全響應(yīng)圖書(shū)館的各種“高要求”，但在中標(biāo)后往往態(tài)度不積極，不能及時(shí)滿足圖書(shū)館的需求。圖書(shū)館可采用資格標(biāo)的方式，不確定合同金額，在合作過(guò)程中對(duì)供應(yīng)商的綜合實(shí)力進(jìn)行考量，如提供的圖書(shū)數(shù)量和質(zhì)量、對(duì)訂單的響應(yīng)速度、編目加工質(zhì)量、發(fā)貨速度、到書(shū)率及售后服務(wù)等，并將此作為分配采購(gòu)金額的依據(jù)。圖書(shū)館應(yīng)掌握采購(gòu)主動(dòng)權(quán)，調(diào)動(dòng)供應(yīng)商的積極性，在供應(yīng)商之間形成良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。供應(yīng)商為了爭(zhēng)取更多份額，必然會(huì)努力做好供書(shū)服務(wù)工作。

2.3 優(yōu)化價(jià)格評(píng)分機(jī)制，避免低價(jià)中標(biāo)

圖書(shū)招標(biāo)價(jià)格分通常采用低價(jià)優(yōu)先法計(jì)算，即滿足招標(biāo)文件要求且投標(biāo)價(jià)格最低的投標(biāo)報(bào)價(jià)為評(píng)標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)，其價(jià)格分為滿分。其他投標(biāo)人的價(jià)格分按公式計(jì)算：投標(biāo)報(bào)價(jià)得分=（評(píng)標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)/投標(biāo)報(bào)價(jià)）×100。為了中標(biāo)，供應(yīng)商往往會(huì)壓低報(bào)價(jià)，甚至給出低于市場(chǎng)成本價(jià)的不合理報(bào)價(jià)。為了避免此類情況的發(fā)生，筆者認(rèn)為價(jià)格分采用平均值優(yōu)先法計(jì)算更為合理，即以全部有效投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)的平均值為評(píng)標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)，價(jià)格分為滿分。投標(biāo)人的價(jià)格分按公式計(jì)算：投標(biāo)報(bào)價(jià)得分=（1-|（投標(biāo)報(bào)價(jià)-評(píng)標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)）/評(píng)標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)|）×100。如果某兩個(gè)供應(yīng)商的總分相同，投標(biāo)報(bào)價(jià)低的供應(yīng)商就會(huì)排在投標(biāo)報(bào)價(jià)高的供應(yīng)商前面。圖書(shū)館按照該評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，能有效避免低價(jià)競(jìng)標(biāo)，促使供應(yīng)商理性報(bào)價(jià)、公平競(jìng)爭(zhēng)，進(jìn)而保證采購(gòu)圖書(shū)的質(zhì)量。

2.4 增設(shè)售后追責(zé)標(biāo)識(shí)

圖書(shū)在上架流通后會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，如掉頁(yè)、物理加工有誤及編目數(shù)據(jù)有誤等。由于圖書(shū)到館時(shí)間較長(zhǎng)，圖書(shū)館已無(wú)法追溯這些有問(wèn)題圖書(shū)的來(lái)源，只能花費(fèi)更多的時(shí)間精力善后。因此，圖書(shū)館可在合同中設(shè)置售后追責(zé)這一條款，要求供應(yīng)商對(duì)編目數(shù)據(jù)和圖書(shū)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如：在每條編目數(shù)據(jù)中加字段“801@CN@b圖書(shū)供應(yīng)商首字母@c數(shù)據(jù)處理時(shí)間”及在每本書(shū)最后一頁(yè)加蓋公司印章，以降低圖書(shū)出現(xiàn)問(wèn)題的概率，保證圖書(shū)質(zhì)量。

2.5 掌握書(shū)目控制權(quán)和主動(dòng)權(quán)

圖書(shū)采購(gòu)實(shí)行政府招標(biāo)后，書(shū)目主要來(lái)源于供應(yīng)商。供應(yīng)商提供的書(shū)目品種和質(zhì)量決定了圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)的質(zhì)量。圖書(shū)館若完全依賴供應(yīng)商，就會(huì)處于被動(dòng)地位，無(wú)法保證采購(gòu)圖書(shū)的質(zhì)量。例如，公共圖書(shū)館加強(qiáng)文獻(xiàn)資源建設(shè)的目的是為讀者提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，助力一流社會(huì)建設(shè)。由于一些專業(yè)書(shū)的發(fā)行量少、利潤(rùn)空間小，供應(yīng)商出于利益驅(qū)動(dòng)很少對(duì)這部分圖書(shū)進(jìn)行書(shū)目推薦。由于部分高質(zhì)量的專業(yè)書(shū)、大型工具書(shū)、科學(xué)專著和時(shí)效性強(qiáng)的圖書(shū)未進(jìn)入供應(yīng)商的供貨渠道，導(dǎo)致公共圖書(shū)館無(wú)法從供應(yīng)商處直接獲取這些圖書(shū)，無(wú)法滿足讀者的需求。此外，供應(yīng)商書(shū)目同質(zhì)化的現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，公共圖書(shū)館若單憑供應(yīng)商提供的書(shū)目采購(gòu)圖書(shū)，就會(huì)使館藏結(jié)構(gòu)趨于雷同。因此，采訪人員不僅應(yīng)主動(dòng)與專業(yè)出版社和有些出版社溝通聯(lián)系，索取征訂目錄，還應(yīng)根據(jù)不同類型讀者設(shè)置確定重點(diǎn)出版社，主動(dòng)搜集讀者所需的、特色專業(yè)、新增專業(yè)、特色收藏相關(guān)的出版信息，重點(diǎn)采購(gòu)這些方面的圖書(shū)，形成館藏特色。

3 結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)館提高圖書(shū)采購(gòu)效率和采購(gòu)效益除采取以上對(duì)策外，還應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、與時(shí)俱進(jìn)，積極采用新的技術(shù)和手段，提升圖書(shū)采訪工作的質(zhì)量。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛運(yùn)用，各種圖書(shū)采訪云平臺(tái)也應(yīng)運(yùn)而生。智能采選云平臺(tái)具有圖書(shū)信息齊全、檢索功能強(qiáng)大、選書(shū)方便快捷、大數(shù)據(jù)分析個(gè)性化推送、智能手機(jī)移動(dòng)采選等功能，為公共圖書(shū)館提高圖書(shū)采購(gòu)效率和采購(gòu)效益提供了保障。

參考文獻(xiàn)

[1]顧健.高校圖書(shū)館中文圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)中的幾個(gè)問(wèn)題[J].大學(xué)圖書(shū)館學(xué)報(bào)，2007（3）：15-20.

[2]中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法[EB/OL].[2020-06-02]. http：//www. ccgp. gov. cn/zcfg/gjfg/201310/t20131029_3587339. htm.